|
|
|
|
|
|
|
Gan y Pennaeth Gwasanaeth (Cyllid) cafwyd cadarnhad bod yr
Hawliadau Cymhorthdal Tai a Chymhorthdal Budd-daliadau Tai am
2003/04 wedi'u cyflwyno i'r Adran Gwaith a Phensiynau ac i'w
harchwilio, a bod yr archwilwyr wrthi yn cwblhau'r gwaith archwilio
ar yr hawliadau am y flwyddyn honno. Yng nghyswllt y system i
hel ynghyd yr hawliadau budd-daliadau nid oedd y mater yn ymwneud
yn uniongyrchol â'r awdurdod hwn ond yn hytrach yn ymwneud
â grwp defnyddwyr y system, y cwmni a'r Adran Gwaith a
Phensiynau.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Nododd y Pennaeth Gwasanaeth (Cyllid) y byddai'r adran
wedi cael defnydd o'r gwelliannau cymhorthdal gyda chymorth grant
am ddwy neu dair blynedd o fewn termau'r grant.
|
|
|
|
|
|
|
|
2.2
|
Eitem 5 - Adroddiad Gwaith Archwiliad
Mewnol
|
|
|
|
|
|
|
|
2.2.1
|
Cyfeiriwyd at yr archwiliadau hynny na chafwyd ymateb
iddynt cyn pen 3 mis ac o'r herwydd roeddent yn dal i fod heb eu
setlo, a nodwyd bod cynnydd wedi'i wneud ar 13 o'r archwiliadau
oedd y tu allan i'r amserlen hon a chroesawyd hynny. Yr un pryd
nodwyd nad oedd ymateb wedi'i dderbyn i 4 archwiliad a bod gwaith
yn dal i gael ei wneud ar 2 ohonynt, a gofynnwyd a oedd yr
archwiliadau wedi'u cwblhau ai peidio a hefyd beth oedd y sefyllfa
yng nghyswllt y 2 archwiliad arall.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Nododd y Pennaeth Gwasanaeth (Archwilio Mewnol) bod y 2
archwiliad hwnnw oedd heb eu setlo am y cyfnod hwyaf yn dal i fod
heb eu setlo ond bod gwaith sylweddol wedi'i wneud ar weddill yr
archwiliadau oedd heb eu setlo fel yr adroddwyd i gyfarfod
blaenorol y Pwyllgor hwn. Ychwanegodd y buasai mewn sefyllfa
well i adrodd ar y mater i gyfarfod nesaf y Pwyllgor Archwilio oedd
wedi'i drefnu ar gyfer mis Medi.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Mynegwyd pryder gan un aelod o'r Pwyllgor am na
weithredwyd yn llawn ar benderfyniad a wnaeth y Pwyllgor Archwilio
- sef penderfyniad na ddylai archwiliad barhau i fod heb ei setlo
am gyfnod hwy na 3 mis.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Nododd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid bod cynnydd
sylweddol wedi digwydd yn y maes hwn ac adroddiad wedi'i gyflwyno
ar hynny i gyfarfod blaenorol o'r Pwyllgor a bod y gwaith yn parhau
i fynd yn ei flaen. Buasai'n fwy priodol ystyried y mater hwn
yng nghyfarfod chwarterol nesaf y Pwyllgor ym mis Medi pryd y
bwriedir cyflwyno adroddiad cynnydd llawn a hynny pan fydd yr holl
ffeithiau ar gael.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Cadarnhaodd y Cadeirydd y buasai adroddiad cynnydd llawn
ar waith archwilio mewnol yn cael ei gyflwyno i gyfarfod nesaf y
Pwyllgor ym mis Medi.
|
|
|
|
|
|
|
|
2.2.2
|
Cyfeiriwyd at ysgol a sefydlodd gronfa gynilion
answyddogol ac arian ohoni wedi'i gamddefnyddio. Roedd
adroddiad wedi'i gyflwyno i'r Pwyllgor hwn yn nodi bod trafodaethau
wedi'u cynnal ynghylch y posibilrwydd o ddefnyddio polisi yswiriant
y Cyngor Sir i ad-dalu y rheini a gyfrannodd tuag at y gronfa ac a
gollodd arian, ond gofynnwyd a oedd hi'n briodol defnyddio
yswiriant y Cyngor i ddiogelu cronfa answyddogol a mynd i gostau
o'r fath.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Nododd y Cyfarwyddwr Cyllid Corfforaethol bod yn y
rheoliadau ariannol ddiffiniad o gronfeydd answyddogol ac yn y
diffiniad hwnnw gwahaniaethir rhwng cronfeydd sy'n cael eu prosesu
trwy gyfrif canolog y Cyngor ar y naill law a threfniadau eraill,
megis cronfeydd ysgolion. Nid cronfeydd y Cyngor fel y
cyfryw yw'r cronfeydd hyn sydd gan ysgolion ond cânt eu
rheoli yn lleol gan y Prifathro a'r corff Llywodraethol. Fodd
bynnag, mae staff archwilio'r Cyngor, fel rhan o'u gwaith
beunyddiol, yn monitro cronfeydd answyddogol, ac mae dyletswydd ar
y Cyngor i ddarparu diogelwch yswiriant i staff sy'n delio gydag
arian yn rhinwedd eu swyddi. Roedd y gronfa yn yr ysgol dan
sylw yn un fwy anffurfiol na chronfa answyddogol ysgol ac o'r
herwydd roedd yn dod o dan gategori mwy anodd i'w ddiffinio. Mae'r
polisi yswiriant i hawlio yn ei erbyn felly mewn lle ac mae'r
trafodaethau yr adroddwyd arnynt i gyfarfod blaenorol y Pwyllgor yn
ymwneud â'r broses o gyflwyno hawliad.
