Meeting documents

1

DATGAN DIDDORDEB

Ni chafwyd yr un datganiad o ddiddordeb.

2

COFNODION

Ni chafodd yr eitem hon ei nodi ar raglen wreiddiol y cyfarfod ond gyda chaniatâd y Cadeirydd cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod cynt o’r Pwyllgor Archwilio ar 25 Mehefin, 2009 i’w derbyn gan fod y cyfarfod arbennig hwn yn cael ei alw yn sgil trafodaeth ar un o’r eitemau ar raglen y cyfarfod blaenorol ac yn ymwneud â chylch gorchwyl y Pwyllgor ac i bob pwrpas yn barhad i’r drafodaeth honno.  Felly, cyflwynwyd a llofnodwyd, fel cofnod cywir o’r trafodaethau, y cofnodion i’r cyfarfod hwnnw o’r Pwyllgor Archwilio a gafwyd ar 25 Mehefin, 2009.  

Roedd y Cynghorydd H. Eifion Jones ar ddeall, oherwydd y drafodaeth a’r penderfyniad yn y Pwyllgor yn ei gyfarfod ar 25 Mehefin, y câi’r cyfarfod arbennig hwn ei neilltuo i ystyried yr Adroddiad Arolwg Llywodraethu Corfforaethol o’i gwr - nid un paragraff yn unig ar bwynt 78 yr adroddiad sy’n cyfeirio at fethiannau’r Pwyllgor Archwilio.  Mewn ymateb cyfeiriodd y Cadeirydd yr Aelodau at baragraff agoriadol adroddiad y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid dan eitem 2 y rhaglen wreiddiol yn rhestru’r rhesymau am alw’r cyfarfod hwn o’r Pwyllgor Archwilio - sef ar gais y Cadeirydd ac i bwrpas ystyried yr Adroddiad Arolwg Llywodraethu Corfforaethol ac yn arbennig effaith yr adroddiad hwnnw ar y Pwyllgor Archwilio.  Felly, roedd pwyslais y cyfarfod hwn ar swyddogaeth y Pwyllgor Archwilio a beth a ddywedwyd yn yr Adroddiad Arolwg Llywodraethu Corfforaethol amdano ond hefyd ni welai unrhyw reswm pam na ellid codi pwyntiau mwy cyffredinol yn codi o’r Adroddiad Arolwg.  Ond gan fod yr Adroddiad Arolwg uchod yn crybwyll y Pwyllgor Archwilio’n benodol o ran ei effeithiolrwydd a’i swyddogaeth, roedd yn rhaid rhoddi sylw i’r mater hwnnw.

3

AROLWG LLYWODRAETHU CORFFORAETHOL

i bwrpas cael trafodaeth ragarweiniol cyflwynwyd adroddiad y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid ar y materion hynny yn yr adroddiad arolwg uchod sy’n cael effaith ar y Pwyllgor Archwilio.  Wedyn rhoes y Cadeirydd groeso i’r Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid annerch y Pwyllgor ar gynnwys a phwrpas yr adroddiad.

