Meeting documents

1

DATGAN DIDDORDEB

Ni dderbyniwyd unrhyw ddatganiad o ddiddordeb.

2

COFNODION

Derbyniwyd bod cofnodion o gyfarfod o’r Pwyllgor Archwilio blaenorol yn rhai cywir.

(tud 13 - 24 y Cofnoldion hyn)

Yn Codi -

Eitem 6 - Llythyr Blynyddol y Rheolwr Perthynas

Yng nghyswllt y drafodaeth dan yr eitem uchod ar yr oedi cyn archwilio cyfrifon Cymunedau’n Gyntaf dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) bod gwaith ychwanegol wedi’i wneud yn y maes hwn gan yr Adran Gyllid a PWC a’u bod yn bwrw ymlaen yn foddhaol gyda’r mater.

3

CYNLLUN STRATEGOL ARCHWILIO MEWNOL 2007-10 - DIWEDDARIAD A CHYNLLUN CYFNODOL

Cyflwynwyd -  Y fersiwn ddiweddaraf o’r Cynllun Strategol i Archwilio Mewnol am 2007/2010 ac yn cynnwys Cynllun Gweithredu Blynyddol - Archwilio Mewnol am 2008/09.

Yma nododd y Rheolwr Archwilio y prif ystyriaethau yn codi o’r Cynllun Strategol fel a ganlyn -

3.1

Yn ei gyfarfod ar 29 Mehefin, 2007 rhoes y Pwyllgor Archwilio ei gymeradwyaeth i Strategaeth Archwilio Mewnol 2007/08 - 2009/10.  Roedd y Strategaeth honno’n seiliedig ar Asesiad Anghenion Archwilio Mewnol a gynhaliwyd yn ystod mis Mawrth 2007.  Mae’r Strategaeth Archwilio Mewnol yn ddogfen fyw a rhaid ei diwygio’n gyson wrth ddatblygu systemau newydd, wrth i newidiadau sylweddol ddigwydd i’r hen systemau, wrth i gyfraith newid, a hefyd wrth i’r amcanion newid ac i gadw ar y blaen gydag unrhyw risgiau newydd a nodir.  Hefyd mae adnoddau yn cael effaith ar y dadansoddiad bob amser.  Os oes llai o adnoddau na’r disgwyl ar gael bydd hynny’n golygu y bydd raid rhoddi mwy o bwyslais ar flaenoriaethu a lleihau nifer yr arolygon, neu leihau cwmpas pob archwiliad unigol. Gyda mwy o adnoddau mae modd adolygu mwy o feysydd neu roddi mwy o sylw i arolygon unigol a gynlluniwyd.

3.2

Mae’r dull o archwilio yn un sy’n seiliedig ar risg . Er mwyn adnabod y meysydd sydd angen archwiliad mewnol, mae’n rhaid i ni ddeall risgiau sy’n wynebu’r sefydliad.   Yr ydym wedi cynnal yr asesiad anghenion am 2008-09 gan ddefnyddio’r broses ganlynol:

Ÿ

Cadarnhau amcanion craidd y sefydliad a’r risgiau allweddol penodol sy’n gysylltiedig â chyflawni’r amcanion hynny trwy drafodaeth gyda rheolwyr y Cyngor;  

Ÿ

Defnyddiwyd yr wybodaeth a gasglwyd ynglyn â’r sefydliad o waith archwilio mewnol blaenorol er mwyn dynodi meysydd a fyddai’n cael budd o archwiliad mewnol;  

Ÿ

Yr oedd yr Asesiad Anghenion Archwilio hefyd yn nodi meysydd nad ydynt yn ymddangos yn risgiau blaenoriaeth uchel ond lle gall archwilio mewnol wneud cyfraniad pwysig tuag at sicrwydd, e.e. gofynion Côd Ymarfer CIPFA, meysydd yr oedd rheolwyr yn pryderu yn eu cylch neu y mynegwyd pryderon gan y Pwyllgor Archwilio yn eu cylch ac unrhyw fater arall yn codi.