|
|
|
|
|
|
|
|
2.2.3
|
Eitem 6 - Adroddiad yr Archwiliwr Allanol
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Yng nghyswllt y drafodaeth ar Reoli Perfformiad, nododd
aelod o'r Pwyllgor ei bod hi'n briodol i'r Pwyllgorau Sgriwtini ac
Archwilio fonitro a chadw golwg ar berfformiad ac ar gynnydd yn y
maes hwn er mai cyfrifoldeb y Pwyllgor Gwaith, yng nghyswllt
penderfyniadau o ddydd i ddydd, yw rheoli perfformiad.
|
|
|
|
|
3
|
FERSIWN DDRAFFT O DDATGANIAD CYFRIFON
2004/05
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Cyflwynwyd - Adroddiad y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid
yn cynnwys fersiwn ddrafft o Ddatganiad Cyfrifon
2004/05.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Gan y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid cafwyd cyd-destun
cyflwyno'r fersiwn ddrafft o'r Datganiad Cyfrifon i'r Pwyllgor
Archwilio a dygodd sylw at rai o'r prif ystyriaethau yn codi o'r
datganiad fel a ganlyn:
|
|
|
|
|
|
|
|
3.1
|
Mewn llywodraeth leol mae gofyn i'r Cyngor fabwysiadu y
fersiwn ddrafft o'r Datganiad Cyfrifon cyn ei archwilio, ac yn y
maes cyhoeddus. Wedyn bydd y rhain yn wynebu cyfnod o
archwilio cyhoeddus a dyma pryd y dechreua gwaith yr archwiliwr ar
y datganiad cyfrifon. Ar ôl derbyn barn yr archwiliwr
ar y cyfrifon, mae'r cyfrifon archwiliedig yn cael eu cyhoeddi'n
ffurfiol. Hefyd mae'n bosibl y bydd raid adrodd yn ôl
i'r Cyngor ar unrhyw newidiadau sylweddol i'r Datganiad Cyfrifon
ers cyflwyno'r fersiwn ddrafft.
|
|
|
|
|
3.2
|
Dan y rheoliadau nid yw'n bosib dirprwyo'r Datganiad
Cyfrifon i'r Pwyllgor Gwaith ei gymeradwyo. Yn y gorffennol y
Cyngor llawn a fu'n gwneud y gwaith hwn yn ei gyfarfod ym mis Medi
a'r Pwyllgor Archwilio yn derbyn adroddiad ar newidiadau i'r
cyfrifon ar ôl cwblhau'r farn archwilio yng nghyfarfod
Rhagfyr gan adlewyrchu'r amserlen statudol a than honno mae'n rhaid
cwblhau'r fersiwn ddrafft o'r Datganiad Cyfrifon erbyn 30 Medi bob
blwyddyn, a'r farn archwilio erbyn 31 Rhagfyr.
|
|
|
|
|
3.3
|
Ond mae'r amserlen statudol wedi'i dwyn ymlaen a'r nod,
erbyn 2007 yw cyhoeddi cyfrifon 2006-07 erbyn 30 Mehefin a chael y
farn archwilio dri mis yn ddiweddarach. Mae'r amserlen
statudol eisoes wedi'i chyflwyno yn Lloegr. Er nad oes grym
statudol i hyn yng Nghymru eto mae'r Awdurdod yn amcanu at gwblhau
yn Awst 2005 fel paratoad ar gyfer dwyn y broses ymlaen gam
ychwanegol i Orffennaf 2006.
|
|
|
|
|
3.4
|
Er mwyn osgoi gorfod galw cyfarfod o'r Cyngor llawn ym mis
Awst mae'r cynllun dirprwyo ym Môn bellach yn caniatáu
i'r Pwyllgor Archwilio gymeradwyo'r fersiwn ddrafft o'r Datganiad
Cyfrifon. Hwn oedd pwrpas galw cyfarfod o'r Pwyllgor hwn.
|
|
|
|
|
3.5
|
Wrth i'r Pwyllgor Archwilio sgriwtineiddio'r Datganiad
Cyfrifon mae'n cael cyfle i ofyn cwestiynau ar faterion na fuasent,
fel arall, yn dod i'w sylw, ond gan fod y Datganiad Cyfrifon yn
adroddiad ar ffeithiau hanesyddol ac yn gorfod cydymffurfio gyda
fformat cydnabyddedig dan y Datganiad o Arferion a Argymhellir,
dyw'r Pwyllgor yn cael fawr ddim cyfle i newid y Datganiad Cyfrifon
cyn ei gymeradwyo.
|
|
|
|
|
3.6
|
Mae ffyrdd eraill, heblaw y Datganiad Cyfrifon, o roddi
gwybod i aelodau'r Cyngor am ganlyniadau ariannol y flwyddyn.
