|
|
|
|
Gwnaeth y Cynghorydd J.P. Williams sylw ynghylch pryderon
y Pwyllgor Archwilio gyda’r farn a fynegwyd gan yr Archwilwyr
Allanol yn y Llythyr Blynyddol, sef nad oedd gan yr Awdurdod y
trefniadau angenrheidiol i sicrhau gwerth am arian ac nad oedd ef,
yn bersonol, yn dymuno gweld y farn anffafriol hon yn ymddangos yn
asesiad archwilio allanol y flwyddyn nesaf. Wedyn rhoes y
Deilydd Portffolio Cyllid wybod i’r Pwyllgor bod y Pwyllgor
Gwaith wedi rhoddi ei sicrwydd y bydd yn cyflwyno adroddiad
i’r Pwyllgor Archwilio ar y camau hynny y bwriada eu cymryd i
ddatrys y materion hynny yr oedd barn negyddol yr Archwilwyr yn
seiliedig arnynt, a hefyd bod y Pwyllgor Gwaith wedi gobeithio bod
mewn sefyllfa i gyflwyno adroddiad i gyfarfod heddiw y Pwyllgor
Archwilio. Ond aeth ymlaen i egluro bod yr amser aeth heibio
wedi ei dreulio ar drefnu cyllideb 2010/11 a’r llu faterion
cysylltiedig ac yn y cyd-destun hwn un rhan o’r pecyn
cyllidebol y cytunwyd arni oedd neilltuo adnoddau fydd yn cryfhau
capasiti corfforaethol i roddi sylw i faterion a nodwyd fel
gwendidau yn y Llythyr Blynyddol ac a oedd yn rhan o farn negyddol
yr Archwilwyr yng nghyswllt gwerth am arian. Roedd yn
gobeithio bod mewn sefyllfa i gyflwyno adroddiad manylach i
gyfarfod nesaf y Pwyllgor Archwilio pryd y bydd y gwaith o gryfhau
capasiti corfforaethol wedi dechrau ac o’r herwydd bydd modd
cynnwys mwy o sylwedd yn yr adroddiad. Felly, er nad oedd
ymateb y Pwyllgor Gwaith i gais y Pwyllgor Archwilio ar gael, yn
anffodus, i’w gyflwyno i’r cyfarfod hwn roedd
trefniadau mewn llaw.
|
|
|
|
|
3
|
CYFARFOD PREIFAT GYDA’R ARCHWILWYR
|
|
|
|
|
|
Union cyn y cyfarfod ffurfiol hwn o’r Pwyllgor
Archwilio, roedd aelodau’r Pwyllgor wedi cael cyfle i
gyfarfod yn breifat ac yn anffurfiol gyda’r Archwilwyr Mewnol
ac Allanol a’r drefn hon wedi’i nodi fel ymarfer da yn
yr hunanasesiad a fabwysiadwyd gan y Pwyllgor y llynedd a’r
aelodau yn tybio y buasai cyfarfod o’r fath yn fanteisiol
iddynt.
|
|
|
|
|
|
Dywedwyd bod y materion a ganlyn wedi cael sylw yn y
cyfarfod anffurfiol -
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Gwaith Siecio Dirybudd ar Hap gan yr Uned Archwilio
Mewnol
|
|
|
|
|
|
Teimlai’r Cynghorydd J.P. Williams bod y Cynllun
Gwaith - Archwilio yn rhy anystwyth a gofynnodd a oedd hi’n
ymarferol cynnwys, yn Rhaglen Waith yr Uned Archwilio Mewnol waith
siecio ar hap fel bod y gwasanaethau bob amser ar flaenau eu traed.
Yn ogystal dygodd y Cynghorydd J.P. Williams sylw at y
cynllun newydd sydd gan Arolygwyr Ysgolion Estyn ac yn hwnnw mae
mwy o bwyslais ar hunanwerthuso yn yr ysgolion. Gofynnodd -
oni ddylai’r Pwyllgor Archwilio ofyn i’r gwasanaethau
hynny a gafodd eu harchwilio pa drefniadau sydd ganddynt hwy yn eu
lle i
|
|
|
|
hunanwerthuso a/neu ba drefniadau sydd ganddynt i gymryd
camau i gywiro pethau. Eglurodd ei fod yn cyflwyno hwn fel
awgrym fel bod y Pwyllgor Archwilio yn rhoddi arweiniad ac yn
gweithredu yn gadarnhaol ac yn rhagweithiol. Gofynnodd
i’r Swyddogion ystyried yr awgrymiadau hyn gyda golwg ar gael
ymateb erbyn y cyfarfod nesaf neu’r cyfarfod ar ôl
hwnnw.
|
|
|
|
|
|
Wrth ymateb i’r pwynt a wnaed yng nghyswllt gwaith
siecio ar hap dywedodd y Rheolwr Archwilio bod gwaith archwilio yn
cael ei wneud mewn sawl ffordd - roedd y rhan fwyaf o’r
gwaith archwilio yn y Cynllun Strategol yn archwiliadau ar systemau
a gwneir y gwaith hwnnw mewn ymgynghoriad gyda’r Rheolwyr
gyda golwg ar gynnig sicrwydd ynghylch rheolaethau sydd yn eu lle
yn y meysydd hynny y cynhelir yr arolygon arnynt. Yn achos yr
arolygon ar y sefydliad lle mae arian yn ystyriaeth, yna trefnir
ymweliadau dirybudd pan fo hynny’n briodol. Ond yn
achos y rhan fwyaf o’r Arolygon Archwilio sy’n
seiliedig ar systemau ac ar risg - mae angen tynnu’r Rheolwr
i mewn ac yn arbennig felly yng nghyswllt darparu gwybodaeth
baratoadol. Fodd bynnag, pan fo’n briodol mae’r
Uned Archwilio Mewnol yn gwneud gwaith siecio ar hap ond pan fo
arolygon archwilio yn cael eu cynnal mewn cydweithrediad
gyda’r Rheolwyr yna gwneir y paratoadau ymlaen llaw gan fod
hynny’n fwy effeithiol.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Gofynnodd y Cynghorydd J.V. Owen a oedd materion yng
nghyswllt polisïau Iechyd a Diogelwch yn cael eu gweithredu; a
oedd y gweithredu hwnnw’n cael ei fonitro a’i siecio a
beth oedd cyfraniad yr Uned Archwilio Mewnol yng nghyswllt sicrhau
bod camau gweithredol yn cael eu cymryd yng nghyswllt materion
Iechyd a Diogelwch. Daeth y mater hwn i’w sylw ar
ôl ei brofiad fel aelod o’r Grwp Tasg a Gorffen
Hamdden, un o nifer o grwpiau a sefydlwyd yn ddiweddar gan y
Pwyllgor Gwaith. Roedd hefyd eisiau sefydlu bod y rheini
sy’n gyfrifol am reoli risgiau yn ymgymryd â’u
cyfrifoldebau a bod y rheini a ddylai fod yn ymwybodol o’r
cyfryw risgiau mewn gwirionedd yn gwybod amdanynt.
|
|
|
|
|
|
Mewn ymateb dywedodd y Rheolwr Archwilio bod Archwilio
Mewnol yn un elfen o gyfundrefn y Cyngor i bwrpas gweithredu a
chydymffurfio. Roedd gan yr Adain Iechyd a Diogelwch ei
thîm ei hun i fonitro a gweithredu ar faterion Iechyd a
Diogelwch, ac i sicrhau hefyd bod cydymffurfiad gyda’r
polisiau perthnasol ac er nad gwaith yr Uned Archwilio Mewnol yw
edrych ar benderfyniadau proffesiynol a wneir gan staff Iechyd a
Diogelwch a siecio beth yw’r darpariaethau Iechyd a
Diogelwch, mae’n bosib serch hynny i’r Uned Archwilio
Mewnol ganfod a oes digon o reolaethau yn eu lle yng nghyswllt
swyddogaeth Iechyd a Diogelwch a sicrhau hefyd bod asesiadau risg
yn cael eu cynnal fel bod gwaith Iechyd a Diogelwch yn cael ei
wneud. Os oedd yr Uned Archwilio Mewnol yn dymuno roedd yn
bosib iddi gynnal arolwg cyffredinol ar y Rheolaethau. Hefyd
petai’r System Rheoli Risgiau, pan fydd honno ar ei thraed yn
iawn ac yn gweithio, yn dangos bod damweiniau yn digwydd
neu’n dangos bod materion Iechyd a Diogelwch yn peri risgiau
sylweddol, yna gallai’r Uned Archwilio Mewnol adolygu’r
System o Reolaethau Mewnol sylfaenol a ddefnyddir i reoli risgiau
gan fod hynny’n ymwneud â’r amgylchedd rheoli y
mae gan yr Uned Archwilio Mewnol arbenigedd ynddo. Nid yw
gwaith Archwilio Mewnol o’r fath wedi’i gynnwys yn y
Cynllun fel gwaith y mae’r Uned Archwilio Mewnol yn bwriadu
ei wneud, ond petai’r Pwyllgor fel corff yn penderfynu bod
angen gwneud y gwaith archwilio hwn, yna mae modd ei ychwanegu at y
Cynllun pan fydd y mater hwnnw dan sylw yn eitem 6.1.
|
|
|
|
|
|
Mewn ymateb dywedodd y Cynghorydd J.V. Owen ei fod yn
ceisio diogelu lles staff a’r cyhoedd a sicrhau hefyd bod y
rheini sy’n gyfrifol am Iechyd a Diogelwch yn cyflawni eu
swyddogaethau. Ni fedrai ef ddeall pam fod swyddogaeth yr
Uned Archwilio Mewnol wedi’i chyfyngu i feysydd penodol yng
nghyswllt Iechyd a Diogelwch a ddim yn cynnwys gwaith i sicrhau bod
swyddogaethau a pholisïau i gefnogi Iechyd a Diogelwch mewn
gwirionedd yn cael eu cyflawni. Eglurodd y Rheolwr Archwilio
nad oedd swyddogaethau Iechyd a Diogelwch yn rhan o
gyfrifoldebau’r Uned Archwilio Mewnol ond gan fod pryderon yr
Aelod yn seiliedig ar faterion a gododd yn sgil ei aelodaeth
o’r Grwp Tasg a Gorffen Hamdden yna gallai’r Uned
Archwilio Mewnol edrych ar drefniadau Iechyd a Diogelwch y
Canolfannau Hamdden o ran pa mor aml yr ymwelir â’r
Canolfannau, faint o Asesiadau Risg sy’n cael eu cynnal
ynddynt, pwy sy’n gyfrifol amdanynt ac a ydyw’r
cyfrifoldeb hwnnw’n cael ei ysgwyddo ac y gallai gyflwyno
adroddiad i’r Pwyllgor hwn ar ei ganfyddiadau.
|
|
|
|
|
|
Ond yr unig beth oedd y Cynghorydd J.V. Owen yn
dymuno’i weld oedd gwaith siecio syml, i sicrhau bod gwaith
Iechyd a Diogelwch yn cael ei wneud y tu mewn i’r Cyngor ac
roedd yn amharod i’r mater hwn ddatblygu yn Arolwg Archwilio
Mewnol llawn a allai arwain at gostau ychwanegol.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Yn y drafodaeth breifat dywedodd y Cadeirydd bod sylw wedi
cael ei wneud yng nghyswllt atebolrwydd i egluro’n iawn yn yr
adroddiadau Archwilio Mewnol pa feysydd y mae’r archwilio yn
ymwneud â nhw a pha swyddogion sy’n gyfrifol amdanynt.
