|
|
Dywedodd Cadeirydd yr Is-Bwyllgor wrth yr aelodau bod y
cyfarfod a gynhaliwyd uchod ar 5 Chwefror yn barhad o’r
drafodaeth a ddechreuwyd yng nghyfarfod 25 Hydref, 2007 mewn
perthynas â’r Weithdrefn Gwynion newydd arfaethedig ac
Adroddiad yr Ombwdsmon, Cyfarwyddyd i Awdurdodau Lleol ar Ddelio
â Chwynion. Mae’r argymhellion yn adlewyrchu sut
roedd yr Is-Bwyllgor yn gweld y ffordd ymlaen ar fater yr Awdurdod
yn delio gyda chwynion, ac roedd yn argymell gweithdrefn lle byddai
Swyddog Gofal y Cwsmer yn gweinyddu cwynion ac yn cysylltu
gyda’r adrannau perthnasol, ac yn ymateb i achwynwyr.
Byddai cyfeirio unrhyw gwynion i’r Swyddog Gofal Cwsmer
yn y ffordd hon, fe obeithir, yn sicrhau y byddai’r broses
Gwynion yn cael ei gweld fel un dryloyw, deg a gwrthrychol, a
byddai hyn yn atgyfnerthu hyder y cyhoedd yn y system. Roedd
yr Is-Bwyllgor hefyd yn awyddus i roi cyfyngiadau amser ar
ymatebion fel y gellid delio â chwynion ar unwaith gyda phob
cwyn yn cael ei chydnabod yn ffurfiol trwy gerdyn.
|
|
|
|
|
|
Gofynnodd aelod gwestiwn ynglyn â sut y
byddai’r broses yn gweithio gydag achosion lle byddai’r
gwyn yn ymwneud, e.e., ag ymddygiad swyddog mewn perthynas
â’i ymwneud ef/hi ac unigolyn ac/neu aelod o’r
cyhoedd. A yw’n ddisgwyliedig y byddai’r Swyddog
Gofal Cwsmer hefyd yn delio gyda chwyn o’r natur hwn, ac os
felly, mae angen egluro’r agwedd hwnnw o fewn y broses,
gyda’r dealltwriaeth bod ganddo ef/hi hawl i apelio i banel
annibynnol o aelodau etholedig os na fydd yr achwynwr yn fodlon
gyda’r ymateb.
|
|
|
|
|
|
Ateb y Cadeirydd oedd ei fod yn credu y gallai’r
broses gynnwys cwynion o’r math hwn ac awgrymodd pe bai
argymhellion yr is-bwyllgor yn cael eu cymeradwyo a’u hanfon
i’r Pwyllgor Gwaith, fe allai’r ystyriaeth hon ffurfio
rhan o drafodaethau’r Pwyllgor Gwaith ar y mater.
|
|
|
|
|
|
Cynigiwyd ac eiliwyd yn ffurfiol bod cynigion yr
Is-Bwyllgor Canolbwyntio ar y Cwsmer yn cael eu derbyn a’u
hanfon i’r Pwyllgor Gwaith i’w gweithredu.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3.2.1
|
Derbyn argymhellion yr Is-Bwyllgor Canolbwyntio ar y
Cwsmer o’i gyfarfod a gynhaliwyd ar 5 Chwefror, 2008 yng
nghyswllt y materion canlynol a’u hanfon ymlaen i’r
Pwyllgor Gwaith gyda’r argymhelliad eu bod yn cael eu
gweithredu -
|
|
|
|
|
Ÿ
|
bod penderfyniad y Pwyllgor Archwilio ynghyd
â’r Siart Llif Gweithdrefn Gwynion Amlinellol yn cael
eu cyflwyno i’r Pwyllgor Gwaith yn ei gyfarfod ar 25
Chwefror, 2007 ac wedi hynny i’r Cyngor Sir ar 4 Mawrth,
2008;
|
|
|
Ÿ
|
bod y Pwyllgor Gwaith yn cael ei annog i weithredu ar
ei benderfyniad ar 23 Ionawr, 2006 i apwyntio Swyddog Gofal y
Cwsmer a sicrhau bod cyllid yn cael ei nodi ar gyfer y swydd
a’i fod yn cael ei wneud fel mater o frys.
|
|
|
|
|
3.2.2
|
Tynnu sylw’r Pwyllgor Gwaith at yr angen i
egluro, o fewn y Weithdrefn Gwynion Amlinellol, beth yw rôl
Swyddog Gofal y Cwsmer a’i allu i ddelio hefyd gydag achosion
lle bo’r gwyn yn ymwneud ag ymddygiad swyddog pan yn delio
gydag unigolyn ac/neu aelod o’r cyhoedd.
|
|
|
|
|
4
|
IS-BWYLLGOR LLYWODRAETHU A RHEOLI RISG
|
|
|
|
|
|
Cyflwynwyd - cofnodion o gyfarfod o’r Is-Bwyllgor
Llywodraethu a Rheoli Risg a gynhaliwyd ar 8 Chwefror,
2008.
|
|
|
|
|
|
Cyflwynodd y Cadeirydd y cofnodion gyda sylw bod yr
Is-Bwyllgor wedi ystyried mannau lle roedd teimlad bod angen am fwy
o dryloywder a dealltwriaeth. Roedd y pwyslais wedi bod ar
geisio sicrhau mwy o eglurder mewn materion allai gael effaith ar
reolaeth yr Awdurdod ar risgiau gyda’r nod o leihau’r
risgiau hynny a cheisio cael tegwch ym mhob agwedd o fusnes y
Cyngor.
|
|
|
|
|
|
Gofynnodd aelod a fyddai rhai o’r materion oedd yn
cael eu hystyried gan yr Is-Bwyllgor hwn yn milwrio ychydig yn
erbyn darpariaethau statudol. Cyfeiriwyd yn arbennig yn y
cyswllt hwn at para 3.4.1 yn y cofnodion a sylwyd bod corff y
drafodaeth yn awgrymu mai’r broses o ddelio yn hytrach na
glynu wrth y Cod Ymarfer oedd yn cael ei ystyried gan yr
Is-Bwyllgor, ac o’r herwydd, fe ddywedodd yr aelod bod ganddo
amheuon yng nghyswllt unrhyw argymhelliad wnaed oedd yn golygu
tarfu ar broses statudol.
|
|
|
|
Awgrymodd y byddai’n well mynd drwy’r CLlLC i
sefydlu ar y cychwyn os oes problem gyffredinol gyda’r Cod
Ymarfer a’i peidio ac a oes angen newid; pwysleisiodd bod yn
rhaid gwneud achos a chael
|
|
|
|
|
|
|
|
consensws cyn y gellid cymryd unrhyw gamau ynglyn â
hyn, a bod rhaid i unrhyw newidiadau arfaethedig fod yn unol
â gweithdrefn statudol.
|
|
|
|
|
|
Gwnaeth Cadeirydd yr Is-Bwyllgor sylw bod dau swyddog
o’r Adran Gyfreithiol wrth law i roi cyngor fel bo’r
angen. Tynnodd sylw at y ffaith bod yr Is-Bwyllgor wedi
rhoddi ystyriaeth ymchwiliol ar y cychwyn yn unig i’r
materion oedd wedi’u cyflwyno a bod disgwyl i’r
swyddogion adrodd yn ôl ar y pwyntiau a godwyd.
|
|
|
|
|
|
Gofyn wnaeth y Cadeirydd beth oedd bwriadu’r
Is-Bwyllgor ynglyn â symud y materion a godwyd yn eu blaen.
