Meeting documents

1

DATGAN DIDDORDEB

Cyfeiriodd y Cynghorydd P.M.Fowlie at ei gysylltiad ag Ysgol Gynradd Rhosneigr yn rhinwedd ei swyddogaeth fel yr aelod lleol ac aelod o’r corff llywodraethol a nododd, er nad ystyriai bod ganddo  ddiddordeb personol nac ariannol uniongyrchol mewn perthynas â’r ysgol, y byddai’n gwerthfawrogi arweiniad ynglyn â’r angen i ddatgan diddordeb mewn perthynas ag eitem 6 ar y rhaglen sy’n ymwneud â’r ysgol honno.

Adroddodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Addysg a Hamdden mewn ymateb y credai bod cyswllt y Cynghorydd P.M.Fowlie â’r ysgol yn ymwneud â’r corff llywodraethu, a thra bod yr adroddiad yn cyfeirio at y corff llywodraethu, mae hefyd yn cyfeirio at yr Awdurdod Addysg. Yn ei farn ef, ni welai bod gan yr aelod ddiddordeb ychwanegol i’w ddiddordeb fel cynrychiolydd yr Awdurdod Addysg ar y corff llywodraethu.

2

CYLCH GORCHWYL ADOLYGEDIG Y PWYLLGOR ARCHWILIO

Cyflwynwyd er gwybodaeth - Copi o gylch gorchwyl adolygedig y Pwyllgor Archwilio fel y’i cymeradwywyd gan Cyngor Sir yn ei gyfarfod arbennig a gynhaliwyd ar 31 Mai, 2007.

Adroddodd y Pennaeth Gwasanaeth (Polisi) bod yr adroddiad y cytunwyd arno gan y Cyngor Sir ar 31 Mai yn ymgorffori newidiadau yng nghylch gorchwyl y Pwyllgor Archwilio sydd yn cryfhau’r swyddogaeth archwilio a’r ffocws ar reoli risg a sicrwydd. Yn sgîl derbyn cefnogaeth y Cyngor Sir i’r diwygiadau, mae’r gwaith o weithredu’r fframwaith newydd yn awr ar gychwyn. Mae yna sawl maes yn y cylch gorchwyl diwygiedig sy’n ehangu cyfrifoldebau’r Pwyllgor Archwilio a’r bwriad yw cyflwyno rhaglen hyfforddiant i aelodau etholedig a staff yn gyfochrog â’r dasg o ddatblygu rhaglen waith y Pwyllgor hwn a hefyd y ddau is-bwyllgor newydd fydd yn adrodd iddo, a thrwy hynny sicrhau bod yna drefn gadarn yn ei lle ar draws y Cyngor.

Nododd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid bod y newidiadau yn cynnwys y gofyn i’r Pwyllgor Archwilio baratoi adroddiad ar ei weithgareddau ar gyfer cyfarfod blynyddol y Cyngor Sir yn ogystal â sicrhau bod gan y swyddogaeth Archwilio Mewnol ddigon o adnoddau a’i bod yn cael lle priodol yn y sefydliad. Cyfrifoldeb newydd pellach yw archwillio o leiaf unwaith y flwyddyn, y cofrestrau a sefydlwyd i gofnodi diddordebau aelodau, diddordebau swyddogion a datganiadau ynghylch lletygarwch a dderbyniwyd. Tra cedwir y cofrestrau hyn fel rhan o drefniadau priodoldeb yr Awdurdod, ar hyn o bryd ni weithredir ymhellach yn eu cylch, a bydd gofyn sefydlu trefn i alluogi aelodau’r Pwyllgor hwn eu harchwilio.

Penderfynwyd nodi cylch gorchwyl diwygiedig y Pwyllgor Archwilio.

