|
|
|
Ÿ
|
yn dilyn cytundeb gan aelodau'r Pwyllgor Archwilio yn ei
gyfarfod chwarterol blaenorol ym Medi 2006, mae fformat yr
adroddiad uchod yn wahanol i'r hyn gyflwynwyd cyn hyn i'r Pwyllgor.
Fe'i bwriadwyd i roddi i'r Cyngor fwy o wybodaeth pan fo
papurau gwaith a methodoleg yr Archwiliad Mewnol yn llawn
weithredol, yn arbennig yng nghyswllt manylion am yr adolygiadau y
rhoddwyd iddynt sicrwydd cyfyngedig, a hefyd, y graddau y rhoddwyd
argymhellion archwilio o natur greiddiol neu arwyddocaol ar waith.
Yng nghyswllt graddoli adolygiadau archwilio, tynnir sylw'r
aelodau at y ffaith y bydd y rhan hon o'r broses archwilio yn newid
yn y dyfodol, a bydd adolygiadau archwilio'n cael eu hasesu yn unol
â thair lefel o sicrwydd - arwyddocaol, digonol a
chyfyngedig;
|
|
|
|
|
Ÿ
|
mae adran 2 o'r adroddiad yng nghyswllt gwaith a wnaed hyd
yma yn dangos ar ffurf tabl syml y cynnydd wnaed yn erbyn Cynllun
Archwilio 2006/07, ac mae'n dangos y diwrnodau a ddyrannwyd yn y
cynllun i bob archwiliad, statws yr archwiliad a'r dyddiad a
ragwelir ar gyfer dechrau'r gwaith. Dangosir rhai
archwiliadau fel rhai wedi eu gohirio a'r rheswm am hyn fydd
trafodaethau gyda'r rheolwyr a hefyd oherwydd nad yw'n amserol
dechrau'r archwiliad mewn achosion, er enghraifft, lle mae systemau
yn y broses o gael eu rhoi ar waith. Lle na ddangosir
dyddiadau, yna mae'r prosiectau hyn wedi eu cario drosodd o
2004/05. Yn gyffredinol, mae'r Cynllun ar amser a byddir yn
rhoddi sylw i waith sydd angen ei gwblhau i'r Archwilydd
Allanol.
|
|
|
|
|
|
|
|
Ÿ
|
roedd y Pwyllgor wedi penderfynu cyn hyn y dylai dderbyn
adroddiad lle nad oedd unrhyw ymateb wedi ei dderbyn o fewn 3 mis i
ddrafft neu ddrafft diwygiedig gael ei roi allan. Ar hyn o
bryd mae un adolygiad yn disgyn o fewn y categori hwn mewn
perthynas â rhestrau. Mae canfyddiadau'r adolygiad o
natur gorfforaethol ac o'r herwydd maent yn gofyn am ymateb
cydlynus gan uwch reolwyr.
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Ers y Pwyllgor Archwilio diwethaf, mae 16 o adroddiadau
archwilio terfynol wedi eu rhoi allan gydag 11 ohonynt wedi derbyn
gradd B, 4 gyda gradd C ac 1 â gradd E. Mae Cynllun
Gwaith Rheolaethol ar gyfer yr archwiliad dderbyniodd radd E
ynghlwm wrth yr adroddiad cynnydd sydd yn amlinellu'r gweithredu
sydd i'w wneud i gywiro'r gwendidau a nodwyd. Ystyrir fod y
sefyllfa gyffredinol yn foddhaol.
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Yn ystod y flwyddyn, mae gofyn i'r Adain Archwilio Mewnol
wneud gwaith ar faterion sy'n dod i'r amlwg yn ystod gwaith
archwilio a raglennwyd neu ar faterion a ddygir i'w sylw neu y
gwneir cais amdanynt gan adrannau eraill yn ogystal â darparu
gwybodaeth i'r archwilydd allanol. Ers cyfarfod diwethaf y
Pwyllgor Archwilio, fe wnaed ymchwiliad mewn ymateb i gais gan
reolwyr y DLO, yn ymwneud ag anghysonderau posibl yng nghyswllt
oriau gweithio a chwblhau taflenni gwaith gan aelod o staff.
