Meeting documents

Governance and Audit Committee
Wednesday, 4th March, 2009

PWYLLGOR ARCHWILIO

 

Cofnodion y cyfarfod arbennig a gynhaliwyd ar 4 Mawrth, 2009

 

YN BRESENNOL:

 

Y Cynghorydd C L Everett (Cadeirydd)

 

Y Cynghorwyr Keith Evans, Eric Jones, H Eifion Jones,

Thomas Jones, Peter Rogerts, John Penri Williams.  

 

 

 

WRTH LAW:

 

Rheolwr-gyfarwyddwr

Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol/Swyddog Monitro

Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid)

Cyfarwyddwr Corfforaethol (Addysg a Hamdden)

Cyfarwyddwr Corfforaethol (Yr Amgylchedd a Gwasanaethau Technegol)

Cyfarwyddwr Corfforaethol Dros Dro (Tai a Gwasanaethau Cymdeithasol)

Pennaeth Gwasanaeth (Polisi)

Pennaeth Gwasanaeth (Gwasanaethau Corfforaethol)

Rheolwr y Gwasanaethau Cyfreithiol

Swyddog Pwyllgor (ATH)

 

 

 

YMDDIHEURIADAU:

 

Y Cynghorwyr Jim Evans, Rhian Medi, Selwyn Williams.

 

 

 

HEFYD YN BRESENNOL:

 

Aelodau’r Pwyllgor Gwaith fel a ganlyn:  Y Cynghorwyr  P M Fowlie (Arweinydd), R G Parry OBE (Dirprwy Arweinydd),

E G Davies, Clive McGregor, Brian Owen, G O Parry MBE,

E Schofield.

Aelodau Eraill:  Y Cynghorwyr W J Chorlton, Trefor Lloyd Hughes, R Llewelyn Jones, G W Roberts OBE, Hefin W Thomas. Mr John Roberts (Swyddfa Archwilio Cymru)

 

Croesawodd y Cadeirydd bawb i’r cyfarfod arbennig hwn o’r Pwyllgor Archwilio ac er bod eitem ar yr agenda i ystyried gwahardd y wasg a’r cyhoedd o’r cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar eitem 3, sef ar Lythyr Blynyddol y Rheolwr Cydberthynas am 2007/08, roedd ef, fodd bynnag, yn credu y dylai’r cyfarfod fod yn gyhoeddus ac yn barhad i gasgliadau’r drafodaeth ar yr un dogfen yng nghyfarfod y Pwyllgor Archwilio ar 29 Ionawr, 2009 - pwyllgor a oedd drwyddo draw yn gyhoeddus. Dywedodd Rheolwr y Gwasanaethau Cyfreithiol ei fod dymuno annerch y Pwyllgor cyn penderfynu ar yr egwyddor o gau’r wasg a’r cyhoedd allan o’r cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar Eitem 3.  

 

1

DATGAN DIDDORDEB

 

Ni chafwyd yr un datganiad o ddiddordeb.

 

2

CAU’R WASG A’R CYHOEDD ALLAN 

 

Rhoddwyd sylw, dan Adran 100(A)(4) Deddf Llywodraeth Lleol 1972, i’r egwyddor o wahardd y wasg a’r cyhoedd o’r cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar yr eitem isod oherwydd y tebygrwydd y câi gwybodaeth eithriedig ei datgelu fel y diffinnir honno ym mharagraffau 12 ac 13 Rhestr 12A y Ddeddf uchod ac fel y’i diffinnir hefyd yn y Prawf Budd y Cyhoedd sydd ynghlwm.

 

Gan y Cynghorydd Thomas Jones cafwyd cynnig i beidio gwahardd y wasg a’r cyhoedd o’r cyfarfod am y drafodaeth ar eitem 3.

 

Rhoes Rheolwr y Gwasanaethau Cyfreithiol gyngor cryf i’r Pwyllgor wneud penderfyniad i wahardd y wasg a’r cyhoedd o’r drafodaeth uchod os mai bwriad y cyfarfod, yng nghyswllt eitem 3 ar y rhaglen, oedd parhau gyda’r drafodaeth yn y cywair hwnnw a fwriadwyd yn y cyfarfodydd anffurfiol arfaethedig gyda’r Tîm Rheoli a’r Pwyllgor Gwaith yn ôl y penderfyniad a wnaed yng nghyfarfod y Pwyllgor Archwilio ar 29 Ionawr.  Roedd y Prawf Budd y Cyhoedd ynghlwm wrth y dogfennau dan eitem 3 yn nodi bod paragraffau 12 a 13 Rhestr 12A yn rhai perthnasol wrth ystyried cynnal y cyfarfod yn breifat ai peidio, ac mae ynddynt wybodaeth am unigolyn penodol (Paragraff 12) a gwybodaeth hefyd sy’n debyg o ddatgelu pwy yw’r unigolyn (Paragraff 13).  Roedd cwestiynau ac atebion i gwestiynau yng nghyswllt materion yn ymwneud â llywodraeth gorfforaethol, fel y cawsant eu hamlinellu yn Llythyr y Rheolwr Cydberthynas, yn debygol o arwain at y materion a ganlyn -
 

 
 

Ÿ

datgelu gwybodaeth ynghylch unigolion;
 

Ÿ

datgelu pwy yw’r unigolion;
 

Ÿ

datgelu o bosib wybodaeth yng nghyswllt manylion personol dan y Ddeddf Diogelu Data - peth na ddylid ei gyhoeddi’n gyhoeddus, a
 

Ÿ

datgelu o bosib wybodaeth sy’n gyfrinachol.
 