Mewn ymateb dywedodd y Rheolwr Archwilio bod y Gwasanaeth
Archwilio Mewnol fel arfer yn paratoi adroddiadau ar gyfer
Penaethiaid Gwasanaeth penodol ac felly bod yr adroddiadau hynny yn
nodi enw’r Pennaeth / Penaethiaid Gwasanaeth yn yr Adran
honno y mae’r Adain Archwilio Mewnol yn cyflwyno adroddiadau
iddo/iddynt yng nghyswllt canfyddiadau archwilio. Wedyn
mae’r Rheolwyr yn penderfynu sut y maent am ymateb i’r
adroddiad a mater i’r Pennaeth / Penaethiaid Gwasanaeth
perthnasol yw cysylltu gyda rhagor o staff yng nghyswllt y materion
hynny sy’n codi.
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Siartr y Pwyllgor Archwilio
|
|
|
|
|
|
Dywedodd y Cadeirydd bod yr aelodau hynny o’r
Pwyllgor Archwilio oedd yn y cyfarfod preifat gyda’r
Archwilwyr gydag amheuon ynghylch llofnodi’r Siartr i’r
Pwyllgor Archwilio, dogfen sy’n arwydd o ymrwymiad yr aelodau
i ymddwyn mewn ffordd benodol yn ôl set benodol o
egwyddorion, ac yn benodol mewn ffordd boliticaidd niwtral, fel
aelodau o’r Pwyllgor Archwilio. Teimlai’r rheini
oedd yn amharod i lofnodi’r Siartr eu bod eisoes, wrth ddod
yn aelodau o’r Cyngor, wedi gwneud ymrwymiad i lynu wrth y
Cod Ymddygiad, ac o’r herwydd yn credu nad oedd raid llofnodi
dogfen arall yn tystio i’w cywirdeb. Felly gan nad oedd
cytundeb yng nghyswllt gwneud ymrwymiad i’r Siartr Archwilio
awgrymodd y Cadeirydd y dylid gohirio’r mater i’w
drafod yng nghyfarfod nesaf y Pwyllgor a bydd hwnnw’n digwydd
ar ôl cyfarfod blynyddol y Cyngor Sir pryd y bydd trefniadau
cydbwysedd gwleidyddol yr Awdurdod yn cael eu hadolygu a hynny o
bosib yn arwain at aelodau newydd ar y Pwyllgor
Archwilio.
|
|
|
|
|
|
Gan y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid cafwyd gair am
arwyddocâd y Siartr yng nghyd-destun yr Arolygiad
Llywodraethu Corfforaethol. Aeth ymlaen i atgoffa’r
aelodau bod yr Awdurdod wedi’i feirniadu am ei drefniadau
Llywodraethu Corfforaethol a bod rhan o’r feirniadaeth honno
yn ymwneud â’r Pwyllgor Archwilio. Yn y cyfamser
roedd y Pwyllgor wedi gwneud gwaith ar drefniadau gwella o ran y
pryderon hynny a nodwyd yn yr Adroddiad Arolygiad a bod peth
cynnydd wedi digwydd yng nghyswllt datblygu swyddogaeth y Pwyllgor
Archwilio yng nghyd-destun Arfer Dda. Bwriadwyd i’r
Siartr i’r Pwyllgor Archwilio fod yn rhan o’r cynnydd
hwnnw. Syniad y Cadeirydd oedd cyflwyno’r Siartr a
chafodd ei fabwysiadu gan y Pwyllgor yn ei gyfarfod yn Awst 2009
fel fersiwn ddrafft y gellid datblygu rhagor arni a’i
diwygio. Yn y wasg leol cafwyd sylwadau cadarnhaol ar y
Siartr a nhw yn ei gweld fel cam ymlaen ac er nad yw yn ychwanegu,
mewn unrhyw ffordd arwyddocaol, at y Côd Ymddygiad mae
i’r cyfryw Siartr werth symbolaidd oherwydd nodir ynddi y
bwriad i symud ymlaen a mabwysiadu ffyrdd newydd a gwahanol.
Os oedd yr aelodau’n dymuno gohirio ystyried y Siartr
tan y cyfarfod nesaf ac yn arbennig felly o gofio bod dau o
aelodau’r Pwyllgor yn absennol awgrymodd y Cyfarwyddwr
Corfforaethol Cyllid y gallai, yn y cyfamser, wneud ymholiadau
gydag awdurdodau lleol eraill a chanfod a pa rai sydd wedi
mabwysiadu dogfen gyffelyb ac y gallai gyflwyno ffrwyth ei
ymchwiliadau i’r cyfarfod nesaf.
|
|
|
|
|
|
Eglurodd y Cadeirydd bod nifer o Bwyllgorau Archwilio, gan
sawl cwmni yn y sector preifat, â Siartr Archwilio ac
i’r syniad ddod iddo o’r cyfeiriad hwnnw. Teimlai
ef y buasai’n briodol i Bwyllgor Archwilio yr Awdurdod hwn
fabwysiadu Siartr gyffelyb oherwydd bod modd ystyried y Cyngor fel
endid busnes. Ar ôl dweud hynny roedd yn berffaith
fodlon iddo gael ei ailystyried mewn cyfarfod yn y
dyfodol.
|
|
|
|
|
|
Dywedodd sawl aelod ei fod un ai wedi llofnodi neu’n
bwriadu llofnodi’r Siartr. O ran y rheini oedd yn
anfodlon i wneud hynny dywedasant eu bod yn atebol yn ddemocrataidd
i’r etholwyr; na chawsant yr un gwyn am nad oeddynt yn gwneud
eu gwaith yn iawn ac nad oeddynt angen papur arall eto i’w
hatgoffa o’r angen i symud ymlaen. Hefyd roedd cwestiwn
ynghylch a ddylai’r Siartr a’i darpariaethau ymwneud
â holl aelodau’r Cyngor Sir.
|
|
|
|
|
|
Eglurodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid mai diben y
Siartr oedd nodi swyddogaeth arbennig y Pwyllgor Archwilio
o’i chymharu gyda swyddogaethau’r Pwyllgorau eraill.
Roedd disgwyl i aelodau’r Pwyllgor Archwilio ymgymryd
â’u dyletswyddau mewn ffordd boliticaidd niwtral ac y
dylai annibyniaeth wleidyddol y Pwyllgor Archwilio ei wneud yn
wahanol a bod y Siartr yn cryfhau ac yn cynnal yr annibyniaeth
honno. Roedd Cod Ymddygiad yr aelodau yn gorfodi’r holl
aelodau i ymddwyn mewn ffordd benodol ond roedd y Siartr yn ddogfen
ychwanegol sy’n ymwneud yn unig ag aelodau’r Pwyllgor
Archwilio a beth a ddisgwylir ohonynt. Yng nghyswllt y
cyfeiriad at symud ymlaen, gwnaed hynny yng nghyswllt y
rheoleiddwyr a’r cyhoedd yn gyffredinol a’r farn am yr
Awdurdod.
|
|
|
|
|
|
Cafwyd cwestiwn arall yn gofyn oni ddylai’r
swyddogaeth sgriwtini fod yr un mor arbennig â’r
swyddogaeth archwilio. Mewn ymateb dywedodd y Cyfarwyddwr
Corfforaethol Cyllid bod datblygu swyddogaeth sgriwtini’r
Awdurdod yn waith gwahanol ond bod y neges ynghylch mabwysiadu
ffordd a dulliau anwleidyddol yr un mor berthnasol i sgriwtini.
Ond roedd yr her yn wahanol rhwng y ddwy swyddogaeth
sgriwtini ac archwilio: dan sgriwtini mae’r
penderfyniadau gwirioneddol yn cael eu herio ond mae archwilio yn
ymwneud mwy ag ystyried lefelau’r risg yn yr ystyr o ofyn i
ba raddau y mae’r risgiau presennol wedi’u gwerthuso
a’u hasesu, p’un a ydynt wedi digwydd ai peidio.
Gyda’r gwaith datblygu sydd yn cael ei wneud ar y
swyddogaeth sgriwtini bydd raid i aelodau ystyried y Pwyllgor hwn a
sicrhau bod ei swyddogaeth yn parhau i fod yn hollol wahanol i
swyddogaeth sgriwtini.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Nodi’r materion hynny a godwyd gan yr aelodau
yn eu cyfarfod preifat gyda’r archwilwyr.
|
|
|
Ÿ
|
Gohirio ystyried y Siartr i’r Pwyllgor
Archwilio tan y cyfarfod nesaf a gofyn i’r Cyfarwyddwr
Corfforaethol Cyllid, yn y cyfamser, wneud ymholiadau gydag
awdurdodau eraill ynghylch unrhyw drefniadau a fo ganddynt ar gyfer
Siartr i’r Pwyllgor Archwilio.
|
|
|
|
|
4
|
SWYDDOGAETH Y PWYLLGOR ARCHWILIO
|
|
|
|
|
Cyflwynwyd adroddiad y
Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid yn rhoi’r diweddaraf am
swyddogaeth y Pwyllgor Archwilio ac am ei restr o gyfarfodydd am y
flwyddyn. Roedd yr adroddiad yn seiliedig ar hunanasesiad a
fabwysiadwyd y Pwyllgor; yn seiliedig hefyd ar ymgynghori a wnaed
yn y cyfamser gyda’r Cadeirydd a’r Is-Gadeirydd ac ar
ddatblygiadau eraill sy’n cael effaith ar swyddogaeth y
Pwyllgor.