Mae'r ymchwiliadau archwilio yn awr wedi eu cwblhau ac mae
adroddiad wedi ei hanfon i'r rheolwyr i'w hystyried; nid oes unrhyw
waith dilynol wedi ei wneud yn ystod y flwyddyn. Mae'r Adran
Archwilio Mewnol yn y broses o gyflwyno system tracio argymhellion
ar gyfer tracio yr holl argymhellion sydd o natur greiddiol neu
arwyddocaol gyda'r cynnydd a wneir wrth weithredu ar yr
argymhellion hynny'n cael eu gwirio trwy brawf archwilio, a bydd
hyn yn eitem barhaol o fewn pob adroddiad cynnydd y Pwyllgor
Archwilio;
|
|
|
|
|
Ÿ
|
tua diwedd 2006, fe wnaeth Bentley Jennison adolygiad
lefel uchel o'r meysydd rheoli allweddol o fewn y fframwaith reoli
sy'n berthnasol i'r isadeiledd TG a'r amgylchedd gweithredu gyda'r
amcan o asesu'r fframwaith reoli ar risgiau all fod yn bresennol er
mwyn rhoi i'r Cyngor gynllun strwythuredig ar gyfer adolygiad manwl
o fframwaith rheoli y systemau TGCh. Mae uwch reolwyr wedi
derbyn adroddiad drafft a bydd yr adroddiad a chynllun gweithredu
cyflawn sydd ynghlwm yn cael eu dwyn i sylw aelodau'r Pwyllgor
Archwilio i'w hystyried ganddynt;
|
|
|
|
|
Ÿ
|
fe wnaed adolygiad yn ddiweddar gan aelod o Dîm
Ymchwiliadau ac Integriti Busnes Bently Jennison o bolisi'r Cyngor
ar gyfer atal twyll a llygredd gan gynnwys y Cynllun Ymateb i Dwyll
a'r Polisi Rhannu Pryderon. Yn ogystal ac uwcholeuo nifer o
feysydd lle ceid arfer dda o fewn y Cyngor yng nghyswllt ei
bolisïau a'i ymrwymiad i gynnal a datblygu ei ddiwylliant
gwrth-dwyll, mae'r adolygiad hefyd wedi nodi mannau lle gall y
trefniadau hyn gael eu cryfhau ymhellach. Y bwriad yw y bydd
adroddiad yn nodi'r meysydd sydd angen sylw yn cael ei ddwyn
gerbron y Pwyllgor Archwilio.
|
|
|
|
|
Ÿ
|
mae Atodiad 1 o'r adroddiad yn cynnwys y cynllun
gweithredu ar gyfer yr adolygiad o fewn y cyfnod ac a gafodd radd
E. Mae'r Rheolwr Archwilio'n fodlon fod mesurau priodol yn eu
lle i gywiro'r diffygion nodwyd a bydd gwaith siecio'n cael ei
wneud fel rhan o'r gwaith dilynol i sicrhau fod y mesuriadau hyn yn
cael eu rhoi ar waith.
|
|
|
|
|
Ÿ
|
wrth gloi, pwysleisir y bydd gweithredu methodoleg
gweithio newydd yn galluogi i'r Adran Archwilio Mewnol roddi
gwybodaeth fydd yn fwy defnyddiol a mwy ystyrlon i'r Pwyllgor yn
arbennig yn nhermau lefelau sicrwydd fydd yn cael eu rhoddi i
adolygiadau archwilio unigol. Mae staff Archwilio Mewnol wedi
derbyn hyfforddiant ar y meddalwedd ac mae sesiynau pellach wedi eu
cynllunio; gobeithir y bydd y dull newydd yn arwain at welliant yn
y broses adrodd yn ôl.
|
|
|
|
|
|
|
Roedd yr aelodau am godi'r pwyntiau canlynol
ar y wybodaeth a roddwyd -
|
|
|
|
|
|
|
Ÿ
|
yng nghyswllt y radd E a roddwyd yng nghyswllt y
gwasanaeth Pryd ar Glud, gofynnwyd a fyddai'r dull newydd yn golygu
edrych ar y maes hwn mewn mwy o fanylder o ystyried fod gradd E yn
golygu fod gwendidau sylweddol yn y gwasanaeth ?
