|
|
|
|
|
|
3
|
ADRODDIAD GWAITH - ARCHWILIO MEWNOL
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Cyflwynwyd - adroddiad gan y Pennaeth Gwasanaeth
(Archwilio Mewnol) ar waith yr Adain Archwilio Mewnol am y cyfnod o
1 Ebrill, 2003 i 31 Awst, 2003.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Dywedodd y Pennaeth Gwasanaeth (Archwilio Mewnol), yn
dilyn bid llwyddianus am gyllid, bod swydd y Dadansoddwr
Perfformiad wedi'i hychwanegu at sefydliad yr Uned Archwilio
Mewnol. Penodwyd i'r swydd a dechreuodd y swyddog yn ei
gwaith ar 1 Awst, 2003. Y dyletswyddau yw cynnal gwaith
archwilio ar systemau sydd yn cynhyrchu gwybodaeth rheoli
perfformiad, hefyd bydd yn gwirio cywirdeb dangosyddion perfformio
statudol a lleol ac yn cynnig cymorth i'r tîm Perfformio
Corfforaethol ac i'r Adrannau sefydlu systemau i gasglu a
chynhyrchu gwybodaeth rheoli perfformiad. Eisoes mae'r
Swyddog wedi dechrau gweithio ar ddadansoddiad risg yng nghyswllt
systemau rheoli perfformiad a defnyddir y wybodaeth fel sylfaen i
raglen archwilio yng nghyswllt gwaith rheoli
perfformiad.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Yn ychwanegol at y gwaith archwilio cynlluniedig
derbyniwyd 12 o gontractau cyfalaf yn yr Adain Archwilio rhwng 5
Mai 2003 a 31 Awst 2003.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Nododd y Pennaeth Gwasanaeth bod crynodebau gweithredol i
bob un o'r 13 adroddiad a gyhoeddwyd rhwng 5 Mai 2003 a 31 Awst
2003 ynghlwm wrth yr adroddiad. Yn unol â
phenderfyniad blaenorol y Pwyllgor Archwilio, rhoddwyd adroddiad
llawn ar Gynllun Byw'n Annibynnol Ucheldre, maes a gafodd raddfa
'E', i Aelodau'r Pwyllgor hwn fel dogfennau ar wahân.
Eglurodd y Pennaeth Gwasanaeth mai amcan y gwaith archwilio
hwn oedd asesu trefniadau a dulliau rheoli sy'n bod y tu mewn i'r
cynllun i sicrhau bod asedion cyllidol y cleientau ac asedion
eraill a fo ganddynt a rhai'r awdurdod yn cael eu diogelu.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Dywedodd y Pennaeth Gwasanaeth (Gwasanaethau Cymdeithasol)
bod yr Adran yn gweithredu ar argymhellion yr adroddiad.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ychwanegodd y Pennaeth Gwasanaeth (Archwilio Mewnol) bod
raid i'r Adain Archwilio Mewnol, yn ystod y flwyddyn, wneud gwaith
ar faterion sy'n dod i'r fei yn ystod y gwaith archwilio
rhaglenedig neu ar faterion y mae adrannau eraill yn eu dwyn i'w
sylw. Fel yr adroddwyd yn y Pwyllgor diwethaf, cynhaliwyd
ymchwiliad i anghysondebau o ran casglu a bancio incwm prydau ysgol
yn un o Ysgolion Cynradd y Cyngor. Yn unol â Rheolau
Gweithdrefn Ariannol y Cyngor roedd y mater wedi'i gyfeirio i'r
Heddlu am ragor o ymchwiliadau a bydd adroddiad yn cael ei gyflwyno
i'r Pwyllgor unwaith y bydd canlyniad yr ymchwiliadau hynny yn
hysbys.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Yn ychwanegol at y problemau y daethpwyd o hyd iddynt
gyda'r Cynllun Camerâu Goruchwylio Cymunedau'n Gyntaf, nodwyd
problemau hefyd o ran gweinyddu Grantiau Diogelwch Cymunedol eraill
a roddwyd i'r Cyngor yn 2001 a 2002. Roedd archwiliad
yn cael ei gynnal a buasai canlyniadau'r archwiliad hwnnw yn
cael eu cyflwyno i'r Pwyllgor Archwilio unwaith y bydd yr ymchwil
wedi'i gwblhau.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ym mis mis Gorffennaf 2003, cafodd incwm ei ddwyn o un o