3

IS-BWYLLGORAU

3.1

Adroddwyd i’r Cyngor Sir yn ei gyfarfod arbennig a gynhaliwyd ar 31 Mai, 2007, benderfynu fel a ganlyn mewn perthynas â sefydlu 2 is-bwyllgor newydd fydd yn adrodd i’r Pwyllgor Archwilio:

“Derbyn yr argymhelliad i sefydlu dau is-bwyllgor fydd yn adrodd i’r Pwyllgor Archwilio - ar y naill law yr Is-Bwyllgor Llywodraethu Risg, ac ar y llaw arall yr Is-Bwyllgor Canolbwyntio ar y Cwsmer fel y manylwyd ar hynny yn Atodiadau 4 a 5 ynghlwm wrth yr adroddiad [gyflwynwyd i’r Cyngor]. Bydd cylch gorchwyl y Pwyllgor Archwilio yn cynnwys cylchoedd gorchwyl y ddau is-bwyllgor fel y manylwyd ar hynny yn Atodiadau 4 a 5 yr adroddiad. Ar y ddau is-bwyllgor, bydd 5 aelod yr un gyda chydbwysedd gwleidyddol (ac yn dod o’r Rhiant Bwyllgor), ac adolygir, rywbryd eto, y cwestiwn o gyfethol hyd at ddau berson (heb hawliau pleidleisio) i’r Is-Bwyllgorau hynny.”

3.2

Cyflwynwyd a nodwyd - Cylchoedd gorchwyl y ddau is-bwyllgor y cyfeirir atynt uchod.

Gwnaeth y Cadeirydd y sylw bod y disgwyliadau o ran dyletswyddau’r Is-Bwyllgor Llywodraethu a Rheoli Risg yn eithaf beichus a hyderai y byddai adnoddau digonol ar gael i gefnogi’i waith.

3.3

Ystyriwyd  y priodoldeb o benodi aelodau o blith aelodau’r Pwyllgor Archwilio i wasanaethu ar y ddau is-bwyllgor newydd.

Atgoffodd y Pennaeth Gwasanaeth (Polisi) yr aelodau  mai’r drefn arferol o benodi aelodau i bwyllgorau/is-bwyllgorau yw trwy ofyn i arweinyddion y grwpiau enwebu aelodau o blith eu grwp yn unol â’u hawliau gwleidyddol a rhoddi gwybod am yr enwau i’r adain gweinyddu pwyllgorau. Cytunwyd i lynu wrth y drefn arferol yn yr achos hwn.

Awgrymodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid, gan fod hawl unig gynrychiolydd y Grwp Partneriaid Cadwyn ar y Pwyllgor Archwilio a hawl unig gynrychiolydd y Grwp Radical Annibynnol wedi’i gyfyngu i un sedd ar un is-bwyllgor neu’r llall, mai priodol fyddai i’r Pwyllgor Archwilio benderfynu ar ba un o’r is-bwyllgorau fydd y naill aelod a’r llall yn gwasanaethu.

Penderfynwyd -

3.3.1

Cadarnhau mai 5 aelod fydd yn gwasanaethu ar y naill is-bwyllgor a’r llall  yn ôl dyraniad gwleidyddol 2:1:1 gyda’r un sedd sydd yn weddill ar y ddau is-bwyllgor unigol i’w dyrannu i gynrychiolydd y grwp Radical  Annibynnol a chynrychiolydd y grwp Partneriaid Cadwyn;

3.3.2

Gofyn i arweinyddion y grwpiau gwleidyddol enwebu aelodau o’u grwp o blith eu cynrychiolwyr ar y Pwyllgor Archwilio i wasanaethu ar yr Is-Bwyllgor Llywodraethu a Rheoli Risg a’r Is-Bwyllgor Canolbwyntio ar y Cwsmer yn unol â’u hawliau gwleidyddol, fel ag y nodir yn 3.1.1. uchod, a rhoddi gwybod am yr enwau i’r adain gweinyddu pwyllgorau;

3.3.3

Bod y Cynghorydd J.Arthur Jones (Radical Annibynnol) yn gwasanaethu ar yr Is-Bwyllgor Llywodraethu a Rheoli Risg a’r Cynghorydd R.Llewelyn Jones (Partneriaid Cadwyn) yn gwasanaethu ar yr Is-Bwyllgor Canolbwyntio ar y Cwsmer.

3.4

Ystyriwyd y priodoldeb o bennu dyddiad ar gyfer cyfarfodydd cyntaf y ddau is-bwyllgor.

Penderfynwyd y bydd y ddau is-bwyllgor newydd yn cyfarfod am y tro cyntaf ar ddydd Mawrth, 31 Gorffennaf, 2007, y naill yn y bore a’r llall yn y prynhawn.

4

DATGANIAD RHEOLAETH FEWNOL 2006/07

Cyflwynwyd - Adroddiad y Cyfarwyddwr Corfforaethol yn ymgorffori asesiad o’r system rheolaeth fewnol ar gyfer 2006/07.

Adroddodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid fel a ganlyn ynghylch prif ystyriaethau’r adroddiad -

Ÿ

Dan Reoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2005, rhaid i’r holl Ddatganiadau Cyfrifon o 2005/06 ymlaen gynnwys Datganiad Rheolaeth Fewnol.Yn y blynyddoedd cyn hynny, roedd yn rhaid paratoi Datganiad Rheolaeth Cyllidol Mewnol a sicrhau llofnod y Prif Swyddog Cyllid arno.Seiliwyd y Datganiad blaenorol ar ganlyniadau arolygon archwilio mewnol ac allanol, ac ar dystiolaeth oedd ar gael i’r Prif Swyddog Cyllid.

Ÿ

Mae cwmpas y Datganiad Rheolaeth Fewnol yn fwy eang ac yn cynnwys y cyfan o drefniadau’r Awdurdod ar gyfer cyflawni ei amcanion a rheoli ei risgiau. Hefyd, rhaid i’r Datganiad Rheolaeth Fewnol gael ei llofnodi gan Swyddog uchaf y Cyngor a chan aelod uchaf y Cyngor sy’n pwysleisio’r cwmpas ehangach.

Ÿ

Cyn gwneud Datganiad Rheolaeth Fewnol rhaid adolygu effeithlonrwydd rheolaethau mewnol, gan gynnwys trefniadau llywodraethu a’r trefniadau i reoli risg.Rhoddwyd y cyfrifoldeb am yr arolwg hwn i’r Pwyllgor Archwilio.

Ÿ

Rhaid i’r arolwg o’r rheolaeth fewnol fod yn seiliedig ar asesiad onest o holl drefniadau’r Awdurdod i gyflawni ei amcanion a rheoli risg.

Ÿ

Seilir yr adolygiad gogyfer 2006/07 yn rhannol ar ddiweddaru’r datganiad a baratowyd ac a fabwysiadwyd gogyfer 2005/6.Un mewnbwn defynddiol yw’r sesiynau a gynhaliwyd gan Asiantaeth Archwilio Mewnol Glannau Merswy gydag aelodau ac uwch swyddogion i gywair eu barn am drefniadau llywodraethu a rheoli risg yr Awdurdod a’r meysydd hynny y credir y gellir gwella arnynt.Rhoddir crynodeb o’r adborth o’r sesiynau hyn yn Atodiad 1 i’r adroddiad. Trafodwyd yr adolygiad gan y Tîm Rheoli Corfforaethol ac mae’r awgrymiadau a gynhwysir yn atodiadau 2 a 3 yn adlewyrchu’r drafodaeth honno.

Ÿ

Yn Atodiad 2 ceir ymdriniaeth ragarweiniol o effeithlonrwydd trefniadau rheolaeth fewnol yr Awdurdod ac mae’r cwestiynau a ofynnir yn yr atodiad hwn yn adlewyrchu arweiniad ymarfer da yn hyn o beth.Yn Atodiad 3 mae’r fersiwn ddrafft gyntaf o Ddatganiad Rheolaeth Fewnol sy’n adlewyrchu’r asesiad uchod.

Ÿ

Dygir sylw’r aelodau yn benodol at y ddau bwynt canlynol -

Ÿ

tynnwyd ar yr Adroddiad Archwilio Mewnol Blynyddol wrth lunio drafft cychwynnol o’r Datganiad Rheolaeth Fewnol. Nid yw’r Adroddiad Blynyddol hwn eto’n gyhoeddus i aelodau’r Pwyllgor, (bydd yn cael ei gyflwyno gerbron y Pwyllgor hwn ar 29 Mehefin), ond pwysleisir mai casgliadau cyffredinol yr Adroddiad y gwnaed defnydd ohonynt yn hytrach na’r manylion ynddo;

Ÿ

wrth i broses cau’r cyfrifon fynd rhagddi, pery rhyw gymaint o bryder ynghylch sicrwydd yng nghyswllt y systemau ariannol newydd. Mae’r archwilwyr mewnol a’r archwilwyr allanol yn parhau i wneud gwaith mewn perthynas â’r systemau hyn.