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Cadarnhaodd y Rheolwr Archwilio y bydd y gwasanaeth hwn yn
cael ei archwilio'n fanwl. Roedd cyfarfod gyda Rheolwyr y
gwasanaeth arbennig hwn wedi ei gynnal er mwyn asesu maint y gwaith
i gywiro'r gwendidau a nodwyd ac mae'r gweithredu y cytunwyd arno
yn cael ei nodi yn ymateb y rheolwyr i'r adroddiad. Bydd y
cynnydd wrth weithredu'r argymhellion a roddwyd yn cael ei fonitro
fel rhan o'r gwaith dilyn i fyny, yn arbennig lle mae adroddiadau
sicrwydd o dan y lein wedi eu rhoddi.
|
|
|
|
|
|
|
|
Ÿ
|
ceisiwyd cael gwybodaeth bellach ynglyn a'r ddau ymholiad
arbennig mewn perthynas â Chymunedau'n Gyntaf gyfeiriwyd ato
yn Nhabl 2.1 o'r adroddiad.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Dywedodd y Rheolwr Archwilio i waith gael ei wneud ar
Cymunedau'n Gyntaf beth amser yn ôl a fod materion wedi codi
ynglyn a diffyg tystiolaeth ddigonol i gefnogi'r gwariant wnaed.
Mae dogfennau i gefnogi hyn bellach wedi eu cyflwyno ac fe'i
haseswyd i weld a yw'r wybodaeth ychwanegol yn llenwi'r bylchau a
nodwyd.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) wrth yr
aelodau fod y sefyllfa yng nghyswllt Cymunedau'n Gyntaf yn un
cymhleth a hynny'n bennaf oherwydd fod dryswch ynglyn â phwy
sy'n gyfrifol am beth. Er fod cyrff Cymunedau'n Gyntaf yn
gweithredu'n annibynnol oddi wrth y Cyngor, mae'r grant sy'n eu
cyllido gan y Cynulliad yn cael ei dalu i'r Cyngor sydd wedyn yn
atebol am wariant y cyrff hynny. Roedd dau ymchwiliad
arbennig gyfeirir atynt yn yr adroddiad wedi datgelu sefyllfa hynod
o anfoddhaol yn arbennig yng nghyswllt eu gweinyddiad ar hyn o
bryd. Mae angen cael trafodaeth gyda Llywodraeth y Cynulliad
am y mater hwn ac efallai fod angen newid y berthynas rhwng y
Cyngor a chyrff Cymunedau'n Gyntaf; wedi i'r drafodaeth hon
ddigwydd efallai y bydd angen adrodd yn ôl i'r Pwyllgor
Archwilio i egluro'r materion atebolrwydd a
chyfrifoldeb.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Roedd y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) am dynnu sylw'r
aelodau at ddau fater pellach arall oedd yn codi o'r adroddiad fel
a ganlyn :-
|
|
|
|
|
|
|
|
i.
|
gyda chyfeiriad at fformat a chynnwys yr adroddiad
cynnydd, bu peth beirniadaeth ar adroddiadau archwiliad mewnol yn y
gorffennol am nad ydynt yn ddigon clir. Mewn ymdrech i fod yn
fwy tryloyw, mae adroddiadau gyflwynwyd i'r Pwyllgor Archwilio ers
hynny wedi cynnwys swm o wybodaeth gyda'r canlyniad fod swm y
manylion yn gwneud y Cyngor yn agored i sylwadau negyddol.