|
|
|
|
Soniodd y Cyfarwyddwr
Corfforaethol Cyllid bod nifer o ddatblygiadau yn golygu bod raid
newid calendr y Pwyllgor am 2009 ac eglurwyd y materion hyn yn yr
adroddiad. Roedd y calendr diwygiedig yn yr atodiad ynghlwm
wrth yr adroddiad yn adlewyrchu’r newidiadau yn y gofynion ac
yn golygu symud tuag at gael pum cyfarfod rheolaidd y flwyddyn yn
lle’r lleiafswm o dri a nodir yng Nghyfansoddiad y Cyngor ac
yn wahanol i’r pedwar sydd yng nghalendrau y blynyddoedd
diweddar. Roedd cylch blynyddol o bum cyfarfod ar gyfer Mai,
Gorffennaf, Medi, Rhagfyr a Mawrth yn cydymffurfio’n well
gyda rhaglen waith gytunedig y Pwyllgor a hefyd gyda’r cylch
ariannol. Cyfeiriwyd yn benodol at y materion a ganlyn
-
|
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Rheoli’r Trysorlys - mae’r datblygiadau
yn y maes Rheoli’r Trysorlys i awdurdodau lleol, ac yn
arbennig yng nghyswllt banciau Gwlad yr Ia, wedi arwain at
adroddiad gan un o Bwyllgorau Dethol y Senedd a hynny’n
arwain at newidiadau i’r Cod Ymarfer y mae’n rhaid
i’r awdurdod a’i staff gydymffurfio ag ef. Hefyd
mae’r datblygiadau hyn wedi rhoddi sylw i swyddogaeth yr
aelodau etholedig. Mae’r Cyngor Sir wedi cytuno i
drosglwyddo gwaith sgriwtineiddio yng nghyswllt Rheoli’r
Trysorlys o’r Prif Bwyllgor Sgriwtini i’r Pwyllgor
Archwilio - a’r rhesymeg y tu ôl i hyn yw bod y Cod
diwygiedig yn golygu bod sgriwtini yn canolbwyntio mwy ar risg,
llai ar berfformiad, mae’n fwy technegol, yn llai gwleidyddol
- ac felly yn fwy addas i swyddogaeth y Pwyllgor Archwilio.
Gyda’r cod diwygiedig daw angen i ddarparu hyfforddiant
priodol i’r aelodau sy’n ymwneud â rheoli’r
Trysorlys, ac mae modd trefnu’r hyfforddiant hwnnw gydag
ymgynghorwyr Rheoli’r Trysorlys i’r Awdurdod ac fel
rhan o raglen hyfforddiant y Pwyllgor.
|
|
|
Ÿ
|
Gofynion Hyfforddi - yn y gweithdy nodwyd bod angen rhagor
o hyfforddiant i aelodau’r pwyllgor, gan dargedu eitemau a
fuasai angen eu sylw. Hefyd nodwyd bod angen darparu
hyfforddiant cyflwyno i’r aelodau newydd. Gan fod
trosiant ymhlith aelodau yn fwy tebygol adeg cyfarfod blynyddol y
Cyngor, awgrymir mai’r amser gorau i adolygu’r
anghenion hyfforddiant yw mewn cyfarfod ym mis Mai bob
blwyddyn.
|
|
|
|
|
Penderfynwyd
mabwysiadu y Calendr diwygiedig i’r Pwyllgor Archwilio fel y
cafodd ei gyflwyno.
|
|
|
|
5
|
DATGANIAD LLYWODRAETHU BLYNYDDOL
|
|
|
|
|
Cyflwynwyd adroddiad gan y
Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid yn amlinellu beth oedd y gofynion
yng nghyswllt ystyried a mabwysiadu Datganiad Llywodraethu
Blynyddol gan y Pwyllgor Archwilio.
|
|
|
|
Dygwyd sylw’r
Pwyllgor at y materion a ganlyn -
|
|
|
|
Ÿ
|
Mae gofyn i’r Pwyllgor ystyried a mabwysiadu
Datganiad ar Reolaeth Fewnol, ac mae hwnnw wedyn yn rhan o’r
Datganiad ar y Cyfrifon. Yr arfer gorau yw symud ymlaen o
Ddatganiad Rheolaeth Fewnol i Ddatganiad Llywodraethu Blynyddol ac
mae cwmpas hwnnw yn ehangach byth. Disgwylir y newid hwn ym
Mlwyddyn Ariannol 2009-10, ond mewn gwirionedd ni chyflwynwyd y
newid dan Reoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru)(Diwygiad) 2010 a
bellach disgwylir ef yng nghyswllt 2010-11. Fodd bynnag, mae
rhai awdurdodau wedi mabwysiadu Datganiad Llywodraethu cyn iddo
ddod yn fandadol ac efallai y buasai gwneud hyn yn ymateb addas
i’r feirniadaeth Llywodraethu Corfforaethol a bod yr Awdurdod
hwn hefyd yn symud ymlaen yn wirfoddol i gael datganiad
llywodraethu am 2009-10.
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Mae’r Datganiad Llywodraethu, megis y Datganiad
Rheolaeth Fewnol, i fod yn asesiad gonest o’r sefyllfa ac yn
cydnabod cryfderau a gwendidau. Fe ddylai hwn gael ei
fabwysiadu gan y Pwyllgor Archwilio, yna ei lofnodi gan yr
Arweinydd a’r Rheolwr-gyfarwyddwr ar ran yr Awdurdod.
|
|
|
Ÿ
|
Mae’r canllawiau proffesiynol ynghylch llywodraethu
da mewn llywodraeth leol yn dechrau gyda diffiniad o ystyr
llywodraethu ac yn datgan sut y mae gofyn i lywodraethu leol
sicrhau ei bod yn gwneud y pethau iawn, yn y ffordd iawn, i’r
bobl iawn, ac mewn dull amserol, cynhwysol, agored, gonest ac
atebol.
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Tynnu’r bobl leol i mewn a chydranddeiliaid eraill i
sicrhau atebolrwydd cadarn;
|
|
|
Ÿ
|
Aelodau a Swyddogion yn gweithio ynghyd i gyflawni
amcanion cyffredin gyda swyddogaethau a chyfrifoldebau wedi’u
diffinio’n glir;
|
|
|
Ÿ
|
Datblygu capasiti a gallu aelodau a swyddogion i fod yn
effeithiol;
|
|
|
Ÿ
|
Gwneud penderfyniadau tryloyw ac ystyrlon sy’n
destun sgriwtini effeithiol a rheoli risg;
|
|
|
Ÿ
|
Hyrwyddo gwerthoedd i’r awdurdod a dangos gwerth
llywodraethu da trwy gynnal safonau uchel o ran ymddygiad ac
ymarweddiad;
|
|
|
Ÿ
|
Canolbwyntio ar bwrpas yr awdurdod ac ar y canlyniadau
i’r gymuned a chreu gweledigaeth i’r ardal
leol.
|
|
|
|
|
|
Mae Llywodraeth Cynulliad Cymru ei hun yn hyrwyddo saith
egwyddor llywodraethu da a chawsant eu nodi yn yr adroddiad.
Yn fras maent yn cydymffurfio gyda’r chwe egwyddor
uchod, ond gan fod yr egwyddorion uchod yn rhai pwrpasol i
Lywodraeth Leol mae’n debyg mai’r rhain yw’r rhai
i’w dilyn pan ddaw’r Datganiad Llywodraeth yn
ystyriaeth fandadol. O’r herwydd, awgrymir bod y set o
chwe egwyddor yn darparu arweiniad i’r broses hon.
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Mae’r canllawiau Proffesiynol, “y Canllawiau
Bras”, yn rhoddi rhagor o fanylion am y math o dystiolaeth y
gellir ei defnyddio i fesur cydymffurfiad gyda’r egwyddorion
hyn. Mae’r rhain yn cyffwrdd â bron y cyfan o
waith yr awdurdod a’r ddau ddiagram, o’r Canllawiau
Bras, yn dangos (i Loegr) y broses a ddefnyddir i adolygu dulliau
llywodraethu. Mae’n amlwg bod y broses hon yn ymwneud
â sawl cydranddeiliad mewnol, yn ogystal â’r
Pwyllgor Archwilio.
|
|
|
Ÿ
|
O ran llywodraethu yng Nghyngor Sir Ynys Môn
mae’r Datganiad Llywodraeth Blynyddol ar gyfer blwyddyn
ariannol 2009/10 yn cyfeirio’n ôl at 1 Ebrill,
2009 ac o’r herwydd mae’n rhoddi i ni ddisgrifiad o
arferion llywodraethu sy’n adlewyrchu’r feirniadaeth yn
yr adroddiad Arolygiad Llywodraethu Corfforaethol - beirniadaeth
sy’n cyffwrdd â phob un o’r chwe egwyddor.
Yn y cyfamser cafwyd datblygiadau ac erbyn diwedd y flwyddyn
ariannol bydd modd dangos sefyllfa well yn erbyn y chwe egwyddor.
Felly mae yma gyfle i’r Datganiad Llywodraethu ar gyfer
2009/10 fod, hefyd, yn adroddiad cynnydd ar y broses adferol.
Yn ymarferol mae’n ymddangos y bydd yr agenda
sy’n deillio o’r Arolygiad Llywodraethu Corfforaethol
hefyd yn dempled i’r Datganiad Llywodraethu.
|
|
|
|
|
Gofynnwyd i’r Aelodau am eu sylwadau
rhagarweiniol ar y broses, ac yn benodol a ddylid mabwysiadu
Datganiad Llywodraethu Gwirfoddol am 2009/10 yn lle Datganiad
Rheolaeth Fewnol; a oedd yr Arolygiad Llywodraethu Corfforaethol yn
fan cychwyn i ddisgrifio gwendidau llywodraethu yn 2009/10 ac i
werthuso’r cynnydd ers hynny; a oedd yna, yn eu tyb nhw,
unrhyw gryfderau neu wendidau penodol neu dystiolaeth i gynnydd yn
erbyn y chwe egwyddor y dylid dwyn sylw atynt; ac a oedd unrhyw
gyfraniad arall y gallai’r Pwyllgor Archwilio ei hun ei wneud
gyda golwg ar ddatblygu llywodraethu da dan yr Awdurdod hwn.
Buasai unrhyw sylwadau yn cael eu hymgorffori mewn papur mwy
sylweddol i’w gyflwyno i’r Pwyllgor yn ei gyfarfod ym
mis Mai.
|
|
|
|
Ymateb cyntaf yr Aelodau oedd y gallai
mabwysiadu Datganiad Llywodraethu fod yn dasg heriol ac yn arbennig
felly y gwaith o gasglu ac asesu tystiolaeth i fesur cynnydd a
chyrhaeddiad yn erbyn y chwe egwyddor llywodraethu da.
i gyflawni’r nod hwn credai’r Aelodau bod arnynt
angen rhagor o gyfarwyddyd a chyfeiriad. Wedyn eglurodd y
Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid bod yr adroddiad a gyflwynwyd yn
gyflwyniad cryno i anghenion ac i ystyriaethau yng nghyswllt
paratoi a mabwysiadu Datganiad Llywodraethu Blynyddol. Gan
fod y Datganiad i fod i gyffwrdd â Llywodraethu ar draws y
cyfan o’r Awdurdod, mae’n anorfod y bydd yn datgelu
rhywfaint o wendidau. Yr amcan yma yw nodi’r gwendidau
a sicrhau bod cynllun yn ei le i’w datrys. Wedyn dygodd
y Cynghorydd J.P. Williams sylw at wendid y dygwyd sylw ato
o’r blaen, sef bod y swyddogaeth sgriwtini yn tanberfformio.