 
 

At hyn, roedd gan y Cyngor Sir fel cyflogwr gyfrifoldeb cyfreithiol i’r rhai a gyflogai fel swyddogion, ac os oedd y Pwyllgor yn dymuno iddynt fod yn rhan o unrhyw broses sy’n cyffwrdd ac yn ymwneud â’u cyfrifoldebau fel swyddogion yna mae’r swyddogion hynny â’r hawl i ofyn am gynnal y broses honno’n gyfrinachol.  Hefyd roedd angen i’r aelodau fod yn ymwybodol o ddau bwynt ymarferol yn codi o’r mater hwn - yn ei gyfarfod ar 29 Ionawr, 2009, penderfynodd y Pwyllgor y dylai ei aelodau gyfarfod yn anffurfiol, h.y. yn breifat gyda’r Tîm Rheoli a’r Pwyllgor Gwaith mewn dwy sesiwn ar wahân a thybiai ef fod rhesymau dilys pam y daeth i’r penderfyniad hwnnw ac efallai bod y rhesymau hynny yn cynnwys y rhai hynny y cyfeirir atynt uchod.  Roedd yn tybio bod y rhesymau yn dal i sefyll ac yn ystyriaeth wrth benderfynu a ydyw am wahardd y cyhoedd ai peidio o’r cyfarfod pan fo Eitem 3 yn cael ei drafod.  Hefyd rhaid oedd cofio bod unigolion yn tueddu, yn naturiol, i fod yn fwy agored a phlaen mewn sesiwn gaeëdig na fel arall pan fo’r wasg a’r cyhoedd yn bresennol.  Am yr holl resymau hyn, felly, roedd yn cynghorir Pwyllgor i gynnal y drafodaeth dan Eitem 3 yn breifat.
 

 
 

Yn y cyswllt hwn gofynnodd y Cynghorydd Thomas Jones beth oedd y gwahaniaeth rhwng “ffurfiol” ac “anffurfiol”.
 

 
 

Mewn ymateb dywedodd Rheolwr y Gwasanaethau Cyfreithiol bod Pwyllgor ffurfiol yn un a gynhelir dan gyfraith ac yn agored i’r cyhoedd ei fynychu oni ddywedir yn benodol fel arall.  Y bwriad, ar ôl Pwyllgor Archwilio 29 Ionawr, oedd i Aelodau’r Pwyllgor Archwilio gyfarfod yn anffurfiol gyda’r Tîm Rheoli a’r Pwyllgor Gwaith, h.y. nid cyfarfod ffurfiol o’r Pwyllgor dan Ddeddf Llywodraeth Leol 1972. Mewn ymateb i gwestiwn arall gan y Cynghorydd Thomas Jones cadarnhaodd Rheolwr y Gwasanaethau Cyfreithiol na fuasai cyfarfod o’r fath yn gyfarfod ffurfiol o’r Pwyllgor Archwilio ac felly ni fuasai ganddo y pwerau hynny sydd gan y Pwyllgor Archwilio pan fo hwnnw’n cyfarfod yn ffurfiol.
 

 
 

Wedyn cafwyd sylw gan y Cynghorydd Thomas Jones bod cyfarfod o’r fath, felly, yn un o statws is.  Aeth ymlaen i sôn bod y Pwyllgor Archwilio, fe gredai, dan ei benderfyniad yng nghyfarfod 29 Ionawr wedi crwydro oddi wrth ei faes gwaith fel y diffinnir hwnnw yng Nghyfansoddiad y Cyngor ac o’r herwydd roedd ar dir ansicr.  Mae Paragraff 3.4.8.6 Cyfansoddiad y Cyngor yn rhoddi’r awdurdod i’r Pwyllgor Archwilio fynnu bod unrhyw aelod o’r Pwyllgor Gwaith, Pennaeth y Gwasanaeth Tâl a/neu unrhyw Brif Swyddog yn ymddangos ger ei fron i egluro unrhyw fater sy’n rhan o’i gylch gwaith  - cydymffurfio neu beidio gyda gweithdrefnau’r Cyngor; cydymffurfio neu beidio gyda safonau llywodraeth gorfforaethol sefydlog ac egluro i ba raddau y mae risg wedi cael sylw. Nid yw datrys gwrthdaro yn rhan o gylch gorchwyl y Pwyllgor Archwilio.
 

 
 

Wrth egluro penderfyniad y Pwyllgor Archwilio wedi i hwnnw ystyried y Llythyr Blynyddol yn ei gyfarfod 29 Ionawr, 2009, dywedodd y Cadeirydd mai’r ffordd orau ymlaen oedd cael cyfarfod anffurfiol gyda’r partïon perthnasol i geisio sefydlu beth oedd ffynhonnell yr anawsterau yn y berthynas rhwng y ddwy ochr, sef anawsterau y cyfeiriodd yr Archwiliwr atynt yn ei Lythyr Blynyddol a symud ymlaen, a chafwyd cyngor bod cymryd y camau yma yn ffordd briodol o symud ymlaen.  Nid oedd yr un farn groes yng nghyfarfod 29 Ionawr y Pwyllgor.  Trefnwyd cyfarfodydd gyda’r Pwyllgor Gwaith a’r Tîm Rheoli ond ni ddaeth dim ohonynt.  Cafwyd ar ddeall nad oedd yr un rhwystr cyfreithiol i Aelodau’r Pwyllgor Archwilio gyfarfod yn anffurfiol gyda’r ddwy ochr ac yn wir cafwyd cefnogaeth i’r dull hwn gan y Rheolwr Cydberthynas.  Soniodd y Cadeirydd iddo gael gwybod, ar ôl trefnu’r cyfarfod gyda’r Pwyllgor Gwaith, a hynny gan Arweinydd y Cyngor trwy e-bost (neges a ryddhawyd i holl Aelodau’r Cyngor ynghyd ag ymateb Alan Morris, Swyddfa Archwilio Cymru i gynnwys neges e-bost yr Arweinydd yn egluro sefyllfa Swyddfa Archwilio Cymru) na fuasai Aelodau’r Pwyllgor Gwaith yn mynychu a rhoddwyd rhesymau am hynny.  Ni symudwyd ymlaen gyda’r cyfarfod arfaethedig arall gyda’r Tîm Rheoli gan fod yr aelodau hynny o’r Pwyllgor Gwaith oedd hefyd yn aelodau o’r Grwp Gwleidyddol Annibynwyr Gwreiddiol a Phlaid Cymru wedi rhoddi arwydd na fuasent yn mynychu’r cyfryw gyfarfod.  Yr unig opsiwn iddo fel Cadeirydd y  Pwyllgor Archwilio oedd galw cyfarfod arbennig o’r Pwyllgor a than ddarpariaethau Paragraff 3.4.8.1.6 y Cyfansoddiad, fynnu bod holl aelodau’r Pwyllgor Gwaith a’r Tîm Rheoli Corfforaethol yn mynychu.
 