Cyflwynir adroddiadau rheolaidd ar fonitro'r gyllideb i'r
Pwyllgor Gwaith, a chyflwynwyd adroddiadau ar gau'r cyfrifon ym mis
Mai, Mehefin a Gorffennaf eleni; roedd yr adroddiadau hyn ar gael i
holl aelodau'r Cyngor ac roeddynt hefyd yn y maes cyhoeddus. Ond
mae'r Datganiad Cyfrifon yn cadarnhau'r canlyniadau hyn a hynny
mewn ffordd ffurfiol a chydnabyddedig.
|
|
|
|
|
3.7
|
Roedd rhannau o'r Datganiad Cyfrifon a gyflwynwyd i'r
aelodau yn anghyflawn (dosbarthwyd y fersiwn ddiweddaraf yn y
cyfarfod), ond roedd y rhan fwyaf o'r wybodaeth yr oedd y Pwyllgor
Archwilio yn debyg o fod ei hangen wedi'i chynnwys yn y fersiwn
ddrafft a gyflwynwyd. Y bwriad oedd cyflwyno Datganiad
Cyfrifon llawn a gorffenedig i gyfarfod mis Medi o'r Pwyllgor
Archwilio am ei gymeradwyaeth cyn symud ymlaen i'r broses o adolygu
ac archwilio cyhoeddus. Buasai unrhyw newidiadau i'r
Datganiad, ar ôl derbyn y farn archwilio, yn destun adroddiad
i gyfarfod mis Rhagfyr o'r Pwyllgor Archwilio.
|
|
|
|
|
3.8
|
Roedd y Datganiad Cyfrifon yn rhoddi arolwg o flwyddyn
ariannol 2004/05 ac yn egluro materion cyllidol Cyngor Sir Ynys
Môn yn ystod y flwyddyn honno a hefyd yn egluro ei sefyllfa
ariannol ar ddiwedd y flwyddyn.
|
|
|
|
|
3.9
|
Roedd gwir wariant y flwyddyn yn dangos gorwariant
sylweddol yn erbyn y cyllidebau gwreiddiol ar gyfer lleoliadau
all-sirol gwasanaethau cymdeithasol i blant, ac ar gyfer ymateb i
ddigartrefedd: dwy gyllideb sydd yn cael eu harwain gan y galw ac a
adnabuwyd fel rhai risg uchel i gyllid y Cyngor. Yn ystod y
flwyddyn hefyd, gorfu i wasanaeth Priffyrdd y Cyngor ymateb ar frys
i effaith llifogydd a difrod tywydd garw fis Hydref, gwariant
ychwanegol a gyllidwyd yn bennaf o gynllun cymorth argyfwng
"Bellwin" gan y Cynulliad Cenedlaethol. Rhagwelir y bydd
adroddiad addasu gan y Cynulliad Cenedlaethol yn lleihau'r swm ar
gyfer Grant Cymorth Refeniw am y flwyddyn i fod yn is nag oedd yn
hysbys wrth osod y gyllideb. Ymdopwyd a'r costau uwch hyn yn
rhannol gan welliant sylweddol ar gyllidebau llog, a chan
drosglwyddo £0.5m o gronfeydd wrth gefn ychwanegol nad oedd
mo'i angen yno.
|
|
|
|
|
3.10
|
Yn ystod y flwyddyn roedd tanwariant net gan yr ysgolion
wedi ychwanegu at eu cronfeydd wrth gefn a chodi cyfanswm y rheini
i £2.4m, ac roedd hynny'n uchel o'i gymharu gydag awdurdodau
eraill Cymru. Roeddynt wedi'u diogelu ar gyfer defnydd yr
ysgolion unigol ac roedd sefyllfaoedd y rheini yn amrywio o ysgol i
ysgol.
|
|
|
|
|
3.11
|
Roedd y rhaglen gyfalaf am y flwyddyn yn cynnwys eitemau
mawrion a wnaeth wahaniaeth i wasanaethau sylfaenol y Sir a hynny'n
cynnwys prosiectau Caergybi a Phenrhos a Ffordd Gyswllt Llangefni.