Aeth y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid rhagddo i ddweud nad oedd canfyddiadau’r Arolwg Llywodraethu Corfforaethol yn hysbys adeg cynnal cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio ar 25 Mehefin, 2009 ac o’r herwydd, yn naturiol, nid oedd y Pwyllgor hwnnw yn dymuno ystyried yr adroddiad ar y gweill.  Bellach mae’r Adroddiad Arolwg wedi’i gyhoeddi ac mae ynddo nifer o argymhellion y rhoddwyd i’r Cyngor gyfnod o ddwy flynedd i weithredu arnynt ac i unioni’r sefyllfa.  Felly nid oedd disgwyl i’r materion a godwyd yn yr adroddiad gael eu datrys yn y tymor byr nac mewn un cyfarfod megis hwnnw heddiw, a bydd raid mynd ati i flaenoriaethu’r camau a gymerir.  Credai mai un ffordd resymol i’r Pwyllgor flaenoriaethu fuasai canolbwyntio, yn y lle cyntaf, ar baragraff 78 yr  Adroddiad Arolwg Llywodraethu Corfforaethol ac roedd hwnnw’n ymddangos yn llawn dan bwynt 1.3 yr adroddiad uchod.  Yn yr Adroddiad Arolwg Llywodraethu Corfforaethol dywedir, ym mharagraff 78 nad yw’r Pwyllgor Archwilio yn medru rhoddi sicrwydd annibynnol, sicrwydd y dylai fedru ei roddi, a hynny oherwydd bod ei gyfarfodydd, yn aml, yn cael eu cloffi gan wrthdaro gwleidyddol personol.  Er bod materion eraill yn yr Adroddiad Arolwg yn ymwneud â dull systematig yr Awdurdod hwn o drin llywodraethu a rheoli risg, er enghraifft, ac yn cyffwrdd â chylch gorchwyl y Pwyllgor hwn, roeddent er hynny yn faterion y buasai’n fwy priodol eu hystyried unwaith y bydd y Rheolwr-gyfarwyddwr Dros Dro newydd yn ei swydd a’r Bwrdd Adfer ar ei draed.  Roedd rhoddi sylw i’r materion hynny a nodwyd ym Mharagraff 78 yr Adroddiad Archwilio yn fan cychwyn da i’r Pwyllgor Archwilio hunanasesu ac mae hyn yn barhad i’r drafodaeth o’r cyfarfod cynt yng nghyswllt swyddogaethau a chyfrifioldebau’r Pwyllgor a nodir yn ei gylch gorchwyl a pha mor dda y mae’n cyflawni’r materion hyn a hefyd a oes angen eu hadolygu.  

Er bod y sylw mwyaf wedi bod ar y diffygion hynny a nodwyd yn yr Adroddiad Arolwg Llywodraethu Corfforaethol mae’n deg dweud hefyd bod llawer o bethau da yn null y Pwyllgor Archwilio o weithio.  Ym Môn mae gan yr Awdurdod draddodiad hir o gael Pwyllgor Archwilio ac ef oedd un o’r awdurdodau lleol cyntaf i sefydlu Pwyllgor i’r pwrpas hwnnw.  Hefyd, mae llawer o’r gwaith a wna’r Pwyllgor dan ei raglen waith yn bodloni llawer iawn o ddisgwyliadau Pwyllgor Archwilio a’r un pryd yn adlewyrchu arfer dda.  Mae’r camau a gymerwyd neu y bwriedir eu cymryd i wella’r Pwyllgor a’i ddull o weithio yn cynnwys darpariaeth i sicrhau bod aelodau’r Pwyllgor Archwilio yn derbyn hyfforddiant priodol, ac roedd paragraff 2.1 yr adroddiad yn crybwyll sesiwn hyfforddiant a drefnwyd i’r aelodau ar 19 Mehefin pryd y cafwyd anerchiad gan Glen Palethorpe o RSM Bentley Jennison ar swyddogaeth Pwyllgorau Archwilio. Hyfforddiant oedd hwn yn seiliedig ar yr ymarferion gorau hynny a amlinellwyd yng nghyhoeddiad CIPFA (Audit Committees : Practical Guidance for Local Authorities 2005) a chyfeiriwyd at hwn yn y troednodyn i baragraff 78 yr Adroddiad Arolwg Llywodraethu Corfforaethol ac yn seiliedig hefyd ar gyfarwyddiadau mwy diweddar gan Fforwm Llywodraethu Gwell CIPFA. Cafodd yr hyfforddiant hwn groeso gan y rheini oedd arno.

Yng nghyswllt y gwendidau hynny a nodwyd yn y  Pwyllgor Archwilio, rhaid peidio ag achub y blaen ar y Rheolwr-gyfarwyddwr Dros Dro a’r Bwrdd Adfer a benodir gan Lywodraeth Cynulliad Cymru ond mae’r un mor bwysig rhoddi sylw cychwynnol i’r materion a nodwyd yn yr Adroddiad Arolwg Llywodraethu Corfforaethol a phenderfynu ar gamau posib heb oedi gormod.  Yn yr ysbryd hwnnw y dylai’r cyfarfod hwn ddechrau ystyried gwelliannau a chan gofio hefyd y bydd y Bwrdd Adfer, o bosib, yn eu hailystyried. Roedd Rhan 3 yr adroddiad uchod yn amlinellu’r camau posib i bwrpas cyflawni gwelliannau fel a ganlyn -