 
 

Aeth y Cadeirydd ymlaen i sôn am ddatganiad i’r wasg lle dywedodd Arweinydd y Cyngor bod y penderfyniad i beidio â bod yn rhan o’r cyfarfod gydag aelodau’r Pwyllgor Archwilio wedi ei wneud ar ôl derbyn cyngor y Dirprwy Swyddog Monitro.  Yn y cyfamser roedd y Dirprwy Swyddog Monitro wedi gwadu rhoddi’r fath gyngor.  Cyhoeddodd y Cadeirydd ei fwriad i ryddhau i holl aelodau’r Cyngor, a hynny er mwyn bod yn agored ac yn dryloyw, gopi o’r llythyr a roes y Dirprwy Swyddog Monitro i’r Arweinydd dyddiedig 2 Mawrth, 2009, lle mae’r Dirprwy Swyddog Monitro yn egluro ei sefyllfa yng nghyswllt natur y cyngor a roddwyd.  Hefyd bwriadai ryddhau, yn yr un ffordd, gopi o lythyr dyddiedig 22 Rhagfyr 2008 gan aelod o’r Pwyllgor Gwaith, y Cynghorydd Clive McGregor i’r Rheolwr-gyfarwyddwr yng nghyswllt fersiwn ddrafft o Lythyr Blynyddol PWC, a hefyd yng nghyswllt Craigwen a materion llywodraeth gorfforaethol eraill a rhyddhau hefyd ymateb y Rheolwr-gyfarwyddwr dyddiedig 27 Ionawr, 2009 i’r llythyr cynt - pethau yr oedd, fel Cadeirydd y
 

Pwyllgor Archwilio, wedi’u derbyn ddydd Llun, ac yntau wedyn wedi eu rhyddhau’n syth i aelodau’r Pwyllgor Archwilio.  Soniodd y Cadeirydd ei fod wedi gwasanaethu ar y Pwyllgor Adolygu yn ystod yr ymchwiliadau i faterion y Cyngor a dull rhedeg y Cyngor gan gynnwys bwlio gan aelodau’r Cyngor a swyddogion y Cyngor - ymchwiliad yn nwylo Michael Farmer, QC, yn ôl yn 1998.  Roedd am ystyried eto’r adroddiadau a ddaeth o’r ymchwiliadau hynny.  Teimlai, oherwydd y problemau presennol, y buasai’n eithaf peth i’r Cyngor yn gyffredinol atgoffa’i hun o’r materion a gododd y pryd hwnnw ac ystyried hefyd y gwaith sylweddol a wnaed yr adeg honno i geisio datrys pethau.
 

 
 

Yng nghyswllt cyfarfod heddiw o’r Pwyllgor Archwilio, ei fwriad oedd cynnal y trafodaethau cychwynnol gydag aelodau’r Pwyllgor Gwaith, pryd y gofynnir i aelodau’r Tîm Rheoli Corfforaethol adael, ac yna symud ymlaen i gael trafodaethau gyda’r Tîm Rheoli ac aelodau’r Pwyllgor Gwaith yn gadael.  Rhoddid cyfle i’r ddwy ochr gynnal y trafodaethau yn breifat.
 

 
 

Er bod y Cynghorydd Eric Jones yn derbyn y sylwadau a gyflwynwyd gan Reolwr y Gwasanaethau Cyfreithiol credai hefyd, pe câi y wasg a’r cyhoedd aros yn y cyfarfod tan y diwedd, yna ceid adroddiadau teg a chywir ar y trafodaethau yn y wasg leol.  Felly y teimlai’r Cynghorydd Thomas Jones hefyd gan grybwyll na fuasai’n hapus i’r Pwyllgor drafod y tu ôl i ddrysau caeëdig, a phwysleisiodd ei fod yn awyddus iawn i’r wasg dderbyn gwybodaeth lawn am y drafodaeth.  Ar y mater hwn eiliodd y Cynghorydd Eric Jones y Cynghorydd Thomas Jones a nododd ef hefyd nad oedd yn atebol i neb am beth bynnag a wnâi ac a ddywedai a’i fod yn gallu dod i’w gasgliadau ei hun.
 

 
 

Adroddodd y Cadeirydd eto beth oedd ei fwriadau ynghylch y cyfarfod heddiw a gofynnodd i Reolwr y Gwasanaethau Cyfreithiol a oedd yna unrhyw reswm pam na fedrai’r Pwyllgor symud ymlaen fel a awgrymwyd uchod.  Atgoffwyd y Pwyllgor gan Reolwr y Gwasanaethau Cyfreithiol mai ei gyngor ef oedd y dylai’r holl eitemau hynny gael eu trafod ar ôl gwahardd y wasg a’r cyhoedd a hynny am y rhesymau oedd eisoes wedi’u cyflwyno.  Fodd bynnag, roedd yn gwerthfawrogi’r pwynt a wnaed gan aelodau yng nghyswllt bod yn agored, ond nododd bod ymchwiliadau ffurfiol i  lywodraeth gorfforaethol ar y gweill a phriodol oedd gofyn - pa fudd oedd i’r naill ochr a’r llall gynnal y drafodaeth yn gyhoeddus ar faterion a fydd o bosib yn dystiolaeth fel rhan o’r ymchwiliadau? Hefyd roedd yn pryderu bod y Cyngor yn gwneud cam ag ef ei hun wrth fwrw ymlaen yn gyhoeddus.
 