Cafwyd sawl enghraifft o gostau'n cynyddu yng nghyswllt
eitemau o wariant cyfalaf a hynny i'w briodoli'n bennaf i'r cynnydd
yn y costau adeiladu, a bu'r cynnydd yn y costau oherwydd
chwyddiant prisiau yn gymaint o broblem â llithriad yn erbyn
amserlenni a gynlluniwyd.
|
|
|
|
|
3.12
|
Cyllidwyd y rhaglen gyfalaf gan gymysgedd o grantiau gan
gyrff allanol, cyfraniad refeniw o £0.25m a drosglwyddwyd o
arian wrth gefn clustnodedig fel rhan o'r gyllideb wreiddiol,
ffynonellau refeniw eraill, a derbynion cyfalaf. Wedi cynnydd
mawr yn nerbyniadau cyfalaf y flwyddyn flaenorol, yn codi yn bennaf
o newidiadau yn y trefniadau Hawl i Brynu tai, disgynnodd gwerth
derbynion cyfalaf yn 2004-05. Gyda'r hyblygrwydd a gyflwynwyd
gan y Côd Pwyllog ar gyfer Cyllid Cyfalaf, newidiwyd y
flaenoriaeth o wahanol ddulliau o gyllido, gan olygu na
ddefnyddiwyd benthyca fel dull o gyllido gwariant cyfalaf y
flwyddyn. Gan adlewyrchu hyn a pheth llithriad ar wariant,
mae'r Angen Cyllido Cyfalaf yn llai ar ddiwedd y flwyddyn nag a
ragwelwyd ar ddechrau'r flwyddyn. Cynyddodd y ddyled allanol
£0.5m yn unig yn y flwyddyn, i £93.9m.
|
|
|
|
|
3.13
|
Mae'r datganiad yn datgelu ymrwymiad net amcangyfrifiedig
o £56.0 miliwn mewn perthynas â phensiynau, wedi codi o
£32.5 miliwn ar 31 Mawrth 2004. Er bod gwerth marchnad
asedau'r Gronfa Bensiwn wedi cynyddu, mae'r diffyg wedi cynyddu yn
bennaf oherwydd newid yn y rhagdybiaeth y mae'n ofynnol i'r
actiwari ei ddilyn wrth amcangyfrif gwerth yr ymrwymiadau.
Mae'r sylw cynyddol i'r mater hwn yn parhau i effeithio ar y
sefyllfa ariannol ac ar benderfyniadau cyllidol yn y
dyfodol.
|
|
|
|
|
3.14
|
Roedd y Cyngor wedi gwneud darpariaeth ar gyfer
atebolrwydd oedd yn hysbys ac wedi sefydlu cronfeydd wrth gefn pan
oedd gofyn am hynny dan statud, pan glustnodwyd hynny gan
gynlluniau'r Cyngor, neu pryd bynnag yr oedd hi'n ddoeth i bwrpas
wynebu risg neu ansicrwydd. Ar ddiwedd y flwyddyn, roedd
cronfeydd wrth gefn yr ysgolion yn £2.4m, Cronfeydd wrth Gefn
y Cyfrif Refeniw Tai yn £0.8m, a'r Balansau Cyffredinol yn
£3.6m. Ond roedd cyfanswm yr arian wrth gefn
clustnodedig wedi gostwng, a hynny yn rhannol am fod rhan ohono
wedi'i ddefnyddio i gwrdd â gorwariant yn ystod y flwyddyn.
Gallai'r materion a ddatgelwyd fel atebolrwydd wrth gefn yn y
cyfrifon hyn, dan amgylchiadau drwg, fygwth sefydlogrwydd ariannol
y Cyngor. Roedd y fantolen yn wannach ar 31 Mawrth, 2005 nag
ydoedd flwyddyn ynghynt.
|
|
|
|
|
|
|
Rhoes yr aelodau groeso i'r adroddiad a'r
wybodaeth fanwl ynddo a nodwyd hefyd yr holl waith mawr a wnaed ar
y Datganiad. Yn seiliedig ar y wybodaeth a gyflwynwyd codwyd
y pwyntiau a ganlyn:
|
|
|
|
|
|
|
3.15
|
Yng nghyswllt y diffyg yn y Gronfa Bensiwn, gofynnwyd beth
oedd y rhagolygon i'r Gronfa dros y blynyddoedd nesaf ac a oedd y
diffyg yn debygol o dyfu a sut yr oedd sefyllfa Ynys Môn yn
cymharu gyda sefyllfa awdurdodau lleol eraill.
|
|
|
|
|
|
|
Mewn ymateb dywedodd y
Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid bod yr Actiwari wedi gwneud
asesiad i dalu'r diffyg yn ôl dros gyfnod o 30 mlynedd ac
felly câi'r mater sylw dros gyfnod hir iawn. Roedd hi'n
debyg y buasai'r Awdurdod yn adrodd ar ddiffyg yn y Gronfa Bensiwn
o flwyddyn i flwyddyn ond roedd cyfraniad y cyflogwr yn cynyddu o
flwyddyn i flwyddyn. Mewn ymateb i'r cwestiwn ar sefyllfa
Môn yng nghyswllt y Gronfa Bensiwn a sut yr oedd yn cymharu
gydag awdurdodau eraill, dywedwyd bod cronfa'r awdurdod hwn ynghlwm
wrth Gyngor Sir Gwynedd a bod sefyllfa'r Cyngor hwnnw yn
nodweddiadol o gronfeydd pensiwn awdurdodau lleol yn gyffredinol.