3.1

Hyfforddiant

Bu achlysuron hyfforddiant eraill a drefnwyd yn allanol gan gyrff megis CIPFA yn ddefnyddiol yn y gorffennol ac efallai y byddant felly eto yn y dyfodol.  Gall y rhain fod yn gostus (£400 y dydd a chostau teithio a chynhaliaeth).  Mae modd trefnu hyfforddiant bob amser i’r aelodau ac yn enwedig i Gadeirydd ac Is-Gadeirydd y Pwyllgor gan ddisgwyl y bydd yr aelodau yn aros ar y Pwyllgor Archwilio i gael budd o’r hyfforddiant hwnnw.  Buasai trosiant ymhlith yr aelodaeth yn milwrio yn erbyn yr amcan hwn.  Hefyd, yn ddiweddar, cafwyd gwybodaeth am y bwriad gan Grwp Archwilio Mewnol Gogledd Cymru i ddarparu sesiynau hyfforddiant i Awdurdodau Gogledd Cymru a bod un sesiwn wedi’i threfnu ar gyfer 29 Hydref yn benodol i aelodau Pwyllgorau Archwilio a staff Archwilio Mewnol; mae modd trefnu i aelodau’r Pwyllgor Archwilio fynychu’r hyfforddiant hwn os ydynt o’r farn y buasai hynny o gymorth iddynt o ran darparu gwybodaeth gefndirol a darparu canllaw i ymarfer da.

3.2

Rhestr Siecio Hunanasesiad

Roedd y cyhoeddiad y cyfeiriwyd ato yn y troednodyn i baragraff 78 a’r hyfforddiant hwnnw a ddarparwyd ar 19 Mehefin yn crybwyll rhestr siecio hunanasesiad i Bwyllgorau Archwilio.  Ynghlwm fel Atodiad A wrth yr adroddiad roedd rhestr siecio o’r fath a honno’n gofyn cwestiynau ynghylch y Pwyllgor Archwilio am y tasgau hynny y gellid disgwyl i’r Pwyllgor eu cyflawni a hefyd y tasgau hynny y gallai amcanu i’w cyflawni ac ymateb awgrymedig i rai o’r cwestiynau syml uniongyrchol.  Gan mai hunanasesiad yw hwn mae’n fater i aelodau’r Pwyllgor ei hun ei ystyried a nodi trwy eu hymateb beth yw’r blaenoriaethau ar gyfer gweithredu.  Priodol dweud bod y rhestr siecio hon yn uchelgeisiol a rhai o’r cwestiynau arni yn gymhleth ac yn teilyngu trafodaeth gytbwys a manwl.  Oherwydd hynny roedd y Cyfarwyddwr yn awgrymu mai’r ffordd orau o gynnal trafodaeth ar y rhestr siecio fuasai mewn cyd-destun gweithdy anffurfiol ond yn gyntaf efallai bod raid darparu rhagor o hyfforddiant fel bod yr aelodau mewn sefyllfa i wynebu’r cwestiynau hynny sydd ar y rhestr siecio ac ystyried felly eu blaenoriaethau fel Pwyllgor Archwilio.

3.3

Calendr y Pwyllgor Archwilio

Nodwyd yn y rhestr siecio a hefyd gan y Cadeirydd bod angen calendr rheolaidd o dasgau i’r Pwyllgor eu cyflawni gyda dyddiadau.  Darparwyd fersiwn ddrafft o’r calendr yn Atodiad B a gwahoddwyd y Pwyllgor i’w fabwysiadu.  Mae’n bosib y bydd rhagor o eitemau yn cael eu hychwanegu at y calendr wrth i’r Pwyllgor fynd trwy’r rhestr siecio ac wrth iddo adolygu ei swyddogaeth a’i gyfrifoldebau.  Fodd bynnag, cyflwynwyd calendr fel dogfen y mae modd i’r Pwyllgor ei mabwysiadu fel rhaglen waith am y tro.