Awgrymodd y byddai’n dymuno ystyried ffurfio cynllun
gweithredu ac amserlen ar gyfer adrodd yn ôl ar y materion
dan sylw - awgrymodd fis - a nododd yr angen am fewnbwn cyfreithiol
i drafodaethau eraill yn y dyfodol.
|
|
|
|
|
|
Unwaith y byddai ymateb y swyddogion i’r pwyntiau a
godwyd wedi’i derbyn a’u hystyried, dywedodd Cadeirydd
yr Is-Bwyllgor y byddai unrhyw argymhellion dilynol am newid
cyfansoddiadol neu ddiwygiadau yn cael eu hadrodd i’r
Pwyllgor Archwilio yn y lle cyntaf, a’u hanfon ymlaen wedi
hynny i’r Pwyllgor Gwaith i’w hystyried, ac wedi hynny
i’r Cyngor llawn. Roedd materion eraill y byddai angen
i’r Is-Bwyllgor eu hystyried, a chynigiodd bod cofnodion y
Pwyllgor uchod yn cael eu derbyn, bod amser yn cael ei roddi
i’r swyddogion ymateb, a bod yr Is-Bwyllgor yn ystyried
llunio cynllun gweithredu a thaflen amser ar gyfer
ymgorffori’r materion a godwyd.
|
|
|
|
|
|
Penderfynwyd derbyn cofnodion o gyfarfod o’r
Is-Bwyllgor Llywodraethu a Rheoli Risg a gynhaliwyd ar 8 Chwefror,
2008 gyda’r argymhelliad bod adroddiad i’w llunio o
fewn y mis a’i hadrodd yn ôl a bod cynllun
gweithredu’n cael ei lunio ar gyfer mynd i’r afael
â’r materion a godwyd.
|
|
|
|
|
5
|
ADRODDIAD CYNNYDD ARCHWILIO MEWNOL
|
|
|
|
|
|
Cyflwynwyd - Adroddiad gan y Rheolwr Archwilio yn crynhoi
gwaith yr Adain Archwilio Mewnol hyd at 31 Rhagfyr, 2007.
|
|
|
|
|
|
Roedd y Rheolwr Archwilio am dynnu sylw’r Aelodau at
y prif bwyntiau fel a ganlyn -
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Yn ystod y cyfnod yr adroddir arno, mae yna nifer o
adolygiadau yn parhau i ddefnyddio’r hen system adrodd yn
ôl ond mae’r rhan fwyaf o’r adolygiadau system
newydd wedi’u gwneud yn defnyddio’r fethodoleg
fabwysiadwyd gan RSM Bentley Jennison lle mae’r adolygiadau
yn derbyn barn “sylweddol”, “digonol” neu
“sicrwydd cyfyngedig”.
|
|
|
Ÿ
|
Fe wnaed tri adolygiad yn y cyfnod ar y cyd gan Archwilio
Mewnol Ynys Môn a staff RSM Bentley Jennison.
Bu’r adolygiadau ar y cyd hyn yn llwyddiannus wrth
symud tuag at fethodoleg newydd yn seiliedig ar risg a phapurau
gweithio.
|
|
|
Ÿ
|
Mae’r tabl ym mhara 2.1 o’r adroddiad yn
dangos y cynnydd wnaed yn erbyn Cynllun Archwilio 2007/08 a’r
dyddiad a ragwelir ar gyfer dechrau prosiectau newydd lle nad oes
dyraniad dyddiau’n cael eu dangos, mae’r prosiectau hyn
wedi’u cario drosodd o 2006/07. Mae’r
graddau/barnau a ddangosir yn adlewyrchu’r ffaith bod peth
gorgyffwrdd rhwng yr hen ddulliau adrodd yn ôl a’r rhai
newydd.
|
|
|
Ÿ
|
Mae Tabl 2.2 yn dangos cymhariaeth o’r dyddiau a
gynlluniwyd ar gyfer pob categori gwaith yn erbyn y dyddiau go iawn
a gofnodwyd yn erbyn pob categori am y cyfnod o 1 Ebrill, 2007 i 31
Rhagfyr, 2007. Mae’r gwahaniaeth o 263 diwrnod yn y naw
mis cyntaf yn adlewyrchu’r dyddiau a gollwyd trwy lefydd gwag
yn y Tîm Archwilio oedd yn cyfateb i 416 o ddyddiau yn y
cyfnod. Er mwyn gwneud i fyny am y dyddiau a gollwyd o waith
Archwilio Mewnol, mae 125 o ddiwrnodau wedi’u prynu gan RSM
Bentley Jennison.
|
|
|
Ÿ
|
Trwy ddefnyddio RSM Bentley Jennison rydym wedi gallu
llunio cynllun blaenoriaethau ar gyfer gweddill y flwyddyn sydd yn
cynnwys gofynion cytunedig yr Archwiliwr Allanol am y cyfnod.
Mae’r cynllun hwn yn canolbwyntio ar y systemau
rheolaeth ariannol seiliol ac mae wedi golygu bod raid gohirio
nifer o adolygiadau a drefnwyd ar y systemau gweithredol hyd
2008/09.
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Roedd cyfweliadau am swydd Uchel Archwiliwr Mewnol yn
nhîm Archwilio Mewnol y Cyngor wedi’u cynnal ar 10
Ionawr, 2008 a bydd deilydd y swydd yn cyfrannu tuag at sicrhau y
bydd adnoddau digonol ar gyfer Cynllun Archwilio Mewnol
2008/09.
|
|
|
Ÿ
|
Roedd y Pwyllgor Archwilio wedi penderfynu cyn hyn y dylid
cyflwyno adroddiad i’r Pwyllgor lle nad oedd ymateb
wedi’i dderbyn o fewn 3 mis i ryddhau’r adroddiad
Archwiliad Mewnol drafft neu adroddiad diwygiedig. Ar amser
yr adroddiad cynnydd hwn nid oedd unrhyw adroddiadau Archwilio
Mewnol drafft lle nad oedd unrhyw ymateb rheolaethol heb ei gofnodi
o fewn 3 mis i’w ryddhau. Roedd yr adroddiadau drafft y
manylwyd arnynt yn yr adroddiad cynnydd blaenorol wedi’i
cwblhau gyda naill ai adroddiad neu femorandwm wedi’i ryddhau
i’r holl Gyfarwyddwr Corfforaethol perthnasol ac/neu
benaethiaid gwasanaeth. Yn dilyn mwy o waith cysylltu a dilyn
ymatebion i adroddiadau drafft fe gafwyd ymatebion mwy parod gan y
rhai oedd yn derbyn yr archwiliad. Fe ddylai Protocol
Archwilio newydd yn manylu ar y prosesau a’r cyfnodau amser
ar gyfer paratoi, gwneud y gwaith ac adrodd am adolygiadau
Archwilio Mewnol helpu’r broses hon ymhellach.
|
|
|
Ÿ
|
Ers y Pwyllgor Archwilio blaenorol, roedd 18 adroddiad
terfynol a 23 i gyd wedi’i rhyddhau yn ystod y cyfnod.
Roedd crynodeb o’r graddfeydd i’w gweld yn nhabl
3.2 ac roedd yn dangos i 8 adroddiad gael barn sylweddol (gradd
A&B); 10 wedi derbyn barn ddigonol (graddfa C) a dim un
adroddiad wedi derbyn barn cyfyngedig (graddfa D&E).
|
|
|
Ÿ
|
Yng nghyswllt gwaith ymchwilio arbennig y bydd Archwilio
Mewnol yn ei wneud mewn ymateb i faterion sy’n dod i’r
amlwg yn ystod gwaith archwilio cynlluniedig neu o ganlyniad i gais
gan adrannau eraill neu gan Archwilio Allanol, mewn cyfarfod
blaenorol o’r Pwyllgor Archwilio fe ddywedwyd i un archwiliad
arbennig gael ei wneud ar gais Rheolwyr yn y cyfnod hyd at 31
Gorffennaf, 2007. Roedd yr ymchwiliad hwn yn ymwneud ag aelod
staff nad oedd, fe gredid, yn gweithio ei oriau gwaith llawn.
