Meeting documents

1

DATGAN DIDDORDEB

Ni chafwyd yr un datganiad o ddiddordeb.

2

COFNODION

Cyflwynwyd a chadarnhawyd, fel rhai cywir, gofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio ar 9 Medi, 2003.

(tudalennau 35 - 37 o’r Gyfrol hon)

3

ADRODDIAD ARCHWILIO MEWNOL

Cyflwynwyd - Adroddiad y Pennaeth Gwasanaeth (Archwilio Mewnol) yn amlinellu'r gwaith a wnaed gan yr Adain Archwilio Mewnol o 1 Ebrill, 2003 hyd at 31 Hydref, 2003.

Cyfeiriodd y Pennaeth Gwasanaeth (Archwilio Mewnol) at brif bwyntiau'r adroddiad fel a ganlyn:

3.1

Roedd y gymhariaeth rhwng y dyddiau a gynlluniwyd i bob categori o waith gyda'r dyddiau gwirioneddol a gofnodwyd yn erbyn pob categori dros gyfnod yr adroddiad uchod yn dangos bod 1,078.7 o ddyddiau gwirioneddol wedi'u cofnodi yn erbyn 1,078 o ddyddiau a gynlluniwyd.

3.2

Cwblhawyd gwaith wedi'i raglennu ar 7 archwiliad yn ystod y cyfnod 1 Medi hyd at 31 Hydref, 2003 ac ym mhob achos cyflwynwyd adroddiad terfynol; roedd gwaith ar 16 o'r archwiliadau yn mynd trwy'r cyfnod drafft tra oedd gwaith yn mynd rhagddo ar 22 o archwiliadau eraill.   Yng nghyswllt y 7 archwiliad a gwblhawyd, mewn dau o'r achosion hynny roedd y raddfa wedi codi o'r archwiliad blaenorol; mewn dau achos arall arhosodd y raddfa yn ei hunfan; mewn un achos roedd y raddfa yn is na'r archwiliad blaenorol ac yng nghyswllt y ddau archwiliad arall ar ôl, yr archwiliad hwn oedd y cyntaf i'r ddau faes.  

3.3

Ynghlwm fel atodiadau gyda'r adroddiad roedd crynodebau gweithredol i bob un o'r saith adroddiad a gyhoeddwyd yn ystod y cyfnod hwnnw y cyfeirir ato yn 3.2 uchod.  Cafodd un gwaith archwilio raddfa A, un wedi cael graddfa B, dau wedi derbyn graddfa C, a dau arall, sef rhai Cyfrifon Clybiau Ieuenctid a Diogelu Data, wedi cael graddfa E a hynny'n golygu bod y system o reolaethau mewnol yn y ddau achos yn gwbl annigonol ac wedi achosi nifer o gamgymeriadau mawrion.  Pan fo gwaith archwilio yn cael  Graddfa E dangosir bod lefel uchel o risg neu o dwyll i'r Awdurdod yng nghyswllt y maes hwnnw.  

3.4

Yn ychwanegol at y gwaith archwilio a raglennwyd derbyniwyd 7 o gontractau cyfalaf yn yr Adain Archwilio rhwng 1 Medi 2003 a 31 Hydref 2003.  Cwblhawyd y gwaith archwilio ar 2 o'r contractau hyn a dychwelwyd y ffeiliau i'r Adran berthnasol.  Roedd gwaith yn dal i fynd yn ei flaen ar 5 contract arall.

3.5

Yn ystod y flwyddyn mae'r Adain Archwilio Mewnol yn gorfod gwneud gwaith ar faterion sy'n dod i'r fei yn ystod gwaith archwilio cynlluniedig neu oherwydd materion a ddygir i sylw'r Adain gan Adrannau eraill a gwaith hefyd y mae Adrannau eraill yn gofyn i'r Adain Archwilio Mewnol ei wneud.  Hefyd mae'n bosib y bydd yr Archwiliwr Dosbarth yn gofyn iddynt am wybodaeth neu am gymorth i ddarparu gwybodaeth.  Yn sgil rhai o'r ymchwiliadau hyn cyhoeddir adroddiadau archwilio ffurfiol ond efallai na fydd adroddiadau yn dilyn rhai ymchwiliadau.  Dywedwyd wrth y Pwyllgor Archwilio blaenorol a gyfarfu ym mis Gorffennaf 2003 bod incwm wedi'i ddwyn o un o sefydliadau'r Cyngor.  Trosglwyddwyd y mater i'r Heddlu ac er cyfweld un a amheuwyd o ddwyn nid oedd digon o dystiolaeth i ddwyn achos yn ei erbyn.  Bellach mae ymholiadau'r Heddlu ar ben a rhoddwyd gwybod am y mater i yswirwyr y Cyngor ac maent hwy wrthi'n delio gyda'r hawliad.  