3.4

Siartr i’r Pwyllgor Archwilio

Roedd y Cadeirydd wedi cynnig y dylid darparu siartr i’r Pwyllgor Archwilio a dehonglwyd y cais fel un am grynodeb o gylch gorchwyl y Pwyllgor sydd hefyd yn nodyn i atgoffa aelodau bod raid osgoi ymddygiad all arwain at y math o feirniadaeth a geir ym mharagraff 78 yr Adroddiad Arolwg Llywodraethu Corfforaethol.  Roedd siartr awgrymedig ynghlwm fel Atodiad C a honno’n rhestru disgwyliadau’r Pwyllgor Archwilio fel y gwelir y rheini yn y Cyfansoddiad ac yn rhoddi sylw hefyd i beth o’r feirniadaeth o’r Pwyllgor yn yr Adroddiad Arolwg Llywodraethu Corfforaethol.  Dogfen ddrafft yn unig oedd hon ar gyfer sylw’r Pwyllgor ac nid oedd disgwyl i’r aelodau lofnodi ar hyn o bryd.  Unwaith y bydd y Bwrdd Adfer yn ei le rhagwelir y bydd yn dymuno cyflwyno sylwadau ar y ddogfen a chyfrannu tuag ati.

i gloi, dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid, bod peth gwaith da wedi’i wneud yn barod ar friffio’r Pwyllgor yng nghyswllt ymarfer da ond bod modd gwneud rhagor.  Efallai y bydd raid cael cyfarfod o fath gweithdy i’r aelodau fynd trwy’r hunanasesiad yn fanylach.  Yn y cyfamser, argymhellwyd bod y Pwyllgor yn mabwysiadu’r calendr yn Atodiad B a’r siartr yn Atodiad C.

Diolchodd y Cadeirydd i’r Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid am ei adroddiad a’i sylwadau ac ychwanegodd iddo alw’r cyfarfod hwn o’r Pwyllgor Archwilio yn sgil y drafodaeth yn y cyfarfod blaenorol ar 25 Mehefin.  Yn bersonol, credai bod y cyfarfod hwn y cam cyntaf yn rhaglen waith y Pwyllgor Archwilio i adennill parch a ffydd y Cyngor a’r cyhoedd yn gyffredinol yn nulliau monitro’r Cyngor.  Un o’r ystyriaethau pwysicaf i aelodau’r Pwyllgor Archwilio yw sicrhau bod hwnnw yn effeithiol; a dyma’r rheswm am gyflwyno rhestr siecio hunanasesu i’r Pwyllgor edrych yn fanwl ar beth y dylai fod yn ei wneud.  Fel Cadeirydd roedd yn gobeithio y buasai’r rhestr siecio hon yn sylfaen i’r Pwyllgor adeiladu arni ac yn ganllaw bob amser i lywio swyddogaeth y Pwyllgor yn y dyfodol fel Pwyllgor Archwilio effeithiol.  Cyffelybodd y Pwyllgor Archwilio i larwm tân ddomestig; dyfais sy’n flinder ar adegau ond yn gwneud yr hyn y dylai ei wneud, hynny ydyw rhoddi i ni rybudd am fwg ac am beryglon posib.  Felly hefyd y Pwyllgor Archwilio - roedd yn rhaid iddo weithredu fel larwm tân i’r Cyngor; ar adegau mae peth o’r fath yn flinder ond cyflawni swyddogaeth y mae’r larwm a mater i’r aelodau yw sicrhau bod y Pwyllgor yn gweithio’n briodol bob amser.  Roedd yn rhaid i’r Aelodau ofyn beth y mae’n rhaid ei gyflawni i ddatblygu o fod yn Bwyllgor digonol i fod yn Bwyllgor rhagorol, a mater hefyd i’r Aelodau yw penderfynu ym mha fodd y byddant yn symud ymlaen.  Credai bod gan y Pwyllgor y gallu i fod yn dîm gwirioneddol dda, ac fel Cadeirydd roedd yn fodlon wynebu’r her; teimlai’n siwr bod yr Aelodau yn rhannu’r dyhead hwn.  Cyn agor y drafodaeth i’r Aelodau rhoes y Cadeirydd wahoddiad i gynrychiolwyr Archwilio Allanol ac Archwilio Mewnol rannu sylwadau gyda’r Pwyllgor ynghylch beth yw arferion da i Bwyllgor Archwilio.