Fe gwblhawyd yr archwiliad erbyn hyn ac mae’r
canlyniadau’n cefnogi’r honiad gwreiddiol ac fe
ddywedwyd hyn wrth y rheolwyr fel y gallant gymryd y camau
priodol.
|
|
|
Ÿ
|
Ers cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio fe ddechreuwyd
dau ymchwiliad newydd yn ymwneud ag aelod staff nad oedd, fe
gredid yn gweithio ei oriau gwaith llawn, a hefyd aelod arall
o staff nad yw’n dilyn y gweithdrefnau adrannol mewn
perthynas ag incwm a dderbynnir. Yn yr achos cyntaf,
canlyniad yr archwiliad oedd i’r gweithiwr dderbyn rhybudd
llafar, ac yn yr ail achos mae’r ymchwiliad yn parhau a bydd
y canlyniadau’n cael eu hadrodd yn ôl i gyfarfod nesaf
y Pwyllgor Archwilio.
|
|
|
Ÿ
|
Ni wnaed unrhyw waith dilyn-i-fyny yn ystod y flwyddyn - o
ganlyniad i’r adnoddau cyfyngedig o fewn Archwilio Mewnol
oherwydd swyddi gwag, mater sy’n derbyn sylw ar hyn o bryd,
yn ogystal â’r gofyn i gwblhau’r holl waith sydd
ei angen ar gyfer Archwilio Allanol ar y prif systemau
ariannol.
|
|
|
Ÿ
|
Cafwyd system tracio argymhellion gan RSM Bentley Jennison
heb ddim cost i’r Cyngor. Rhoddwyd i mewn i’r
system hon yr holl argymhellion a wnaed mewn Adroddiadau Mewnol yn
ystod y cyfnod. Bydd pob argymhelliad fydd yn cyrraedd y
dyddiad gweithredu a gynlluniwyd ar ei gyfer yn cael ei dracio a
bydd y gweithredu’n cael ei wirio trwy brawf archwilio
cyfyngedig. Pan fydd adnoddau’n caniatáu, bydd y
system tracio argymhellion yn cael ei chychwyn a bydd cynnydd
gyda’r holl argymhellion ar y traciwr yn cael eu hadrodd yn
ôl fel eitem sefydlog o fewn adroddiadau cynnydd y Pwyllgor
Archwilio yn y dyfodol.
|
|
|
|
|
|
Diolchodd y Cadeirydd i’r Rheolwr Archwilio am ei
diweddariad gan ddweud ei fod yn dda o beth i weld nad oedd unrhyw
adroddiad archwilio wedi derbyn barn sicrwydd cyfyngedig o fewn y
cyfnod ac y dylid canmol y gwasanaethau am gynnal lefel dderbyniol
o reolaeth. Gwahoddodd sylwadau gan aelodau’r Pwyllgor
ar yr wybodaeth a gyflwynwyd, ac yn y drafodaeth a ddilynodd fe
dynnwyd sylw at y pwyntiau a ganlyn -
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Mynegwyd pryder unwaith yn rhagor ynglyn â sefyllfa
staff Archwilio Mewnol yn arbennig yng ngoleuni’r wybodaeth
bod 263 o ddyddiau archwilio wedi’i colli oherwydd llefydd
gwag yn y tîm Archwilio ac felly bod yn rhaid prynu gwaith i
mewn gan RSM Bentley Jennison ar gost ychwanegol. Sylwyd bod
sicrwydd wedi’i roi mewn cyfarfodydd blaenorol y byddai
sefyllfa’r staff yn cael ei ailwerthuso ac y byddai
trefniadau newydd yn cael eu rhoi yn eu lle er nad yw’n
ymddangos bod hyn wedi’i wneud. Mae hyn yn fater o
bryder oherwydd bod yr Awdurdod yn dibynnu ar waith yr Adain
Archwilio Mewnol er mwyn sicrhau rheolaeth ariannol effeithiol;
unwaith yn rhagor ni wnaed unrhyw waith archwilio dilynol oherwydd
materion staffio. Ceisiwyd cael sicrwydd felly bod yr
Awdurdod yn gwneud cynnydd gyda’r mater hwn a bod y swyddi
gwag yn mynd i gael eu llenwi.
|
|
|
|
|
|
Nodwyd ymhellach bod gan yr Awdurdod broblem gyffredinol
gyda recriwtio a chadw staff - gofynnwyd i’r Aelod Portffolio
Gwasanaethau Archwilio os oedd wedi cael cyfle i edrych ar
adroddiadau cyfweliadau gadael mewn achosion lle roedd staff yn
gadael yr Adain. Awgrymwyd y byddai’n ddefnyddiol,
efallai i’r Pwyllgor dderbyn adroddiad ar y mater hwn er mwyn
sefydlu beth yw’r rhesymau bod staff yn gadael o fewn yr
adain ac i weld os gall yr Awdurdod, fel cyflogwr, wneud mwy yn y
cyswllt hwn.
|
|
|
|
|
|
Cadarnhaodd y Deilydd Portffolio Llywodraethu
Corfforaethol y byddai’n ymchwilio i’r
mater.
|
|
|
|
|
|
Cafwyd sylw gan y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid mewn
ymateb i’r pryderon ar y mater hwn ei fod yn rhannu pryderon
yr Aelodau ynglyn â’r gostyngiad yn aelodau staff yr
Adain a’i fod wedi cyfleu hyn i’r Pwyllgor yn y
gorffennol. Mewn pwyllgor blaenorol roedd y Pwyllgor
Archwilio wedi trafod ailstrwythuro staff yr Adain Archwilio,
a’r gred oedd bod angen hyn er mwyn gwneud yr Adain yn fwy
effeithiol a chadarnhaodd bod cynnydd wedi’i wneud ar hyn -
roedd gwaith ailstrwythuro wedi’i wneud a’r swydd wag
yr oedd y broses honno wedi’i chreu - Uchel Archwilydd Mewnol
- wedi’i llenwi. Pwysleisiodd bod prosesau o’r
fath yn cymryd amser a bod yn rhaid dilyn gweithdrefnau penodol.
Fodd bynnag, tra bo bylchau’n parhau o fewn staff
Archwilio Mewnol, mae gan yr Awdurdod yr hyblygrwydd o brynu gwaith
i mewn gan RSM Bentley Jennison; fe adolygwyd y drefn hon er mwyn
sicrhau bod y gwariant yn parhau o fewn y gyllideb bresennol a thra
bo’r gost efallai ychydig yn uwch, doedd dim ond mantais
i’w gael o’r arbenigedd a’r cynnyrch uwch sydd
i’w briodoli i RSM Bentley Jennison.
|
|
|
|
|
Penderfynwyd derbyn Adroddiad Cynnydd
Archwilio Mewnol am y cyfnod 1 Ebrill, 2007 i 31 Rhagfyr, 2007 a
diolch i’r Rheolwr Archwilio am yr wybodaeth.
|
|
|
|
6 Y RHEOLWR PERTHYNAS - YN YMGORFFORI LLYTHYR
ARCHWILIO’R ARCHWILYDD APWYNTIEDIG 2006/2007
|
|
|
|
Cyflwynwyd y ddogfen uchod
i sylw’r Pwyllgor, a chroesawyd Mr John Roberts, Swyddfa
Archwilio Cymru, Mr Gareth Jones a Mr Ian Howse, PWC i’r
cyfarfod a gwahoddwyd hwy i gyflwyno prif gasgliadau’r
Llythyr Blynyddol.
|
|
|
|
6.1
|
Agorwyd y cyflwyniad gan Mr John Roberts, Rheolwr Prosiect
Perfformio, Swyddfa Archwilio Cymru gydag eglurhad mai dogfen ar y
cyd yw’r Llythyr Blynyddol gan Swyddfa Archwilio Cymru a
Pricewaterhouse Coopers. Mae’n cynnwys crynodeb o waith
archwilio ac yn adrodd ar gynnydd ar weithgareddau gwella.
Roedd y cynnwys yn tynnu ar adroddiadau cyhoeddedig
arolygaethau eraill i ddarparu crynodeb blynyddol i’r Cyngor.