Ÿ

At hynny, derbyniwyd sylwadau gan Archwilwyr Allanol yr Awdurdod, PWC, ar gynnwys y Datganiad drafft uchod. Awgryma’r rhain -

Ÿ

mewn perthynas ag Adran 5 yn Atodiad 3 sy’n nodi’r risgiau a adnabuwyd yng Nghynllun Gwella 2006/07 a’r materion rheolaethol mewnol cysylltiedig, y dylid tynnu sylw at yr oedi o ran darparu’r Cynllun Rheoli Asedau, ynghyd ag ymhelaethu ar y risg ariannol yng nghyswllt y broses arfarnu swyddi;

Ÿ

dylid manylu mwy ynghylch trefniadau caffaeliad;

Ÿ

ymwna gweddill y sylwadau  â diwyg y Datganiad.

Ÿ

Gwahoddir y Pwyllgor Archwilio i ystyried yr adborth yn Atodiad 1, y materion a grybwyllir yn Atodiad 2 a dod i’w gasgliadau ei hun ynghylch effeithlonrwydd rheolaethau mewnol.Rhydd y cyfarfod hwn gyfle i’r aelodau bwyso a mesur a yw’r gwerthusiad cychwynnol o’r rheolaethau mewnol wedi methu rhai gwendidau, neu a ydyw’n rhy llym ei gasgliadau, ac i ganlyniad y drafodaeth wedyn gael ei ymgorffori yn y Datganiad Cyfrifon ddaw yn ôl i’r Pwyllgor hwn yn ei gyfarfod ar 29 Mehefin, 2007.

Diolchwyd i’r Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid am yr adroddiad uchod a gwnaed y sylwadau canlynol ar ei gynnwys -

Ÿ

cyfeiriwyd at ddynodiad y broses arfarnu swyddi fel risg i’r Awdurdod, a gofynnwyd a yw’r ffaith bod y broses yn llusgo yn fai ar y Cyngor oherwydd iddo benderfynu ymgymryd â’r dasg ei hun, neu a oes cymhlethu’r broses wedi digwydd yn sgîl bod yn orfanwl yn ei chylch.

Adroddodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid mewn ymateb bod y broses gyfan wedi dod yn un gymhleth ond mai doethach yw ei chwblhau fel y mae ‘na fod yna ail gychwyn arni o’r newydd, ac mae hynny wedi’i gadarnhau gan Adolygiad Hay. Caiff yr amserlen ei hadolygu’n gyson sy’n adlewyrchu’r ffaith bod hwn yn faes sy’n cael ei gydnabod fel un sy’n peri risg uchel i’r Cyngor, ac o gofio hynny, pwysicach yw sicrhau y cwblheir y broses yn gywir na’i bod yn cael ei chwblhau o fewn amserlen benodol.

Ÿ

cyfeiriwyd at bwrpas yr adroddiad i adolygu effeithlonrwydd rheolaethau mewnol ac at y gofyn bod yr arolwg wedi’i sylfaenu ar asesiad onest o holl drefniadau’r Awdurdod i gyflawni ei amcanion a rheoli risg. Cyfeiriwyd wedyn at y gosodiad yn y Datganiad drafft ei fod yn gyfrifoldeb ar y Cyngor Sir i sicrhau fod system gadarn o reolaethau mewnol yn ei lle i bwrpas cyflawni ei swyddogaethau’n effeithiol a hynny’n cynnwys trefniadau i reoli risg. Dygwyd sylw at y risgiau hynny i’r Cyngor sydd wedi’u hadnabod fel ag a restrir yn Atodiad 3 yr adroddiad, ac yn benodol at y risg mewn perthynas â rheoli asedau a phrosiectau cyfalaf. Holwyd wedyn sut mae cysoni’r gofynion hyn gyda’r wybodaeth sydd wedi ymddangos mewn adroddiad monitro cyllidol i’r Pwyllgor Gwaith ym mis Mai sy’n cyfeirio at ddigwyddiadau o lithriad ariannol sylweddol ar brosiectau. Nodwyd bod y risgiau a nodir yn rhai sydd wedi ymddangos tro ar ôl tro ac awgrymwyd bod rheolaeth fewnol yn methu o ran cyflawni rhaglen waith yr Awdurdod a bod gofyn mynd i’r afael o ddifrif â’r materion hyn a’u datrys unwaith ac am byth. Gofynnwyd a ystyriwyd yr effaith mae llithriad blwyddyn ar flwyddyn yn ei gael ar gyllidebau ac a gwtogwyd ar gyllidebau o’r herwydd.