Yn ôl ei phrofiad o weithio i awdurdodau lleol yng Nghymru ac yn Lloegr dywedodd Mrs Lynn Hine, PWC bod cael Pwyllgor Archwilio y tu mewn i’r strwythur Pwyllgorau ynddo’i hun yn beth da.  Y mae’n arfer dda i’r cynghorau gael Pwyllgor Archwilio.  Yng nghyd-destun y drafodaeth a gafwyd yn y cyfarfod cynt pryd y bwriwyd amheuaeth ar ddyfodol y Pwyllgor Archwilio gan rai aelodau, aeth ymlaen i sôn y buasai’r Awdurdod yn cymryd cam yn ôl, petai, yn sgil yr Adroddiad Arolwg Llywodraethu Corfforaethol fel cam cyntaf, yn cael gwared â nodwedd sydd yn arfer dda mewn Llywodraethu.  Felly ei chyngor taer hi oedd bod yr Awdurdod yn cadw’r Pwyllgor Archwilio ac yn ystyried sut i hyrwyddo ei effeithiolrwydd.  Y Pwyllgorau Archwilio mwyaf effeithiol mewn Llywodraeth Leol yw y rheini sy’n glynu wrth ganllawiau ymarfer da, sef rhoddi barn wleidyddol o’r neilltu fel bod y Pwyllgor yn medru canolbwyntio ar sicrhau bod y Pwyllgor yn cael ac yn darparu sicrwydd bod amgylchedd rheoli cadarn yn ei le.  Petai’r Pwyllgor yn medru dweud ei fod yn cyflawni y rhan fwyaf o’r tasgau hynny ar y rhestr siecio yna, heb amheuaeth, buasai’n un o’r Pwyllgorau gorau; ond y Pwyllgorau Archwilio gorau yw’r rheini sydd, bob amser, yn herio eu hunain yn seiliedig ar bethau tebyg i’r rhestr siecio a dylai’r Pwyllgor Archwilio hwn yn Ynys Môn amcanu at gyflawni y nodau ar y rhestr siecio, a thros gyfnod o amser mynd ati i asesu a ydyw’n cyflawni’r tasgau hynny’n effeithiol.  O safbwynt PWC pleser oedd gweld y Pwyllgor Archwilio yn ystyried symud ymlaen ac er nad oedd hi’n bosib datrys materion yn llawn yn y tymor byr fe ddylai’r swyddogaeth archwilio allanol annog y Pwyllgor i gychwyn ar y siwrnai - o bosib trwy gynnal gweithdy i ystyried y cerrig sylfaen a’r cynlluniau gweithredu sy’n angenrheidiol dros gyfnod o amser fel bod modd cyflawni’r disgwyliadau ar y rhestr siecio.

Ÿ

Er ei fod yn cytuno gyda’r syniad o gael rhestr siecio ac yn cydnabod hefyd bod angen rhagor o hyfforddiant roedd y Cynghorydd Jim Evans yn pryderu ychydig oherwydd y gallasai’r Rheolwr-gyfarwyddwr Dros Dro newydd fod eisiau symud ymlaen mewn dull gwahanol.

Eglurodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid bod y Rhestr Siecio wedi’i llunio fel man cychwyn a’r bwriad oedd bod y Pwyllgor yn gweithio ei ffordd trwyddi ac yn ystyried a ydyw’n cyflawni rhyw dasg benodol ai peidio - os nad ydyw ystyrir hefyd a ydyw’r dasg yn flaenoriaeth wirioneddol.  Felly nid rhestr o bethau i’w cyflawni o angenrheidrwydd oedd y Rhestr Siecio, ond canllaw i asesu beth y  mae’r Pwyllgor yn ei wneud a ddim yn ei wneud, ac os oes unrhyw fylchau, roedd y rhestr yn ffordd o benderfynu ar flaenoriaethau.

Ÿ

A derbyn bod y Pwyllgor Archwilio, yn briodol iawn, yn ceisio egluro ei fwriadau i weithio mewn ffordd sydd yn ddilychwin, gofynnodd y Cynghorydd Barrie Durkin a oedd hi’n briodol i aelod o’r  Pwyllgor Archwilio hefyd fod yn aelod o’r Prif Bwyllgor Sgriwtini o gofio y bydd mater a fu’n destun sgriwtini o bosib angen sylw’r Pwyllgor Archwilio hefyd.  Mewn sefyllfa o’r fath, mae’n bosib y gall aelod sydd ar y ddau bwyllgor ei gael ei hun yn anfwriadol mewn congl.