3.6

Hefyd mae'r Adain Archwilio Mewnol yn rhoddi cyngor ar reolaeth gyllidol, ar  y systemau ac ar reoliadau ac mae'r gwaith a gofnodir dan y categori hwn yn cael ei wneud ar gais adrannau eraill.  Yn achos y rhan fwyaf o'r gwaith ni pharatoir adroddiad.  Yn ystod y cyfnod o 1 Medi, 2003 hyd at 31 Hydref, 2003 y rhain oedd y prif feysydd a gafodd sylw:

3.6.1

cynnal asesiad ariannol o dendrwyr ar gyfer contractau;

3.6.2

rhoi cyngor ar drefniadau tendro yng nghyswllt amryfal gontractau;

3.6.3

rhoi cyngor i'r Adran Tai a Gwasanaethau Cymdeithasol i ba raddau y dylent fod yn ymwneud ag arian cleientiaid;

3.6.4

rhoi cyngor cyffredinol ar nifer o faterion i'r Adran Tai a Gwasanaethau Cymdeithasol, i ysgolion, ac i'r Adran Addysg a Hamdden.

3.7

Gwnaed gwaith dilyn-i-fyny ar 13 o adroddiadau archwilio a gyhoeddwyd rhwng 5 Mai 2003 a 31 Awst 2003 a chawsant eu crynhoi yn yr adroddiad.  Ym mhob achos cafwyd ymateb boddhaol ac eithrio Ysgol Pencarnisiog, a'r Cyngor yn dal i ddisgwyl ymateb gan honno.

3.8

Yn y cyfarfod diwethaf o'r Pwyllgor Archwilio dywedwyd na chafwyd ymateb gan yr Adran berthnasol mewn perthynas â'r archwiliadau o'r System Gyflogau (Gwasanaethau Corfforaethol) a Pheiriannau Ffrancio (Gwasanaethau Corfforaethol).  O ganlyniad cynhelir archwiliad byr a rhoddir gwybod am y canlyniadau i gyfarfod nesaf y Pwyllgor hwn.  Hefyd mae gwaith archwilio dilyn-i-fyny yn cael ei wneud ar System Oriau Ystwyth y Cyngor, a chyflwynir y casgliadau i'r Pwyllgor hwn unwaith y bydd y dasg wedi'i chwblhau.

Yma cyfeiriodd un aelod yn benodol at y System Oriau Ystwyth gan bwysleisio bod cryn dipyn o amser wedi mynd heibio ers i'r Pwyllgor Archwilio roddi sylw i'r mater am y tro cyntaf ac na chafwyd atebion pendant i'r materion a godwyd yn yr Adroddiad Archwilio Mewnol er gwaethaf cael trafodaethau mewn sawl Pwyllgor ar y system.  

Yn ei ymateb dywedodd y Pennaeth Gwasanaeth (Archwilio Mewnol) bod yr adroddiad gwreiddiol gan yr Adain Archwilio Mewnol ar y System Oriau Ystwyth wedi dwyn sylw at wendidau yn rheolaeth ac yng ngweinyddiaeth y system ac wedi cyflwyno argymhellion i gywiro'r sefyllfa.  Yn yr adroddiad-dilyn-i-fyny canolbwyntir yn unig ar y cynnydd yng nghyswllt gweithredu ar yr argymhellion hynny.  

Gan fod y System Oriau Ystwyth wedi cael sylw mewn sawl Pwyllgor yn ddiweddar dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) bod modd colli golwg ar baham fod y mater wedi codi yn y lle cyntaf, sef oherwydd gwendidau a welodd yr Adain Archwilio Mewnol mewn sicrhau bod rheolau'r System Oriau Ystwyth yn cael eu cadw a'u parchu. Roedd y Pwyllgorau eraill a roes sylw i'r mater wedyn wedi tueddu i ystyried materion nad oedd â wnelont ddim â rhedeg a gweithredu'r system.  

Wedyn rhoes y Pwyllgor sylw i ddau adroddiad archwilio Graddfa E yng nghyswllt Cyfrifon Clybiau Ieuenctid a Diogelu Data ond cytunwyd, cyn trafod yr adroddiadau, a chan ddilyn darpariaethau Paragraff 1 Rhestr 12A Deddf Llywodraeth Leol 1972 i wahardd y wasg a'r cyhoedd o'r cyfarfod tra'n ystyried y cyfryw adroddiadau oherwydd y tebygrwydd y câi gwybodaeth gyfrinachol ei datgelu yn ystod y drafodaeth.