O safbwynt y Pwyllgor hwn, a chyfrannu tuag at lywodraethu
da, nododd bod yr aelodau eisoes wedi cael hyfforddiant ac wedi
cynnal hunanasesiad a bod hynny’n gam yn y cyfeiriad cywir.
Er mwyn cyflwyno rhagor o welliannau a hefyd er mwyn sefydlu
Pwyllgor rhagweithiol yn hytrach na Phwyllgor sy’n cymryd
arweiniad gan y Swyddogion, awgrymodd y dylai roddi sylw i unrhyw
gyfrifoldebau y dylai eu hysgwyddo - rhai sydd yn cael eu hysgwyddo
ar hyn o bryd ac aeth ymlaen i son yr hoffai dderbyn rhagor o
gyfarwyddyd ar yr agwedd hon ac yn ysbryd y nod o gael gwelliannau
parhaus. Mewn ymateb i gais cyffredinol yr Aelodau am ragor o
gyfarwyddiadau yng nghyswllt gweithredu ar gyfrifoldebau dywedodd y
Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid nad yw’r Pwyllgor Archwilio,
wrth ofyn iddo fabwysiadu Datganiad Llywodraethu Blynyddol, mewn
sefyllfa i ddarparu’r holl atebion ac ni all wneud mwy na
gofyn, o sawl ffynhonnell, am ddatganiad o sicrwydd i’r
perwyl bod yr hyn sy’n cael ei ddweud mewn gwirionedd yn
digwydd hefyd. Mae hyn yn golygu edrych ar y systemau,
rheolaethau, polisïau a’r gweithdrefnau sydd gan yr
Awdurdod a derbyn sicrwydd y tîm rheoli a rhai eraill megis
yr Archwilwyr, a nodi cryfderau a gwendidau a’r cynlluniau
sydd yn eu lle i unioni pethau a dod â’r cyfan
o’r wybodaeth at ei gilydd mewn un datganiad cyfun, ac
i’r Pwyllgor wedyn ymddiried bod y Datganiad hwnnw
wedi’i asesu. Nid oes disgwyl i aelodau’r
Pwyllgor, ac yn wir nid yw’n bosib iddynt ddweud eu bod, yn
bersonol, wedi asesu’r cyfan o’r dystiolaeth.
|
|
|
|
Y neges a gafwyd gan yr aelodau oedd eu bod yn
fodlon derbyn yr adroddiad fel y cafodd hwnnw ei gyflwyno ac fel
rhagarweiniad i’r anghenion yng nghyswllt mabwysiadu
Datganiad Llywodraethu; roeddynt hefyd yn cytuno y dylai’r
Pwyllgor fabwysiadu Datganiad Llywodraethu yn hytrach na Datganiad
Rheolaeth Fewnol ar gyfer 2009/10, a bod yr Arolygiad Llywodraethu
Corfforaethol yn fan cychwyn i nodi unrhyw wendidau llywodraeth yn
2009/10 ac wedyn i werthuso unrhyw gynnydd.
|
|
Penderfynwyd -
|
|
|
|
Ÿ
|
Derbyn yr adroddiad fel y cafodd ei gyflwyno a
nodi’r anghenion o ran mabwysiadu Datganiad Llywodraethu
Blynyddol.
|
|
|
Ÿ
|
Y dylai’r Pwyllgor Archwilio anelu at
fabwysiadu, yn wirfoddol, Ddatganiad Llywodraethu ar gyfer
2009/10.
|
|
|
Ÿ
|
Defnyddio’r Arolygiad Llywodraethu
Corfforaethol fel man cychwyn i ddisgrifio gwendidau llywodraethu
yn 2009/10, a mesur unrhyw gynnydd dilynol yn erbyn yr
Arolygiad.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6.1
Strategaeth Archwilio Mewnol 2010/2013 a
Chynllun Cyfnodol 2010/2011
|
|
|
|
Cyflwynwyd y cynlluniau
uchod i’r Pwyllgor eu hystyried a’u
cymeradwyo.
|
|
|
|
Dywedodd y Rheolwr
Archwilio -
|
|
|
|
Ÿ
|
I’r Pwyllgor Archwilio ym Mehefin, 2007
gymeradwyo’r Cynllun Strategaeth Archwilio Mewnol am y cyfnod
2007/08 hyd at 2009/10. Paratowyd Cynllun Strategaeth newydd
i’r cyfnod 2010/11 hyd at 2012/2013 ac roedd hwnnw ynghlwm
fel Atodiad C wrth yr adroddiad. Mae’r Strategaeth
Archwilio Mewnol yn ddogfen fyw a rhaid ei diwygio’n gyson
wrth i systemau newydd gael eu datblygu; wrth i newidiadau
sylweddol ddigwydd i’r hen systemau; wrth i gyfraith newid a
hefyd wrth i’r amcanion newid ac wrth i risgiau newydd gael
eu nodi. Hefyd roedd adnoddau archwilio mewnol bob amser yn
cael effaith ar y dadansoddiad. Roedd Atodiad D ynghlwm wrth
y Cynllun Strategaeth yn rhestru’r meysydd hynny na chawsant,
yn seiliedig ar y broses asesu risg, eu cynnwys yn yr arolwg am y
tair blynedd nesaf ond, fodd bynnag, yn bresennol yn y maes
archwilio ac yn archwiliadwy. Cofnodir y meysydd hyn er mwyn
cyflwyno i’r Pwyllgor wybodaeth am gostau mabwysiadu’r
Strategaeth bresennol ac er mwyn rhoddi iddynt y cyfle i benderfynu
a oes, dan eitemau yn Atodiad D, unrhyw rai y dylid eu cynnwys un
ai yn y Cynllun Blynyddol, neu yn y Cynllun Strategaeth 3
blynedd.
|
|
|
Ÿ
|
Mae dull gweithio’r Adain Archwilio Mewnol yn
seiliedig ar risg. Er mwyn adnabod y meysydd sydd angen
archwiliad mewnol mae’n rhaid deall beth yw’r risgiau
hynny sy’n wynebu’r sefydliad. Roedd yr Adain
Archwilio Mewnol wedi cynnal asesiad anghenion diwygiedig ar gyfer
2010/11 gan ddefnyddio’r broses honno a amlinellwyd yn rhan 2
yr adroddiad.
|
|
|
Ÿ
|
i bob blwyddyn benodol
o’r Strategaeth Archwilio Mewnol paratoir Cynllun Gweithredu
a hwnnw sy’n rhoddi i’r Adain Archwilio Mewnol ei
rhaglen waith am y flwyddyn ac roedd yn ymddangos yn Atodiad A
ynghlwm wrth yr adroddiad. Mae’r cynllun hwn yn
seiliedig ar yr Asesiad Anghenion Archwilio diwygiedig ac ar
yr adnoddau sydd ar gael, yn y cyfnod dan sylw, i’r Adain
Archwilio Mewnol. Mae’r dogfennau y dibynnwyd arnynt
wrth ddatblygu’r cynllun, ac a enwir yn y golofn
‘ffynonellau adolygu’, yn cynnwys Blaenoriaethau
Strategol CSYM; Cynllun Gwella CSYM ac asesiadau o’r risgiau
mwyaf; yr Arolygiad Llywodraethu Corfforaethol; system asesu risg
yr Adain Archwilio Mewnol ei hun a chysylltu gydag Archwilwyr
Allanol ynghylch eu cynlluniau nhw ar gyfer 2010/11. Mae’r
rhain yn nodi beth yw’r materion mwyaf sy’n
wynebu’r Cyngor yn ystod 2010/11 a chlustnodwyd tua 220 o
ddyddiau yn y Cynllun i roddi sylw i’r materion mawr hyn.
Mae’n bwysig bod yr Adain Archwilio Mewnol yn
defnyddio’i hadnoddau i edrych ar y materion mawrion
sy’n cael effaith ar y Cyngor a chyflwyno adroddiadau’n
ôl i’r Pwyllgor Archwilio a chynnig sicrwydd bod y
materion hyn yn cael sylw.
|
|
|
Ÿ
|
Roedd y Cyngor yn y broses o ddatblygu fframwaith Rheoli
Risg a’r gobaith oedd y buasai cofrestr o Risgiau
Corfforaethol ar gael y flwyddyn nesaf a rhoddir sylw i hon ynghyd
ag i’r holl ddogfennau perthnasol eraill wrth ddatblygu
Cynllun Gweithredu arfaethedig ar gyfer Archwilio Mewnol yn
2011/12.
|
|
|
Ÿ
|
Rhoddwyd sylw i faterion adnoddau a sut y mae’r
anghenion, o ran lefel yr adnoddau, yn cael eu hasesu yn Atodiad B
ynghlwm wrth yr adroddiad.
|
|
|
Ÿ
|
Dyma rai cwestiynau yr hoffai’r Pwyllgor Archwilio
eu hystyried o bosib -
|
|
|
|
|
Ÿ
|
A ydyw’r cynllun Archwilio Mewnol manwl a baratowyd
ar gyfer y flwyddyn ariannol nesaf yn rhoddi sylw i’r meysydd
hynny y mae’r Pwyllgor Archwilio am roddi blaenoriaeth
iddynt?;
|
|
|
Ÿ
|
A ydyw lefel yr adnoddau archwilio yn dderbyniol i’r
Pwyllgor ac yn briodol ganddo, yng nghyd-destun lefel y sicrwydd y
gofynnir amdani;
|
|
|
Ÿ
|
A oes yna unrhyw feysydd y dymunai’r Aelodau roddi
sylw iddynt ynghynt ac a ddylai felly gael sylw yn y Cynllun
Gweithredol neu a oes yna feysydd y dylid eu cynnwys yn y Cynllun
Strategaeth Tymor Hir.
|
|
|
|
|
Roedd llawer o’r
cwestiynau a ofynnwyd gan yr aelodau yn y drafodaeth ar y
Cynlluniau yn seiliedig ar gategori risg y meysydd yn y Cynllun
Strategaeth a sut y penderfynir ar y categori. Yn benodol
cyfeiriwyd at Cymunedau’n Gyntaf; Monitro Salwch; Rheoli a
Storio Cofnodiadau; a Marchnadoedd a’r aelodau i gyd yn
credu bod angen dynodi’r pethau hyn fel Risgiau Uchel, a
marchnadoedd yn benodol am eu bod yn methu ar yr Ynys. Hefyd
cododd cwestiwn ynghylch pam bod rhai ysgolion yn y categori risg
uchel er bod y mwyafrif ohonynt mewn Risg Isel. Hefyd
gofynnwyd pam bod 15 o ddiwrnodau wedi’u neilltuo yn y
Cynllun Gwaith i archwilio lwfansau’r aelodau, y Gyflogres a
Goramser tra oedd y mater olaf yn sicr i fod yn faes risg uchel.
