Meeting documents

1

DATGAN DIDDORDEB

Ni chafwyd yr un datganiad o ddiddordeb.

2

COFNODION

Cadarnhawyd cofnodion y Pwyllgor Archwilio a gyfarfu ar 22 Rhagfyr, 2003 fel rhai cywir.

(tudalennau 32 - 33 o’r gyfrol hon)

3

LLYTHYR ARCHWILIO 2003

Cyflwynwyd - Llythyr Archwilio 2003 gan Archwilwyr Allanol y Cyngor, PricewaterhouseCoopers.

Nododd Mr. Gareth Jones, Archwiliwr Apwyntiedig i Gyngor Sir Ynys Môn, wrth gyflwyno, fod Llythyr Archwilio Blynyddol perthynol i Archwiliad 2002/03 wedi'i baratoi o dan dermau Cod Ymarfer Archwilio y Comisiwn Archwilio.  I bwrpasau y Llythyr Archwilio Blynyddol hwn, roedd PricewaterhouseCoopers wedi rhestru ei gyfrifoldebau archwilio o dan dri phrif bennawd a ddefnyddir yn y Cod Ymarfer, sef

3.1

Agweddau Ariannol o Reolaeth Gorfforaethol yn ymwneud â chyfreithlondeb gweithgareddau ariannol, sefyllfa ariannol, systemau rheolaeth ariannol mewnol, safonau ymddygiad ariannol a gwahardd a chanfod twyll a llygredd.

3.2

Cyfrifon, yn cynnwys cyflwyno barn archwiliad ar Ddatganiad Cyfrifon yr Awdurdod 

3.3

Rheoli Perfformiad yn cynnwys defnydd yr Awdurdod o adnoddau a hyrwyddo gwerth am arian, gwybodaeth am berfformiad a chynnydd ar y Cynllun Gwella.

3.4

Yr angen i'r Awdurdod ymdrin â'i gyfrifoldeb sylweddol parthed ei ran o'r diffyg yng Nghronfa Bensiwn Cyngor Gwynedd.  Roedd y newid at i lawr ym mherfformiad y farchnad Stoc yn ystod y tair blynedd diwethaf yn golygu bod y Gronfa wedi bod yn tanberfformio ac mae'r prisiad actiwaraidd nesaf yn debygol o gadarnhau gwaethygiad yn y sefyllfa;

3.5

yr angen i gadw rheolaeth gyllidol dros wasanaethau sydd yn allweddol i lwyddiant pellach yr Awdurdod;

3.6

yr angen i weithredu argymhellion Adroddiad statudol yr Archwilwyr ar Gynllun Gwella 2003/04.  Mae perfformiad Cyngor Sir Ynys Môn yn gyfartal ag awdurdodau eraill yng Nghymru yn yr achos yma, a chaiff y cynnydd wnaed gan yr Awdurdod ei adolygu ym Mawrth, 2004;

3.7

yr angen i'r Awdurdod ganolbwyntio ar weithrediad treigl ei fframwaith rheoli perfformiad.  Dylid talu sylw arbennig i sicrhau fod cysylltiadau rhwng gweledigaeth, cynlluniau gwasanaeth, cyllidebau, dangosyddion, targedau, amcanion unigolion a gwerthuso yn cael eu plannu o fewn y Cyngor;

3.8

yr angen i barhau i archwilio cyfleon i sicrhau fod blaenoriaethau'r Awdurdod yn cael eu hysbysu yn effeithiol i'r staff;

3.9

yr angen i archwilio cyfleon i ddatblygu ymhellach gysylltiadau gweithio ar y cyd efo'i bartneriaid fel rhan o'i fwriadau i ymrwymiad cymunedol;

3.10

ni ddangosodd y gwaith a wnaed ar systemau cyllidol yr Awdurdod unrhyw fater o gonsyrn nac unrhyw wendid sylfaenol yn nhrefniadau'r Awdurdod.  Sut bynnag, fe wnaed rhai awgrymiadau i wella parthed y rheolau a'r gweithdrefnau mewn adroddiad interim i'r rheolwyr;

3.11

paratowyd a chymeradwywyd y cyfrifon am y flwyddyn yn diweddu 31 Mawrth, 2003 erbyn 30 Medi, 2003 yn unol â Rheoliadau Cyfrifon ac Archwiliad.  Mae'r archwilwyr o'r farn fod y cyfrifon a'r phapurau gwaith roddwyd ymlaen ar gyfer archwiliad o safon uchel.  Sut bynnag, mae'r Comisiwn Archwilio yng Nghymru byth wedi rhoddi tystysgrif archwiliad parthed awdit 2000/01 a 2001/02 oherwydd dau wrthwynebiad ffurfiol (nas atebwyd) gan aelodau o'r cyhoedd;

3.12

roedd y gwaith archwilio parthed Rheoli Perfformiad, yn rhoi sylw i berfformiad yr Awdurdod i sicrhau economi, effeithiolrwydd ac effeithlondeb defnydd o adnoddau.  Ystyriwyd y trefniadau hyn eleni trwy :