Roedd am dynnu sylw’r aelodau i’r crynodeb ar
dudalen 5 o’r ddogfen oedd yn rhoddi braslun o’r
casgliadau ac fe ymhelaethir ar y rhain yng nghorff y
ddogfen.
|
|
|
|
|
Cyfeiriodd at yr Asesiad
Risg ar y Cyd blynyddol wneir o fewn yr Awdurdod ac a oedd wedi
nodi 13 o risgiau uchel; roedd y Cyngor wedi nodi ei fwriadau
ynglyn â’r risgiau hyn yn y Cynllun Gwella. Gwrthdaro
rhwng aelodau yw’r risg sy’n peri’r mwyaf o
bryder i Reolwyr y Cyngor gan ei fod yn tynnu sylw’r Cyngor i
ffwrdd oddi wrth ddarparu ei brif amcanion, a byddir yn ymweld
â’r mater hwn yn ystod cwrs y cyflwyniad.
|
|
|
|
6.2
|
Dywedodd Mr Gareth Jones, PWC wrth yr aelodau bod Llythyr
y Rheolwr Perthynas hefyd yn ymgorffori adroddiad yr Archwilydd
Apwyntiedig o dan y Cod Ymarfer Archwilio gyda chyfeiriad penodol
at ddau faes o waith - archwilio cyfrifon ac archwilio perfformiad,
ac fe gafwyd adroddiad ganddo ar y casgliadau o dan y cyntaf
o’r ddau bennawd fel a ganlyn -
|
|
|
|
|
Cyfrifon
2006/07
|
|
|
|
Ÿ
|
Roedd adnoddau’r Cyngor wedi’u
defnyddio’n briodol gyda chyfrifon amdanynt yn
2006/07;
|
|
|
|
|
Ÿ
|
mae cyfrifon cyhoeddedig y Cyngor 2006/2007 yn rhoi darlun
teg o sefyllfa ariannol Cyngor Sir Ynys Môn ar 31 Mawrth
2007. Roedd cyfrifon unwaith yn rhagor wedi’u llunio i
safon uchel ac yn cyfarfod â’r rhaglen amser a
ddynodwyd ar gyfer eu llunio a’u cyhoeddi. Mae’r
Safon Archwilio Ryngwladol (ISA) 260 yn gofyn i archwilwyr gyflwyno
adroddiadau i'r 'rhai sy'n gyfrifol am lywodraethu' ar ganfyddiadau
ein harchwiliad o gyfrifon. Cafodd adroddiad yr Archwilydd
Penodedig Archwiliad o'r Datganiadau Ariannol - adroddiad i'r rhai
sy'n gyfrifol am lywodraethu i'r Pwyllgor Archwilio ar 19
Medi 2007. Mae crynodeb o'r canfyddiadau i’w weld yn
Arddangosyn 1 yr adroddiad.
|
|
|
|
|
|
Ar 28 Medi 2007 cyflwynwyd adroddiad archwilydd diamod ar
y Datganiadau Ariannol. Nid oedd yr Archwilwyr yn gallu cyflwyno
tystysgrif i ddod â'r archwiliad i ben yn ffurfiol gan fod
gwrthwynebiad i gyfrifon 2000/01 o hyd.
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Mae gan y Cyngor drefniadau digonol ar waith i fonitro,
rheoli a chyflwyno adroddiadau ar ei sefyllfa ariannol. Mae
gan y Cyngor hanes da o weithredu o fewn ei gyllideb refeniw
gyffredinol. Yn 2006/07 dangosodd datganiadau ariannol y Cyngor
gynnydd o £1,139,000 o ran y balansau cyffredinol. Mae'r
adroddiadau monitro diweddaraf ar y gyllideb yn nodi bod y Cyngor
yn rhagweld cynnydd pellach yn y cronfeydd cyffredinol ar ddiwedd
2007/08. Mae cronfeydd wrth gefn yn parhau i gael eu
hadolygu’n flynyddol i sicrhau bod y rhesymau dros eu sefydlu
yn parhau i fod yn ddilys a bod y swm a neilltuwyd yn seiliedig ar
dybiaethau realistig o angen.
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Mae trefniadau rheoli ariannol y Cyngor yn cynnwys
rheolaethau ariannol mewnol, archwilio mewnol, safonau ymddygiad
ariannol cydnabyddedig, trefniadau o ran cyfreithlondeb a
threfniadau i atal a chanfod twyll a llygredd.
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Mae'r Cyngor wedi gwneud defnydd o'r Fenter Twyll
Genedlaethol i ganfod twyll - ymarfer cyfateb data cyfrifiadurol a
gynhelir bob dwy flynedd ledled Cymru a Lloegr ac wedi'i gynllunio
i nodi gordaliadau i gyflenwyr a hawlwyr budd-daliadau ac i ganfod
twyll a gyflawnir ar gyrff cyhoeddus. Fodd bynnag, nid yw'r
Cyngor wedi cyflwyno unrhyw enghreifftiau o arfer nodedig mewn
perthynas â'i ddefnydd o'r system Menter Twyll
Genedlaethol.
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Prin fu'r cynnydd a wnaed gan y Cyngor o ran sefydlu
trefniadau i gyflwyno adroddiadau ar enillion effeithlonrwydd i
Lywodraeth Cynulliad Cymru. Mae'r Cyngor, yn anochel, ar
lwybr dysgu o ran datblygu ei systemau i fesur a dangos enillion
effeithlonrwydd ac mae angen ystyried hyn o fewn cyd-destun
ehangach ei ymrwymiadau i sicrhau gwerth am arian parhaus wrth
ddarparu gwasanaethau a mynd i'r afael â'r sefyllfa ariannol
heriol y mae'n gweithredu ynddi.
|
|
|
|
|
Perfformiad
|
|
|
|
Cafwyd adroddiad gan Mr Ian Howse, Uchel
Reolwr Archwilio ar y prif gasgliadau yn y maes hwn fel a
ganlyn:
|
|
|
|
Ÿ
|
Ar y cyfan rydym yn fodlon bod gan y Cyngor
drefniadau ar waith yn 2006/2007 i'w helpu i sicrhau darbodusrwydd,
effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd yn ei ddefnydd o adnoddau. Mae
lle i wella trefniadau mewn sawl maes ac ni wnaed fawr o gynnydd yn
y meysydd a nodwyd gennym i'w gwella'r llynedd fel y gwelir yn
Arddangosyn 4 o’r adroddiad.
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Mae’r Cyngor yn parhau i ddatblygu ei ddull o reoli
perfformiad. Cafodd y Cynllun a’r Crynodeb i’r
Cyhoedd eu cynllunio a’u cyhoeddi ar amser ac roeddynt yn
cydymffurfio gyda’r cyfarwyddyd yng Nghylchlythyr 28/2005.
Fodd bynnag, mae nifer o fannau lle gellid gwneud gwelliannau
i’r Cynllun Gwella (fel y manylir arnynt yn Arddangosyn 5)
gyda’r prif un yn ymwneud â methiant i gyhoeddi cynllun
Cyfnod 1 ar gyfer 2007/08 yn unol â Chyfarwyddyd Cylchlythyr
28/2005 y flwyddyn hon eto er gwaethaf argymhelliad yr Archwilydd y
flwyddyn diwethaf. Er nad yw’r gofyn i gyhoeddi
gwybodaeth am Gyfnod 1 yn rheidrwydd statudol, argymhellir bod
awdurdodau yn peri bod gwybodaeth o’r math hwn ar gael fel
arfer dda.
|
|
|
|
|
6.3
|
Adroddiad y Rheolwr Perthynas ar ran yr Archwilydd
Cyffredinol
|
|
|
|
|
Adroddodd Mr John
Roberts -
|
|
|
|
Ÿ
|
Nododd yr Asesiad Risg Blynyddol un deg tri o risgiau
uchel ac mae'r Cyngor wedi nodi sut y bydd yn mynd i'r afael
â'r risgiau hyn yn y cynllun gwella. Gwrthdaro rhwng Aelodau
yw’r risg sy’n achosi’r pryder mwyaf i
reoleiddwyr gan ei fod yn golygu nad yw'r Cyngor yn canolbwyntio ar
gyflawni ei brif amcanion.