Hefyd gofynnwyd pam nad oedd Costau Jobsys y TLlU, oherwydd
bod hwn yn faes risg Uchel, heb eu rhoddi ar y rhestr i bwrpas
adolygiad tan drydedd blwyddyn y Cynllun Strategaeth. Holwyd
hefyd ynghylch y 75 o ddiwrnodau a neilltuwyd ar gyfer ymchwiliadau
arbennig.
|
|
|
|
Wrth ymateb i’r
materion hyn dywedodd y Rheolwr Archwilio fel a ganlyn -
|
|
|
|
Ÿ
|
Mae’r partneriaethau Cymunedau’n Gyntaf yn
destun arolwg ar wahân eleni gan gorff allanol. Bydd yr
Adain Archwilio Mewnol yn derbyn sicrwydd o’r adroddiad
arolwg pan gyhoeddir hwnnw ac os nodir unrhyw wendidau yn y maes
hwn yna bydd yr Adain Archwilio Mewnol yn codi dynodiad risg y maes
i Risg Uchel.
|
|
|
Ÿ
|
Yng nghyswllt Monitro Salwch, mae’r dynodiad risg yn
seiliedig ar systemau’r Adain Archwilio Mewnol ei hun ac yn
seiliedig hefyd ar yr archwiliad diwethaf o’r maes, ar
ganlyniadau’r archwiliad cynt a’r risgiau sydd ynghlwm
a hefyd ar yr arwyddion a gafwyd yn sgil profiad gwaith archwilio
mewnol. Nid yw’r egwyddor hon yn un gysact ond yn
amcan, yr amcan gorau bosib - yn seiliedig ar y wybodaeth
sydd ar gael.
|
|
|
Ÿ
|
Yng nghyswllt rheoli a storio Cofnodiadau tybiwyd bod y
maes hwn yn ddigon pwysig i fod yn destun arolwg archwilio yn
2010/11 ac yn seiliedig ar ganlyniadau’r gwaith archwilio
hwnnw gwneir y penderfyniad yng nghyswllt lefel y risg.
|
|
|
Ÿ
|
Bydd archwiliad ar y Marchnadoedd yn canolbwyntio ar incwm
ac ar ba mor sydyn y mae’r incwm hwnnw yn cael ei fancio; ni
fydd yn edrych ar ochr reoli’r marchnadoedd.
|
|
|
Ÿ
|
Yng nghyswllt ysgolion, mae’r dynodiad risg yn
seiliedig ar farn yr Adain Archwilio Mewnol ac yn codi o’r
archwiliad blaenorol; bydd yr Adain Archwilio Mewnol yn darparu
lefel risg sy’n cyfateb i gasgliadau’r gwaith archwilio
blaenorol.
|
|
|
Ÿ
|
Yng nghyswllt adolygu Costau Jobsys y Trefniant Llafur
Uniongyrchol, cynhaliwyd arolwg gwerth am arian yn y maes hwn y
llynedd. Cyflwynwyd system newydd o gostiadau a bydd raid
ymgorffori’r system hon cyn cynnal arolwg pellach.
|
|
|
Ÿ
|
Yng nghyswllt neilltuo 75 o ddiwrnodau yn y Cynllun i
gynnal ymchwiliadau arbennig, roedd hyn yn seiliedig ar brofiad yr
Adain Archwilio Mewnol dros y ddwy flynedd cynt pryd yr oedd un
ymchwiliad wedi llyncu 120 o ddiwrnodau. Efallai bod angen
ystyried sut y mae’r dyddiadau hyn yn cael eu defnyddio ac yn
arbennig felly a ddylai’r Adain Archwilio Mewnol weithredu ar
haeriadau dienw ac i ba raddau y dylid mynd ar drywydd y rheini.
Felly, er bod lefel yr adnoddau yn uchel, credir bod
honno’n angenrheidiol.
|
|
|
Ÿ
|
Yng nghyswllt dyrannu 15 diwrnod i archwilio
lwfansau’r aelodau a hefyd i archwilio’r gyflogres a
goramser, yn y ddau achos dilynir yr un broses ac ystyrir yr un
nifer o drafodion a rhoddir prawf ar yr un rheolaethau
â’r rheini ar gyfer archwiliad sylfaenol a chymer hynny
tua 15 o ddiwrnodau. Mae’r archwiliad ar y Gyflogres a
Goramser yn adolygiad blynyddol ac felly mae corff o dystiolaeth ar
gael yn barod ac yn codi o’r arolygon blaenorol a gall yr
Adain Archwilio Mewnol gymryd sicrwydd o’r rhain.
|
|
|
|
|
|
Yma cyfeiriodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid at
gyflwyno, y llynedd, adroddiad ar dreuliau teithio’r aelodau
i’r Pwyllgor Archwilio ac i’r Cyngor Sir, a’r
Cyngor yn penderfynu y dylid cynnal arolwg tair blynedd ar
hawliadau treuliau teithio’r aelodau. Roedd dwy ran
i’r gwaith, y gyntaf yn golygu adroddiad ar yr holl gostau ac
i’w gyflwyno i gyfarfod nesaf y Cyngor a’r ail yn
arolwg archwilio mewnol. Petai unrhyw beth yn codi o
adroddiad y cam cyntaf yna gallai’r Adain Archwilio Mewnol
fynd ar eu trywydd yn yr arolwg dilynol.
|
|
|
|
|
Roedd y Cynghorydd J.V.
Owen yn pryderu’n arw yng nghyswllt sefydliadau arlwyo ac yn
arbennig felly y canolfannau hamdden lle tybiai bod gwahaniaeth
rhwng y stoc a brynwyd a’r cynnyrch a werthwyd a dim digon o
ddychweliad ar y gwariant. Ni chredai ef bod digon o waith
siecio yn cael ei wneud ar yr hyn a wastreffir ac o’r herwydd
ni all yr Awdurdod benderfynu a oedd yn cael dychweliad rhesymol ar
ei fuddsoddiad. Pryderai am nad oedd y sefydliadau hyn yn
creu digon o elw a chwaith ddim yn cadw cofnod o’r gwastraff.
Mewn ymateb dywedodd y Rheolwr Archwilio bod gwastraff yn
broblem yn y maes arlwyo. Roedd y Gwasanaeth Cyllid yn gofyn
i’r mannau gwerthu gyflwyno ffigyrau er mwyn gwneud gwaith
siecio blynyddol ar y stoc. Ond er gofyn i’r mannau
gwerthu baratoi cofnodiadau o’r stoc nid ydynt, fel arfer, yn
cadw cofnod o’r hyn a deflir.
|
|
|
|
Yr Archifdy oedd yn peri
pryder i’r Cynghorydd Lewis Davies a bod y cyfryw
gyfleusterau wedi’u dynodi yn risg Isel yn y Cynllun
Strategaeth a dim bwriad i’w hadolygu tan drydedd flwyddyn y
Cynllun yn 20102/13. Nododd nad yw cyflwr yr adeilad y cedwir
y cofnodiadau ynddo yn cyrraedd y safon, ac felly roedd yma risg
fawr i gasgliad gwerthfawr o ddogfennau. Mae’r casgliad
dan fygythiad eu trosglwyddo ac felly mae yma risg i’r
cyhoedd os ydyw’r rheini yn colli mynediad i’r casgliad
gwerthfawr hwn. Os oedd yr Aelodau’n credu bod hwn yn
faes risg uchel ac y dylid rhoddi sylw iddo fel blaenoriaeth yna
dywedodd y Rheolwr Archwilio bod modd ei gynnwys yn y Cynllun
Blynyddol. Cafwyd cynnig gan y Cynghorydd Lewis Davies i
gymryd y camau hyn a chafodd ei eilio gan y Cynghorydd J.P.
Williams.
|
|
|
|
Yma cododd y Cyfarwyddwr
Corfforaethol Cyllid bwynt ynghylch i ba raddau ac ym mha fodd y
gall yr Adain Archwilio Mewnol gyfrannu tuag at y risg benodol hon.
Roedd bygythiad i ddyfodol yr Archifau ond roedd Rheolwyr y
Gwasanaeth Archifau eisoes yn ymwybodol o’r sefyllfa a phrin
y buasai arolwg gan yr Adain Archwilio Mewnol yn ateb y broblem.
Er bod yr Adain Archwilio Mewnol gyda’r profiad
a’r arbenigedd i gyfrannu’n sylweddol mewn sawl maes
nid yw’r arbenigedd ganddi yn y maes penodol hwn a phrin y
buasai arolwg o’r archifau gan yr Adain Archwilio Mewnol yn
datgelu mwy nag sydd eisoes yn hysbys. Hwn oedd y rheswm pam
bod y gwasanaeth hwn yn y categori risg isel.
|
|
|
|
Er ei fod yn berffaith
barod i dderbyn yr adroddiad a’r cynlluniau ynghlwm cynigiodd
y Cynghorydd J.P. Williams y dylid rhoddi sylw i’r
posibilrwydd o ymgorffori, yn y Cynllun Blynyddol, ddarpariaeth i
gynnal 3 archwiliad ar hap. Roedd y rhagolygon y gwneid
gwaith archwilio yn ddirybudd yn mynd i sicrhau, yn ei dyb ef, bod
y gwasanaethau bob amser ar flaenau eu traed. Gofynnodd a
oedd modd darparu ar gyfer arolygon ar hap y tu mewn i’r
rhaglen waith flynyddol. Mewn ymateb soniodd y Rheolwr
Archwilio am broblemau ynghylch ymarferoldeb ceisio cyflwyno gwaith
siecio ar hap i’r rhaglen waith. Fel arfer, wrth
adolygu systemau megis y gyflogres, buasai’r Adain Archwilio
Mewnol, i bwrpas cynnal profion, angen rhestr o’r gweithwyr
presennol, y rhai sydd wedi gadael y Cyngor ac unrhyw newidiadau
i’r gyflogres y gallai’r Adain Archwilio Mewnol dynnu
sampl ohonynt. Roedd gwaith o’r fath yn cymryd amser a
hefyd buasai’n rhaid rhoddi rhybudd o gwmpas un wythnos.