 
 

Soniodd y Cynghorydd Keith Evans bod gwaith wedi’i wneud ar geisio datrys y mater hwn y tu mewn i’r Cyngor ac er ei fod, yn gyffredinol, o blaid bod yn agored roedd ganddo amheuon ai symud ymlaen yn gyhoeddus oedd y ffordd orau o ddelio gyda’r mater.  Credai ef bod modd cyflawni’r nod yn well petai’r Pwyllgor yn cyfarfod yn breifat.
 

 
 

Er bod y Cynghorydd H Eifion Jones yn cytuno gyda’r hyn a ddywedwyd gan y  Cynghorydd Keith Evans teimlai, fodd bynnag, y dylid gwneud cymaint ag y bo’n bosib yn gyhoeddus gan fod hwn, wedi’r cyfan, yn bwyllgor ffurfiol.  Petai unrhyw aelod o’r Tîm Rheoli neu o’r Pwyllgor Gwaith yn teimlo, unrhyw adeg, eu bod yn anghyffyrddus gyda chyfeiriad a natur y drafodaeth yna roedd perffaith ryddid i ofyn i’r Pwyllgor fynd i sesiwn breifat.  
 

Wrth geisio cau pen y mwdwl ar y rhan hon o’r drafodaeth, cynigiodd y Cadeirydd y dylid symud ymlaen yn agored gyda’r amod mai mater i’r unigolyn oedd dweud yn glir, adeg gofyn cwestiwn, a oedd ef/hi yn dymuno ateb y cwestiwn hwnnw.  Wedi’r cwbl fe gafodd Llythyr yr Archwiliwr ei drafod yn gyhoeddus yn y cyfarfod ar 29 Ionawr, 2009.
 

 
 

Roedd y Pwyllgor yn gefnogol i’r cyngor uchod a gwnaeth y Cynghorydd Eric Jones y pwynt - pe câi’r ohebiaeth a grybwyllwyd gan y Cadeirydd ei gwneud yn gyhoeddus yna hefyd y dylai’r dogfennau yng nghyswllt gwerthu ty Craigwen hefyd fod yn gyhoeddus.
 

 
 

Felly penderfynwyd peidio â gwahardd y wasg a’r cyhoedd o’r cyfarfod ar y pwynt hwn a symud ymlaen gyda’r drafodaeth ar y ddealltwriaeth bod unrhyw unigolyn yn gallu dweud, unrhyw adeg yn ystod y cyfarfod, a ydyw ef neu hi yn medru ateb cwestiwn neu bod unrhyw un yn medru datgan diddordeb a/neu ofyn i’r Pwyllgor fynd i sesiwn breifat unrhyw bryd.
 

 
 

Dyma pryd yr anerchodd Arweinydd y Cyngor y Pwyllgor a dweud iddo ddilyn y drafodaeth a’r cyngor a roddwyd yn ofalus iawn a’i fod yn ymwybodol bod y Pwyllgor Gwaith wedi gweld peth gohebiaeth yn dilyn y cyfarfod gwreiddiol hwnnw pryd y trafodwyd y Llythyr Archwilio ar 29 Ionawr, 2009.  Credai ef bod materion cyfrinachol a phreifat yn yr ohebiaeth a grybwyllwyd ac felly roedd ef a’i gyd-aelodau o’r Pwyllgor Gwaith yn gadael y cyfarfod hwn o’r Pwyllgor Archwilio.  
 

 
 

Er mwyn yr aelodau o’r Pwyllgor Gwaith, a chyn iddynt adael y cyfarfod, pwysleisiodd y Cadeirydd y buasai’r Pwyllgor yn trafod gyda’r Tîm Rheoli gynnwys yr ohebiaeth honno y cyfeiriwyd ati, ac y buasai ef fel Cadeirydd yn gwneud yr ohebiaeth yn gyhoeddus a hynny oherwydd ei fod ar y naill law yn credu bod hwn yn fater o fudd i’r cyhoedd a hefyd, ar y llaw, yn dymuno bod yn agored ac yn dryloyw.
 

 
 

Gofynnodd y Cynghorydd G O Parry, MBE am gadarnhad ynghylch a oedd y cyngor a roddwyd gan y Dirprwy Swyddog Monitro yn mynd i gael ei gofnodi.
 

 
 

Cadarnhaodd y Cadeirydd y câi ei gofnodi.
 

 
 

Dyma pryd y gadawodd yr aelodau hynny o’r Pwyllgor Gwaith oedd yn bresennol y cyfarfod.
 

 
 

3

LLYTHYR BLYNYDDOL Y RHEOLWR CYDBERTHYNAS
 

 
 

Ystyriwyd Llythyr Blynyddol y Rheolwr Cydberthynas ac yn benodol y rhannau hynny oedd yn delio gyda materion llywodraeth gorfforaethol yn y Cyngor.
 

 
 

Dyma pryd y dywedodd y Rheolwr-gyfarwyddwr ei fod ef a’r Tîm Rheoli yn croesawu’r cyfle i gael trafodaeth gyda’r Pwyllgor Archwilio.  Soniodd ei fod yn parchu’r cyngor a roddwyd gan y Dirprwy Swyddog Monitro - h.y. petai’r drafodaeth yn cyffwrdd â materion perthnasol yng nghyswllt dyletswyddau contractau swyddogion wedyn efallai y buasai’n rhaid gofyn i’r Pwyllgor fynd i sesiwn breifat.
 

      
 

      
 

      
 

      
 

      
 

     Atgoffwyd y Pwyllgor gan y Cadeirydd bod y sesiwn yn dal i fod yn un gyhoeddus a chyfeiriodd unwaith eto at yr ohebiaeth a fuasai’n ganolbwynt i drafodaeth y Pwyllgor gyda’r Tîm Rheoli yn y cyfarfod y bore hwn, sef llythyr oddi wrth y Dirprwy Swyddog Monitro i Arweinydd y Cyngor a’r llythyr gan aelod o’r Pwyllgor Gwaith, y Cynghorydd Clive McGregor.
 

      
 

     Gofynnodd y Cynghorydd Thomas Jones a oedd y llythyrau hyn y cyfeiriwyd atynt yn cynrychioli’r cyfan oll o’r ohebiaeth.
 