Cafwyd sylw gan y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid bod gwaharddiad ar aelodau’r Prif Bwyllgor Sgriwtini dan y Cyfansoddiad rhag bod yn rhan o unrhyw drafodaeth ar unrhyw fater y gallasant fod wedi bod yn rhan ohoni ar y Pwyllgor Gwaith h.y. ni chânt sgriwtineiddio eu hunain.  Nid oedd y ddarpariaeth hon yn berthnasol i’r Pwyllgor Archwilio ond efallai y dylai fod a hynny er mwyn ymarfer da.  Fodd bynnag, gan fod pwyllgorau’r Awdurdod yn cydymffurfio gyda gofynion balans gwleidyddol mae’n anodd i grwpiau unigol, a hynny oherwydd arithmetig y dyraniadau, osgoi sefyllfa lle mae aelodau’r grwpiau hynny’n gwasanaethu ar ragor nag un Pwyllgor.  Ond yn ôl profiad Mrs Lynn Hine, PWC nid oedd awdurdodau eraill wedi gweld hyn yn creu gwrthdaro ac er na fedrai gyflwyno barn gyfreithiol ar y mater roedd hi’n disgwyl gweld dyfeisiau diogelu yn eu lle, megis darpariaeth i ddatgan diddordeb.

Ÿ

Dywedodd y Cynghorydd Eric Jones y ceid cyfyngiadau caeth iawn yng nghyswllt aelodaeth y Pwyllgor Archwilio petai gwaharddiad ar aelodau’r Prif Bwyllgor Sgriwtini a hefyd ar aelodau’r Pwyllgor Gwaith rhag gwasanaethu ar y Pwyllgor a bod modd datrys unrhyw wrthdaro posib trwy ddatgan diddordeb.  Wrth droi at fater arall cyfeiriodd y Cynghorydd Jones at un o’r ymrwymiadau yn y Siartr yn Atodiad C lle gofynnir i aelodau edrych ar y darlun mawr, a chan gofio bod profiad yn dangos bod aelodau yn styfnig o blwyfol ac o diriogaethol yn eu hagweddau at faterion penodol, buasai perswadio y rhain i newid hen arferion a cheisio’u perswadio i weld y darlun mawr er lles Ynys Môn yn gyffredinol, yn fater a allai greu problemau.  O ran hyfforddiant, roedd y Cynghorydd Eric Jones yn bleidiol iawn i weld aelodau’r  Pwyllgor Archwilio yn mynychu’r sesiwn hyfforddiant ar y gweill i Awdurdodau Gogledd Cymru a than nawdd Grwp Archwilio Mewnol Gogledd Cymru ac yn ei gweld fel ffordd ymarferol a chost effeithiol iawn o wneud pethau a chynigiodd y dylid gwneud trefniadau ar gyfer y sesiwn.  Cafodd ei eilio gan y Cynghorydd H. Eifion Jones.

Ÿ

Wedyn cyfeiriodd y Cynghorydd Selwyn Williams at fater rheoli’r agenda fel a nodwyd yn y Rhestr Siecio Hunanasesu yn Atodiad A, a gofynnodd a oedd yr holl awdurdodau yn gweithio yn ôl yr un rhestr yng nghyswllt rhannu agenda.  Soniodd bod y pentwr o ddefnyddiau y mae’r aelodau yn ei dderbyn yn peri anhawster iddynt wneud cyfiawnder â’r gwaith papur y tu mewn i’r amser penodedig rhwng derbyn yr adroddiadau a’r cyfarfod gwirioneddol.

Mewn ymateb dywedodd Mrs Lynn Hine, PWC bod y rhan fwyaf o’r awdurdodau yn gweithio yn ôl amserlen a’r papurau yn cael eu rhannu wythnos cyn y cyfarfod; ond yn achlysurol roedd rhai sefydliadau yn gweithio yn ôl rhybuddion hwy.  Ond pan fo raid cydymffurfio gyda dyddiadau cau caeth yn y byd cyfrifeg mae adroddiadau drafft yn cael eu hanfon ymlaen llaw a’r rheini wedyn yn cael eu diweddaru yn y cyfarfod ei hun.