Ÿ

cyfeiriwyd at sefyllfa staffio’r Adain Archwilio Mewnol ac at bryderon a fynegwyd yn y cyfarfod blaenorol o’r Pwyllgor hwn ynghylch gallu’r adain yn nhermau capasiti i gyflawni’r gofynion disgwyliedig. Dygwyd sylw penodol at y tebygolrwydd y byddai’r pwysau ar yr adain yn dwysau yn dilyn cyflwyno cyfrifoldebau newydd ar y Pwyllgor hwn ac yn dilyn creu dau is-bwyllgor newydd a’r gofynion gwaith ychwanegol ddaw yn sgîl hynny, a hefyd at  bwysigrwydd cael adnoddau ychwanegol i gwrdd â gofynion y system newydd hon sy’n ychwanegu at, ac yn newid natur y swyddogaeth archwilio. Mae staff yn rhan greiddiol o’r prosesau ac mae’n bwysig bod gan yr adain staff cymwys sy’n gallu delio gyda’r pwysau ychwanegol a ddaw yn sgîl gofynion newydd a  phwyslais cynyddol ar berfformiad a chyflawni targedau. . At hynny, daw pwysau hefyd o gyflwyno systemau ariannol newydd y mae gofyn sicrhau eu bod yn gydnaws â systemau eraill o fewn y Cyngor

Adroddodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid mewn ymateb ei fod yn croesawu’r sylwadau uchod fel rhai sy’n tystio at fodolaeth trefniadaeth rheoli fewnol yn yr Awdurdod sy’n galluogi aelodau i dynnu ar wybodaeth am wahanol agweddau o wasanaeth o nifer o ffynonellau a gofyn cwestiynau yn eu cylch. Roedd yn rhannu’r pryderon ynghylch sefyllfa staffio archwilio mewnol ac mae yna drafodaeth wedi bod yn ei chylch ac mae’r drafodaeth honno yn rhan greiddiol o’r broses o adnabod gwendidau a gweithredu arnynt. Pwrpas cael trefn rheoli risg yw nid i osgoi risgiau ond yn hytrach, eu rheoli a galluogi’r Awdurdod adnabod paham mae pethau yn mynd o’u lle, a’u gwirio.

Cydnabu’r aelodau’r ymateb y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid ac roeddent yn derbyn bod yna lif gwybodaeth o’r Adran Gyllid. Fodd bynnag, roedd yna farn nad yw’r wybodaeth mae aelodau yn ei derbyn yn dangos yn ddigon eglur lle mae’r atebolrwydd  am wendidau - mae yna osod ffeithiau ond nid oes yna amlygu digonol ar beth sydd wrth wraidd problemau.

5

CAU ALLAN Y WASG A’R CYHOEDD

6

ANGHYSONDERAU  YN YSGOL GYNRADD RHOSNEIGR

Ÿ

Bod rhaid atgoffa staff yr Awdurdod i gyd am y polisi rhannu pryderon a phaham ei fod mewn bodolaeth;

Ÿ

dylai llywodraethwyr ysgolion sylweddoli fod eu rôl yn cynnwys gwneud gwaith siecio ar gyfrifoldebau Pennaeth ysgol;

Ÿ

dylai adroddiadau archwiliadau mewnol gael eu rhoi’n uniongyrchol i Gadeirydd y Llywodraethwyr a dylid gofyn iddo/iddi am ymateb yr ysgol (trefn sydd eisoes yn ei lle);

Ÿ

dylai unrhyw anomaleddau, neu arferion anarferol  gael eu herio (yn yr achos hwn, yr honiad bod cronfa’r ysgol wedi’i chau sy’n anghyson ag ysgolion eraill y sir y mae’n arfer ganddynt gadw cronfa ysgol)

7

GWEINYDDIAETH GYLLIDOL Y PARTNERIAETHAU CYMUNEDAU’N GYNTAF

Ÿ

Pan sefydlwyd y Rhaglen Cymunedau’n Gyntaf gan y Cynulliad yn 2001, roedd yr awdurdodau lleol yn bartneriaid allweddol yn y broses o sefydlu’r partneriaethau Cymunedau’n Gyntaf. Roedd hon i fod yn rhaglen arloesol, un yn ymateb i anghenion pob cymuned, ac nid oedd un model unffurf ar gyfer sefydlu’r partneriaethau.

