Meeting documents

1

DATGANIAD O DDIDDORDEB

Datganodd y Cynghorydd G O Parry, MBE ddiddordeb yng nghyswllt unrhyw fater a allai godi yn ystod trafodaethau’r Pwyllgor fyddai’n ymwneud â chyflogaeth ei ferch yn yr Adran Gyllid.  

2

COFNODION

Cyflwynwyd a llofnodwyd cofnodion y cyfarfod cynt o'r Pwyllgor Archwilio ar 18 Ionawr, 2007 fel rhai cywir.

3

ADRODDIAD GWAITH ARCHWILIO MEWNOL

Cyflwynwyd - Adroddiad Rheolwr Archwilio (Bentley Jennison) yn rhoddi crynodeb o waith archwilio mewnol yn ystod y cyfnod o 1 Ebrill, 2006 i 31 Mawrth, 2007.

Cyfeiriodd y Rheolwr Archwilio at rai o’r prif bwyntiau fel a ganlyn -

Ÿ

ar ôl i’r aelodau gytuno yn y Pwyllgor Archwilio diwethaf ar 18 Ionawr, 2007, mae cynllun yr adroddiad hwn yn wahanol i rai’r gorffennol.  Bwriedir cyflwyno gwybodaeth ychwanegol i’r Pwyllgor unwaith y bydd y papurau gwaith newydd Archwilio Mewnol yn cael eu defnyddio’n llawn.  Bydd hyn yn golygu cyflwyno adroddiadau i’r Pwyllgor ar yr arolygon hynny y rhoddwyd sicrwydd cyfyngedig iddynt, ac yn dweud i ba raddau y gweithredwyd ar yr argymhellion archwilio sydd o bwys hanfodol neu sylweddol.

Ÿ

Mae Tabl 2.1 o’r adroddiad yn dangos y cynnydd yn erbyn Cynllun Archwilio 2006/07 a’r dyddiadau pryd y bwriedir dechrau gweithio ar brosiectau newydd.  Pan fo prosiect heb ddyddiadau cynlluniedig penodol gyferbyn ag ef, yna mae prosiect o’r fath wedi’i gludo ymlaen o 2005/06.  Yn unol â dymuniadau’r aelodau, mae’r graddau a roddwyd yn awr wedi’u cynnwys yn ogystal ag unrhyw newidiadau yn statws yr adroddiadau ers y Pwyllgor diwethaf.  Yn nhermau’r gwaith a gynlluniwyd, mae’r Archwiliwr Mewnol yn fodlon gyda’r sefyllfa a gyda’r cynnydd sydd wedi’i wneud;

Ÿ

mae’r gwaith o adolygu rhai rheolau allweddol o fewn y systemau ariannol ar gyfer Archwilwyr Allanol y Cyngor, PWC yn mynd yn ei flaen a bwriedir adrodd yn ôl ar ganlyniad y gwaith hwn i’r Pwyllgor yn y dyfodol agos;

Ÿ

mae’r Pwyllgor wedi penderfynu y bydd adroddiad yn cael ei gyflwyno iddo pan fo ymateb heb ei dderbyn cyn pen 3 mis i gyhoeddi adroddiad drafft neu adroddiad drafft diwygiedig.  Ar hyn o bryd, mae un arolwg yn perthyn i’r categori hwn, sef y Rhestr Eiddo.  Gan fod casgliadau’r arolwg yn rhai corfforaethol bydd raid cael ymateb ar y cyd gan yr uwch reolwyr.  Rydym yn trafod y mater hwn gyda’r rheolwyr ar hyn o bryd;

Ÿ

ers y Pwyllgor Archwilio diwethaf, rydym wedi cyhoeddi 17 o adroddiadau terfynol, a chafodd un radd A, wyth radd B ac wyth radd C.  Dylid nodi y bydd y strwythur graddio hwn yn newid yn y dyfodol a bydd archwiliadau’n cael eu categoreiddio fel rhai o sicrwydd cyfyngedig, digonol neu sylweddol;

Ÿ

yn nhermau gwaith archwilio arbennig nid oes unrhyw faterion i adrodd yn ôl arnynt ers y Pwyllgor Archwilio diwethaf;