3.3

I bob blwyddyn benodol o’r Strategaeth Archwilio Mewnol paratoir Cynllun Gweithredu a hwnnw sy’n rhoddi i’r Adain Archwilio Mewnol ei rhaglen waith am y flwyddyn.  Mae’r Asesiad Anghenion Archwilio yn cael ei adolygu a gofynnir i’r Cyfarwyddwyr a’r Penaethiaid Gwasanaeth nodi pob risg na chafodd sylw’n barod.  Defnyddir yr Asesiad Anghenion Archwilio i sianelu’r adnoddau archwilio mewnol yn uniongyrchol i’r rhannau hynny o’r sefydliad y mae gwaith asesu’n dangos mai y nhw sy’n peri’r risg fwyaf yng nghyswllt cyflawni amcanion.  Fel rhan o Gynllun Gweithredu Mewnol 2008-09 mae’r Adain Archwilio Mewnol wedi cyfarfod gyda’r Cyfarwyddwr Corfforaethol – Cyllid, ac wedi cysylltu gyda Chyfarwyddwyr Corfforaethol eraill a hefyd gyda Phenaethiaid Gwasanaeth i drafod eu hamcanion.  Yn ogystal ymgynghorwyd gyda’r Archwiliwr Allanol yng nghyswllt Cynllun Gweithredu arfaethedig 2008-09.

Mae’r Cynllun Gweithredu arfaethedig ar gyfer Archwilio Mewnol, fel y gwelwyd ef yn Atodiad A ynghlwm wrth yr adroddiad, yn adlewyrchu canlyniadau arolwg eleni ar yr Asesiad Anghenion Archwilio a hefyd y materion adnoddau sy’n dal i gael effaith ar y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn 2008-09.

3.4

O ran adnoddau, oherwydd swyddi gweigion yn yr Adain Archwilio Mewnol yn 2007-08 bu’n rhaid dwyn rhai arolygon ymlaen i 2008-09. Mae’r prinder adnoddau, a fydd yn parhau hyd Fehefin 2008 o leiaf, yn cael effaith ar y dyddiau sydd ar gael ar gyfer cynllun 2008-09. Gyda hyn mewn golwg paratowyd cynllun blaenoriaethol i wasanaethu’r holl adrannau ac mae hyn yn cynnwys unrhyw feysydd risg newydd neu feysydd sy’n peri mwy o risg yn codi o’r flwyddyn 2007-08.  Roedd rhagor o sylw’n cael ei roddi i adnoddau yn Atodiad B ynghlwm wrth yr adroddiad yn nodi gofynion adnoddau a sut y bwriadwyd rhoddi sylw iddynt; hefyd roedd sylw’n cael ei roddi i’r adnoddau sydd ar gael yn yr Adain Archwilio Mewnol a sut yr oedd adnoddau’n cael eu rhannu rhwng yr Adrannau.

3.4

3.5

3.5

MaeRoedd y Cynllun Strategol Archwilio Mewnol diwygiedig yn ymddangos yn llawn yn Atodiad C ynghlwm wrth yr adroddiad.

3.6

Gofynnwyd i’r Pwyllgor Archwilio a oedd y cynllun archwilio manwl am y flwyddyn ariannol nesaf yn rhoddi sylw i’r meysydd yr oedd y Pwyllgor Archwilio am roddi blaenoriaeth iddynt ac a oedd lefel yr adnoddau archwilio yn dderbyniol i’r Pwyllgor ac yn briodol ganddo yng nghyd-destun lefel y sicrwydd y gofynnir amdani.  

3.7

3.7

Derbyn y fersiwn ddiweddaraf o’r Cynllun Strategol - Archwilio Mewnol ar gyfer 2007/2010 a’r Cynllun Gweithredol - Archwilio Mewnol am 2008/09;

3.8

3.8

Yng Nghynllun Gweithredol - Archwilio Mewnol 2008/09, bod blaenoriaeth yn cael ei rhoddi i’r arolwg y bwriedir ei gynnal ar yr Amser a gymer i Benodi Tenantiaid i Dai Gweigion yn y Gwasanaethau Tai - gan nodi bod y maes hwn yn haeddu blaenoriaeth archwilio.  

4

ADRODDIAD GWAITH ARCHWILIO MEWNOL

Cyflwynwyd - Adroddiad gan y Rheolwr Archwilio yn crynhoi gwaith yr Adain Archwilio Mewnol am y flwyddyn o 1 Ebrill, 2007 i 31 Mawrth, 2008.