3.12.1

wneud gwaith perthynol i Raglen Cymru ar gyfer Gwella a gynhwyswyd mewn archwiliad o Gynllun Gwella yr Awdurdod 2003/04, gan gynnwys dangosyddion perfformiad;

3.12.2

archwilio dangosyddion perfformiad yr Awdurdod;

3.12.3

gwneud astudiaethau perfformiad arbennig, fel y cytunwyd yn y Cynllun Archwilio; a

3.12.4

dilyn i fyny gynnydd wrth gyflawni y gweithgareddau a gytunwyd ac a adnabuwyd yn astudiaethau perfformiad y flwyddyn flaenorol.

3.13

Roedd PWC yn falch o adrodd nad oedd ei adroddiad archwiliad ar Gynllun Gwella 2003/04 yn argymell ei drosglwyddo i sylw Comisiwn Archwilio Cymru (Adran 10LGA 1999) nac i  Lywodraeth Cynulliad Cymru (Adran 15 LGA 1999).  Roedd Cynllun Gwella 2002/03 yn dangos bod yna dangyflawni sylweddol mewn perfformiad yn erbyn y targedau roedd yr awdurdod wedi eu gosod iddo'i hun am 2001/02.  Ni chyrhaeddwyd 60% o'r targedau, llawer

heb eu cyrraedd o bell ffordd.  Er hynny, roedd y sefyllfa wedi gwella yn 2003/04.  O'r 70 o ddangosyddion a adolygwyd o Gynllun Gwella 2003/04, roedd y targedau na chyrhaeddwyd wedi gostwng i 43% a oedd yn dangos gwelliant o bron i 17%.  Mae'r gwelliant hwn, wrth  gyrraedd ei dargedau o 2001/02, yn cael ei adlewyrchu ym mherfformiad yr Awdurdod yn erbyn Awdurdodau eraill.  Ar gyfer 68% o'i ddangosyddion, mae Môn un ai'n ganolig neu uwchlaw'r canol o'i gymharu â Chynghorau Cymreig eraill.  Dylai'r Cyngor ymdrechu i gynnal ei lefel perfformiad da ar lefel gwasanaeth. Bydd PWC yn gwneud gwaith pellach ar reoli risg, Adnoddau Dynol a pharterniaethau yn ystod Mawrth, 2004.

3.14

O safbwynt y ffaith nad yw'r Comisiwn Archwilio yng Nghymru wedi rhoddi tystysgrif archwiliad ar gyfer 2000/01 a 2001/02 oherwydd dau wrthwynebiad na chawsant eu datrys oddi wrth aelodau o'r cyhoedd, faint o broblem oedd hyn, ac oes yna unrhyw wrthwynebiadau ar hyn o bryd o safbwynt archwiliad 2002/03?  Pe bai'r gwrthwynebiadau yn parhau heb eu datrys, a fyddai'r Archwilwyr yn abl i roddi tystysgrif am archwiliad 2002/03?

3.15

Mewn perthynas â'r stoc dai ac amser cau Llywodraeth Cynulliad Cymru o 2012 i awdurdodau lleol fedru dod â'u stoc dai i fyny i safon ansawdd newydd, beth yw maint y sialens sydd yn wynebu'r Awdurdod ynglyn â hyn yn arbennig yn nhermau y diffyg ariannu tebygol?

3.16

Mewn perthynas â balansau gweithio ac arian wrth gefn yr Awdurdod, roedd yr adroddiad archwiliad yn mynegi fod balansau cyffredinol y Cyngor ar hyn o bryd yn cynrychioli tros ddwy wythnos a thros 4% o wariant net blynyddol yr Awdurdod, ac fe ystyrir hyn yn ddoeth.  Nodwyd mai'r strategaeth wreiddiol oedd clustnodi 5% o'r gyllideb refeniw net fel arian wrth gefn; pam felly roedd y targed o 5% wedi'i ostwng i 4%.

3.17

Parthed balansau ysgolion, er bod tair ysgol gynradd gyda diffyg sylweddol rhyngddynt, mae rhai ysgolion gyda balansau sylweddol.  A yw'r archwilwyr yn ystyried fod balansau ysgolion gormodol yn broblem?

3.18

Mewn perthynas ag arian wrth gefn yr Awdurdod yn gyffredinol nodwyd gan Aelod bod hyn yn faes problematig cyn belled â'i bod yn anodd i'r Cyngor gyfiawnhau codi y Dreth Gyngor pan fo ganddo gronfa helaeth o arian dros ben.  Dylid defnyddio balansau cyn belled â'i bod yn bosib i ariannu gwasanaethau a nodwyd bod hwn yn faes lle teimlir y gall y Cyngor adolygu a gwella ei berfformiad.  Mewn perthynas â'r balans Cyfrif Refeniw Tai a barn yr Archwilwyr y dylai'r Awdurdod ystyried os yw'r balans yn cael ei gynnal ar lefel uwch nag sydd ei angen, nodwyd y dylid cymryd camau cryfach yn y maes gyda golwg ar ostwng y balans.  Yma nodwyd bod llithro gyda gwariant cyfalaf yn broblem y dylai'r Awdurdod fynd i'r afael â hi a bod patrwm o lithriadau ailadroddus yn dangos nad yw perfformiad yr Awdurdod cystal ag y dylai fod yn y maes hwn, ac mae'n galw am adolygu'r strategaeth.  