Ÿ

ni wnaed unrhyw waith dilyn-i-fyny ffisegol yn ystod y flwyddyn ond mae’r Uned Archwilio Mewnol yn y broses o gyflwyno system i dracio argymhellion - dan system o’r fath bydd yr holl argymhellion arwyddocaol neu sylweddol yn cael eu tracio a nodir y cynnydd gyda’r gwaith gweithredu ar yr argymhellion, cânt hefyd eu gwirio trwy gynnal profion archwilio, a bydd yr eitem yn un sefydlog ym mhob adroddiad cynnydd i’r Pwyllgor Archwilio.  Bydd canlyniadau’r gwaith dilynol wnaed yn y cyfnod o Ebrill i Mehefin, 2007 yn cael eu cyflwyno i’r Pwyllgor Archwilio nesaf;

Ÿ

mae trafodaethau ynglyn â Chynllun Archwilio ar gyfer 2007/08 eisoes wedi’u cynnal gyda’r Penaethiaid Gwasanaeth, ac mae cynllun drafft yn seiliedig ar risg wedi’i baratoi.  Nid yw’r Cynllun Archwilio Blynyddol drafft wedi’i ddwyn gerbron y Pwyllgor hwn gan ei fod yn destun trafodaeth gyda’r Swyddog Adran 151.  Y bwriad yw cyflwyno’r Cynllun i gyfarfod nesaf y Pwyllgor Archwilio.  

Ÿ

nodwyd yng nghyswllt casglu arian, i gwynion gael eu gwneud gan aelodau o’r cyhoedd sy’n ymweld â’r swyddfeydd i dalu rhent/treth ac yn y blaen nad ydynt yn gallu gwneud taliadau gyda cherdyn.

Eglurodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid, mewn ymateb, fod systemau ariannol y Cyngor yn o broses o gael eu huwchraddio; pan fydd y systemau taliadau incwm yn cael eu huwchraddio bydd yr Awdurdod yn gallu derbyn taliadau gyda cherdyn a thros y Rhyngrwyd.  Fodd bynnag, o fewn y rhaglen uwchraddio, fe roddwyd blaenoriaeth i’r systemau cyflogau a refeniw, a’r system llyfrau cyfrifon yw’r nesaf i gael ei huwchraddio.  Dim ond wedi i’r rhain gael eu cwblhau y bydd digon o amser ac adnoddau i fynd i’r afael â’r system taliadau incwm.  

Ÿ

gofynnwyd cwestiwn yn ymwneud â sefyllfa’r staff ac a oedd adnoddau digonol i fedru ymateb yn ddigonol i’r gofynion.

Eglurodd Mr Patrick Green, Bentley Jennison - er fod yna lefydd gwag, mae strwythur yr Adain Archwilio Mewnol yn ddigon cadarn.  Mae’r Strategaeth Archwilio yn cael ei thrafod ar hyn o bryd a bydd hyn yn rhoi syniad o beth fydd yr anghenion o ran adnoddau.  Teg yw nodi, pe bai darlun o’r gwasanaeth yn cael ei gymryd ar hyn o bryd, byddai’n dangos prinder o adnoddau a bydd y ffactor hon yn cael ei hystyried o fewn cynlluniau rheoli archwilio mewnol.  

