Meeting documents

1

DATGAN DIDDORDEB

Ni dderbyniwyd unrhyw ddatganiad o ddiddordeb.

2

COFNODION

Cyflwwynwyd a llofnodwyd fel rhai cywir, cofnodion cyfarfodydd y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 18 Awst, 2005 (tud 14 - 20 o’r Gyfron hon) a 29 Medi, 2005. (tud 76 o’r Gyfrol hon)

3

ADRODDIAD GWAITH ARCHWILIO MEWNOL

Cyflwynwyd - Adroddiad y Pennaeth Gwasanaeth (Archwilio Mewnol) yn amlinellu gwaith yr Adain Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod o 1 Ebrill, 2005 hyd at 16 Medi, 2005.

Cyfeiriodd y Pennaeth Gwasanaeth (Archwilio Mewnol) at y prif bwyntiau fel a ganlyn:

3.1

Bod gwaith ar 18 o archwiliadau wedi'i gwblhau yn ystod y cyfnod uchod ac adroddiad terfynol wedi'i gyhoeddi ym mhob achos - mae'r crynodebau gweithredol wedi'u hatodi fel rhan o'r adroddiad;

3.2

Ers i'r Pwyllgor benderfynu y byddai adroddiad yn cael ei gyflwyno iddo mewn achosion pryd na chafwyd ymateb gan adrannau cyn pen 3 mis i gyhoeddi adroddiad archwilio drafft neu adroddiad drafft diwygiedig, gellir adrodd bod y sefyllfa wedi gwella a bod nifer o hen unedau o waith archwilio wedi'u cwblhau.O ran y 4 archwiliad hynny nad oeddent wedi eu cwblhau o fewn yr amserlen 3 mis, gellir rhoi gwybod i'r Pwyllgor fod ymateb boddhaol wedi'i dderbyn bellach mewn perthynas â'r archwiliadau ar feysydd Lwfansau Aelodau ac Ysgol Rhoscolyn, ac er fod ymateb wedi'i dderbyn yn achos y ddau archwiliad arall yn ymwneud ag Incwm Pryd ar Glud a Chyfrifon Cleientau a'r Cronfeydd Rhoddion, erys gwaith i'w wneud ar yr archwiliadau hyn cyn cyhoeddi adroddiad terfynol arnynt.

3.3

Yn ystod y flwyddyn, mae'r Adain Archwilio Mewnol yn gorfod gwneud gwaith ar faterion sy'n dod i'r fei yn ystod gwaith archwilio cynlluniedig neu oherwydd materion a ddygir i sylw'r Adain gan adrannau eraill, a gwaith hefyd mae adrannau eraill yn gofyn i'r Adain Archwilio Mewnol ei wneud.Mae'r materion a nodir isod yn gynwysiedig yn y categori yma.

3.4

Adroddwyd yn flaenorol i'r Pwyllgor am ymchwiliadau i'r posibilrwydd o anghysonderau yng nghyswllt rhedeg clwb cynilion yn Ysgol Gwalchmai ac amlygodd yr ymchwiliadau dilynol dystiolaeth prima facie bod arian wedi'i ddwyn o'r gronfa, a than Reolau Gweithdrefn Ariannol y Cyngor, dygwyd y mater i sylw'r Heddlu.Bu i'r Cynorthwywr Clarcio (Prydau Ysgol) a gyflogwyd yn yr ysgol bledio'n euog i ddwyn £10,118 a gellir adrodd yn awr ei bod wedi cael ei dedfrydu i 180 awr o wasanaeth cymunedol ac fe'i  gorchmynnwyd i ad-dalu'r arian i'r Cyngor Sir am fod y Cyngor wedi di-golledu'r sawl a gyfranodd at y gronfa ac a gollodd eu harian oherwydd gweithrediadau'r Cynorthwywr Clarcio.Mae'r Clerc wedi ad-dalu swm o   £1,000 i'r Llys, a bydd hwn yn cael ei drosglwyddo i'r Cyngor yn fuan.Mae'r gweddill yn cael ei dalu'n ôl ar raddfa £200 y mis.