Wedyn cafwyd sylw gan y Cynghorydd J.P. Williams nad oedd yn
gwrthwynebu rhoddi i’r gwasanaethau rybudd byr o arolwg
archwilio.
|
|
|
|
Wrth grynhoi
casgliadau’r drafodaeth cadarnhaodd y Pwyllgor y cynnig i
gynnwys yr archifau, oherwydd credu bod hwn yn faes risg uchel, i
gynnal arolwg arno yn y cynllun cofnodol ac ystyried hefyd yr
egwyddor o gynnwys, yn y rhaglen waith i’r Adain Archwilio
Mewnol, ddau archwiliad ar hap.
|
|
|
|
Penderfynwyd
-
|
|
|
|
Ÿ
|
Derbyn y Cynllun Strategaeth Archwilio Mewnol am
2010/2013 a’r Cynllun Cyfnodol ar gyfer 2010/11.
|
|
|
Ÿ
|
Diwygio dynodiad y Gwasanaeth Archifau i fod yn risg
Uchel a’i gynnwys i bwrpas rhoddi sylw iddo yn y Cynllun
Archwilio Mewnol Cyfnodol ar gyfer 2010/11.
|
|
|
Ÿ
|
Gofyn i’r Adain Archwilio Mewnol ystyried y
posibilrwydd o gynnwys yn y Cynllun Cyfnodol, ddarpariaeth i gynnal
3 arolwg archwilio ar hap bob blwyddyn a chyflwyno adroddiad
i’r cyfarfod nesaf gydag ymateb.
|
|
|
|
|
6.2
Fersiwn Ddrafft o Gynllun Busnes
Archwilio Mewnol 2010/11
|
|
|
|
Gan y Rheolwr Archwilio
cafwyd crynodeb o’r fersiwn ddrafft i’r Cynllun Busnes
Archwilio Mewnol ar gyfer 2010/11.
|
|
|
|
Fel rhagarweiniad i
gyflwyniad llafar y Rheolwr Archwilio eglurodd y Cyfarwyddwr
Corfforaethol Cyllid fod pob gwasanaeth, ar ôl i’r
Cyngor fabwysiadu amcanion a blaenoriaethau strategol newydd, wedi
derbyn cais i baratoi cynllun busnes ar gyfer y flwyddyn nesaf i
gydymffurfio gyda’r blaenoriaethau hyn. Wedyn gwnaeth y
sylw pa mor anodd yw i wasanaeth megis yr Adain Archwilio Mewnol
gydymffurfio gyda’r amcanion pan fo’r rhan fwyaf
o’i gwasanaethau yn seiliedig ar gefnogi gwasanaethau eraill
neu ar sicrhau bod y gwasanaethau eraill yn cydymffurfio gyda
disgwyliadau. Felly, natur cyfraniad, yr Adain Archwilio
Mewnol at yr amcanion strategol weithiau’n cymryd ail le
i’w hamcanion o ran cefnogi gwasanaethau eraill.
|
|
|
|
Wedyn aeth y Rheolwr
Archwilio ymlaen i gyflwyno’r adroddiad fel a ganlyn
-
|
|
|
|
Ÿ
|
Elfennau Sylfaenol y Cynllun Busnes
|
|
|
|
|
|
Yn sylfaenol mae’r Cynllun yn seiliedig ar y
Blaenoriaethau a’r is-flaenoriaethau Strategol y mae’r
Adain Archwilio Mewnol yn cyfrannu’n uniongyrchol tuag atynt.
Y rhain yw Blaenoriaeth Strategol 1 - hyrwyddo enw da’r
Cyngor ar yr Ynys ac yn benodol - Is-flaenoriaeth 1 - canolbwyntio
ar welliannau parhaus i drefniadau llywodraethu corfforaethol yr
Awdurdod a Blaenoriaeth Strategol 5 - Gwasanaethau Fforddiadwy ac
Effeithiol ac yn benodol Is-Flaenoriaeth 2 - croesawu gwaith
partneriaethiol, gweithio ar y cyd a datblygu modelau gwasanaeth
amgen ac is-flaenoriaeth 5 - rheoli adnoddau mewn modd effeithiol
gan sicrhau bod y Cyngor yn cydymffurfio gyda’i ofynion
statudol.
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Sut y mae’r Adain Archwilio Mewnol yn cyfrannu tuag
at y Blaenoriaethau Strategol?
|
|
|
|
|
|
Yng nghyswllt Blaenoriaeth Strategol 1 uchod, mae’r
Adain Archwilio Mewnol:
|
|
|
|
|
Ÿ
|
yn darparu sicrwydd yn gyffredinol, ac yn medru gwneud
gwaith penodol ar faterion llywodraethu a hefyd gall sicrhau bod y
Cyngor yn ymateb yn gadarnhaol i adroddiadau llywodraethu gan
unrhyw drydydd parti;
|
|
|
Ÿ
|
wedi gweithio gyda’r Pwyllgor Archwilio i ymateb i
feirniadaeth benodol yn yr Arolygiad Llywodraeth Corfforaethol yng
nghyswllt y Pwyllgor ac mae’r gwaith hwn wedi’i wneud
trwy weithdai ac amryfal ddigwyddiadau hyfforddi;
|
|
|
Ÿ
|
yn gallu parhau i ddatblygu a hyrwyddo’r defnydd o
system sy’n tracio argymhellion a bydd hefyd yn ystyried
ymestyn y system hon i gyffwrdd ac adroddiadau trydydd
parti.
|
|
|
|
|
|
Yng nghyswllt Blaenoriaeth Strategol 5 a’r
is-flaenoriaethau perthnasol:-
|
|
|
|
|
Ÿ
|
O ran gweithio partneriaethol, mae Ynys Môn yn rhan
o Grwp Archwilio Mewnol Gogledd Cymru sydd, ar hyn o bryd, yn
edrych ar ffyrdd o hyrwyddo cydweithrediad rhwng Awdurdodau Gogledd
Cymru gyda golwg ar ddarparu’r Gwasanaethau Archwilio Mewnol
sy’n angenrheidiol;
|
|
|
Ÿ
|
O ran rheoli’r adnoddau’n effeithiol bydd yr
arolygon hynny gan yr Adain Archwilio Mewnol a gynlluniwyd ar gyfer
2010/11 yn amcanu at sicrhau gwerth am arian a hefyd yn sicrhau y
bydd tystiolaeth ar gael yn dangos bod systemau yn cynnig sicrwydd
y bydd effeithiolrwydd, darbodusrwydd ac effeithlonrwydd bob amser
yn cael ei gyflawni.
|
|
|
Ÿ
|
Yn ogystal bydd yr arolygon archwilio mewnol yn rhoddi
sicrwydd i’r Cyngor ei fod yn bodloni gofynion statudol a
rheolaethol.
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Hefyd mae gofynion yn y model newydd ar gyfer cynllunio
busnes i ddarparu tystiolaeth ar gyfer gwelliannau ac
effeithiolrwydd uwch i bwrpas bodloni’r blaenoriaethau
strategol hynny. Yn y cyswllt hwn, bydd yr Adain Archwilio
Mewnol -
|
|
|
|
|
Ÿ
|
yn parhau i weithio gydag aelodau’r Pwyllgor
Archwilio i wella perfformiad fel pwyllgor;
|
|
|
Ÿ
|
yn anelu at wella’r adroddiadau ar gynnydd o ran
gweithredu ar argymhellion - a gwneir hynny drwy hyfforddiant a
chodi ymwybyddiaeth;
|
|
|
Ÿ
|
yn parhau i fynychu cyfarfodydd y grwp cydweithio gyda
golwg ar hyrwyddo effeithiolrwydd a darbodusrwydd;
|
|
|
Ÿ
|
yn gwneud mwy a mwy o ddefnydd o arolygon sy’n
adlewyrchu’r materion mwyaf sy’n wynebu’r Cyngor
ac yn cysylltu gyda’r blaenoriaethau strategol
corfforaethol;
|
|
|
Ÿ
|
yn cynnwys mwy o flaenoriaethau strategol ar daflenni
cynllunio gwaith archwilio, yn y cylchoedd gorchwyl a hefyd yn
sgôp yr arolygon fel bod unrhyw sicrwydd a roddir yn cael ei
gynnwys wedyn yn y blaenoriaethau strategol;
|
|
|
Ÿ
|
o ran mesur perfformiad mae’r Adain Archwilio Mewnol
eisoes yn mesur perfformiad yn y Cynllun Strategol a’r unig
ychwanegiad fydd cynnwys, fel targed, ganran yr argymhellion hynny
a wnaed gan yr Adain Archwilio Mewnol ac y gweithredwyd
arnynt;
|
|
|
Ÿ
|
parheir i fesur perfformiad yn ôl y mesurau
perfformiad a sefydlwyd;
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Beth yw costau’r Adain Archwilio Mewnol?
|
|
|
|
|
|
Mae’r gyllideb i Archwilio Mewnol yn 2010/11 yn
£237k a £222k ohono yn cael ei wario ar staff - 94% yw
hynny.
|
|
|
|
|
Wedyn gofynnodd y
Cadeirydd sut yr oedd y gwariant ar wasanaeth archwilio mewnol Ynys
Môn yn cymharu gydag awdurdodau cyffelyb eraill gan ychwanegu
yr hoffai dderbyn rhywfaint o sicrwydd ar y pwynt hwn. Mewn
ymateb dywedodd y Rheolwr Archwilio y buasai’n cynnwys y
wybodaeth yn yr adroddiad cynnydd nesaf. Aeth y Cadeirydd
ymlaen i bwysleisio bod y Pwyllgor yn ymwybodol iawn o bwysigrwydd
archwilio mewnol i’r Cyngor a’i fod hefyd yn llawn
gwerthfawrogiad o ymrwymiad ac o ddyfalbarhad y staff archwilio
mewnol.
|
|
|
|
Penderfynwyd
nodi’r fersiwn ddrafft o’r Cynllun Busnes fel y cafodd
ei gyflwyno ar lafar.
|
|
|
|
6.3
.......Adroddiad Cynnydd - Archwilio
Mewnol
|
|
|
|
Cyflwynodd y Rheolwr
Archwilio adroddiad cynnydd ar waith yr Adain Archwilio Mewnol dros
y cyfnod 1 Rhagfyr, 2009 hyd at 31 Mawrth, 2010 gan ddwyn sylw yn
arbennig at y materion a ganlyn -
|
|
|
|
Ÿ
|
Roedd Tabl 2.2 yr adroddiad yn dangos y cynnydd yn erbyn y
Cynllun Archwilio Mewnol hyd at 28 Chwefror, 2010.
|
|
|
Ÿ
|
Roedd Tabl 2.3 yr adroddiad yn dangos y gymhariaeth rhwng
y dyddiau cynlluniedig i bob categori o waith yn erbyn y dyddiau
gwirioneddol a gofnodwyd yn erbyn pob categori dros y cyfnod 1
Ebrill, 2009 hyd at 28 Chwefror, 2010. Y pwyntiau pwysicaf
yma yw bod perfformiad yr Adain Archwilio Mewnol ar y blaen
gyda’r targed i gwblhau’r mwyafrif o’r gwaith
archwilio cynlluniedig yn y Cynllun Gwaith am 2009/10, ac mae nifer
y dyddiau a dreulir ar ymholiadau arbennig yn parhau i fod yn uwch
na’r disgwyl (146 o ddyddiau gwirioneddol o’u cymharu
gyda’r 75 o ddyddiau cynlluniedig) a hynny’n golygu bod
raid gohirio, am y tro, 3 o archwiliadau yn y cynllun
presennol.
|
|
|
Ÿ
|
Roedd un adroddiad drafft Archwilio Mewnol na chafwyd
ymateb iddo gan reolwyr o fewn tri mis i’r dyddiad rhyddhau.