Ÿ

Roedd anogaeth i ddulliau arloesol, o gymryd risg a dulliau gweithio o’r gwraidd i’r brig yn y canllawiau gwreiddiol ar gyfer Cymunedau’n Gyntaf, ac arweiniodd hynny, ym Môn, at sefydlu partneriaethau Cymunedau’n Gyntaf fel cyrff annibynnol gyda phob un yn cymryd cyfrifoldeb am ei weinyddiaeth gyllidol ei hun.

Ÿ

Ar yr un pryd roedd Cyngor Sir Ynys Môn yn gweithredu fel Corff Derbyn Grant yng nghyswllt grantiau’r Cynulliad ac yn trosglwyddo’r cyllid i’r partneriaethau Cymunedau’n gyntaf. Mae gan yr Adran Gyllid brofiad hir o baratoi ceisiadau am grant sy’n golygu fel arfer, dangos sut mae’r cyfan o’r arian yn cael ei wario a thystio ei fod wedi cael ei wario yn unol ag amodau’r grant. Wedyn, mae’r ceisiadau hyn yn cael eu harchwilio gan archwilwyr allanol y Cyngor. Mae’r broses o baratoi ceisiadau am grant yn un sy’n cymryd amser ond mae’n dasg dydd i ddydd yn bennaf pan fo’r trafodion cyllidol yn mynd trwy lyfrau’r Cyngor. Fodd bynnag, yn achos y Partneriaethau Cymunedau’n Gyntaf, mae’r sefyllfa yn cael ei chymhlethu oherwydd bod gorfod i’r Cyngor egluro gwariant yn drydedd law fel petai, a dibynnu ar wybodaeth a gafwyd gan y partneriaethau neu eu cyfrifwyr. Hefyd mae’n rhaid i’r Cyngor fod yn gyfrifol am gydymffurfiaeth gan gyrff annibynnol y tu allan i’w reolaeth. Rhoddwyd y gwaith ychwanegol hwn o baratoi ceisiadau grant Cymunedau’n Gyntaf i’r gwasanaeth cyllid heb sicrhau adnoddau ychwanegol. Bernir bod yr anawsterau hyn wedi ychwanegu at oedi sylweddol wrth gyflwyno ceisiadau am grant yn y cyfnod ers 2002.

Ÿ

Yng ngoleuni hyn, cynhaliwyd archwiliad mewnol o’r 5 Partneriaeth Cymunedau’n Gyntaf ym mis Tachwedd, 2005 gyda’r bwriad o gadarnhau a oedd y systemau rheoli mewnol a weithredai’r Partneriaethau unigol yn ddigonol i sicrhau atebolrwydd priodol am bob gwariant ac yn unol â themau ac amodau’r grant, bod yr holl geisiadau grant yn ddilys a bod systemau monitro ac adolygu wedi’u sefydlu i sicrhau fod y Partneriaethau yn cydymffurfio ag amcanion Cymunedau’n Gyntaf ac yn parhau’n gyfrifol am unrhyw arian cyhoeddus a daliwyd. Cwmpaswyd hefyd yn yr archwiliad, adolygiad o strategaethau’r Partneriaethau a’u cynlluniau i gwrdd â’u hamcanion busnes, ac archwiliwyd rôl yr Awdurdod fel Corff Derbyn Grant.

Ÿ

Bu i’r archwiliad adnabod gwendidau yn nhermau absenoldebau polisiau a gweithdrefnau ffurfiol, ysgrifenedig ac â’r manylder priodol, digwyddiad o siec wedi’i arwyddo o flaen llaw, diffyg atebolrwydd ynglyn â gwariant, trefniadau amhenodol ar gyfer diogelu gwerth am arian a methiant i gadw Cofrestr Asedau yn unol â thermau’r grant. Daethpwyd i’r casgliad yn ogystal nad oedd y Partneriaethau yn ddigon rhagweithiol yn nhermau symud ymlaen a sefydlu fframwaith cadarn i weithgareddau’r busnes, wedi’i gefnogi’n briodol gyda Chynllun Gweithredu Cymunedol. Rhaid pwysleisio nad yw holl ganfyddiadau’r archwiliad yn perthnasu i bob Partneriaeth.