Roedd Powys ac ardal hen sir Dyfed mewn sefyllfa well yng
nghyswllt eu Cronfeydd Pensiwn ond nid oedd sefyllfa Ynys Môn
yng nghyswllt diffyg yn y Gronfa Bensiwn yn anarferol.
|
|
|
|
|
|
|
3.16
|
Mynegwyd rhai pryderon oherwydd bod cymaint o ddefnydd yn
cael ei wneud o gronfeydd wrth gefn yr Awdurdod i gwrdd â
gorwariant. Nodwyd bod ansicrwydd ynghylch pwy oedd yn cwrdd
â'r gorwariant, ai cronfeydd wrth gefn yn yr adrannau neu
gronfeydd eraill, a gofynnwyd am eglurhad ar y mater.
|
|
|
|
Nododd y Cyfarwyddwr
Corfforaethol Cyllid bod penderfyniad ffurfiol wedi'i wneud i
ddefnyddio cronfeydd wrth gefn yr hen Drefniant Llafur Uniongyrchol
a Hyfforddiant Môn ar ôl asesu anghenion y gwasanaethau
hynny a'r gwaith hwnnw wedi dangos bod ganddynt fwy nag oedd ei
angen. Yng nghyswllt cronfeydd wrth gefn yn yr adrannau,
roedd y cyfrifon yn dangos fod y gwasanaethau wedi gwneud defnydd
o'u cronfeydd wrth gefn yn ystod y flwyddyn yn unol â'r
pwerau a roddwyd iddynt i ddefnyddio cronfeydd adrannol wrth gefn i
gyllido cynigion penodol. Yn gyffredinol, roedd cronfeydd
wrth gefn y gwasanaethau wedi gostwng yn ystod y flwyddyn a hynny
oherwydd gweithredu ar gynlluniau penodol i'w defnyddio.
|
|
|
|
|
|
Yn ôl dealltwriaeth
un aelod o'r cyfrifon roedd £750k wedi'i gymryd o'r cronfeydd
wrth gefn i gwrdd â gorwariant a bod y cyfryw swm yn
ymddangos yn fwy na'r cronfeydd wrth gefn oedd yn cael eu dal gan y
Trefniant Llafur Uniongyrchol a Hyfforddiant Môn. Roedd
penderfyniad wedi'i wneud i drosglwyddo arian o'r cronfeydd wrth
gefn i'r gronfa ganolog, ond yn ôl ei ddealltwriaeth ef roedd
angen enwi, yn y gyllideb, unrhyw gynllun yr oedd bwriad i wario
arian wrth gefn arno a gofynnodd a oedd penderfyniad o'r fath
wedi'i wneud gan y Pwyllgor Gwaith.
|
|
|
|
|
|
Nododd y Cyfarwyddwr
Corfforaethol Cyllid bod swm o £250k yn rhan o'r gyllideb
wreiddiol am y flwyddyn; roedd bwriad yn y gyllideb, yn unol
â chynnig gan y Pwyllgor Gwaith, i ddefnyddio'r cronfeydd
wrth gefn i ddibenion y rhaglen gyfalaf. Yn ystod y flwyddyn,
yn wyneb y gorwariant, penderfynodd y Pwyllgor Gwaith wneud rhagor
o ddefnydd o'r cronfeydd wrth gefn ac roedd y cynnig hwn yn rhan o
gynigion cyllidebol cyfun am 2005/06 a gyflwynwyd i'r Cyngor.
Fodd bynnag, cafodd y weithrediad ei gyflawni yn y cyfrifon
yn ystod blwyddyn ariannol 2004/05 - mae hyn yn bosibl gan
fod y penderfyniad wedi'i wneud ym mis Mawrth, 2005.
|
|
|
|
|
|
|
3.17
|
O ran pennu materion polisi, roedd y cyfrifon yn rhoddi
gwybodaeth a allai fod yn ddefnyddiol i'r aelodau o ran amlinellu
dewisiadau posib wrth benderfynu ar y rhaglen gyfalaf a'r gyllideb
am y flwyddyn ddilynol e.e. newidiadau i'r Cynlluniau Hawl i Brynu
Tai a'r Côd Pwyllog ar gyfer cyllid cyfalaf a oedd yn golygu
na fu i'r awdurdod wneud defnydd llawn o'i allu i
fenthyca.