3.9

Cyfrifon Clybiau Ieuenctid

Nododd y Pennaeth Gwasanaeth (Archwilio Mewnol) bod gwaith archwilio wedi'i wneud i sicrhau fod Arweinwyr Clybiau Ieuenctid yn cydymffurfio gyda chyfarwyddiadau swyddogol pan yn rheoli'r gronfa, ac i sicrhau bod y datganiadau cyllidol ar ddiwedd y flwyddyn yn cael eu cwblhau'n gywir.  Yn gyffredinol roedd yr Archwilwyr wedi dod i'r casgliad bod safon y rheolaethau mewnol yn wan, rhai cyfrifon ddim yn cael eu cwblhau'n gywir, a dim dogfennau ar gael i dystio i'r gwariant.  O'r herwydd, credai'r archwiliwr bod risg uchel o wneud camgymeriad neu o greu colledion i'r Awdurdod a bod lle i wella'n sylweddol yn nhermau rheolaethau mewnol.  Roedd Cynllun Gweithredu wedi'i baratoi mewn ymateb i'r gwendidau a'r diffygion.  

3.10

Deddf Diogelu Data 1998

Dywedodd y Pennaeth Gwasanaeth (Archwilio Mewnol) bod y gwaith archwilio wedi'i wneud er mwyn adolygu trefniadau corfforaethol cyffredinol y Cyngor i sicrhau cydymffurfio gyda Deddf Diogelu Data 1998 ac i benderfynu pa mor effeithiol a fu y trefniadau corfforaethol hyn i sicrhau cydymffurfiad gyda'r Ddeddf mewn Adrannau unigol.  

Adeg cynnal yr archwiliad roedd gan y Cyngor gryn dipyn i'w wneud i gydymffurfio gyda'r Ddeddf Diogelu Data ac roedd angen rhoddi sylw i'r mater ar lefel gorfforaethol er mwyn sicrhau bod, ym mhob Adran, drefniadau priodol yn eu lle i ddelio gyda holl agweddau'r Ddeddf a sicrhau bod staff yn llwyr ymwybodol o'u dyletswyddau a'u cyfrifoldebau dan y Ddeddf.  Roedd methiant i sicrhau cynnydd boddhaol yn ychwanegu at y risg y gall y Comisiynydd Gwybodaeth gymryd camau gorfodaeth i sicrhau bod y Cyngor yn cydymffurfio.  Bu ymateb y Rheolwyr, yn dilyn cwblhau'r profion archwilio a rhyddhau'r adroddiad drafft, yn gadarnhaol a chafwyd cynnydd yn y broses o wella'r meysydd hynny y canfuwyd gwendidau ynddynt.  

Roedd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Cyfreithiol yn derbyn y raddfa ond pwysleisiodd bod gwaith sylweddol wedi'i wneud ers cynnal yr archwiliad a'i bod hi, fel Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Cyfreithiol, wedi ei henwebu i arwain, dros gyfnod byr, y gwaith o symud ymlaen gyda'r materion Diogelu Data, er bod Diogelu Data, fel maes arbennig, yn cael ei ystyried fwyfwy fel mater corfforaethol. Mabwysiadwyd Strategaeth Diogelu Data ar 28 Ebrill a chafodd honno ei rhannu yn eang a chafwyd sesiynau hyfforddi er mwyn codi ymwybyddiaeth staff.  Bydd raid gwneud rhagor o waith, yn enwedig yng nghyswllt sicrhau bod systemau'r awdurdod yn cydymffurfio gyda gofynion y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth a fydd yn dod i rym yn llawn yn 2005, a bydd angen penodi swyddog pwrpasol i ddelio gyda'r gwaith gweinyddol  a ddaw yn sgil y ddeddfwriaeth hon.  Y bwriad oedd cyflwyno adroddiad ar y gofynion adnoddau i'r Pwyllgor Gwaith yn y flwyddyn newydd a'r cam nesaf fydd ystyried sgôp y dasg, a chlustnodi adnoddau yn ôl y galw.  

Un pryder i'r Aelodau oedd casgliadau'r adroddiad archwilio ac mai ychydig iawn o gynnydd a welwyd ers cyhoeddi adroddiad gwreiddiol yr Archwiliwr Dosbarth ar Ddiogelu Data.  Yn arbennig roeddent yn cydnabod bod staff angen hyfforddiant ac yn cefnogi hynny - nid yn unig i bwrpas codi ymwybyddiaeth o'r pwnc ond hefyd i roddi i'r staff yr hyder i ddelio gyda cheisiadau am weld gwybodaeth ac yng nghyswllt rhyddhau gwybodaeth yn gywir ac yn briodol.  Roeddent yn argymell bod yr holl staff yn cael eu hannog i fynychu hyfforddiant yng nghyswllt gofynion Diogelu Data.  