      
 

     Mewn ymateb dywedodd y Cadeirydd bod y cyfan yma hyd y gwyddai ac mai’r ddogfen berthnasol arall yn y cyd-destun oedd y Llythyr Blynyddol ac mai’r rhannau perthnasol o’r adroddiad hwnnw i’r drafodaeth hon oedd y cyfeiriad at y berthynas anodd rhwng rhai aelodau o’r Pwyllgor Gwaith a rhai aelodau o’r Tîm Rheoli a hefyd mater gwerthu y ty hwnnw o’r enw Craigwen.
 

      
 

     Unwaith yn rhagor holodd y Cynghorydd Eric Jones a oedd y dogfennau ar gael - y dogfennau yng nghyswllt prynu Craigwen ac awgrymodd bod y wybodaeth gerbron y Pwyllgor Archwilio yn anghyflawn.
 

      
 

     Atgoffwyd y Pwyllgor gan y Cadeirydd bod Archwilwyr Allanol yr Awdurdod wedi cynnal ymchwil i amgylchiadau prynu Craigwen a bod y casgliadau’n ymddangos yn glir iawn ym mharagraffau 16 i 22 y Llythyr Blynyddol.  Cafodd y casgliadau hyn eu derbyn gan y Pwyllgor Archwilio yn ei gyfarfod ar 29 Ionawr, 2009.  Yn ogystal cafwyd sylwadau gan y Cynghorydd H Eifion Jones bod y Pwyllgor Archwilio wedi’i alw heddiw i ofyn cwestiynau i’r Tîm Rheoli a’r Pwyllgor Gwaith gyda golwg ar symud ymlaen yn hytrach na mynd dros hen dir.  Os oedd rhai o aelodau’r Pwyllgor yn teimlo bod materion yng nghyswllt Craigwen yn dal i fod heb eu datrys yna gallent ofyn i’r Tîm Rheoli egluro’r mater iddynt a chyda’r nod o symud ymlaen yn hytrach nag ailgodi hen bethau.
 

      
 

     Dywedodd y Cynghorydd Keith Evans bod ganddo rywfaint o gydymdeimlad gyda’r pwynt a wnaed gan y Cynghorydd Eric Jones oherwydd iddo gael yr argraff bod y Pwyllgor Gwaith yn ceisio taro ar ateb i’r cwestiwn hwnnw a godwyd ar Dudalen 20 y Llythyr Blynyddol, sef yr anawsterau hynny a welodd yr Archwilwyr yn y berthynas rhwng rhai aelodau’r Pwyllgor Gwaith a rhai o’r uwch swyddogion - perthynas a oedd yn cael effaith andwyol ar y Cyngor.  Fodd bynnag, nid oedd gerbron y  Pwyllgor Archwilio heddiw unrhyw dystiolaeth ddibynadwy i gynnal y gosodiad moel uchod.  Wedyn soniodd y Cynghorydd Eric Jones unwaith yn rhagor bod gwybodaeth yn cael ei darparu’n fympwyol ac yn anghyflawn a hynny’n ychwanegu at anawsterau ceisio mynd i’r afael yn iawn â’r mater.  Yn dilyn cafwyd cyfnewid geiriau rhwng y Cadeirydd a’r Cynghorydd Eric Jones ynghylch datganiadau a wnaed i’r wasg ac yn arbennig pam bod y Pwyllgor Gwaith yn credu na fedrai fod yn rhan o’r sesiynau anffurfiol y gofynnodd y Pwyllgor Archwilio amdanynt.  Dywed y Pwyllgor Gwaith ei fod yn gweithredu ar gyngor a roddwyd gan y Dirprwy Swyddog Monitro ond bod y Dirprwy Swyddog Monitro hwnnw yn gwadu rhoddi cyngor o’r fath.  Ar yr adeg benodol hon dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Cyfreithiol/Dirprwy Swyddog Monitro bod y llythyr hwnnw a ysgrifennodd at Arweinydd y Cyngor dyddiedig 2 Mawrth 2009 yn adlewyrchu’r sefyllfa ar y pryd, ac eglurodd beth oedd ei rôl ef ei hun.
 

      
 

     Yma cododd y Cynghorydd H Eifion Jones fater o drefn oherwydd bod y Pwyllgor yn mynd dros dir oedd eisoes wedi cael sylw ac awgrymodd y dylid symud ymlaen gyda’r mater oedd gerbron.
 

      
 

     CWESTIYNAU I’R TÎM RHEOLI
 

      
 

Ÿ

Gofynnodd y Cynghorydd Keith Evans beth oedd dealltwriaeth y Tîm Rheoli o’r anawsterau yn y berthynas weithio rhwng rhai o’i aelodau a rhai o aelodau’r Pwyllgor Gwaith a gofynnodd pam fod swyddogion yn credu bod yr Archwilwyr wedi dod i gasgliad o’r fath?
 

 
 

Mewn ymateb dywedodd y Rheolwr-gyfarwyddwr nad oedd ef yn rhan o’r cyfweliadau a’r cyfarfodydd rhwng aelodau’r Pwyllgor Gwaith a’r Archwilwyr ac nad oedd wedi derbyn copi o’r llythyr gan y Pwyllgor Gwaith a gyflwynwyd i’r Archwilwyr mewn ymateb i fersiwn ddrafft o’r Llythyr Archwilio. Ni wyddai’r Tîm Rheoli ddim am y sylwadau a gyflwynwyd gan y Pwyllgor Gwaith i’r Archwilwyr yn y cyd-destun hwn ac o’r herwydd ni allai gyflwyno sylwadau nac ymateb iddynt.  Ond gallai ddweud am y berthynas bod honno yn rhagorol gyda’r rhan fwyaf o’r aelodau.  Ond ni fedrai ddweud rhagor mewn ymateb i gwestiwn yr aelod - roedd yr Archwilwyr o’r farn bod anawsterau yn y berthynas weithio rhwng rhai aelodau o’r Pwyllgor Gwaith a rhai aelodau o’r Tîm Rheoli a bod raid gofyn i’r Archwilwyr eu hunain sut y daethpwyd i’r casgliad hwn.  
 