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Mae proses asesu risg fewnol y Cyngor wedi parhau i
ddatblygu. Mae nifer o'r meysydd risg uchel a nodwyd yn gyffredin
yn y rhan fwyaf o awdurdodau yng Nghymru, er enghraifft Safon
Ansawdd Tai Cymru, rheoli gwastraff, colli arian gan y Cynulliad,
gwerthuso swyddi a rheoli perfformiad.
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Ymhlith y risgiau uchel eraill i'r Cyngor mae: gwrthdaro
rhwng aelodau; buddsoddi
|
|
|
|
mewn TGCh; cadernid penderfyniadau cynllunio; mynediad i
ysgolion; darpariaeth hamdden; cartrefi gofal preswyl; rheoli
adnoddau dynol; a rheoli perfformiad.
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Gwrthdaro rhwng Aelodau sy'n achosi'r pryder mwyaf i
reoleiddwyr y Cyngor ar hyn o bryd, gan ei fod yn tueddu i olygu
nad yw Aelodau na Swyddogion yn canolbwyntio ar fynd i'r afael
â'r risgiau uchel eraill ac amcanion y Cyngor. At
hynny, mae'r cyhoeddusrwydd negyddol a grëir gan y gwrthdaro
hwn yn effeithio ar enw da'r Cyngor gyda'r etholwyr, ei
reoleiddwyr, Cynulliad Cenedlaethol Cymru a Llywodraeth y
Cynulliad.
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Mae'r Cyngor wedi gwneud cynnydd o ran mynd i'r afael
â nifer o risgiau yn ystod 2007. Ymhlith y rhain mae datblygu
ei drefniadau llywodraethu corfforaethol a rheoli risg, ymdrin
â gwyriadau cynllunio a rheoli enw da. Mae'n bwysig bod
y Cyngor yn cynnal momentwm o ran ymdrin â'r materion
hyn.
|
|
|
|
|
6.4
|
Mae’r gwaith o Archwilio ac Arolygu Perfformiad
a wnaed gan yr Archwilydd Penodedig ac ar ran Archwilydd
Cyffredinol Cymru yn dangos darlun cymysg o gynnydd a meysydd
i’w gwella
|
|
|
|
|
Mewn perthynas
â’r uchod, adroddwyd -
|
|
|
|
Ÿ
|
Nid oes unrhyw dystiolaeth i awgrymu bod yr ymgeisydd sy'n
Aelod o'r Cyngor nac aelodau eraill wedi torri unrhyw un o
weithdrefnau'r Cyngor o ran y ffordd yr ymdriniwyd â
cheisiadau cynllunio Parc Cefni.
|
|
|
Ÿ
|
Mae'r Cyngor wedi ymdrechu ar y cyd i wella'r wybodaeth
sydd ar gael iddo i fonitro absenoldeb oherwydd salwch ac mae wedi
canolbwyntio ar ostwng lefelau salwch.
|
|
|
Ÿ
|
Nid yw buddsoddiad y Cyngor mewn Technoleg Gwybodaeth a
Chyfathrebu (TGCh) wedi arwain at gymryd camau sylweddol o ran
gallu'r Cyngor i gyflawni ei amcanion a disgwyliadau'r
llywodraeth.
|
|
|
Ÿ
|
Mae'r Cyngor wedi datblygu nifer o'r polisïau sydd eu
hangen er mwyn rheoli pobl yn effeithiol ond nid ategir y rhain gan
wybodaeth ystyrlon am berfformiad ac, oherwydd diffyg ymrwymiad gan
uwch swyddogion yn y gorffennol, nid ydynt wedi'u gweithredu'n
gyson drwy'r sefydliad.
|
|
|
Ÿ
|
Mae'r Cyngor wedi sefydlu Tîm Cynllunio at Argyfwng
ac mae'n gwneud cynnydd tuag at gyflawni ei ddyletswyddau allweddol
o dan Ddeddf Argyfyngau Sifil Posibl 2004 ond mae angen gwneud mwy
o waith i gydymffurfio â'r Ddeddf yn llawn.
|
|
|
Ÿ
|
Ni all gwasanaeth rheoli gwastraff y Cyngor gyflawni
targedau gwastraff Llywodraeth Cynulliad Cymru a'r Gymuned
Ewropeaidd yn llawn yn y tymor canolig i'r hirdymor ac mae angen
cymryd camau gweithredu o ran lleihau gwastraff, gwaredu gwastraff
mewn safleoedd tirlenwi ac adnoddau staff.
|
|
|
Ÿ
|
Cyngor yn cymryd camau i fynd i'r afael â gwendidau
o ran rheoli corfforaethol a rheoli perfformiad sy'n cyfyngu ar ei
allu i ddarparu gwell canlyniadau gwasanaeth ar gyfer pobl leol.
|
|
|
Ÿ
|
Mae'r Cyngor yn rhoi cynlluniau ar waith i gyrraedd Safon
Ansawdd Tai Cymru, ac mae'n cydnabod yr angen i ddatblygu
trefniadau cadarn i reoli prosiectau a rhaglenni er mwyn sicrhau
y'u gweithredir yn effeithiol.
|
|
|
Ÿ
|
Rydym yn monitro'r broses o ddatblygu trefniadau'r Cyngor
o ran gwneud penderfyniadau, craffu ac atebolrwydd yn agos.
|
|
|
Ÿ
|
Mae'r Cyngor wedi gwneud cynnydd da o ran effeithlonrwydd
ynni mewn tai lleol ond nid yw trefniadau rheoli perfformiad yn y
maes hwn wedi'u datblygu'n ddigonol.
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Daeth yr Adolygiad ar y Cyd o wasanaethau cymdeithasol yn
Ynys Môn i'r casgliad bod y Cyngor yn darparu gwasanaethau da
ar y cyfan a'i fod 'mewn sefyllfa dda i gynnal a gwella
gwasanaethau', dyfarnodd arolygiad ESTYN o fynediad a threfniadaeth
ysgolion fod perfformiad y Cyngor yn cynnwys 'nodweddion da yn
gorbwyso diffygion' a bod ei ragolygon ar gyfer gwella perfformiad
yn 'dda heb unrhyw rwystrau pwysig'.
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Nid yw'r Archwilydd Penodedig yn argymell unrhyw
arolygiadau statudol eleni. Fodd bynnag, mae'r Archwilydd Penodedig
a'r Archwilydd Cyffredinol yn parhau i bryderu am effaith gwrthdaro
rhwng aelodau ar allu'r Cyngor i gyflawni'r ddyletswydd gyffredinol
o dan adran 3(1) o Ddeddf 1999: I wneud trefniadau i sicrhau
gwelliant parhaus i'r ffordd y mae'n cyflawni ei swyddogaethau, gan
ystyried cyfuniad o ddarbodusrwydd, effeithlonrwydd ac
effeithiolrwydd.
|
|
|
|
|
|
Diolchodd y Cadeirydd i’r Archwilwyr am yr adroddiad
a’r cyflwyniad.
|
|
|
|
|
|
Gofynnodd y Cynghorydd J A Roberts, gyda chaniatâd y
Cadeirydd, gwestiwn mewn perthynas ag archwilio cyfrifon
Cymunedau’n Gyntaf a thynnodd sylw at bryderon oedd gan bob
partneriaeth leol yn Ynys Môn nad oedd tystysgrif
wedi’i rhyddhau gan yr archwilwyr ar gyfer rhai o gyfrifon
Partneriaethau Cymunedau’n Gyntaf am yr ychydig flynyddoedd
diwethaf. Roedd ar ddeall y byddai Llywodraeth y Cynulliad yn
cysylltu gyda PWC i geisio brysio’r mater ac roedd am ofyn am
eglurhad ynglyn â’r sefyllfa.
|
|
|
|
|
|
Eglurodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid bod y system a
sefydlwyd gan Lywodraeth y Cynulliad i weithredu’r
partneriaethau Cymunedau’n Gyntaf yn un hynod o gymhleth.