3.5

Rhoddwyd gwybod i gyfarfod y Pwyllgor a gynhaliwyd ym mis Mehefin bod ymchwiliadau yn cael eu cynnal i ganfod a oedd staff mewn 2 o ganolfannau hamdden y Cyngor wedi derbyn arian parod yn uniongyrchol gan gwsmeriaid am wersi preifat.Bu i'r ymchwil ddangos bod 14 o staff yn rheolaidd wedi derbyn arian parod oddi wrth gwsmeriaid rhwng 2003 a 2005 a bod yna oblygiadau colli incwm net i'r Cyngor Sir yn sgîl hyn yn ogystal ag oblygiadau o ran treth a chyfraniadau Yswiriant Gwladol.Mae'r mater yn parhau dan ystyriaeth.

3.6

Gwnaed ymholiadau gan Dîm Twyll Budd-Daliadau Tai y Cyngor a arweiniodd at erlyn, yn llwyddiannus, un o Weithwyr Cymdeithasol y Cyngor Sir ar 4 achos o fod yn anonest ar ôl caniatau i unigolyn gyflwyno gwybodaeth anwir o blaid hawlio budd-daliadau tai.Gan fod yr achos yn ymwneud â gweithred droseddol a hynny wedi arwain at dwyll, rhoddwyd sylw iddo yn unol â phroses ddisgbyblu'r Cyngor, ac fe gafodd yr uniglyn ei ddiswyddo ar sail camymddwyn difrifol.

3.7

Gwnaed gwaith dilyn i fyny ar 23 o adroddiadau archwilio a gyhoeddwyd rhwng 1 Hydref, 2004 a 28 Chwefror, 2005 ac fe'u rhestrir yn yr adroddiad.Gellir rhoi gwybod i'r Pwyllgor y derbyniwyd ymateb boddhaol bellach yn achos yr archwiliadau yng nghyswllt Ysgol Llanfawr, Ysgol Amlwch, Ysgol Llanddona, Ysgol Syr Thomas Jones a ffioedd ceisiadau cynllunio.

Bu i'r aelodau ofyn am ragor o wybodaeth gefndirol ynglyn â'r mater y cyfeirir ato o dan baragraff 3.5 uchod, ac fe benderfynwyd, oherwydd y posibilrwydd y gellid datgelu gwybodaeth gyfrinachol o dan baragraff 1 o Atodlen 12A i Ddeddf Llywodraeth Leol 1972 wrth ystyried y mater, i gau allan y wasg a'r cyhoedd yn ystod y drafodaeth arno. Aeth y Pennaeth Gwasanaeth (Archwilio Mewnol) rhagddo i ymhelaethu ar yr achos hwn.

Yn dilyn o'r uchod cafwyd trafodaeth ynglyn â'r ffordd o gyfleu gwybodaeth i'r Pwyllgor Archwilio ac roedd yr aelodau yn gefnogol i'r Pennaeth Gwasanaeth (Archwilio Mewnol) adolygu'r drefn ymadrodd i'r Pwyllgor.

Mynegwyd siomedigaeth hefyd bod rhai adrannau yn parhau i fethu ag ymateb i adroddiadau archwilio drafft o fewn yr amserlen 3 mis gytunedig ac fe wnaed awgrym ac fe'i cefnogwyd, bod yr adroddiadau archwilio drafft hynny nad oes ymateb iddynt wedi'i dderbyn oddi wrth yr adran berthnasol cyn pen 3 mis yn cael eu cyflwyno i'r Pwyllgor Archwilio fel ag y maent heb sylwadau'r  adran.