Penderfynwyd -

3.11

Derbyn adroddiad y Pennaeth Gwasanaeth (Archwilio Mewnol) ar y gwaith a wnaeth yr Adain Archwilio Mewnol dros y cyfnod 1 Ebrill, 2003 - 31 Hydref, 2003 a derbyn yr argymhellion yn yr adroddiad.

3.12

Mynegi pryderon y Pwyllgor Archwilio i'r Pwyllgor Gwaith ynghylch canfyddiadau'r Adroddiad Archwilio Mewnol ar Ddiogelu Data.

3.13

Argymell i'r Pwyllgor Gwaith fod staff yn cael eu hannog i fynychu hyfforddiant ar ofynion Diogelu Data a phynciau cysylltiedig.

4

Y CYLCH GORCHWYL AR GYFER ARCHWILIO MEWNOL

Cyflwynwyd - Adroddiad y Pennaeth Gwasanaeth (Archwilio Mewnol) yn ymgorffori Cylch Gorchwyl i'r Gwasanaeth Archwilio Mewnol.

Dywedodd y Pennaeth Gwasanaeth (Archwilio Mewnol) bod Archwilwyr Allanol y Cyngor, yn eu hadolygiad blynyddol o'r Gwasanaeth Archwilio Mewnol, wedi canfod nad oedd Cylch Gorchwyl i'r Gwasanaeth Archwilio Mewnol ac argymhellwyd y dylid llunio dogfen o'r fath i'w chymeradwyo gan y Pwyllgor Archwilio.  Roedd y Cylch Gorchwyl a gyflwynwyd gyda'r adroddiad uchod yn nodi amcanion a sgôp y gwaith archwilio mewnol ac yn manylu ar hawliau'r Archwiliwr Mewnol, ar sut y bydd yr Archwilwyr yn diogelu eu hannibyniaeth ac yn nodi hefyd y trefniadau mewn lle i'r Gwasanaeth Archwilio Mewnol gyflwyno adroddiadau.

Yn seiliedig ar y wybodaeth a gyflwynwyd cododd yr Aelodau y pwyntiau a ganlyn:

4.1

Awgrymwyd yng nghyswllt cymal 4.1 (v) y Cylch Gorchwyl sy'n ymwneud â pheidio â rhoddi gwaith archwilio i Archwiliwr mewn maes y bu ef/hi yn gweithio ynddo neu'n gysylltiedig ag ef hyd oni fuasai cyfnod addas wedi mynd heibio, ac y dylai'r cyfnod hwnnw fod yn fwy penodol a gwrthod "cyfnod addas" am ei fod yn rhy amwys.  

4.2

Cyfeiriwyd at (ii) cymal 4.1 lle crybwyllir "y rheini sy'n gyfrifol am reoli", a gofynnwyd at bwy yr oedd y geiriau yn cyfeirio.

4.3

Cyfeiriwyd at baragraff 6 yng nghyswllt cyflwyno adroddiadau ac yn arbennig at rôl yr Archwiliwr Mewnol yng nghyswllt darparu "barn" yn unig a gofynnwyd a fuasai'n briodol cael darpariaeth fel bod modd i'r Adain Archwilio Mewnol fynd ar drywydd materion yn fwy penderfynol ac yn fwy terfynol, ac yn arbennig pan fo achosion o oedi cyn ymateb i adroddiad archwilio neu pan fo'r ymateb hwnnw, o'i gael, yn anfoddhaol.  Hefyd crybwyllwyd achosion pryd y gallai gwahaniaeth barn godi rhwng yr Archwiliwr a'r Adran berthnasol ar y camau i'w cymryd pan fo gwendidau wedi'u canfod, ac mewn achosion o'r fath buasai'n fuddiol i'r Adain Archwilio Mewnol fedru dwyn pwysau yn y mannau priodol.  

Yng nghyswllt peidio â rhoddi gwaith archwilio i Archwiliwr mewn maes y bu ef/hi yn gweithio ynddo hyd oni fuasai cyfnod penodol wedi mynd heibio dywedodd y Pennaeth Gwasanaeth (Archwilio Mewnol) bod yr amgylchiadau'n amrywio ac i'r geiriau gael eu codi o lawlyfr Archwilio Safonol CIPFA.  Os oedd Archwiliwr yn methu â chymryd gwaith mewn maes penodol am nad oedd digon o amser wedi mynd heibio ers pan oedd ef neu hi yn gweithio yn y maes hwnnw yna buasai'r gwaith archwilio yn cael ei neilltuo i aelod arall o'r staff.