 
 

Ÿ

Cyfeiriodd y Cynghorydd H Eifion Jones at sylwadau a wnaeth y Rheolwr-gyfarwyddwr i’r wasg pryd yr oedd wedi cyfeirio at rai anawsterau yn y berthynas rhwng y Tîm Rheoli a’r Pwyllgor Gwaith a gofynnodd i’r Rheolwr-gyfarwyddwr beth oedd ei ddirnadaeth ef o’r sefyllfa.  Hefyd deallai bod y Rheolwyr wedi cyflwyno llythyr i’r Archwilwyr a gofynnodd am gyflwyno copi o’r llythyr hwnnw i aelodau’r Pwyllgor Archwilio.  
 

 
 

Sylw’r Rheolwr-gyfarwyddwr oedd ei bod hi’n anodd manylu ar y mater heb fynd i faes dyfalu.  Dywedodd unwaith yn rhagor nad oedd gan y Tîm Rheoli unrhyw dystiolaeth ddibynadwy ynghylch y rheswm y tu cefn i gasgliad yr Archwilwyr fel yr oedd hwnnw yn ymddangos ar dudalen 20 y Llythyr Blynyddol ac yn ymwneud ag anawsterau yn y berthynas a hynny am na chafodd weld y llythyr a gyflwynwyd gan y Pwyllgor Gwaith i’r Archwilwyr.  Yng nghyswllt unrhyw ddeunydd a gyflwynwyd gan y Tîm Rheoli i’r Archwilwyr, yr unig beth a wna’r tîm yw cyflwyno sylwadau ar faterion ffeithiol o gywirdeb neu o wahaniaethau technegol mewn ymateb i adroddiadau’r Archwilwyr - dim mwy na hynny.  Hefyd, gan fod gweithio agos gyda’r Archwilwyr, roedd llawer iawn o’r drafodaeth yn digwydd mewn cyfarfodydd, nid ar bapur.
 

 
 

Ÿ

Holodd y Cynghorydd H Eifion Jones a oedd y Tîm Rheoli yn dal i deimlo bod prynu Craigwen yn dal i fod yn broblem a bod hynny wedi suro’r berthynas rhwng swyddogion ac aelodau o’r Pwyllgor Gwaith.  A oedd y Tîm Rheoli yn teimlo iddo gael ei dargedu mewn unrhyw ffordd neu ei fwlio?
 

 
 

Mewn ymateb i hyn dywedodd y Cadeirydd bod proses ffurfiol ar gael i ddelio gyda materion yng nghyswllt bwlio a bod y broses honno ar gael i holl swyddogion y Cyngor ei dilyn.  Dywedodd bod mater Craigwen wedi’i godi’n benodol gan Ddeilydd Portffolio, y Cynghorydd  Clive McGregor, yn ei lythyr dyddiedig 22 Rhagfyr, 2008 at y Rheolwr-gyfarwyddwr a bod y datganiadau yn y llythyr yn dangos yn glir iawn bod materion sy’n ymwneud â’r Graigwen wedi tanseilio’r ymddiriedaeth rhwng y Pwyllgor Gwaith a rhai aelodau o’r Tîm Rheoli.
 

 
 

Yma nododd y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol/Swyddog Monitro ei bod yn dymuno ateb cwestiwn y Cynghorydd H Eifion Jones ynghylch Craigwen mewn sesiwn gaeëdig.  Mewn ymateb dywedodd y Cadeirydd y buasai’r Pwyllgor yn gohirio ystyried y cwestiwn am y tro.
 

 
 

Ÿ

Cyfeiriodd y Cynghorydd Peter Rogers at gyfarfod Galw-i-mewn o’r Prif Bwyllgor Sgriwtini ar 25 Chwefror, 2009 pan alwyd i mewn y penderfyniad hwnnw a wnaeth y Pwyllgor Gwaith yn ei gyfarfod ar 9 Chwefror ynghylch arbedion effeithiolrwydd yn yr Adran Gyfreithiol.  Yng nghyswllt hwnnw credai’r Cynghorydd Rogers bod yr awyrgylch trymaidd yn y cyfarfod yn awgrymu bod rhywbeth o’i le yn y berthynas rhwng unigolion y tu mewn i’r Cyngor.  Ni fedrai ddeall pam bod y sefyllfa wedi dirywio i’r fath raddau.  
 

 
 

Ÿ

Cyfeiriodd y Cynghorydd J P Williams at y defnydd cyson a wnâi’r Archwilwyr o’r geiriau Saesneg “apparent” ac “appear” wrth ddelio gyda phwnc y berthynas a dywedodd bod yr hyn a ddywed yr Archwilwyr dan bwynt bwlet cyntaf paragraff 85 yn ddeilliant posib - ac nad oedd modd ei drin fel tystiolaeth.
 

 
 

Atgoffwyd y Pwyllgor gan y Cadeirydd bod gan y Pwyllgor bellach dystiolaeth bendant ar ffurf yr ohebiaeth rhwng y Cynghorydd Clive McGregor a’r Rheolwr-gyfarwyddwr.
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

Barnai’r Cynghorydd J P Williams bod cynnwys yr ohebiaeth yn fater difrifol ac oherwydd ei arwyddocâd roedd angen rhagor o amser i’w ystyried.  Ni chredai bod modd trafod y mater yn iawn yng nghyfarfod heddiw ac y dylid gohirio’r drafodaeth.  Ni fedrai deimlo’n gyfforddus yn yr ystyr ei fod yn ymwybodol nad oedd wedi cael gwybodaeth lawn am y mater ac ni wyddai’n iawn chwaith am y pethau na wyddai ddim amdanynt - buasai’n hapus petai’r llythyrau y cyfeirir atynt ddim yn destun trafodaeth heddiw hyd oni fydd aelodau wedi cael digon o amser i roi sylw iddynt.
 