|
|
|
|
|
|
|
Esboniodd y Pennaeth
Gwasanaeth (Cyllid) roedd gofyn i'r cyfrifon fod wedi cael eu
drafftio i adlewyrchu sut yr oedd derbynion cyfalaf yn cael eu trin
yn 2003/04 yn unol â Deddf 1989, a hefyd y driniaeth ar gyfer
2004/05 o dan ddeddfwriaeth newydd 2003. Roedd y cefndir
technegol wedi newid ond, yn ymarferol, roedd y dull o wneud
penderfyniadau ar gynlluniau cyfalaf yn aros heb newid ac yn
seiliedig ar a oedd y cynllun yn fforddiadwy ai peidio. Roedd
rhywfaint o ystwythder o ran defnyddio mwy neu lai o fenthyca i
gyllido gwariant, neu ar gyfer defnyddio mwy o dderbynion cyfalaf a
gosod llai o'r neilltu ar gyfer ad-dalu, ond yn ymarferol
mae'r ystwythder hwn wedi'i gyfyngu gan y cwestiwn o
fforddiadwyaeth sydd yn parhau yn ystyriaeth o bwys ac sydd yn cael
ei asesu cyn dechrau pob blwyddyn ariannol - fel rhan o broses y
gyllideb.
|
|
|
|
|
|
|
3.18
|
Gwnaed sylw bod y cyfrifon yn dangos bod sefyllfa'r
Awdurdod yn wannach ar ddiwedd blwyddyn ariannol 2004/05 nag yn y
flwyddyn cynt a bod rhybudd yma y gallai materion a ddatgelir fel
ymrwymiadau wrth gefn yn y cyfrifon, petai pethau'n mynd yn ddrwg,
fygwth sefydlogrwydd ariannol y Cyngor. Nodwyd bod angen
darparu rhagor o wybodaeth fanwl am yr union ddefnydd a wneir o'r
cronfeydd wrth gefn er mwyn medru asesu perfformiad. Petai'r
Awdurdod heb orwario yn ystod y flwyddyn buasai mewn sefyllfa
ariannol gref iawn, ac o'r herwydd rhaid rhoi cyfrif am y defnydd
o'r cronfeydd wrth gefn.
|
|
|
|
|
|
|
Un neges a ddeuai o'r
cyfrifon, yn ôl y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid, yw bod
sefyllfa ariannol yr Awdurdod rhywfaint yn wannach. Nid oedd
y cyfrifon yn manylu ar danwariant nac ar orwariant nac yn dweud
ymhle y digwyddodd y cyfryw bethau, ond yn hytrach yn rhoi
trosolwg cyffredinol o sefyllfa'r Cyngor ar ddiwedd y flwyddyn
ariannol. Ond roedd adroddiadau chwarterol i'r Pwyllgor
Gwaith yn dwyn sylw at achosion o orwario ac o danwario fel bod
modd rhoddi sylw i'r cyfryw faterion a chymryd camau i gywiro.
|
|
|
|
|
|
Penderfynwyd cymeradwyo'r fersiwn ddrafft
o'r Datganiad Cyfrifon am 2004/05 a nodi y bydd drafft arall yn
cael ei gyflwyno i gyfarfod mis Medi.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4 ADRODDIAD CYNNYDD YR ARCHWILWR ALLANOL
|
|
|
|
|
|
Cyflwynwyd - Adroddiad ar
y sefyllfa ddiweddaraf gan Archwilwyr Allanol y Cyngor a hwnnw'n
amlinellu cynnydd yn erbyn Llythyr Archwilio Blynyddol 2004/05 ac
yn nodi'r meysydd yr oedd gwaith wedi'i wneud arnynt.
|
|
|
|
|
|
Dywedodd Mr. Ian Howse,
Rheolwr Archwilio, PricewaterhouseCoopers wrth yr aelodau iddo
gyflwyno adroddiad llafar ar y cynnydd i gyfarfod cynt y Pwyllgor
Archwilio a chytunwyd yno y buasai'n cyflwyno adroddiad
ysgrifenedig ar y sefyllfa ddiweddaraf i'r cyfarfod nesaf gan
ddilyn patrwm adroddiadau cynnydd yr Adain Archwilio Mewnol.
Ynghlwm wrth yr adroddiad roedd crynodebau gweithredol i'r
tri phrif adroddiad y cyfeiriwyd atynt yng nghyfarfod cynt y
Pwyllgor yng nghyswllt bid Gemau'r Ynysoedd, Rheoli Prosiectau a
Rheoli Perfformiad. Roedd yr adroddiadau wedi'u cyflwyno i'r
ffora perthnasol ac yn achos rheoli perfformiad a rheoli prosiectau
cawsant eu cyfeirio i'r Pwyllgor Gwaith ymateb iddynt.