Mae ymdrechion yn awr yn cael eu gwneud ar y cyd gyda Bentley
Jennison i adolygu'r swm a'r math o wybodaeth y mae'r Pwyllgor ei
angen gyda'r nod o leihau swmp a bod yn fwy dewisol ynglyn
â'r hyn sy'n cael ei gyflwyno fel bod llai o adrodd am
faterion pob dydd a mwy o ganolbwyntio ar wendidau a materion sydd
angen sylw. Byddai safbwyntiau'r Pwyllgor ynglyn â
chynnwys yr adroddiad o gymorth i Bentley Jennison wrth ddatblygu
ei ddulliau adrodd yn ôl.
|
|
|
|
|
ii.
|
yng nghyswllt systemau ariannol, mae'r archwilwyr a'r
awdurdod angen gwirio cywirdeb busnes yn y cyfrifon hynny, a byddai
o fudd iddynt allu dibynu ar waith yr Archwilydd Mewnol am resymau
hwylustod a chost. Mae'r gwaith y mae'r Archwilydd Allanol yn
dibynu arno yn benodol ac yn ymwneud â gweithgareddau penodol
yn y flwyddyn ariannol. Mae'r adroddiad uchod yn pwysleisio'r
ffaith fod angen gwneud mwy o waith i sicrhau fod yr Archwilydd
Mewnol yn gallu cyflawni gofynion yr archwilwyr allanol yn y
cyswllt hwn ac mae cyfarfod gyda'r archwilwyr allanol wedi ei
drefnu i drafod yr union fater. Yn ychwanegol, mae systemau
ariannol newydd yn y broses o gael eu cyflwyno sydd yn mynd i
gynyddu'r risg o wneud camgymeriad; mae'n bwysig fod y broses yn
ôl sut y mae'r systemau newydd wedi eu cyflwyno yn destun
gwaith siecio annibynnol fel bod sicrwydd annibynnol nad oes unrhyw
gamgymeriadau wedi digwydd - dyma reswm arall paham ei bod yn
bwysig bod yn gyfredol gyda gwaith y system.
|
|
|
|
|
|
|
Mewn ymateb i'r cais am fewnbwn ar y fformat
ac ar gynnwys adroddiad yr Archwiliad Mewnol yn y dyfodol, nododd
yr aelodau fod fformat yr adroddiad fel ei cyflwynir iddynt hwy yn
dderbyniol, ond fe fyddai o gymorth pebai'r graddau'r adroddiad
terfynol yn cael eu cynnwys.
|
|
|
|
|
|
Nododd y Rheolwr Archwilio y bydd adroddiadau
archwilio terfynol, o dan y drefn newydd o adrodd yn ôl, yn
derbyn un o dair lefel sicrwydd fel yr eglurwyd yn gynharach ac y
bydd adroddiadau sicrwydd cyfyngedig yn cael eu dwyn gerbron y
Pwyllgor fel y gall yr aelodau fod wedi eu sicrhau fod cynlluniau
gweithredu go iawn yn eu lle a bod y cynnydd arnynt yn cael eu
tracio.
|
|
|
|
|
|
Penderfynwyd derbyn yr adroddiad cynnydd
ar yr Archwiliad Mewnol am y cyfnod o 1 Ebrill i 31 Rhagfyr, 2006
ac i ddiolch i'r Rheolwr Archwilio am y wybodaeth.
|
|
|
|
4
|
CYNGOR SIR YNYS MÔN - LLYTHYR BLYNYDDOL Y
RHEOLWR CYDBERTHNASAU : YN YMGORFFORI LLYTHYR YR ARCHWILIWR A
BENODWYD
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Cyflwynwyd - Llythyr blynyddol y Rheolwr Cydberthnasau yn
cynnwys Llythyr yr Archwiliwr Penodedig, 2005/06 yn nodi'r
negeseuon allweddol o'r gwaith gwnaed yn 2005/06.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Dywedodd Mr Alan Morris, Swyddfa Archwilio Cymru wrth yr
aelodau mai eu prif gonsyrn fel Pwyllgor Archwilio yw'r Llythyr
Archwilio (fel ei ceir ar dudalennau 8 i 22 o Lythyr Blynyddol y
Rheolwr Cydberthnasau), ac y byddai'n rhoddi cyflwyniad ar faterion
eraill. Mae Llythyr y Rheolwr Cydberthnasau wedi ei rannu i
nifer o rannau ond mae'r negeseuon allweddol wedi'i cynnwys o dan y
5 pennawd canlynol :
|
|
|
|
|
|
|
|
1.