 
 

Yn ei ymateb dywedodd y Cadeirydd i’r ohebiaeth gael ei rhannu ar y dydd pryd y derbyniodd y Cadeirydd yr ohebiaeth honno a chredai ef ei bod hi’n bwysig ystyried y mater heddiw oherwydd ei bod yn tystio i’r hyn a ganfu’r Archwilwyr, sef bod gwrthdaro rhwng y Pwyllgor Gwaith a’r Tîm Rheoli.  Roedd y Cynghorydd Clive McGregor yn cyfeirio’n benodol at Graigwen ac i’r diffyg ymddiriedaeth a ddaeth yn sgil y mater.  Gofynnodd a oedd y Rheolwr Cydberthynas wedi derbyn copi o lythyr y Cynghorydd Clive McGregor cyn cyhoeddi’r Llythyr Archwilio.
 

 
 

Wedyn cafwyd gair o gadarnhad gan y Rheolwr-gyfarwyddwr bod y Rheolwr Cydberthynas wedi derbyn y llythyr.
 

 
 

Y casgliad y daeth y Cadeirydd iddo oedd bod y llythyr hwn yn dangos bod gwrthdaro yng nghyswllt mater y Graigwen.  Hefyd cafwyd sylw gan y Cadeirydd bod y Rheolwr-gyfarwyddwr wedi ymateb i’r Cynghorydd McGregor mewn llythyr dyddiedig 27 Ionawr.  Gofynnodd a oedd y Rheolwr-gyfarwyddwr wedi derbyn ymateb i’r llythyr hwnnw - cadarnahodd y Rheolwr-gyfarwyddwr nad oedd.  Y sylw nesaf gan y Cadeirydd oedd bod y Cynghorydd McGregor wedi cael mis i herio ateb y Rheolwr-gyfarwyddwr.
 

 
 

Awgrymodd y Cynghorydd Thomas Jones bod gormod o sylw’n cael ei roddi i un ddogfen ar ffurf y Llythyr Archwilio.  Roedd y Rheolwr Cydberthynas wedi dweud yn glir iawn nad peth diweddar yw’r gwrthdaro ac nad oedd pethau wedi rhedeg yn llyfn yn y Cyngor ers tro byd.  Gan y Rheolwr-gyfarwyddwr cafwyd bod Llythyr Archwilio 2006/07 yn cyfeirio at wrthdaro rhwng aelodau ond mater hollol wahanol oedd hwnnw.
 

 
 

Dywedodd y Cadeirydd wrth yr aelodau iddo dderbyn ateb y Rheolwr Cydberthynas i gais o Bwyllgor Archwilio 29 Ionawr bod y Pwyllgor yn cael copïau o’r sylwadau ysgrifenedig a gyflwynwyd i’r Archwilwyr gan y Pwyllgor Gwaith a hefyd gan y Tîm Rheoli, ond ar ôl pendroni’n hir uwchben y mater y dywedodd y Rheolwr Cydberthynas iddo gael cyngor ar y mater a bod raid gwrthod y cais.  Ond p’run bynnag roedd y Cadeirydd, meddai ef, wedi gofyn am gyfarfod gyda’r Archwiliwr Cyffredinol pan fydd yn ymchwilio i’r Cyngor.  Wedyn cafwyd cyfnewid geiriau rhwng y Gadair a’r Cynghorydd J P Williams ynghylch llythyr y Cynghorydd McGregor a chan mai yn ddiweddar iawn y daeth hwn i sylw’r Pwyllgor a ddylai fod yn rhan o drafodaethau’r cyfarfod hwn?
 

 
 

Ÿ

Unwaith eto dywedodd y Cynghorydd H Eifion Jones bod y Pwyllgor yn mynd ar goll mewn manylion a hynny ddim o gymorth gwirioneddol i symud ymlaen gyda phethau.  Roedd yn rhaid i’r Pwyllgor gael trafodaeth fwy positif.  Cyfeiriodd at y gwrthdaro rhwng y Tîm Rheoli a’r Pwyllgor Gwaith a gofyn i’r Tîm Rheoli a oedd yn pryderu ynghylch effaith hynny ar wasanaethau’r Cyngor, sef methu â gweithio fel tîm.
 

 
 

Cytuno a wnaeth y Rheolwr-gyfarwyddwr bod gweithio fel tîm yn hanfodol a pheryg, pan fo gwrthdaro yn y berthynas, y bydd penderfyniadau anghywir o bosib yn cael eu gwneud.  Gall gwrthdaro fod yn rhwystr i wneud penderfyniadau da a dibynadwy.  
 

 
 

O ran gwrthdaro dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) bod gwrthdaro hefyd wedi digwydd rhwng swyddogion a’r Pwyllgor Gwaith blaenorol ond yn yr ystyr bod swyddogion yn gwybod yn lle roeddynt yn sefyll.  Rhaid cael rhyw fath o berthynas yn y lle cyntaf cyn bod gwrthdaro’n bosib.  
 

 
 

Yn ôl y Cynghorydd Thomas Jones roedd rhyw fath o wrthdaro yn anorfod ac yn rhan o reoli creadigol.  Y broblem yma yw bod pethau’n torri i lawr - nid gwrthdaro.
 

 
 

Gan gyfeirio at gyfarfod Galw-i-mewn y Prif Bwyllgor Sgriwtini dywedodd y Cynghorydd Peter Rogers bod y gwrthdaro a welodd yno yn ddrwg.  Os na all y Pwyllgor Archwilio symud ymlaen gyda’r mater hwn ac yn methu penderfynu beth sy’n digwydd yna bydd raid gadael pethau i’r Archwiliwr Cyffredinol.  Teimlai ef, gyda synnwyr cyffredin a’r arwyddion cynnar a gafwyd, y dylid bod wedi datrys pethau.
 