Nododd y Pennaeth Gwasanaeth (Archwilio Mewnol) y gall fod yna newid o sylwedd mewn adroddiad archwilio rhwng cylchredeg y drafft a chyhoeddi'r fersiwn derfynol ar ôl derbyn ymateb yr adran iddo.Rhoddodd wybod i'r aelodau fod gwaith yn cael ei wneud i fireinio'r rhan yna o'r broses archwilio sydd yn digwydd cyn cylchredeg yr adroddiad drafft i'r adrannau perthnasol gyda golwg ar ei gwneud yn haws i sicrhau cytundeb ar y cynnwys cyn i'r adroddiad gael ei anfon allan.

Codwyd pwynt cyffredinol yn ogystal yn deillio o'r Crynodeb Gweithredol ar yr archwiliad o'r defnydd o is gontractwyr gan y TLlO ynglyn â'r angen i dynhau trefniadau goruchwylio safon gwaith contractwyr i sicrhau bod y gwaith yn cyrraedd safon dderbyniol.

Nododd y Pennaeth Gwasanaeth (Archwilio Mewnol) bod archwiliad o dendro a monitro yn cael ei gwblhau ar hyn o bryd a byddid yn cymeryd sylwadau'r aelodau ynglyn â'r mater hwn i ystyriaeth yn ystod yr archwiliad.

Penderfynwyd -

3.8

Derbyn adroddiad y Pennaeth Gwasanaeth (Archwilio Mewnol) ynglyn â gwaith yr Adain Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod o 1 Ebrill, 2005 hyd at 16 Medi, 2005, a nodi ei gynnwys.

3.9

Bod adroddiadau archwilio nad oes ymateb iddynt wedi'i dderbyn oddi wrth yr adran berthnasol cyn pen 3 mis yn cael eu cyflwyno i'r Pwyllgor Archwilio fel ag y maent heb sylwadau'r adran.

4

DATGANIAD CYFRIFON 2004/05

Cyflwynwyd - Y cyfrifon archwiliedig am 2004/05 ynghyd â'r wybodaeth ganlynol -

Ÿ

Rhestr o newidiadau i'r cyfrifon yn y cyfnod rhwng cyflwyno fersiwn ddrafft i'r Pwyllgor yn ei gyfarfod ar 29 Medi, 2005 a'r fersiwn derfynol wedi'i harchwilio a gyflwynir uchod;

Ÿ

adroddiad yr Archwiliwr;

Ÿ

Adroddiad SAS610 - cyfleu materion archwilio i'r rhai sydd yn gyfrifol am lywodraethu;

Ÿ

Ymateb yr Adran Gyllid i'r Gwahaniaethau nas Addaswyd;

4.1

ei fod yn ofynnol i'r archwiliwr o dan Ddatganiad Safonau Archwilio SAS 610 gyfleu materion sy'n codi o'r archwiliad, gan gynnwys camddatganiadau y penderfynodd y rheolwyr beidio ag addasu, i'r rhai sydd yn gyfrifol am lywodraethu.Mae'r mwyafrif o'r newidiadau yn sgîl yr archwiliad yn rhai anarwyddocaol.

4.2

Bod canran y ddarpariaeth ar gyfer dyledion drwg y Gwasanaethau Cymdeithasol yn rhy uchel a bod oddeutu £150k yn ormod wedi'i neilltuo i'r pwrpas hwn - sydd yn golygu gwelliant i'r cyfrifon.Fodd bynnag, yn hytrach nag ail agor y cyfrifon yn eu cyfanrwydd i ymgorffori'r newid, penderfynwyd addasu'r newid o fewn y cyfrifon trwy glustnodi'r £150k ar gyfer ymateb i fater mae'r Cyngor yn ymwybodol ohono, ac a all arwain at achosion posibl yn ei erbyn o dan Deddf Iechyd Meddwl 1983.

Penderfynwyd cymeradwyo'r cyfrifon archwiliedig am 2004/05 fel ag a gyflwynwyd.

                G.O.Parry MBE

                    Cadeirydd