|
Rheolaeth Gorfforaethol
|
|
|
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Mae'r cynnydd wrth ddatblygu trefniadau rheoli
corfforaethol y Cyngor yn parhau i fod yn araf. Fe bery angen
i sefydlu blaenoriaethau corfforaethol clir, i ddyrannu'r adnoddau
sydd eu hangen i fynd i'r afael â hwy ac i ddynodi
cyfrifoldeb dros eu darparu;
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Mae Llythyrau Blynyddol y Rheolwr Cydberthnasau yn y
gorffennol wedi tynnu sylw at yr angen i reolaeth corfforaethol
gael ei gryfhau er mwyn sicrhau fod risgiau corfforaethol cytunedig
yn derbyn sylw a bod blaenoriaethau corfforaethol yn cael eu rhoi
ar waith mewn ffordd effeithiol. Dyma'r achos o hyd ac mae'r
cynnydd wrth daclo meysydd risg corfforaethol allweddol, gan
gynnwys rheoli perfformiad cynllunio strategol a busnes, rheoli
adnoddau dynol a rheoli asedau, yn araf;
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Awdurdod lleol cymharol fychan yw'r Cyngor gyda chapasiti
cyfyngedig. Y mae, felly, yn bwysig ei fod yn cytuno ar nifer
realistig o flaenoriaethau allweddol, ei fod yn dyrannu'r adnoddau
sydd eu hangen i sicrhau eu rhoi ar waith a'i fod yn gosod amserlen
realistig ar gyfer darparu hyn;
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Mae diffyg eglurder ynglyn â rolau a chyfrifoldebau
gwahanol y Pwyllgor Gwaith, y Pwyllgor Trosolwg a'r Pwyllgor
Sgriwtini, Pwyllgor Archwilio a'r Panel Perfformiad yn cael effaith
ar effeithiolrwydd trefniadau democrataidd y Cyngor;
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Serch hynny, gyda phenodi Rheolwr-gyfarwyddwr newydd, fe
geir cyfle i sefydlu cyfeiriad clir ac i greu cynllun sy'n briodol
i'r awdurdod;
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Mae cynnydd y Cyngor wrth fynd i'r afael â risgiau
gwasanaeth allweddol yn parhau i fod yn araf. Mae'r mwyafrif
o'r risgiau uchel a nodwyd o fewn asesiad risg ar y cyd y flwyddyn
hon, yn cynnwys Hamdden, Rheoli Gwastraff, Adnoddau Dynol a TGCh
wedi eu nodi fel risgiau uchel mewn blynyddoedd
blaenorol;
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Mae Dangosyddion Perfformiad a gwaith archwilio ac arolygu
yn awgrymu fod perfformiad y mwyafrif o wasanaethau'r Cyngor yn
parhau i fod yn dda neu'n ddigonol. Fodd bynnag, mae
perfformiad y Cyngor yn erbyn y targedau y mae'n eu gosod iddo'i
hun ar gyfer y Dangosyddion Strategol Cenedlaethol (NSIs) yn
2005/06 yn dangos nad yw graddfa'r gwelliant yn cyfarfod â
disgwyliadau'r Cyngor ei hun.
|
|
|
|
|
|
|
|
Ÿ
|
mae 13 o'r Dangosyddion Strategol Cenedlaethol yn dangos
fod y targed wedi ei gyrraedd
|
|
|
|
|
Ÿ
|
mae 22 ohonynt yn dangos na chafodd y targed ei gyrraedd;
ac
|
|
|
|
|
Ÿ
|
ar gyfer 22 ohonynt nid oedd unrhyw targed wedi ei osod
gan nad oedd unrhyw fas-data ar gael
|
|
|
|
|
|
|
Ymhellach i hyn, dim ond 12 o'r 23 targed
Cytundeb Polisi blaenoriaeth uchel gytunwyd arnynt gyda Llywodraeth
Cynulliad Cymru gafodd eu cyflawni.
|
|
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Fe bery consyrn nad yw'r Cyngor yn cyrraedd y raddfa o
welliant a ddisgwylir o dan Rhaglen Cymru er Gwelliant. Fel
na fydd lefel ei berfformiad yn disgyn y tu ôl i berfformiad
cynghorau eraill, mae gofyn iddo gryfhau ei drefniadau ar gyfer
gyrru welliant parhaus ym mhob un o'i wasanaethau.