Dygodd y Rheolwr Archwilio sylw at y prif bwyntiau a ganlyn -

Ÿ

Yn 2007-08, roedd nifer fechan o arolygon yn dal i gael sylw gan ddefnyddio'r hen system o adrodd ond mae’r mwyafrif o’r arolygon newydd y gwnaed gwaith arnynt wedi defnyddio methodoleg a fabwysiadwyd o system RSM Bentley Jennison.  Ar gyfer 2008-09, bydd pob archwiliad system yn defnyddio methodoleg RSB Bentley-Jennison, gan roi canlyniad fydd yn “Sylweddol”, “Digonol” neu â Sicrwydd “Cyfyngedig”.

Ÿ

Bydd yr hen system raddio ‘A’ i ‘E’ yn cael ei chadw yn 2008-09 ar gyfer archwiliadau sefydliadau gan bod ein cwsmeriaid allanol yn fwy cyfarwydd gyda’r system raddio hon a’i bod hefyd yn briodol ar gyfer y math hwn o archwiliad.

Ÿ

Mae’r tabl ym mhara 2.1 o’r adroddiad yn dangos y cynnydd yn erbyn Cynllun Archwilio 2007/08.  Pan fo prosiect heb ddyddiau cynlluniedig penodol gyferbyn ag ef yna mae prosiectau o'r fath wedi eu cludo ymlaen o 2006/07, neu wedi’u hychwanegu ar gyfer bodloni gofynion yr Archwilydd Allanol.  Mae'r graddau / y farn a nodir yn adlewyrchu'r ffaith bod rhywfaint o orgyffwrdd rhwng yr hen ddull a'r dull newydd o gyflwyno adroddiadau.

Ÿ

Mae Tabl 2.2 yn dangos y gymhariaeth rhwng y dyddiau cynllunedig i bob categori o waith yn erbyn y dyddiau gwirioneddol a gofnodwyd yn erbyn pob categori yn y cyfnod 1 Ebrill 2007 hyd at 31 Mawrth 2008.  Mae'r dyddiau a gollwyd, 386 diwrnod yn y 12 mis o’r flwyddyn yn ganlyniad i ddyddiau’n cael eu colli trwy swyddi gweigion yn y Tîm Archwilio ac roedd cyfanswm y rheini yn y cyfnod dan sylw yn 578 diwrnod.  Er mwyn gwneud iawn am y dyddiau hyn a gollwyd trefnwyd i gael 135 diwrnod o waith Archwilio Mewnol gan RSM Bentley-Jennison.

Ÿ

Mae ymrwymiad Tîm Archwilio Mewnol Ynys Môn a defnyddio RSM Bentley-Jennison wedi caniatáu i’r Cynllun a flaenoriaethwyd ac y cytunwyd arno gyda’r Swyddog Adran 151 a’r Archwilydd Allanol gael ei gwblhau.  Mae’r cynllun hwn yn canolbwyntio ar y systemau rheoli ariannol seiliol ac mae hyn, fel y dywedwyd, wedi golygu gohirio nifer o adolygiadau, a drefnwyd o fewn y systemau gweithredol, hyd 2008-09.

Ÿ

Mae’r swydd Archwiliwr Mewnol ddaeth yn wag oherwydd i ddeilydd y swydd honno gael ei apwyntio i’r swydd Uchel Archwiliwr Mewnol, wedi’i hysbysebu gyda dyddiad cau ar Ebrill 4, 2008.  Bydd cyfweliadau’n cael eu cynnal yn fuan ar ôl y dyddiad cau. Bydd yr apwyntaid yn gymorth mawr tuag at sicrhau y bydd adnoddau llawn ar gael i weithredu Cynllun Archwilio Mewnol 2008-09.

Ÿ

Mae’r Pwyllgor Archwilio yn y gorffennol, wedi penderfynu y bydd adroddiad yn cael ei gyflwyno iddo pan fo ymateb heb ei dderbyn cyn pen 3 mis i gyhoeddi adroddiad drafft neu adroddiad drafft diwygiedig.  Adeg paratoi'r adroddiad hwn ‘roedd un adroddiad drafft Archwilio Mewnol heb fod â chofnod o ymateb rheolwyr iddo cyn pen 3 mis i ryddhau yr adroddiad.  Mae’r adroddiad yn ymwneud ag adolygiad o Brydau ar Glud o fewn yr Adran Gwasanaethau Cymdeithasol.  Mae’r prif argymhelliad syn deillio o’r adroddiad yn ymwneud â newid i’r drefn daliadau, ac yn lle talu gydag arian parod cyflwyno trefn o dalu trwy ddebyd uniongyrchol.  Mae’r rheolwyr wedi bod yn edrych sut mae awdurdodau eraill yn gweithredu ac fe fydd ymateb yn cael ei gyflwyno’n fuan.  Mae ymateb derbyniol wedi’i dderbyn gan reolwyr ar gyfer pob un arall o’r adroddiadau drafft sydd wedi’u cyhoeddi neu mae’r adroddiadau wedi’u cyhoeddi lai na 3 mis yn ôl.