|
|
|
|
|
|
Codwyd y materion a ganlyn
ar yr adroddiad -
|
|
|
|
|
|
|
4.1
|
Cyfeiriodd y Cynghorydd Aled Morris Jones at y crynodeb
gweithredol o Asesiad Risg Bid Gemau'r Ynysoedd a gofynnodd am gopi
llawn o'r adroddiad. Yng nghrynodeb yr Archwilwyr sylwodd eu
bod wedi dweud mai ychydig o dystiolaeth oedd ar gael i'r defnydd o
her allanol i'r gwerthuso opsiynau, a'r cyswllt rhwng hynny a'r bid
am Gemau'r Ynysoedd ac i wneud defnydd ehangach o gynaliadwyaeth, a
gofynnodd am eglurhad ar y mater hwn.
|
|
|
|
|
|
|
Mewn ymateb dywedodd
Rheolwr Archwilio PWC mai'r mater mwyaf oedd absenoldeb unrhyw
strategaeth hamdden i'r Ynys ac roedd y bid yn rhan o'r cyd-destun
eang hwnnw. Yr ystyriaeth allweddol yw'r strategaeth ac ym
mha fodd y mae'r Awdurdod hwn yn bwriadu cwrdd ag anghenion hamdden
yr Ynys. Y cwestiwn, yng nghyswllt y bid am y Gemau, oedd hwn
- a oedd yr Awdurdod wedi'i herio'n ddigonol adeg rhoi'r bid wrth
ei gilydd ac a oedd sylw wedi'i roddi i'r holl opsiynau cyn symud
ymlaen?
|
|
|
|
|
|
Mewn ymateb dywedodd y
Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid bod gwaith yn dal i gael ei wneud
ar y Strategaeth Hamdden a'r gwerthuso opsiynau. Roedd yr
ymarferiad Gwerthuso Opsiynau yn ymwneud â'r ddarpariaeth
hamdden bresennol a chodi safon y Canolfannau Hamdden, ac er bod
cyswllt rhwng y materion hyn â'r bid am Gemau'r Ynysoedd
roedd y mater yn un ar wahân ac yn dal i gael sylw.
Roedd rhaid gweithio mwy ar y gwerthusiad opsiynau ac wrth
gwblhau'r ymarferiad hwn bydd yr Awdurdod yn dangos bod ganddo
syniadau a fydd yn cyfrannu tuag at y strategaeth hamdden.
Yng nghyswllt prinder tystiolaeth o'r defnydd a wnaed o her
allanol i'r gwerthusiad ar yr opsiynau cafodd y cyfryw waith ei
wneud gan ymgynghorwyr allanol, a gormod efallai yw gofyn bod yr
ymarferiad yn cael ei wneud yn allanol a wedyn ei fod hefyd yn cael
ei herio yn allanol.
|
|
|
|
|
|
|
4.2
|
Cyfeiriwyd at y Côd Ymarfer Archwilio ac
Arolygu newydd i Gymru sy'n cyflwyno
|
|
|
|
gofynion statudol fel bod
archwilwyr yn gorfod cyflwyno casgliad ar a ydyw corff a
archwiliwyd gyda threfniadau priodol yn eu lle i sicrhau gwerth am
arian yng nghyswllt defnyddio'i adnoddau. Dygwyd sylw at y ffaith
fod yr archwilwyr wedi nodi nad oedd yr un mater o bwys yn codi o'r
gwaith i'w ddwyn i sylw'r Pwyllgor, ac yn sgîl hynny
gofynnwyd a oedd yr Archwilwyr yn credu bod yr Awdurdod wedi
cyflawni'r gofynion gwerth am arian ym mhob agwedd ar ei waith.
|
|
|
|
|
|
Nododd y Rheolwr Archwilio
bod yr archwilwyr wrth ddatgan nad oedd ganddynt unrhyw fater i
ddwyn i sylw'r Pwyllgor yn cyfeirio at faterion yn ymwneud ag
agweddau ariannol gwaith llywodraeth gorfforaethol a chyfrifon.
Yng nghyswllt y Côd Ymarfer Archwilio ac Arolygu Newydd
nid oedd Swyddfa Archwilio Cymru, hyd yma, wedi cyhoeddi meini
prawf i'w defnyddio wrth asesu a oedd corff archwiliedig â
threfniadau boddhaol yn eu lle i sicrhau effeithiolrwydd ariannol a
gwerth am arian; hyd oni fuasai meini prawf yn eu lle ni allai'r
Archwilwyr gynghori'r Awdurdod ar sut i gydymffurfio gyda nhw.