Mae’r Awdurdod yn y broses o weithio ei ffordd
drwy’r casgliad o hawliadau grant Cymunedau’n Gyntaf ac
fe wnaed peth cynnydd ar hynny - byddai’r hawliadau hynny
wedyn yn cael eu hanfon ymlaen i’r archwilwyr
allanol.
|
|
|
|
|
|
Cadarnhaodd Mr Ian Howse bod hwn yn faes cymhleth a bod
hawliadau Grant Cymunedau’n Gyntaf heb eu prosesu trwy Gymru
gyfan. Gwneir y dasg archwilio yn fwy anodd trwy orfod glynu
wrth set o feini prawf a osodwyd gan Lywodraeth y Cynulliad, a
hefyd gan y ffaith bod yn rhaid i’r archwilwyr weithio trwy
drydydd parti h.y. yr Awdurdod. Roedd yn cydnabod y pwynt ac
am sicrhau’r aelod y bydd PWC yn edrych ar y sefyllfa ac yn
adrodd yn ôl i’r Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid fel y
gellir dweud wrth Lywodraeth y Cynulliad am y sefyllfa.
Dywedodd Mr Gareth Jones wrth yr aelodau bod Swyddfa
Archwilio Cymru yn llunio rhestr fisol o’r hyn sy’n
cael ei alw’n gloffwyr (h.y. hawliadau grant sydd ar
ôl) ac mae cyfrifioldeb ar yr archwilwyr i leihau’r
rhestr hon cyn belled ag sy’n bosibl. Mae’r
ffaith bod y grantiau’n parhau ar y rhestr yn dilyn y lefel o
waith a wnaed i’w briodoli’n rhannol i gyfarwyddwyd
Llywodraeth y Cynulliad ac i’r angen i sicrhau tystiolaeth a
gwybodaeth sy’n gwneud y dasg o edrych ar hawliadau grant yn
un hir. Nid amharodrwydd ar ran yr archwilwyr i
brosesu’r grantiau pan gant eu derbyn yw’r rheswm am yr
oedi - dymuniad yr archwilwyr yw gweld yr hawliadau grant hyn yn
cael eu clirio.
|
|
|
|
|
|
Cafwyd trafodaeth gref ar fater y Llythyr Archwilio yng
nghyfarfod o’r Pwyllgor Gwaith a gynhaliwyd ar 4 Chwefror,
2008 meddai’r Rheolwr-gyfarwyddwr wrth yr Aelodau.
Cyfeiriodd at y crynodeb o’r materion a godwyd gan yr
Archwilwyr a gwnaeth sylw ei fod yn rhannu pryderon bod gwrthdaro
Aelodau yn un o’r prif risgiau sy’n wynebu’r
Awdurdod. Fodd bynnag, roedd yn dymuno tynnu sylw hefyd at yr
elfennau cadarnhaol yng nghwaith y Cyngor - Cyd Adolygiad
Gwasanaeth Cymdeithasol ac adroddiad Estyn ar fynediad a
threfniadaeth ysgolion oedd dau adroddiad oedd yn cael eu canmol.
O safbwynt gwrthdaro Aelodau gwnaeth y sylw ei fod wedi
adrodd yn hir i’r Pwyllgor Gwaith yn ei gyfarfod ar 4
Chwefror ar y camau a gymerwyd yn ystod y flwyddyn i leihau’r
risg oedd yn cael ei greu gan wrthdaro Aelodau (yr adroddiad hwnnw
i fod ar gael yn fuan yng nghofnodion y cyfarfod), ac aeth dros rai
o’r mesurau hynny fel a ganlyn -
|
|
|
|
|
Ÿ
|
mabwysiadu newidiadau i’r Cyfansoddiad i ddileu
cwestiynau personol o’r Cyngor llawn;
|
|
|
Ÿ
|
mynd i’r afael â’r mater o geisiadau
cynllunio’n tynnu’n groes ac unioni’r broses
gynllunio;
|
|
|
Ÿ
|
cyflwyno fframwaith llywodraeth gorfforaethol
newydd;
|
|
|
Ÿ
|
cyfarfodydd gydag arweinyddion y pum grwp i weithio ar
faterion penodol;
|
|
|
Ÿ
|
mabwysiadu agwedd fwy rhagweithiol tuag at y cyfryngau a
datblygu perthynas ymarferol gyda hwy;
|
|
|
Ÿ
|
cyflwyno rhaglen o ddatblygu corfforaethol;
|
|
|
Ÿ
|
sesiynau gwybodaeth gydag ymgynghorwyr annibynnol ar
faterion cynllunio; rheoli enw da a llywodraethu
corfforaethol.
|
|
|
|
|
Roedd yn gobeithio y gellid cadw’r
momentwm yn y flwyddyn gyfredol ac y gellid gwneud cynnydd pellach
gyda hwy. Roedd gwrthdaro Aelodau yn parhau yn risg ac, fel
yr Archwilwyr, bydd yr Awdurdod yn monitro’r mater hwn yn
agos.
|
|
|
|
Mewn ymateb i wahoddiad gan y Cadeirydd am
sylwadau gan y Pwyllgor ar gasgliadau’r Llythyr Archwilio
Blynyddol fel ei cyflwynwyd, fe wnaed y pwyntiau canlynol
-
|
|
|
|
Ÿ
|
mynegwyd pryder ynglyn ag adrodd am absenoldeb salwch ac
awgrymwyd y dylai’r system gael ei symleiddio;
|
|
|
Ÿ
|
o safbwynt buddsoddi mewn TGCh cafwyd awgrym y dylai
perthnasedd y systemau fod yn brif ystyriaeth pan yn cael systemau
newydd;
|
|
|
Ÿ
|
o safbwynt Safon Ansawdd Tai Cymru, dywedwyd bod
canolbwyntio’r sylw ar gyrraedd y Safon Ansawdd Tai Cymru
wedi arwain at sefyllfa lle roedd y rhaglen gofal a thrwsio yn cael
ei hoedi ac mae hyn yn boendod i denantiaid - cynigiwyd a chytunwyd
y dylid anfon neges cryf i’r Cyfarwyddwr Corfforaethol Tai a
Gwasanaethau Cymdeithasol a’r Deilydd Portffolio Tai ei bod
yn bryder i’r Pwyllgor Archwilio bod y Safon Ansawdd Tai
Cymru yn gweithredu a hynny er drwg i’r rhaglen gofal a
thrwsio;
|
|
|
Ÿ
|
yng nghyswllt adroddiad Estyn ar fynediad a threfniadaeth
ysgol, tynnwyd sylw at y drafodaeth oedd wedi ail gychwyn yn Lloegr
ar rôl ysgolion gwledig bychan o fewn eu cymunedau a gwnaed y
sylw bod hyn yn arbennig o berthnasol i Ynys Môn ar hyn o
bryd yng nghyd-destun y rhaglen aildrefnu ysgolion presennol.
Mae mater yr ysgolion bychan hefyd yn fater cymdeithasol ac
fe ddylid rhoi lle mwy blaengar i’r ystyriaeth
hon;
|
|
|
Ÿ
|
mewn perthynas ag Adnoddau Dynol, roedd yr Aelodau’n
boenus oherwydd bod y maes hwn yn cael ei nodi yn barhaus fel maes
risg uchel ac roeddynt yn arbennig o bryderus gyda chasgliad yr
archwilwyr oedd yn dweud bod llawer o’r polisiau oedd eu
hangen ar gyfer rheoli pobl yn effeithiol wedi’u datblygu ond
nad ydynt wedi’u gweithredu’n gyson ar draws yr
Awdurdod oherwydd diffyg ymrwymiad uwch swyddogion yn y gorffennol.