Ÿ

Yng nghyswllt Rhestr Siecio Atodiad A, dywedodd y Cynghorydd H. Eifion Jones yr hoffai ef yn fawr weld y Pwyllgor yn cael trafodaethau preifat o bryd i’w gilydd gyda’r Pennaeth Archwilio Mewnol a’r Archwiliwr Allanol yn bresennol.  Roedd yn croesawu’r calendr yn Atodiad B ac yn cynnig ei dderbyn.  O ran y Siartr, tybiodd efallai y dylai gyfeirio at annibyniaeth Cadair y Pwyllgor Archwilio a hefyd at unrhyw gyfrifoldebau ychwanegol y bydd swyddog o’r fath yn eu cael o bosib.  Wedyn awgrymodd bod y tri aelod absennol o gyfarfod heddiw yn cael y cyfle i gyflwyno sylwadau ar y syniad o gyflwyno Siartr ac ar y fersiwn ddrafft fel y cyflwynwyd honno a chyn ei mabwysiadu.  Yng nghyswllt Cadair y cyfarfod dywedodd y Cadeirydd y buasai bob amser yn gweithredu’n annibynnol a gwnaeth sylw pellach y dylai cwestiwn annibyniaeth y Gadair gael ei gladdu ar ôl cyfarfod heddiw.  Roedd yn gobeithio bod y Siartr yn cyfleu yn gywir ystyr Pwyllgor Archwilio o ran bod yn annibynnol ac yn anwleidyddol a’r nod yw canolbwyntio sylw’r aelodau ar beth y dylai’r Pwyllgor ei wneud a sut y dylai wneud hynny.  Soniodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid mai dogfen ddrafft oedd y Siartr, un a ffurfiwyd mewn ymgynghoriad gyda’r Cadeirydd a bydd raid diwygio rhagor arni a’i gwella cyn ei mabwysiadu fel dogfen derfynol i’r aelodau ei llofnodi.  Roedd hi’n bur debyg hefyd y buasai’r Bwrdd Adfer, a fydd yn goruchwylio ymateb y Cyngor i argymhellion yr Adroddiad Arolwg Llywodraethu Corfforaethol, yn dymuno ystyried dogfen o’r fath a chyfrannu efallai ati.  Felly roedd yn awgrymu bod y Pwyllgor yn mabwysiadu’r Siartr ar y ddealltwriaeth y bydd yn cael ei hailhystyried ar ôl penodi’r Bwrdd Adfer ac ar ôl rhoddi rhagor o hyfforddiant i aelodau’r Pwyllgor ac ar ôl rhoi’r cyfle i’r aelodau absennol gyflwyno sylwadau ar y ddogfen.  Cynigiodd y Cynghorydd Barrie Durkin bod y Siartr yn Atodiad C yn cael ei mabwysiadu ar y ddealltwriaeth hon a chafodd ei eilio gan y Cynghorydd H. Eifion Jones.

Ÿ

derbyn y Rhestr Siecio Hunanasesiad yn Atodiad A fel canllaw i asesu effeithiolrwydd ac i bennu blaenoriaethau;

Ÿ

mabwysiadu’r Calendr o dasgau yn Atodiad B fel rhaglen waith dros dro;

Ÿ

mabwysiadu’r Siartr i’r Pwyllgor Archwilio yn Atodiad C fel dogfen ddrafft gychwynnol;

Ÿ

gofyn i’r Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid wneud trefniadau i aelodau’r Pwyllgor Archwilio fynychu hyfforddiant i Awdurdodau Gogledd Cymru ar 29 Hydref, 2009 ac a drefnir gan Grwp Archwilio Mewnol Gogledd Cymru;

Ÿ

cefnogi’r awgrym bod gweithdy i aelodau’r Pwyllgor Archwilio, ar ôl iddynt gael yr hyfforddiant ychwanegol hwn, yn cael ei drefnu i gychwyn ar y gwaith o ystyried y rhestr siecio hunanasesu.