Unwaith y cânt eu cyhoeddi, bydd y meini prawf hyn yn
cael eu defnyddio gan yr holl archwilwyr yng nghyswllt holl
awdurdodau Cymru er mwyn penderfynu a ydyw'r trefniadau'n foddhaol
i sicrhau gwerth am arian.
|
|
|
|
|
|
|
4.3
|
Cyfeiriwyd at waith perfformiad lleol a hefyd hyfforddiant
ar y cyd a roddwyd ym mis Gorffennaf gyda Chymdeithas Llywodraeth
Leol Cymru. Er nad oedd modd cynnwys y cyfan o'r Cyngor Sir
yn y rhaglenni hyfforddi nodwyd bod angen rhoddi gwybod i bob aelod
o'r Cyngor Sir am y datblygiadau a'r cynnydd yng nghyswllt
perfformiad ac awgrymwyd bod pob aelod unigol yn cael gwybod am y
meini prawf a ddefnyddir i sicrhau trefniadau ar gyfer
effeithiolrwydd a gwerth am arian unwaith y cânt eu cyhoeddi
a hefyd bod unrhyw ddogfennaeth sy'n codi o sesiynau hyfforddiant
ar gael i'r holl aelodau.
|
|
|
|
|
|
|
Cyfeiriodd y Rheolwr
Archwilio y Pwyllgor at y Crynodeb Gweithredol - Asesiad Sylfaenol
o Waith Rheoli Perfformiad - a hefyd at sylwadau'r archwilwyr bod
raid i'r Awdurdod sicrhau y bydd swyddogaeth y Tîm Rheoli
Corfforaethol, dan y fframwaith newydd, yn canolbwyntio ar
integreiddiad a pherchenogaeth gan y cyfan o'r Awdurdod, a
nododd hefyd bod yr archwilwyr yn gwbl gefnogol i'r dull cyfannol
hwn o weithio.
|
|
|
|
|
|
Gan y Cynghorydd E.
Schofield cafwyd cynnig bod y Pwyllgor yn gwneud penderfyniad
ffurfiol i'r perwyl hwn, a gofynnodd am gopi llawn o'r tri
adroddiad ar Fid Gemau'r Ynysoedd, y Prosiect Rheoli a Rheoli
Perfformiad.
|
|
|
|
|
|
|
4.4
|
Gofynnwyd hefyd a oedd strwythur yr uned archwilio mewnol
yn ddigonol i fodloni gofynion y Côd Ymarfer Archwilio ac
Arolygu newydd.
|
|
|
|
|
|
|
Mewn ymateb dywedodd y
Rheolwr Archwilio y buasai'n rhaid ystyried y mater hwn unwaith yn
rhagor pan fydd y meini prawf ar gael a'u goblygiadau'n
hysbys.
|
|
|
|
|
|
|
4.5
|
Dygwyd sylw at sylwadau a wnaed gan yr archwilwyr, sef bod
raid i'r Awdurdod sicrhau nad yw gwaith monitro yn cael ei ddyblygu
ar lefel gwasanaeth neu ar lefelau corfforaethol, a nodwyd hefyd
bod yn rhaid i'r awdurdod fod yr un mor ofalus i sicrhau bod
materion a nodwyd fel rhai sy'n haeddu sylw yn cael eu gweithredu
wedyn, a bod cyfrifoldeb ar bob aelod unigol i fonitro perfformiad
ac ystyried pa mor dda y mae'r Awdurdod yn gweithredu a pha mor
effeithiol y mae'n rheoli ei wasanaethau. Rhoddwyd croeso i
sefydlu'r Panel Rheoli Perfformiad a llongyfarchwyd ef ar ei waith.
I bwrpas sicrhau dull cytbwys a chyfannol o weithio cynigiwyd
y dylid cael cynrychiolaeth o'r tu allan i'r Grwpiau Rheoli ar y
Panel Rheoli Perfformiad, a bod y cynnig yn cael ei gyfeirio i'r
Pwyllgor Gwaith ei ystyried.
|
|
|
|
|
|
|
Nododd y Cyfarwyddwr
Corfforaethol Cyllid mai'r neges i'w nodi o adroddiad yr archwilwyr
oedd yr angen i fod yn glir ynghylch swyddogaeth yr amryfal banelau
a'r Tîm Rheoli Corfforaethol er mwyn osgoi dyblygu gwaith.
Petai'r Pwyllgorau Archwilio a Sgriwtini yn cael eu tynnu i
mewn yn gyflawn i'r broses o reoli perfformiad buasai hynny ar y
naill law yn sicrhau perchenogaeth ehangach o'r mater ond buasai ar
y llaw arall yn creu dryswch yng nghyswllt atebolrwydd am
benderfyniadau.
|
|
|
|
|
|
Penderfynwyd -
|
|
|
|
|
|
|
4.6
|
Derbyn adroddiad yr Archwilwyr Allanol ar y cynnydd
gyda gwaith archwilio blynyddol 2004/05, a nodi ei
gynnwys;
|
|
|
|
|
4.7
|
bod y Pwyllgor Archwilio yn dymuno sicrhau
perchenogaeth y Cyngor cyfan o waith monitro a gwella perfformiad,
a bod gwybodaeth ar y materion hyn ar gael i holl aelodau'r
Cyngor;
|
|
|
|
|
4.8
|
argymell i'r Pwyllgor Gwaith y dylid caniatáu
cynrychiolaeth i rai o'r tu allan i'r grwpiau gwleidyddol sy'n
rheoli ar y Panel Rheoli Perfformiad.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Y Cynghorydd G O
Parry OBE
|
|
|
Cadeirydd
|
|
|
|