Nodwyd mai adnoddau dynol yw conglfaen yr Awdurdod a bod
materion sy’n parhau heb gael sylw yn debyg o gael effaith ar
weddill yr Awdurdod;
|
|
|
Ÿ
|
yng nghyswllt gwrthdaro Aelodau a’i effaith yn dwyn
y sylw ymaith oddi wrth brif fusnes y Cyngor, tra yr oedd yn cael
ei gydnabod bod trafodaeth iach yn rhan hanfodol o’r broses
ddemocrataidd, roedd cytundeb bod angen cael ymdrech ar y cyd i
symud ymaith oddi wrth ddiwylliant o wrthdaro. Fodd bynnag,
nodwyd bod gweithredu Deddf Llywodraeth Leol 2000 a chyflwyno model
newydd o Lywodraeth Leol ar ffurf trefniadau sgriwtini/pwyllgor
gwaith wedi bod yn ffactor gyfrannol i waethygu gwrthdaro Aelodau
yn yr ystyr bod nifer o’r Aelodau’n teimlo eu bod yn
awr ar ffiniau busnes y Cyngor ac nad oes ganddynt ond rhan
gyfyngedig mewn gwneud unrhyw benderfyniadau. Mae llawer o
rwystredigaeth yn codi o’r ffaith nad oes gan Aelodau gerbyd
ar gyfer gwneud safbwynt neu ddadl, ac fe ellid gwella’r
sefyllfa trwy gael lefel uwch o ddeialog, gwell cyfathrebu a mwy o
gyfranogi;
|
|
|
Ÿ
|
roedd yr Aelodau’n croesawu’r Llythyr
Archwilio fel adroddiad oedd yn gyffredinol gadarnhaol tra hefyd yn
cydnabod bod yna sawl maes lle gall yr Awdurdod, wella ei
berfformiad, a sawl maes lle mae angen iddo newid ei berfformiad.
|
|
|
|
|
Penderfynwyd -
|
|
6.5
|
Derbyn y Llythyr Archwilio Blynyddol am 2006/07 a
diolch i’r Archwilwyr am eu gwaith ar y ddogfen ac am eu
casgliadau o’i mewn.
|
|
|
6.6
|
Cyfleu i Gyfarwyddwr Corfforaethol Tai a Gwasanaethau
Cymdeithasol a’r Deilydd Portffolio Gwasanaethau Tai, bod y
Pwyllgor Archwilio’n bryderus bod y Safon Ansawdd Tai Cymru
yn ymddangos fel pe bai’n gweithio er drwg i’r Rhaglen
Cynnal a Chadw Tai, a’r effaith y mae hyn yn ei gael ar
denantiaid y tai.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Cyflwynwyd - Adroddiad gan
y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid yn amlinellu’r
amgylchiadau mewn perthynas ag achos o ymgais i dwyllo trwy siec,
oedd yn ymwneud ag altro 2 siec budd-dal tai a sut y bu i hyn oll
gael ei ddarganfod a’i rwystro trwy systemau a roddwyd yn eu
lle gan y Cyngor.
|
|
|
|
Adroddodd y Cyfarwyddwr
Corfforaethol Cyllid y daeth yr achos hwn i'n sylw gyntaf pan
gafwyd gwybod gan landlord yr unigolyn nad oedd wedi derbyn dwy
siec am £324 yr un ym misoedd Hydref a Thachwedd 2006.
Ond canfuwyd yn sydyn trwy ddefnyddio systemau cyllidol y
Cyngor bod y sieciau hyn wedi eu rhyddhau ac yn wir eu bod wedi eu
cyflwyno yn y banc. Wedyn aeth yr Adain Atal Twyll ati i ofyn
am gopïau o'r sieciau yn y banc a gwelwyd fod enw'r talai wedi
ei newid i enw'r tenant, a'r ddwy siec wedi eu "hagor" fel bod modd
codi arian amdanynt heb dalu i mewn i gyfrif.
|
|
|
|
Yn achlysurol mae'r Adran
Gyllid yn gorfod diwygio sieciau pan fo camgymeriad, er enghraifft,
wedi ei wneud neu pan fo enw'r talai wedi newid. Weithiau
mae'n rhaid 'agor' sieciau ar achlysur (sy'n digwydd yn llai ac yn
llai aml) pan fo'r talai heb gyfrif banc. Gwneir y newidiadau
hyn trwy ddilyn trefniadau y cytunwyd arnynt a chânt eu
cadarnhau trwy sicrhau llofnod llawn un o'r swyddogion sydd ar
Banel o rai sy'n gyfrifol am ryddhau sieciau. Yn yr achos hwn
roedd llythrennau cyntaf yr enw wedi eu rhoddi ar y sieciau - nid
llofnod llawn. Roedd y dramgwyddwraig yn amddiffyn ei hun
trwy ddweud iddi ddod i swyddfa Llangefni lle roedd y sieciau wedi
eu diwygio yn y Swyddfa Arian Parod - hynny fel bod modd iddi godi
arian am y sieciau yn y banc. Mewn gwirionedd roedd yn dal
bod y newidiadau hyn wedi cael eu hawdurdodi gan y
Cyngor.
|
|
|
|
Wedyn trosglwyddodd y
landlord y mater i'r Heddlu, a chyhuddwyd y tenant o geisio sicrhau
arian trwy dwyll ar ddau achlysur. Yn y gwrandawid cyntaf
plediodd yn ddieuog. Yn y diwedd cafwyd gwrandawiad yn Llys
Ynadon Llangefni, cafwyd y tenant yn euog ar y ddau gyfrif,
??? ac wrth grynhoi cyfeiriodd yr ynad at yr achos cryf a
gyflwynwyd gan y Goron.
|
|
|
|
Dangos y mae'r achos hwn
sut y mae'r trywydd archwilio yn cael ei ddiogelu y tu mewn i'n
systemau cyllidol ac yn y banc hefyd ac o'r herwydd mae modd
olrhain pob gweithred unigol a'i harchwilio a hynny'n golygu bod
modd dod o hyd i achosion o dwyll. Dilynwyd rhybudd y
landlord yn dweud bod sieciau ar goll yn brydlon ac mae hynny'n
dangos ein bod yn defnyddio gwybodaeth i ganfod achosion o'r fath.
Er bod y diffynnydd yn honni fod y sieciau hyn wedi eu
hawdurdodi gan yr awdurdod roedd y dystiolaeth yn dangos yn wahanol
a bod ein trefniadau ni i newid sieciau yn drefniadau diogel iawn
ac yn cael eu dilyn ym mhob achos yn ddieithriad. Roedd y
llys yn derbyn na fuasai'r Cyngor byth yn peidio â
defnyddio'r trefniadau gweinyddol hyn.
|
|
|
|
Unwaith yr oedd yr Adain
Budd-daliadau Tai yn fodlon nad oedd y landlord wedi derbyn y ddwy
siec, gwnaed trefniadau i roddi rhai eraill iddo ac o'r herwydd y
Cyngor hwn oedd yn dioddef oherwydd y twyll. Ond dan yr
amgylchiadau roedd y banc yn derbyn fod rhywfaint o fai arno ef am
ganiatáu i'r unigolyn godi arian yn erbyn y sieciau ac yn y
cyfamser maent wedi talu'r arian yn ôl i'r Cyngor. Gan
fod y Llys Ynadon wedi gwneud gorchymyn iawndal yn cyfateb i werth
y ddwy siec a chan fod y dramgwyddwraig wedi dweud ei bod yn parhau
i ddal y cyfrif hwn, disgwylir y bydd modd hawlio'r arian yn
ôl cyn pen 4 wythnos.
|
|
|
|
I gwblhau'r broses o atal
twyll fe ddylai'r achos hwn ddangos i eraill y bydd unrhyw un sy'n
ceisio twyllo yn cael ei ddal ac yn cael ei erlyn. Bydd
canfod ac atal yn creu diogelwch i'r Awdurdod.
|
|
|
|
Dywedodd y Cyfarwyddwr
Corfforaethol Cyllid bod yr achos penodol hwn yn rhoddi sicrwydd
iddo fod y systemau gweinyddol beunyddiol yn gweithio fel a
fwriadwyd i atal, i ganfod ac i rwystro twyll yn erbyn yr
awdurdod.
|
|
|
|
Penderfynwyd derbyn
yr adroddiad a nodi’r wybodaeth o’i fewn.