Mae’r adroddiad hwn yn ymwneud â Rhestrau Eiddo
sydd yn gofyn ymateb corfforaethol trwy’r Tîm Rheoli a
hwnnw, yn ddiweddar, wedi bod dan bwysau gwaith mawr.
|
|
|
Ÿ
|
i gyd cyhoeddwyd 68 o
adroddiadau Terfynol yn ystod y cyfnod hwn a 36 ohonynt wedi cael
barn archwilio Sylweddol(Graddau A/B); 14 wedi derbyn barn Digonol
(Gradd C) a 7 ohonynt wedi derbyn barn sicrwydd cyfyngedig (Graddfa
D/E). Barn gynghorol a roddwyd ar un ar ddeg o adroddiadau - ni
roddwyd iddynt farn archwilio ffurfiol.
|
|
|
Ÿ
|
O ran gwaith ar ymchwiliadau arbennig mae’r adain yn
parhau i ymchwilio i gyfeiriadau yng nghyswllt grant adnewyddu fel
a nodwyd yn yr adroddiadau cynnydd blaenorol ar archwilio mewnol.
Cyhoeddwyd adroddiadau yng nghyswllt grantiau adnewyddu
(Terfynol) ac yng nghyswllt Grant Gwella Trefi (Terfynol) yn dilyn
o’r ymchwiliadau hyn. Adeg ysgrifennu’r adroddiad
rhoddwyd ar ddeall mai’r Archwiliwr Allanol a Llywodraeth
Cynulliad Cymru fuasai’n gwneud y penderfyniad terfynol ar
unrhyw gamau y bydd raid eu cymryd, os oes raid cymryd unrhyw
gamau, ar gasgliadau’r ymchwiliadau. Bydd raid
defnyddio rhagor o adnoddau Archwilio Mewnol mewn ymateb i lythyr
dienw at y Rheolwr-gyfarwyddwr ac ynddo nifer o haeriadau;
trosglwyddwyd y mater i’r Adain Archwilio Mewnol ymchwilio
iddynt. Cyhoeddwyd fersiwn ddrafft o adroddiad ar yr
ymchwiliadau.
|
|
|
Ÿ
|
Mae cynnydd y Cyngor yng nghyswllt gweithredu ar
argymhellion yn cael ei ddangos yn y Tabl Cynnydd yn Atodiad B.
Ar 31 Mawrth, 2010, gwnaed 408 o argymhellion dan bob
categori a’r rheini wedi mynd heibio i’r dyddiad
gweithredu - gweithredwyd ar 250 (62%) o argymhellion; ni
weithredwyd ar 136 (33%) o’r argymhellion, aseswyd nad oedd
22 (5%) argymhelliad bellach yn berthnasol. Nid oedd yr un
argymhelliad Sylfaenol wedi’i gofnodi ar y system yn ystod
y
|
|
|
|
cyfnod hwn ac o’r 65 o argymhellion Arwyddocaol aeth
heibio’r dyddiad gweithredu roedd 42 o argymhellion neu 65%
wedi’u gweithredu; ni weithredwyd ar 17 o’r
argymhellion neu 26% ac aseswyd nad oedd 6 o’r argymhellion,
neu 9%, bellach yn berthnasol.
|
|
|
Ÿ
|
Roedd 93 o argymhellion eraill na chafwyd ymateb iddynt yn
ymwneud â’r Adran Tai a Gwasanaethau Cymdeithasol a
fu’n defnyddio’r system Ffynnon i dracio perfformiad.
Fodd bynnag, roedd yr Adran hon bellach wedi cytuno i symud
i’r system 4Action a phenodwyd swyddog i fonitro’r
gwaith hwn. Y gobaith felly yw y byddwn erbyn
cyflwyno’r adroddiad cynnydd nesaf, wedi cael ymateb yr Adran
Tai a Gwasanaethau Cymdeithasol a nodir y wybodaeth yn yr
adroddiad.
|
|
|
Ÿ
|
Yn seiliedig ar y data hunanasesu yn y Tabl Cynnydd yn
Atodiad B, mae’r Cyngor wedi gwneud cynnydd rhesymol yn y
cyfnod yng nghyswllt gweithredu ar argymhellion yr Adain Archwilio
Mewnol.
|
|
|
Ÿ
|
Yn Adran 6 yr adroddiad cyfeiriwyd at dargedau Archwilio
Mewnol ar gyfer 2009/10 a nodir y perfformiad yn erbyn y
targedau.
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Adroddiadau Sicrwydd Cyfyngedig
|
|
|
|
|
|
Yn y cyfnod hwn rhoddwyd Graddfa D i ddau adroddiad
sefydliad yng nghyswllt Ysgol Rhos-y-bol ac Ysgol y Parc a hefyd
cafwyd barn sicrwydd cyfyngedig yng nghyswllt tri adroddiad
Archwiliadau System, sef i Ganolfan Byron, y Contract Prydau Ysgol
a’r Cyfrifon Rhoddion a Dros Dro. Roedd y Crynodebau
Gweithredol i’r cyfan o’r adroddiadau hyn ynghlwm wrth
y prif adroddiad. Credai’r Adain Archwilio Mewnol nad
oedd risgiau sylweddol yn codi o’r Arolygon Sicrwydd
Cyfyngedig hyn a chyda’i gilydd nid oeddynt yn peri risg fawr
i’r Cyngor. Yn gryno y rhain oedd y prif faterion
-
|
|
|
|
|
|
Canolfan Byron - canfuwyd gwendidau yn y gwaith
rheoli cyllidebau ac ychydig iawn o gynnydd a welwyd ers yr
archwiliad blaenorol.
|
|
|
|
Contract Prydau Ysgol - gan fod yr Adran Addysg wedi
defnyddio ymgynghorwyr allanol roedd hi’n anodd cael gafael
ar ddogfennau er mwyn profi sicrwydd yng nghyswllt y broses dendro
a chydymffurfio gyda’r Rheolau Gweithdrefn
Contractau.
|
|
|
|
Ysgol y Parc/Ysgol Rhos-y-bol - er na chanfuwyd unrhyw
fethiant mawr dygwyd sylw at nifer o wendidau mân yn y gwaith
rheoli cyllidol a llywodraethol allweddol a’r cyfan ohonynt,
gyda’i gilydd, yn ystyriaeth o bwys.
|
|
|
|
Cyfrifon Rhoddion a Dros Dro - materion yng nghyswllt
cyfrifon hen a segur, cadw dogfennau, cofnodiadau ac ni
wyddai’r Gwasanaethau Cymdeithasol am fodolaeth un gronfa
roddion.
|
|
|
|
|
Roedd yr Aelodau yn
pryderu cryn dipyn am yr adroddiadau Sicrwydd Cyfyngedig ac am y
diffygion ac yn arbennig felly yng nghyswllt Canolfan Byron lle
roedd yr archwiliad wedi dangos nifer o ddiffygion yng nghyswllt
gwaith rheoli cyllidebol a hynny’n peri cymaint o bryder
i’r Pwyllgor fel bod hwnnw wedi penderfynu y buasai’n
briodol i swyddog perthnasol o Ganolfan Byron a’r Deilydd
Portffolio Gwasanaethau Cymdeithasol fynychu cyfarfod o’r
Pwyllgor Archwilio i egluro’r sefyllfa. Yn yr un modd
gyda’r Cyfrifon Rhoddion a Dros Dro teimlai’r aelodau y
dylai’r Cyfarwyddwr Corfforaethol Dros Dro (Tai a
Gwasanaethau Cymdeithasol) fynychu’r Pwyllgor Archwilio i
egluro’r sefyllfa yng nghyswllt y cronfeydd Rhoddion ac
egluro yn arbennig pam na wyddai’r Gwasanaethau
Cymdeithasol am fodolaeth un gronfa. Er bod yr Aelodau yn
ymwybodol nad oedd y symiau yn rhai mawrion roedd y gwendidau a
nodwyd, fodd bynnag, yn dangos bod y drefn yn y swyddfa wedi torri
i lawr.
|
|
|
|
Yma nododd y Cyfarwyddwr
Corfforaethol Cyllid bod yr adroddiadau uchod yn dwyn sylw at
eithriadau ac nid ydynt mewn unrhyw fodd yn adlewyrchu’r
sefyllfa’n gyffredinol yn y Cyngor. Pam fo’r
Pwyllgor yn derbyn adroddiad sicrwydd cyfyngedig ar wasanaeth
awgrymodd y gallai fod yn briodol gofyn i’r Rheolwyr
perthnasol fynychu’r Pwyllgor Archwilio i egluro’r
sefyllfa a rhoddi rhybudd priodol iddynt o’r gwahoddiad.