 
 

Dyma pryd y dywedodd y Cadeirydd, yn gwbl ddiamwys, y buasai’n rhyddhau i bob aelod o’r Cyngor, ac i’r cyhoedd, gopi o’r ohebiaeth rhwng y Dirprwy Swyddog Monitro ac Arweinydd y Cyngor yng nghyswllt y cyngor a roddwyd a chopi hefyd o’r ohebiaeth rhwng y Cynghorydd McGregor a’r Rheolwr-gyfarwyddwr oherwydd bod y llythyr hwn yn tystio’n glir bod y berthynas wedi torri i lawr y tu mewn i’r Cyngor.  Teimlai ef y dylai holl aelodau’r Cyngor a’r cyhoedd yn gyffredinol gael gwybod am gynnwys y llythyrau hyn.  Roedd y Pwyllgor Gwaith yn ceisio datrys y mater ond os ydyw hwnnw am ddatblygu yn bwnc gwleidyddol yna bydd y Pwyllgor, a’r gwaith y mae’n ceisio ei wneud, yn cael ei danseilio a’r goblygiadau pellgyrhaeddol yn gallu bod yn ddifrifol.
 

 
 

Soniodd y Cynghorydd Keith Evans am ei bryder pennaf - gwelai ef beth oedd y pen draw i’r broses o ran beth a allai ddigwydd i’r Awdurdod ac roedd hynny yn peri cryn bryder iddo.  Roedd yr etholwyr y mae’n eu cynrychioli angen cyswllt rhwng y materion hynny sydd o bwys iddynt a’r gwasanaethau y mae’r Cyngor yn eu darparu ac y buasai’n drueni i’r Cyngor ac i Ynys Môn petai ei ofnau yn cael eu sylweddoli.  Y peth pwysicaf iddo oedd sicrhau bod y Cyngor yn edrych tua’r dyfodol.
 

 
 

Yng nghyswllt y bwriad i rannu’r llythyr yr oedd ef wedi’i yrru at Arweinydd y Cyngor dywedodd Rheolwr y Gwasanaethau Cyfreithiol bod y cyfryw lythyr yn ymwneud â phwynt penodol a chyfyngedig ac ni chafodd ei ddrafftio, ac na ddylid ei ddarllen fel rhan o rywbeth mwy.
 

 
 

Er mwyn delio gyda’r cwestiynau ynghylch prynu Craigwen, sef cwestiynau yr oedd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol/Swyddog Monitro wedi dweud yr hoffai eu hateb yn breifat, penderfynwyd, dan Adran 100(A)(4) Deddf Llywodraeth Lleol 1972, gyrru’r wasg a’r cyhoedd o’r cyfarfod ar y pwynt hwn oherwydd bod y drafodaeth yn debygol o ymwneud â datgelu gwybodaeth eithriedig fel y diffinnir honno ym mharagraffau 12 ac 13 Rhestr 12A y Ddeddf ac yn y Prawf Budd y Cyhoedd oedd ynghlwm.
 

 
 

Gofynnodd y Cynghorydd H Eifion Jones unwaith eto y cwestiwn a oedd eisoes wedi’i ofyn sef a oedd y Tîm Rheoli yn teimlo bod mater Craigwen yn dal i fod yn bwnc a oedd wedi suro’r berthynas rhwng y Tîm a’r Pwyllgor Gwaith.
 

 
 

Aeth Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol/Swyddog Monitro yn ei blaen i egluro a dweud pam ei bod yn credu bod mater Craigwen yn dal i fod yn bwnc perthnasol a sôn sut, yn ei thyb hi, yr oedd wedi cael effaith ar y berthynas rhwng rhai aelodau o’r Pwyllgor Gwaith a rhai aelodau o’r Tîm Rheoli.
 

 
 

Dywedodd y Cadeirydd wedyn ei fod yn credu bod y Pwyllgor Archwilio wedi cael gwybod am y problemau pennaf rhwng aelodau’r Pwyllgor Gwaith ac aelodau’r Tîm Rheoli yn dilyn y cyfarfod y bore ‘ma er bod rhai aelodau wedi sôn nad oedd y dystiolaeth a roddwyd yn ddim ond rhan o’r corff o dystiolaeth ac mai’r Archwilwyr, o bosib, oedd yr unig bobl gyda’r holl dystiolaeth angenrheidiol i bwrpas dod i gasgliad cytbwys.  Roedd Craigwen yn cael ei gydnabod fel pwynt allweddol yng nghyswllt y berthynas rhwng rhai aelodau o’r Pwyllgor Gwaith a rhai aelodau o’r Tîm Rheoli ac awgrymwyd ei bod hi’n hwyr glas symud ymlaen.
 

 
 

Cyfeiriodd y Cynghorydd H Eifion Jones at lythyr y Rheolwr-gyfarwyddwr mewn ymateb i lythyr y Cynghorydd McGregor lle dywedir y buasai’r Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) yn ymateb i un pwynt penodol a gododd y Cynghorydd yn ei lythyr a gofynnodd y Cynghorydd H Eifion Jones am gopi o’r ymateb hwnnw.
 

 
 

 
 

Cafwyd y sylw gan y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) ei fod wedi rhagweld y cais hwn a’i fod, o’r herwydd, wedi paratoi copïau i aelodau’r Pwyllgor.  Nododd fod ei ymateb i’r Cynghorydd McGregor yn gyfrinachol ac ar y ddealltwriaeth honno yr oedd yn ei ryddhau i’r Pwyllgor Archwilio.  
 

 
 

Pe deuai i’r casgliad bod cynnwys yr ymateb o ddiddordeb i’r cyhoedd yna dywedodd y Cadeirydd y buasai’n ei gyhoeddi.  Wedyn cafwyd sylwadau gan y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) ei fod yn parchu hawl y Cadeirydd i ddod i’r casgliad hwn.  Ar ôl trafod y llythyr cafwyd cadarnhad gan y Cadeirydd y buasai’n ei rannu ynghyd â gohebiaeth arall a gyflwynwyd i’r Pwyllgor hwn.
 

 
 

Daeth y Cadeirydd â’r cyfarfod i ben trwy ddiolch i’r Pwyllgor ac i aelodau’r Tîm Rheoli a fu yno o’r cychwyn cyntaf.
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

Y Cynghorydd C L Everett
 

Cadeirydd