|
|
|
|
8
|
HAWLIADAU COSTAU TEITHIO UWCH REOLWYR
|
|
|
|
|
Cyflwynwyd -
Gwybodaeth mewn perthynas â hawliadau costau teithio a
chofnodion dyddiadur y Rheolwr-gyfarwyddwr yn ystod y cyfnod o
Tachwedd, 2007 i Rhagfyr, 2007.
|
|
|
|
Roedd yr wybodaeth uchod
yn cael ei chyflwyno i’r Pwyllgor Archwilio yn dilyn
trafodaeth yng nghyfarfod o’r Cyngor Sir ar 13 Rhagfyr, 2007
ar gais gan y Cynghorydd G O Parry, MBE i’r Arweinydd am yr
wybodaeth a ganlyn -
|
|
|
|
Ÿ
|
copi o ddyddiadur y Rheolwr-gyfarwyddwr yng nghyswllt
cyfarfodydd, seminarau, a chynadleddau ar Fusnes y Cyngor ers ei
apwyntiad, fyddai’n darparu eglurhad o bwrpas a pherthnasedd
y cyfarfodydd hynny i’w apwyntiad;
|
|
|
Ÿ
|
copi o hawliadau costau teithio’r
Rheolwr-gyfarwyddwr;
|
|
|
Ÿ
|
eglurhad am y defnydd wnaed gan y Rheolwr-gyfarwyddwr o
Faes Awyr Môn, a’r rhesymau dros ddefnyddio car ar
gyfer siwrneiau i Gaerdydd ac oddi yno pan y gallai’r
cyfleuster awyr fod wedi arbed amser a chost.
|
|
|
|
|
Wrth egluro ei resymau dros ofyn am yr
wybodaeth uchod, dywedodd y Cynghorydd G O Parry, MBE ei fod yn
synnu gweld y mater wedi’i roi ar raglen y Pwyllgor Archwilio
fel mater yn ymwneud â hawliadau teithwyr uwch reolwyr - y
prif fater oedd Dyddiadur y Rheolwr-gyfarwyddwr ac nid oedd y
materion eraill ond yn ymylol i’r cwestiwn hwnnw.
Eglurodd i’r cais am wybodaeth godi o rwystredigaeth yn
dilyn methiant un o Arweinwyr y Grwpiau Gwleidyddol yr oedd ef yn
aelod ohono i gael apwyntiad i weld y Rheolwr-gyfarwyddwr yn ystod
cyfnod o dair wythnos. Y teimlad oedd bod tair wythnos yn
gyfnod go hir i fethu cael gweld y Rheolwr-gyfarwyddwr i drafod
materion o ddiddordeb i’r Cyngor yn arbennig gan fod y grwp
yn grwp sefydlog gyda hawl i roi ei farn i’r
Rheolwr-gyfarwyddwr.
|
|
|
|
Roedd y Cynghorydd Parry’n
croesawu’r wybodaeth a gyflwynwyd a dywedodd ei fod yn ei
chael yn ddefnyddiol iawn i sefydlu lle mae cysylltiadau’n
cael eu gwneud a bod cysylltiadau cymdeithasol hefyd yn cael eu
meithrin ac fe allant fod o ddefnydd i gyfleu yr hyn y mae’r
Cyngor yn ei wneud trwy gyfrwng gwahanol. Gofynnwyd am
wybodaeth ynglyn â defnydd y Rheolwr-gyfarwyddwr o Faes Awyr
Môn oherwydd y farn mai dyma’r ffordd orau a’r
ffordd fwyaf effeithiol o fynd i Gaerdydd pan fyddai angen hynny ar
fusnes y Cyngor. Roedd yn gobeithio i’r neges gael ei
gyfleu ynglyn â’r angen i gael cyswllt rhwng y
Rheolwr-gyfarwyddwr a grwpiau gwrthblaid.
|
|
|
|
Dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid
bod hwn yn gais anarferol yn yr ystyr y byddai dyddiadur a
hawliadau costau teithio aelod cyffredin o staff yn cael ei
ystyried yn fater preifat i’r gweithiwr ac na fyddai wedi
cael ei wneud yn gyhoeddus yn y ffordd hon. Fodd bynnag,
roedd y Comisiynwr Gwybodaeth wedi dod i farn ynglyn â nifer
o geisiadau o dan Ryddid Gwybodaeth sy’n nodi bod ceisiadau
am wybodaeth yn ymwneud ag uwch reolwyr o fewn awdurdodd cyhoeddus
yn cael eu hystyried yn rhesymol. Y teimlad oedd mai’r
Pwyllgor Archwilio oedd y fforwm briodol i ystyried y mater hwn yng
nghyd-destun atebolrwydd uwch reolwyr i’r Cyngor yn nhermau
sut y maent yn gwario eu hamser ac sut y maent yn teithio ac yn y
blaen.
|
|
|
|
Ymgynghorwyd â’r
Rheolwr-gyfarwyddwr ar y mater ac fe gytunodd i ryddhau’r
wybodaeth oherwydd ei fod yn dymuno iddo fod yn wybyddus nad oedd
yr wybodaeth yn adlewyrchu dim oedd yn anweddaidd. Roedd y
wybodaeth fel ei cyflwynwyd yn cynnwys hawliadau costau teithio
wedi’u golygu a dyddiadur wedi’i olygu (roedd materion
preifat wedi’u dileu) fel y gellid ei ryddhau i’r
cyhoedd. Mewn perthynas â dull teithio’r
Rheolwr-gyfarwyddwr, mae wedi cadarnhau y gallai ar rai achlysuron
fod wedi defnyddio Maes Awyr Môn, ond roedd y siwrnai
wedi’i threfnu ar fyr rybudd; ymhellach i hyn, mae trefniadau
teithio weithiau’n rhan o drefniadau preifat ac yn destun
ymrwymiadau eraill. Dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol
Cyllid wrth yr Aelodau iddo lofnodi’r rhan fwyaf o’r
hawliadau costau teithio a gyflwynwyd i’r Pwyllgor ar y sail
ei fod yn eu derbyn fel hawliadau rhesymol am siwrneiau wnaed ar
ran yr Awdurdod. Roedd yn gobeithio y byddai’r Pwyllgor
Archwilio’n derbyn yr wybodaeth a gyflwynwyd fel tystiolaeth
o ba mor brysur yw’r Rheolwr-gyfarwyddwr a’i fod yn
teithio llawer iawn yng nghwrs ei waith a bod y siwrneiau
hynny’n rhesymol.
|
|
|
|
Yn y drafodaeth a ddilynodd ar y mater, roedd
rhai Aelodau o’r farn y gellid bod wedi delio gyda’r
mater mewn ffordd fwy sensitif ac nad oedd cyhoeddi’r
wybodaeth yn y dull hwn yn adlewyrchu’n dda ar yr Awdurdod.
Roedd y Cynghorydd G O Parry, MBE am ail ddweud nad oedd yn
ei fwriad wrth ofyn y cwestiynau uchod i gwestiynnu
integriti’r Rheolwr-gyfarwyddwr ond yn hytrach i geisio cael
eglurhad ynglyn â pha bryd y byddai’r
Rheolwr-gyfarwyddwr ar gael.
|
|
|
|
Roedd consensws ymysg yr Aelodau y dylid dod
â’r mater i’w ddiwedd trwy dderbyn y ffaith bod y
Rheolwr-gyfarwyddwr yn berson prysur iawn, a bod natur ac ehangder
ei ymrwymiadau gwaith o reidrwydd yn ei ddwyn ymaith o’i
swyddfa, a bod y siwrneiau a wnaed ynglyn â’r gwaith
hwnnw yn rhai rhesymol.
|
|
|
|
Penderfynwyd derbyn yr wybodaeth a
gyflwynwyd fel tystiolaeth o brysurdeb y Rheolwr-gyfarwyddwr,
bod natur ac ehangder ei ymrwymiadau gwaith o reidrwydd yn ei
ddwyn ymaith o’i swyddfa, a bod y siwrneiau oedd yn
gysylltiedig â’r gwaith hwnnw yn rhai
rhesymol.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Y Cynghorydd R Llewelyn Jones
|
|
|
|
|
|