sefydliadau'r Cyngor. Cyfeiriwyd y mater yn brydlon i'r
Heddlu ac mae'r ymchwiliadau yn parhau. Roedd yr Adran
dan sylw wedi cymryd camau, yn seiliedig ar gyngor a roddwyd gan yr
Adain Archwilio Mewnol, i wella trefniadau rheoli mewnol ac i
rwystro'r fath beth rhag digwydd eto yn y dyfodol. Rhoddwyd
gwybod i Yswirwyr y Cyngor fel y gall y Cyngor, os bydd angen,
gyflwyno hawliad am unrhyw incwm a gollwyd. Bydd adroddiad ar
ganfyddiadau ymchwiliadau'r Heddlu yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor
pan fydd wedi'i gwblhau.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Mae Adran wedi cyfeirio cais am gyllid i'r Adain Archwilio
Mewnol ymchwilio iddo. Mae'r archwiliad yn ceisio sefydlu a yw'r
ymgeisydd wedi camddatgan incwm ac wedi cyflwyno dogfennau ffug i
gefnogi'r cais er mwyn cael cyllid na fyddai, fel arall, wedi bod
â hawl iddo. Mae'r archwiliad yn parhau a chyflwynir
adroddiad ar y canfyddiadau i'r Pwyllgor Archwilio.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Nododd y Pennaeth Gwasanaeth bod gwaith yn cael ei wneud
ar gais Adrannau ac fel arfer yn cyfateb i gyngor ar reolau
cyllidol, ar y rheolau sefydlog i gontractau ac ar drefniadau
tendro, ac ar y rheolau mewnol sy'n angenrheidiol i systemau newydd
neu yn ymwneud â thrafodaethau i newid systemau. Yn
achos y rhan fwyaf o'r gwaith ni pharatoir adroddiad a gallai'r
gwaith mewn gwirionedd fod cyn lleied â ½ awr.
Dyma'r meysydd y rhoddwyd sylw iddynt rhwng 5 Mai a 31 Awst
2003 :-
|
|
|
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Cynnal asesiad ariannol o dendrwyr ar gyfer
contractau.
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Rhoi cyngor ar drefniadau tendro ar gyfer amryfal
gontractau.
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Rhoi cyngor cyffredinol ar nifer o faterion i'r Adran Tai
a Gwasanaethau Cymdeithasol, Ysgolion, yr Adran Addysg
a Hamdden.
|
|
|
|
|
|
|
Gwnaed gwaith-dilyn-i-fyny ar 16 o adroddiadau
archwilio a gyhoeddwyd rhwng 5 Mai a 31 Awst 2003 ac mae'r manylion
ar gael yn yr adroddiad. Diweddarodd y Pennaeth Gwasanaeth yr
adroddiad a nododd bod y rhai a ganlyn wedi ymateb yn
foddhaol:-
|
|
|
|
|
|
Rhenti Amryfal Eiddo - Adain Datblygu
Economaidd;
|
|
|
Ffioedd All-Sirol - Adran Addysg a
Hamdden;
|
|
|
Grantiau i Fusnesau - Datblygu Economaidd -
Adain Datblygu Economaidd;
|
|
|
|
|
|
Llyfrgelloedd Rhosneigr, Moelfre, Cemaes,
Benllech a Niwbwrch - Adran Hamdden ac Addysg;
|
|
|
Cyflogau Athrawon - Adran Hamdden ac
Addysg.
|
|
|
|
|
|
Yng nghyswllt gosod adeiladau yr Ysgolion
dywedodd y Pennaeth Gwasanaeth bod yr Adran Addysg a Hamdden
wrthi'n adolygu'r polisi ac yn achos Taliadau Cludiant i Ysgolion
cododd anawsterau oherwydd absenoldeb gwaeledd tymor hir yr
unigolyn sy'n gweinyddu'r gwasanaeth.
|
|
|
|
|
|
PENDERFYNWYD
|
|
|
|
|
|
|
3.1
|
derbyn adroddiad y Pennaeth Gwasanaeth (Archwilio
Mewnol) ar waith yr Adain Archwilio Mewnol am y cyfnod 1 Ebrill -
31 Awst 2003 a nodi ei gynnwys.
|
|
|
|
|
|
|
|
3.2
|
bod adroddiad yn cael ei gyflwyno cyn pen y cyfnod 6
mis ar Gynllun Byw'n Annibynnol Ucheldre ac yn nodi'r
cynnydd.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Y CYNGHORYDD GWYN ROBERTS
|
|
|
|
|