Ÿ

Ers y Pwyllgor Archwilio diwethaf cyhoeddwyd 9 o adroddiadau terfynol, a 32 i gyd ac mae crynodeb o'r graddfeydd yn ymddangos yn nhabl 3.1 ac yn dangos yr adroddiadau a gyhoeddwyd ers y cyfarfod diwethaf; cafodd 1 adroddiad farn sylweddol (graddfa A a B); 8 adroddiad wedi derbyn barn foddhaol (graddfa C) a ’run adroddiad wedi derbyn barn gyfyngedig (graddfa D ac E).  Yng nghyswllt yr adroddiadau a gyhoeddwyd yn ystod y cyfnod cafodd 12 ohonynt farn sylweddol, 19 yn derbyn barn foddhaol ac 1 adroddiad yn derbyn barn gyfyngedig.  

Ÿ

Yng nghyswllt gwaith ymchwilio arbennig  - gwaith y mae’n rhaid i’r Adain Archwilio Mewnol ei wneud ar faterion sy’n dod i’r fei yn ystod gwaith archwilio cynlluniedig neu oherwydd materion a ddygir i sylw’r adain gan adrannau eraill neu gan yr Archwiliwr Allanol dywedwyd, yng nghyfarfod diwethaf y Pwyllgor Archwilio, bod gwaith ymchwilio yn cael ei wneud yng nghyswllt  aelod o’r staff nad oedd yn cyflawni ei oriau gwaith cytundebol a bod y gwaith archwilio wedi’i gwblhau a’r canlyniadau wedi’u cyflwyno i’r Rheolwyr i gymryd camau priodol.  Erbyn hyn roedd y gweithiwr wedi mynychu gwrandawiad disgyblu a wedyn wedi mynd i apêl a’r canlyniad fu bod cytundeb gwaith y swyddog yn awr wedi’i derfynu.  

Ÿ

Ers y Pwyllgor Archwilio diwethaf mae’r Adain Archwilio Mewnol wedi bod yn cynnal ymchwiliad yn ymwneud ag ymgais i dwyllo trwy siec ond oherwydd bod y banc wedi dod o hyd i’r twyll ni fu unrhyw golled i’r Cyngor.  Rhoddwyd canlyniadau’r ymchwiliad i’r Heddlu ac maent â’r pwer i fynd ar drywydd y mater.  O ganlyniad i’r ymchwiliad, fe nodwyd nifer o wendidau rheolaethol ac fe atgoffwyd y rheolwyr perthnasol o’r angen i ddilyn gweithdrefnau a osodwyd yn fuan bob amser ac i fod yn ymwybodol o’r risg o dwyll neu anghysondeb mewn perthynas â defnyddio sieciau.

Ÿ

Fel yr adroddwyd cyn hyn ni wnaed unrhyw waith dilyn-i-fyny ffisegol yn ystod y flwyddyn.  Y rheswm am hyn oedd y swyddi gweigion yn yr Adain Archwilio Mewnol, ac mae hwnnw'n fater sy'n cael sylw ar hyn o bryd, a hefyd bod raid cwblhau'r cyfan o'r gwaith angenrheidiol i'r Archwilwyr Allanol ar y prif systemau ariannol.

Ÿ

Y  bwriad ar gyfer 2008-09, yn ddibynnol ar adnoddau, yw y bydd y system tracio argymhellion a gafwyd gan RSM Bentley-Jennison yn cael ei ddefnyddio i weld a fu gweithredu ar yr argymhellion a wnaed mewn adroddiadau mewnol sydd wedi cyrraedd neu basio’r dyddiad gweithredu a dargedwyd iddynt.  Bydd y gwaith yng nghyswllt gweithredu ar argymhellion ar y tractiwr yn cael eu hadrodd dan eitem sefydlog o fewn adroddiadau cynnydd y Pwyllgor Archwilio yn 2008-09.