Cafwyd yr ymatebion a ganlyn i'r pwyntiau a godwyd

3.19

Parthed 3.14, nododd yr Archwiliwr Apwyntiedig bod y gwrthwynebiad ffurfiol i awdit 2000/01 a 2001/02 yn llaw archwilwyr blaenorol yr Awdurdod ac nad oedd yn effeithio'r gwaith oedd yn cael ei wneud ar hyn o bryd gan PWC.  Sut bynnag, hyd nes y rhoddir tystysgrif bydd yr archwiliadau am y blynyddoedd yna yn parhau yn agored.  Er na chafwyd gwrthwynebiadau hyd yma i archwiliad 2002/03 nid yw PWC yn abl i roddi tystysgrif nes bydd gwaith archwilio mewn perthynas â gwrthwynebiadau wedi cael ei gwblhau gan Gomisiwn Archwilio Cymru.

3.20

Mewn perthynas â'r pwysau ariannol ynglyn â dod â'r Stoc Dai i fyny i safon ansawdd newydd fel a argymhellwyd gan Lywodraeth Cynulliad Cymru, nododd yr Aelod Portffolio Cynhwysiad Cymdeithasol fod yr Awdurdod eisioes wedi gwario'n sylweddol dros y blynyddoedd i ddod â'i stoc dai i fyny i safon ond y byddai cyfarfod â gofynion moderneiddio Llywodraeth y Cynulliad yn golygu swm sylweddol pellach o fwy na £30m.

3.21

Parthed balansau, nododd Mr. Ian Howse PWC fod 5% o gyllideb refeniw net yn cael ei ystyried yn ddymunol, ond yn ymarferol roedd lefel yr arian wrth gefn a ddelid gan nifer o awdurdodau a archwilwyd ganddynt hwy yn agosach i lefel 2%.  Ystyrir Balans Cyffredinol yr Awdurdod o 4% fel un rhesymol.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) bod dull yr Awdurdod yn y cyswllt yma wedi cael ei adolygu'n ddiweddar.  Roedd yr Awdurdod i ddechrau wedi gosod targed tymor hir i'w arian wrth gefn o 5% o'r gyllideb refeniw net, ond fel rhan o'r adolygiad, rhoddwyd ystyriaeth i'r rhesymau am y balansau a'r hyn yr oeddynt i fod er ei fwyn.  Gan fod arian wrth gefn gan ysgolion yr Awdurdod yn uchel gallai'r targed, yn lle cael ei osod ar 5% o'r gyllideb net gyfan, adlewyrchu'r gyllideb gan adael ysgolion allan.  Cyflwynwyd yr adolygiad, i'r Pwyllgor Gwaith yn Chwefror 2003 a diweddarwyd yn ddiweddar.  Mae'r Awdurdod yn symud i ffwrdd oddi wrth osod targed un ffigwr ar gyfer lefel y balansau a bydd yn parhau i'w monitro, tra'n ystyried pob cronfa arian wrth gefn a'r risgiau amrywiol a wynebir gan yr Awdurdod.

3.22

Parthed balansau ysgolion, mae'r adroddiad archwilio yn cyfeirio at y ffaith bod balansau ysgolion yn parhau yn uchel yn gyffredinol, ac y dylai'r Awdurdod sicrhau fod ysgolion yn defnyddio'r arian wrth gefn fel bo'r angen.

3.23

Parthed lefel arian wrth gefn, cydnabyddir y dylent gael eu gollwng os nad oes risgiau wedi'u hadnabod ac mae'r pwynt a wneir yma yn un dilys.  Y materion allweddol parthed cyfalaf a llithriad ar wariant cyfalaf yw'r risg y bydd yr Awdurdod yn colli nawdd ariannol os na werir rhai grantiau o fewn amser penodedig.  Gallai monitro cyfalaf felly a'r angen i leihau llithriad cyfalaf barhau yn flaenoriaeth i'r Awdurdod.

3.24

Derbyn yn ffurfiol Lythyr Archwilio 2003 fel y'i paratowyd a'i cyflwynwyd gan   Archwilwyr y Cyngor, PricewaterhouseCoppers ac i ddiolch i'r archwilwyr am eu gwaith.

3.25

Longyfarch y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid a'i staff ar safon y cyfrifon a'r gwaith papur a gyflwynwyd ar gyfer yr archwiliad.