Ÿ

Ychwanegwyd at yr anawsterau hyn gan ddau ymchwiliad arbennig gan yr Archwilwyr Mewnol i ddwy Bartneriaeth unigol yn dilyn derbyn haeriadau ynglyn ag anghysonderau. Ymhelaethir yn yr adroddiad ar natur yr ymchwiliadau hyn oedd yn ymwneud yn bennaf â diffyg dogfennaeth i gefnogi ac esbonio gwariant.

Ÿ

Mae’r ymchwiliadau arbennig hyn wedi dangos gwendidau sylweddol yn y stiwardiaeth gyllidol yng nghyd-destun y safonau uchel a ddisgwylir, fel arfer, wrth drin a thrafod arian cyhoeddus. Mae’r diffygion a ganfuwyd yn yr achosion hyn wedi dangos nad oedd modd cyflwyno anfonebau, derbynebau na gwaith papur arall ar gyfer rhai eitemau o wario, sef  arferion nad oes modd eu cymeradwyo ar unrhyw gyfrif, ac sy’n cynrychioli methiant yn y sefydliad ac yn ei ddulliau rheoli.

Ÿ

O ddod at y goblygiadau i’r Cyngor fel corff derbyn grant, mae’r Cynulliad wedi adolygu ei ganllawiau gweinyddu partneriaethau Cymunedau’n Gyntaf gyda’r canlyniad bod y canllawiau diwygiedig yn fwy haearnaidd na’r hen rai, ac mae llai o bwyslais ynddynt ar arloesi. Hefyd gwna’r canllawiau newydd yn glir, am y tro cyntaf, fod y Cynulliad yn gwneud y Corff Derbyn Grant (h.y. y Cyngor Sir) yn gyfrifol pan fo partneriaeth yn methu cydymffurfio gydag amodau grant. Fe all y Cyngor felly gael ei hun mewn sefyllfa bosibl o gael ei gosbi’n ariannol am fethiannau partneriaethau nad yw â’r gallu i’w newid.

Ÿ

Mewn termau cyllidol, mae hon yn creu sefyllfa anfanteisiol iawn i’r Cyngor o ran bod rheidrwydd arno weinyddu ceisiadau am grant heb gydnabyddiaeth ariannol am wneud hynny; mae’n cyfrannu adnoddau archwilio mewnol yn wirfoddol ond eto heb unrhyw gydnabyddiaeth ariannol ac mae’n agored i’r risg os bydd cyrff eraill yn methu â chydymffurfio, bydd unrhyw gost ariannol yn syrthio ar y Cyngor. Nid oedd y Cyngor yn ymwybodol o’r materion hyn pan gymerodd arno swyddogaeth y Corff Derbyn Grant. Cwestiwn sylfaenol i’r Cyngor Sir felly ei ystyried yw - a ydyw’n credu ei bod hi’n rhesymol mynd i’r fath gostau ac wynebu’r fath risg yng nghyswllt gweithgareddau sydd o fudd i ardaloedd penodol yn unig y tu mewn i ardal yr Awdurdod.

Ÿ

Yn dilyn cyfarfod diweddar rhwng swyddogion y Cyngor a swyddogion y Cynulliad, daethpwyd i gytundeb ynglyn â ffordd ymlaen mewn perthynas â’r ddwy Bartneriaeth unigol y cynhaliwyd ymchwiliadau arbennig yn eu cylch ac fe esbonir yr hyn a gytunwyd arno yn yr adroddiad. Peth arall a drafodwyd gyda’r Cynulliad oedd dulliau gwahanol ar gyfer gweinyddu’r grantiau hyn. Credir bod 4 opsiwn yn bosibl yn hyn o beth a rheini’n cynnwys y Cyngor Sir yn gweinyddu’r partneriaethau’n uniongyrchol; y Cyngor Sir yn tynnu’n ôl fel Corff Derbyn Grant; y Cyngor i drosglwyddo’r cyllid yn unig a pheidio bod yn gyfrifol am sut y’i gwarir, neu bod y Cyngor yn  parhau gyda’r hen drefn ond ei fod yn cryfhau’r gwaith siecio. Crybwyllir yn yr adroddiad oblygiadau’r cyfryw  opsiynau ynghyd â beth yw barn y Cynulliad.