|
|
|
|
|
|
|
3. Rheoli Perfformiad
|
|
|
|
|
|
Adroddodd Mr. Ian Howse,
PWC wrth yr aelodau fod diffyg eglurder gwybodaeth mewn perthynas
â blaenoriaethau corfforaethol yn ei gwneud yn fwy anodd i'r
Cyngor reoli ei berfformiad; mae angen i'r Cyngor fod yn glir
ynglyn â'i flaenoriaethau corfforaethol fel y gall wedyn osod
targedau rheoli perfformiad clir ar gyfer y blaenoriaethau
corfforaethol hynny a monitro perfformiad yn eu herbyn. Mae
maes allweddol lle gall trefniadau perfformiad y Cyngor gael eu
gwella a bydd yn caniatáu iddo readru targedau i unigolion
fel bod ganddynt wedi hynny dargedau wedi eu cysylltu i
flaenoriaethau corfforaethol. Mae hwn yn fater sy'n cael ei
drafod ar hyn o bryd o fewn y Cyngor; disgwylir, felly, y bydd yn
faes lle bydd y Cyngor yn symud ymlaen yn ystod y flwyddyn sydd i
ddod.
|
|
|
|
|
|
4. Datganiadau Ariannol
|
|
|
|
|
|
Dywedodd Mr. Ian Howse
wrth yr aelodau fod datganiadau ariannol y Cyngor yn ddangosydd teg
o sefyllfa ariannol Cyngor Sir Ynys Môn ar 31 Mawrth 2006.
Roedd y datganiadau ariannol o safon uchel ac yn unol â
gofynion y Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio 2005 newydd, roedd y
Datganiad Cyfrifon am y flwyddyn yn diweddu 31 Mawrth 2006 wedi ei
llunio'n llwyddiannus erbyn yr amser cau newydd ar 31 Gorffennaf,
sef dau fis yn gynt nag mewn blynyddoedd blaenorol. Mae hyn yn glod
sylweddol i'r Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid), Pennaeth Cyllid
ac i'r Tîm Cyllid yn arbennig o ystyried i swydd y Rheolwr
Cyfrifo fod yn wag am ran o'r amser yn ystod paratoi'r cyfrifon a
bod yn rhaid i drefniadau newydd fod yn eu lle mewn perthynas
â chyfrifon grwp. Ar 31 Hydref, 2006, roedd yr
Archwilydd Allanol wedi rhoi allan farn ddiamod ar ddatganiadau
ariannol y Cyngor am 2005/06.
|
|
|
|
|
|
Fodd bynnag, fel mewn
blynyddoedd blaenorol, ni ellir rhoddi allan dystysgrif ar y
cyfrifon oherwydd un mater sydd heb ei ddatrys ac a godwyd gan
aelod o'r cyhoedd nifer o flynyddoedd yn ôl. Mae'r
mater hwn yn cael ei ystyried gan Swyddfa Archwilio Cymru.
Hyd y bydd y mater hwn wedi ei ddatrys felly, ni ellir rhoi
allan dystysgrif sy'n cadarnhau fod yr archwiliad am y flwyddyn
honno wedi ei gwblhau. Nid oes tystysgrif wedi ei rhoi allan
am nifer o flynyddoedd ac fe allai gwrthwynebiadau gael eu codi o
hyd yn erbyn y cyfrifon am y blynyddoedd hyn.
|
|
|
|
|
|
5. Trefniadau i Ddiogelu Economi, Effeithlonrwydd ac
Effeithiolrwydd Adnoddau
|
|
|
|
|
|
Mae'r Archwilydd Allanol
yn fodlon ynglyn â bodolaeth y trefniadau oedd gan Gyngor Sir
Ynys Môn yn ei le yn ystod y flwyddyn i gyflawni ei
gyfrifoldeb i sicrhau economi, effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd
yn ei ddefnydd o adnoddau yn ystod 2005/06. Mae'r mater hwn
wedi ei adrodd i'r Pwyllgor Archwilio cyn hyn ac mae'r aelodau wedi
cael gwybodaeth am y gwaith sydd ei angen i asesu'r trefniadau sydd
gan y Cyngor yn eu lle i sicrhau gwerth am arian wrth ddefnyddio'i
adnoddau. Mae meini prawf wedi eu dosbarthu gan Swyddfa
Archwilio Cymru ac mae pob Cyngor yng Nghymru wedi ei asesu yn
erbyn y meini prawf hyn.