Er nad oes raid galw ar swyddogion i egluro gwendidau y
dygodd y gwaith archwilio sylw atynt a hynny’n arwain at farn
sicrwydd cyfyngedig roedd hynny yn briodol, o bosib, yn achos
Canolfan Byron - yn enwedig o gofio nad yw’r Ganolfan hon
wedi gweithredu’n llawn ar argymhellion a wnaed gan yr Adain
Archwilio Mewnol yn y gorffennol.
|
|
|
|
Penderfynwyd
-
|
|
|
|
Ÿ
|
Derbyn yr adroddiad ar Gynnydd Archwilio Mewnol dros
y cyfnod 1 Rhagfyr, 2009 hyd at 31 Mawrth, 2010 a nodi ei
gynnwys.
|
|
|
Ÿ
|
Gofyn i Gyfarwyddwr Corfforaethol Dros Dro (Tai a
Gwasanaethau Cymdeithasol) a’r Deilydd Portffolio
Gwasanaethau Cymdeithasol (a swyddog priodol o Ganolfan Byron)
fynychu’r Pwyllgor Archwilio i egluro’r sefyllfa yng
nghyswllt y gwendidau a ganfuwyd ar ôl archwilio:
|
|
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Cronfeydd Rhoddion y Gwasanaethau
Cymdeithasol
|
|
|
|
|
6.4
Er gwybodaeth cyflwynwyd i’r Pwyllgor
adroddiad ar gasgliadau dau arolwg a gynhaliwyd ar weinyddiaeth y
Grantiau Tai Gweigion a Gwella Trefi. Yn y ddau arolwg
canfuwyd meysydd lle roedd y fframwaith rheoli mewnol yn wan a
chyflwynwyd argymhellion yn yr adroddiadau Terfynol i
gryfhau’r rheolau mewnol yng nghyswllt gweinyddiaeth y
Grantiau gan y Cyngor. Roedd y Rheolwyr wedi derbyn yr
argymhellion ac yn cymryd camau i weithredu arnynt. Yn achos
y Cynllun Grantiau Gwella Trefi roedd gweinyddiaeth y cynllun wedi
newid yn sylweddol a chynhelir arolwg arall ar y trefniadau newydd
yng Nghynllun Gwaith Archwilio Mewnol 2010/11.
|
|
|
|
Penderfynwyd derbyn
yr adroddiad a nodi ei gynnwys.
|
|
|
|
|
|
|
|
Rhoes Mr James Quance, PWC
y wybodaeth ddiweddaraf i’r aelodau am y gwaith Archwilio
Allanol fel a ganlyn -
|
|
|
|
Ÿ
|
Archwilio Cyfrifon - dechreuwyd ar y broses gynllunio yng
nghyswllt y flwyddyn ariannol sydd newydd ddod i ben trwy gael
cyfarfodydd gyda’r uwch reolwyr i benderfynu pa faterion
allai gael effaith ar gyfrifon gyda golwg ar gyflwyno Cynllun
Archwilio i’r cyfarfod nesaf. Oherwydd newidiadau
i’r trefniadau bydd y Cynllun yn gynllun archwilio yn unig
gan yr Archwilwyr allanol - ni fydd yn gynllun rheoliadol a
baratoir ar y cyd gyda Swyddfa Archwilio Cymru.
|
|
|
Ÿ
|
Mae’r gwaith bron wedi’i gwblhau ar Archwilio
Grantiau y flwyddyn a ddaeth i ben ym Mawrth 2009. Roedd
corff allanol yn archwilio Cymunedau’n Gyntaf a hefyd bu
cynnydd sylweddol yn y gwaith archwilio allanol yng nghyswllt
archwilio hawliadau grantiau Cymunedau’n Gyntaf. Ond
mae’r gwaith hwnnw’n dod i ben wrth i’r gwaith
gael ei gwblhau ar y pentwr cymharol o waith oedd wedi
cronni.
|
|
|
Ÿ
|
Archwilio Perfformiad - wrth i ni gyrraedd cyfnod o
drawsnewid mae’r gwaith hwn wedi mynd yn fwy cymhleth.
Bydd gwaith perfformiad y dyfodol yn cael ei wneud dan y
Mesur Llywodraeth Leol ond mae rhan o Gynllun Archwilio y flwyddyn
cynt y bydd raid ei chwblhau cyn y gall yr Archwilwyr Allanol
weithredu’n llawn ar eu cyfrifoldebau - yn enwedig gan fod
rhai unedau o waith wedi’u gohirio hyd nes cael
canlyniadau’r Arolygiad Llywodraethu Corfforaethol. Yn
ddiweddar cwblhawyd gwaith maes yng nghyswllt Llywodraethu
gwybodaeth ac mae’r canlyniadau yn cael eu cyflwyno i Uwch
Reolwyr a bydd adroddiad ar gael yn y man. Hefyd mae
rhywfaint o waith maes yn cael ei wneud ar Gynllunio Cyllidol tymor
canolig ac unwaith y bydd yr adroddiad hwn wedi’i gwblhau mae
modd ei gynnwys gyda’r adroddiadau hynny ar y casgliadau
gwerth am arian.
|
|
|
Ÿ
|
Mesur Llywodraeth Leol - cam cyntaf y broses yw’r
Asesiad Corfforaethol a bwriedir cyflwyno adroddiad arno ym
Mehefin. Swyddfa Archwilio Cymru fydd yn arwain a chyfraniad
gan yr Archwilwyr Allanol ac yn arbennig yng nghyswllt materion
adnoddau. Hwn fydd yr adroddiad mawr nesaf i’w gyflwyno
i’r Awdurdod o safbwynt rheoleiddio.
|
|
|
Ÿ
|
Materion eraill - y prif bwnc sy’n dal i gael sylw
yw’r gwaith ymchwil hir i’r grantiau adnewyddu y
cyfeiriwyd ato yn Adroddiad Cynnydd yr Adain Archwilio Mewnol.
Mae’r Archwilwyr Allanol hefyd yn rhan o hyn ac wedi
derbyn nifer sylweddol o lythyrau ac yn dal i dderbyn gohebiaeth
yng nghyswllt y mater. Bellach daeth yr amser i’r
Archwilwyr Allanol benderfynu a oes angen gwneud rhagor o
ymchwiliadau. Mae’r gwaith hwnnw yr oedd modd i
Archwilwyr Mewnol ei wneud bron wedi’i gwblhau ac mae y
cwestiwn o gymryd rhagor o gamau yn fater i’r Archwilwyr
Allanol a Swyddfa Archwilio Cymru gan fod goblygiadau yma i
Lywodraeth y Cynulliad hefyd.
|
|
|
|
|
|
Roedd yr Aelodau yn pryderu ynghylch symud yr ymchwiliadau
grantiau adnewyddu i lefel uwch, ac yn arbennig felly oherwydd y
costau cysylltiedig. Roedd Mr James Quance yn cydnabod hynny
a nododd hefyd nad oedd yr Archwilwyr Allanol, hyd yma, wedi cynnal
ymchwiliadau ffurfiol a hynny oherwydd eu bod yn ymwybodol
o’r gwaith sylweddol yr oedd yr Adain Archwilio Mewnol yn ei
wneud yn y maes.
|
|
|
|
|
|
Fodd bynnag, mae’r Archwilwyr Mewnol wedi derbyn
gohebiaeth sylweddol ar y mater hwn ac yn gweithio’n galed i
gadw ar y blaen. Wrth benderfynu ar gael ymchwiliadau
ffurfiol llawn un o’r ystyriaethau pwysicaf fydd
costau’r gwaith hwnnw.
|
|
|
|
|
|
Penderfynwyd nodi’r datblygiadau yng nghyswllt
gwaith yr Archwilwyr Allanol fel a gyflwynwyd ar lafar a diolch i
Mr James Quance am y wybodaeth.
|
|
|
|
|
8
|
YMGYNGHORIAD AR YMESTYN PENODIAD YR ARCHWILIWR
ALLANOL
|
|
|
|
|
Nid oedd Mr James Quance,
PWC yn bresennol am y drafodaeth hon.
|
|
|
|
Cyflwynwyd gohebiaeth
dyddiedig 24 Mawrth, 2010 oddi wrth Swyddfa Archwilio Cymru (y
Swyddfa) yn rhoddi rhybudd o fwriad y Swyddfa honno i ymgynghori
gyda’r Awdurdod hwn ar ymestyn cyfnod penodiad
PricewaterhouseCoopers LLP fel archwiliwr allanol yr Awdurdod.
Roedd y llythyr yn gwadd sylwadau gan yr Awdurdod erbyn 9
Ebrill.
|
|
|
|
Eglurodd y Cyfarwyddwr
Corfforaethol Cyllid mai Swyddfa Archwilio Cymru sy’n
gyfrifol am benodi archwilwyr allanol i Awdurdodau Lleol ac er bod
y Swyddfa honno yn ymgynghori gyda’r Awdurdod ar y penodiad,
y Swyddfa ei hun sy’n gwneud y penderfyniad terfynol.
Yng nghyswllt y llythyr uchod roedd y Cyfarwyddwr yn siomedig
gyda natur arwynebol yr ymgynghoriad a hwnnw yn caniatáu
pythefnos yn unig i ymateb, a’r estyniad arfaethedig
i’r penodiad yn cael ei ddisgrifio fel estyniad am y dyfodol
rhagweladwy sydd yn amwys ac o ddim cymorth. Ar ôl cael
gair gyda’r Swyddfa roedd honno’n fodlon ymestyn y
cyfnod ymgynghori ac eglurodd hefyd mai blwyddyn neu ddwy oedd
ganddi dan sylw fel estyniad i benodiad PWC. Wedyn soniodd y
Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid bod yr Awdurdod, yn gyffredinol,
yn hapus gyda PWC ac nad oedd ganddo unrhyw gwynion mawr ynghylch
gwaith y cwmni na dull y cwmni o wneud y gwaith hwnnw. Hefyd,
buasai penodi archwilwyr allanol gwahanol ar hyn o bryd yn rhoddi
mwy o bwysau oherwydd bod y naill ochr a’r llall yn gorfod
addasu i systemau ei gilydd o weithio. Felly nid oedd yr un
gwrthwynebiad i estyniad tymor byr i benodiad PWC. Ond roedd
un mater yn creu anfodlonrwydd a hynny yw ffioedd uchel PWC ar
waith yng nghyswllt hawliadau grant. Felly roedd yn awgrymu y dylid
gyrru llythyr at y Swyddfa yn dweud nad oedd yna unrhyw
wrthwynebiad i estyniad tymor byr i benodiad PWC, ond bod yr
Awdurdod am i’r Swyddfa edrych ar ffioedd PWC am y gwaith
grantiau. Roedd yr Aelodau’n gytûn y dylid gyrru
llythyr at y Swyddfa yn nodi’r pethau hyn gan ychwanegu bod
angen dwyn sylw’r Swyddfa at bryderon y Pwyllgor hwn yng
nghyswllt y cyfnod ymgynghori byr.
|
|
|
|
Penderfynwyd y dylid
gyrru llythyr ymateb at Swyddfa Archwilio Cymru yn -
|
|
|
|
Ÿ
|
Cadarnhau nad oes unrhyw wrthwynebiad i estyniad
tymor byr i benodiad PWC fel archwiliwr allanol yr
Awdurdod.
|
|
|
Ÿ
|
Gofyn i Swyddfa Archwilio Cymru edrych ar ffioedd
uchel PWC am waith grantiau.
|
|
|
Ÿ
|
Mynegi pryderon y Pwyllgor Archwilio a’i siom
hefyd ynghylch y cyfnod ymgynghori byr.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Y
Cynghorydd R. Llewelyn Jones
|
|
Cadeirydd
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|