Cafwyd adroddiad gan y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid ar ddau bwynt yn ymwneud â’r cwestiwn uchod.  Yn gyntaf, wrth archwilio cyfrifon yr Awdurdod rhaid i’r Archwilydd Allanol fod yn hyderus yng nghywirdeb y systemau a’r trafodion y maent yn ei gofnodi; rhaid felly bod gwaith siecio’n cael ei wneud ar gadernid y systemau ariannol er mwyn sicrhau eu bod yn ffit i’r bwrpas.  Mae’r Archwilydd Allanol yn gallu gwneud y gwaith hwn ond mae’n rhatach i’r Awdurdod pe gwneid hyn gan archwilio mewnol.  Mae natur y gwaith yn ogystal â gofynion yr Archwiliwr Allanol yn fanwl ac yn ymwneud â thrafodion arbennig o fewn y flwyddyn ariannol.  O’r herwydd, ni all y gwaith i gyd ddechrau hyd nes i’r flwyddyn ariannol ddod i ben.  Cymhlethir y sefyllfa y flwyddyn hon oherwydd cyfyngiadau amser - mae angen i’r cyfrifon gael eu cau’n gynt, a hefyd gan y ffaith fod angen sicrwydd ychwanegol gyda chyflwyno’r systemau newydd.  Cynlluniwyd ar gyfer y gwaith hwn ond fe bery elfen o risg oherwydd, os na chaiff y gwaith ei gwblhau ar amser bydd yr Archwilydd Allanol yn gwneud y gwaith ei hun a bydd hyn yn golygu cost ychwanegol i’r Awdurdod.   Mae’r Awdurdod yn ymwybodol o’r risg hon ac y mae’n trafod hyn gyda’r Archwilwyr Mewnol a’r Archwilwyr Allanol er mwyn ceisio ei reoli.

Yng nghyswllt y Strategaeth a’r Cynllun Archwilio, fe gynhaliwyd trafodaethau, ac mae hyn yn parhau ynglyn â’r Strategaeth ac mae angen trafodaethau pellach yn nhermau gweld a yw’r strategaeth yn cyfarfod â’r agwedd gorfforaethol ynglyn â risg fydd yn ei dro yn helpu i ddeall os yw’r adnoddau iawn yn eu lle ac a yw’r strwythur staffio’n ddigonol.  Yn dilyn apwyntio Bentley Jennison y disgwyl yw y gall blaenoriaethau newid.  Efallai y bydd gofynion staff angen eu hadolygu yng nghyd-destun y Strategaeth Archwilio newydd.

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad ac i nodi ei gynnwys.

4

ADOLYGIAD O GYFLWR SYSTEMAU TECHNOLEG GWYBODAETH

Cyflwynwyd - Adroddiad Bentley Jennison yn manylu ar arolwg manwl a gynhaliwyd yn ystod mis Hydref a Tachwedd, 2006 o’r mannau rheoli allweddol o fewn y fframwaith rheoli yng nghyswllt yr isadeiledd TG a’r amgylchedd gweithredu.  Amcan yr adolygiad oedd asesu’r fframwaith rheoli a’r risgiau all fod yn bresennol er mwyn rhoi i’r Cyngor awgrym o gynllun strwythur ar gyfer adolygiad manwl o’r fframwaith rheoli systemau wybodaeth a TG.

Wrth wneud yr adolygiad, roedd Bentley Jennison wedi nodi rhai mannau lle roedd yn ystyried y byddai gwelliannau o fantais i’r fframwaith rheoli.  Yng nghyswllt y pum maes gweithgaredd TG y manylir arnynt yn yr adroddiad (fel y cawsant eu rhestru ym mhara 1.1), mae cyfanswm o 22 o argymhellion wedi’u gwneud gyda 14 o’r rheini yn cael eu hystyried yn rhai o bwysigrwydd sylweddol.  Trafodwyd y rhain gyda’r Pennaeth Gwasanaeth (TGCh) a gyda’r Rheolwr Isadeiledd TGCh.  Fe gafwyd canfyddiadau’r arolwg mewn manylder yn yr adroddiad ac roedd y cynllun gweithredu oedd ynghyd yn amlinellu’r sefyllfa a’r camau i’w cymryd mewn perthynas â phob un o’r 22 o argymhellion.

Cadarnhaodd y Pennaeth Gwasanaeth (TGCh) i drafodaethau gael eu cynnal gyda’r Archwiliwr Mewnol yn dilyn rhoi allan ddrafft cyntaf yr adroddiad a bod yr argymhellion yn derbyn sylw yn unol â’r Cynllun Gweithredu.

Penderfynwyd nodi cynnwys yr Adroddiad ar Adolygiad o Gyflwr Iechyd TG a’r Cynllun Gweithredu oedd ynghlwm.

Y Cynghorydd G O Parry, MBE

Cadeirydd