Ÿ

Deuir i’r casgliad, yn seiliedig ar y drafodaeth hon, nad yw’n bosibl parhau i weinyddu’r materion hyn heb newid, ac nid yw ychwaith yn gyson gyda’r canllawiau diwygiedig i Gymunedau’n Gyntaf. Nid yw’n bosibl derbyn unrhyw fodel gweinyddu heb yn gyntaf sicrhau cytundeb y Partneriaethau Cymunedau’n Gyntaf - gyda’i gilydd ac ar wahân.

Ÿ

Mae gofyn i’r Pwyllgor Archwilio roddi sylw i’r materion a ganlyn -

Ÿ

a yw’r risg ariannol y mae’r Cyngor Sir yn ei hwynebu wrth fod yn Gorff Derbyn Grant i’r partneriaethau Cymunedau’n Gyntaf yn cyfateb i’r manteision? A ystyriwyd hyn adeg gwneud y trefniant?

Ÿ

sut y dylid rhodddi sylw i gwestiynau o’r fath yn nhrefniadau Llywodraeth Gorfforaethol y Cyngor Sir?

Ÿ

a oes yma wersi i’w dysgu sy’n mynd tu draw i’r partneriaethau Cymunedau’n Gyntaf?

Ÿ

a ydyw’r Pwyllgor yn fodlon fod adnoddau archwilio mewnol wedi’u defnyddio i gynnal ymchwiliadau yng nghyswllt y partneriaethau.

Ÿ

roedd yna gytundeb nad yw’r sefyllfa fel y mae yn dderbyniol ac na all barhau. Cydabuwyd bod angen rheolaeth a goruchwyliaeth fwy gofalus ar wariant y grantiau hyn am mai arian cyhoeddus ydyw yn y pen draw.Fodd bynnag, dylai unrhyw fewnbwn proffesiynol ychwanegol gan y Cyngor gael ei gydnabod yn ariannol;

Ÿ

roedd yna farn oedd yn gyndyn iawn o weld y Cyngor Sir yn cefnu ar y partneriaethau yn gyfan gwbl ar y sail pe bai unrhyw broblemau yn codi, byddir yn dymuno’r sicrwydd a ddeuai o wybod  bod gan yr aelod lleol, a’r aelod portffolio fynediad at gorff cyfrifol uwch megis y Cyngor. Roedd yna deimlad bod angen cadw llinell gyswllt rhwng y Cyngor a’r partneriaethau;

Ÿ

bod lle i gynyddu cyfrifoldeb Cadeirydd y partneriaethau a’r cyfarwyddwyr a’u gwneud yn fwy atebol am weithgareddau’r partneriaethau a’u gwariant. Awgrymwyd ffordd o gyfiawnhau gwariant a fyddai’n gweld Cadeirydd y partneriaethau unigol yn cyflwyno bob deufis, derbynebau wedi’u llofnodi ganddo a’r rheini’n dangos bod unrhyw wariant wedi’i wneud yn unol â’r canllawiau;

Ÿ

roedd yna hefyd gydnabod fod yna enghreifftiau lle’r oedd y partneriaethau Cymunedau’n Gyntaf a sefydlwyd fel cyrff oedd i weithredu’n annibynnol i gwrdd ag anghenion o fewn y gymuned, wedi llwyddo i gyflawni gwaith da o fewn eu cymunedau,  a bod yna unigolion yn gysylltiedig â’r partneriaethau wedi gweithio’n galed ar eu rhan. Byddai’n resyndod felly i gosbi’r gwaith da sydd wedi digwydd oherwydd bod yna wendidau wedi’u canfod a rheini’n deillio o ddiffyg profiad ac o ddiffyg trefniadaeth. Tra bod lle efallai i’r Cyngor Sir gynnig arweiniad i’r partneriaethau ar sut i weithredu’n briodol, ni ddylai’r Cyngor fod yn gyfrifol amdanynt, gan mai cysyniad y Cynulliad yw’r partneriaethau hyn yn wreiddiol, a lle’r Cynulliad o’r cychwyn oedd gosod mewn lle’r strwythurau priodol ar eu cyfer.

Mewn ymateb i ymholiadau ynghylch gweithredu pellach, eglurodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid mai’r bwriad yw mynd â’r mater hwn gerbron y Pwyllgor Gwaith a gofyn am ei gytundeb i fynd i drafodaeth gyda’r partneriaethau Cymunedau’n Gyntaf gyda golwg ar gynnwys swyddogion y Cynulliad yn y drafodaeth honno hefyd, er mwyn canfod ffordd ymlaen.