|
|
|
|
|
|
Y bwriad gwreiddiol oedd
i'r Archwilwyr roddi barn ar y trefniadau hyn mewn ffordd debyg i'r
farn a roddir ar y cyfrifon h.y. fod y sefyllfa'n foddhaol gydag
amodau. Yn y diwedd, fe benderfynwyd na fyddai hyn yn digwydd
y flwyddyn hon ac y byddai datganiad yn cael ei roddi yn y Llythyr
Archwilio Blynyddol fel eu cyflwynwyd sy'n cadarnhau fod yr
Archwilwyr yn fodlon ynglyn â bodolaeth trefniadau perthnasol
sydd yn edrych yn dda ar y wyneb. Fodd bynnag, mae'r Llythyr
Archwilio yn nodi meysydd lle mae angen gwella (Tudalen 15, rhan 6
o'r Llythyr) ac os oes symudiad tuag at sail barn ar y casgliad
gwerth am arian yn 2006/07, yna fe fyddai'r farn yn un amodol.
Yr her i'r Cyngor yw symud ymlaen gyda'r meysydd a
uwcholeuwyd fel rhai sydd â gwendidau.
|
|
|
|
|
|
Diolchodd y Cadeirydd i Mr. Alan Morris ac i
Mr. Ian Howse am eu cyflwyniadau a nododd hefyd fod yr Adran Gyllid
i'w llongyfarch ar ei gwaith yn cyfarfod â'r her o lunio
Datganiad Cyfrifon mewn pryd ar gyfer yr amser cau newydd fis
Gorffennaf. Yn y drafodaeth a ddilynodd, fe godwyd y pwyntiau
canlynol -
|
|
|
|
|
|
|
Ÿ
|
mynegwyd anfodlonrwydd gyda'r oedi yn cwblhau'r Cynllun
Rheoli Asedau er i adnoddau gael eu dyranu ar gyfer y dasg hon rhai
blynyddoedd yn ôl;
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Roedd Arweinydd y Cyngor yn cytuno fod y diffyg cynnydd
gyda'r mater hwn yn annerbyniol, a dywedodd ei fod yn cymryd
diddordeb personol wrth symud y mater hwn yn ei flaen oherwydd fod
methu â sicrhau fod Cynllun Rheoli Asedau yn ei le yn cael
effaith ar wasanaethau eraill megis y drafodaeth sy'n digwydd ar
hyn o bryd ynglyn ag ysgolion.
|
|
|
|
|
|
|
|
Ÿ
|
cyfeiriwyd at rolau a chyfrifoldebau'r gwahanol bwyllgorau
a nodwyd nad yw trefniadau sgriwtini a throsolwg polisi'r Cyngor yn
gweithio fel y dylent. Gofynnwyd a oedd yna unrhyw
awgrymiadau ar gyfer gwella'r system.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Cadarnhaodd Mr. Alan Morris fod gwaith mewn llaw ynglyn
â threfniadau democrataidd y Cyngor a bydd cymariaethau'n
cael eu gwneud gyda'r trefniadau mewn awdurdodau eraill yng Nghymru
a thu hwnt. Yn ystod y 2 i 3 mis nesaf gobeithir y gellir dod
ag argymhellion ymlaen ynglyn â'r ffyrdd y gall y Cyngor, o
bosibl, gryfhau ei system a sut y mae ei bwyllgorau yn
rhyngberthnasu.
|
|
|
|
|
|
|
Penderfynwyd derbyn Llythyr Blynyddol y
Rheolwr Cydberthnasau 2005/06 yn ymgorffori'r Llythyr Archwiliad
Blynyddol ac i nodi eu cynnwys.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
G. O. Parry MBE
|
|
|
Cadeirydd
|