|
|
Y neges lywodraethol oedd bod angen i'r Awdurdod yn Ynys
Môn gryfhau ei drefniadau rheoli corfforaethol er mwyn
sicrhau bod y blaenoriaethau corfforaethol hynny y cytunwyd arnynt
yn cael eu gweithredu'n effeithiol. Ni lwyddodd y Cyngor i
weithredu'n effeithiol ar ei raglen wella gorfforaethol am 2004/05
a hynny'n bennaf am na roddwyd arweiniad cryf a blaenoriaethau clir
i symud ymlaen gyda rhaglen oruchelgeisiol a hefyd am nad oedd
fframwaith rheoli perfformiad effeithiol yn ei le i sicrhau bod
unigolion yn atebol am ddarparu gwasanaeth.
|
|
|
|
|
|
Cafwyd peth cynnydd wrth gyflawni rhai elfennau o'r
rhaglen, ond mae'n rhaid cydbwyso hyn yn erbyn nifer o dargedau a
gollwyd. Felly yn gyffredinol mae'r Cyngor yn cyflawni llai o
lawer nag a ragwelodd pan oedd yn llunio'r rhaglen wella.
Bydd raid i'r Cyngor benderfynu pa welliannau corfforaethol
fydd yn cael yr effaith fwyaf ar y gwasanaeth a ddarperir, a
chytuno ar raglen heriol ond cyraeddadwy a phenderfynu ar amserlen
weithredu a sicrhau y bydd y deilyddion portffolio ac aelodau
unigol o dîm rheoli'r Cyngor yn atebol am lynu wrth y cyfryw
amserlenni. Rhaid gwneud y gwaith hwn yng nghyd-destun y
blaenoriaethau clir, cyffredinol y cytunir arnynt ac y bydd
perchenogaeth yn eu cyswllt ymhlith arweinwyr gwleidyddol ac
arweinwyr rheoli y Cyngor.
|
|
|
|
|
|
Mae'r cyhoeddusrwydd anffafriol i ymddygiad rhai aelodau
etholedig yn parhau i dynnu sylw aelodau a swyddogion i ffwrdd o
waith arall. Cyn gwella delwedd allanol y Cyngor bydd raid
i'r aelodau a swyddogion ddangos bod modd gweithio ynghyd a
chanolbwyntio ar ddarparu gwasanaeth o safon uchel ac effeithiol i
bobl Ynys Môn.
|
|
|
|
|
|
|
|
Yn gyffredinol mae'r perfformiad yn dal i fod yn ddigonol,
ond ychydig o dystiolaeth a gafwyd i welliant sylweddol a pharhaus.
Mae Swyddfa Archwilio Cymru, yn ystod 2006, yn bwriadu cynnal
adolygiad i asesu i ba raddau y mae'r Cyngor yn cyflawni
gwelliannau parhaus yn y gwasanaeth a deilliannau gwell i'r
cyhoedd. Mewn rhai gwasanaethau mae tystiolaeth o berfformiad
gwell, gwasanaethau megis cyraeddiadau addysgol ac agweddau ar ofal
cymdeithasol. Fodd bynnag, mae'r Asesiad Risg ar y Cyd a'r
gwaith archwilio ac adolygu hefyd yn dwyn sylw at feysydd sy'n peri
pryder, a hynny'n cynnwys Adnoddau Dynol, Technoleg Gwybodaeth,
Hamdden, Tai Sector Preifat a Mynediad i Addysg.
|
|
|
|
|
|
|
|
Dywedodd Mr. Ian Howse, PWC, wrth y Pwyllgor bod y gwaith
archwilio ar Gynllun Gwella'r Cyngor yn dangos bod y perfformiad
cyffredinol wedi aros yn ei unfan a mwyafrif y dangosyddion heb
newid dim ers 2004/05. Fodd bynnag, mae cynnydd bychan yn
nifer y dangosyddion sy'n gwella (41 o'i chymharu gyda 35 yn
2003/04), ond mae cyfran y dangosyddion sy'n dangos gostyngiad yn y
perfformiad hefyd wedi cynyddu (34 o'i chymharu gydag 17 yn
2003/04). Mae'r Awdurdod wedi rhoddi sylw i fwyafrif yr
argymhellion a gododd o'r Adroddiad Archwilio ar Gynllun Gwella
2004/05 a hefyd wedi penodi Panel Rheoli Perfformiad sydd wedi
cryfhau'r elfen o fonitro perfformiad, ond er gwaethaf y camau
cadarnhaol hyn mae'r Awdurdod o hyd yn gorfod sicrhau bod y
rhesymau dros ostyngiad yn y perfformiad yn cael eu cynnwys yn
gyson yng Nghynlluniau Gwella'r dyfodol, ac mae angen gwneud gwaith
o hyd ar wella gwasanaethau ac ar wella gwaith cynllunio cyllidol.
Yn gyffredinol, daethpwyd i'r casgliad nad oes pictiwr clir
yn dangos gwelliant parhaus yn y gwasanaethau ar draws y Cyngor na
dull cyson o roddi sylw i argymhellion archwilio fel ffordd o hybu
gwelliant parhaus.
|
|
|
|
|
|
Roedd arolwg yr Archwilwyr ar waith targededig y
blynyddoedd cynt yn dangos cynnydd da wrth weithredu ar sawl
argymhelliad ar draws sawl maes pan yr ymgymerwyd â
phrosiectau perfformiad fel rhan o Gynllun Gwasanaeth Archwilio
2003/04, ac yn arbennig felly yng nghyswllt Rheoli Gwastraff,
Diogelu Data a Rhyddid Gwybodaeth. Ond rhaid nodi nad oedd
cystal cynnydd mewn meysydd eraill megis Rheoli Asedau a Chynllunio
Cymunedol sy'n dangos nad oes cysondeb yn null yr Awdurdod o drin
ac o weithredu ar welliannau i'r gwasanaethau.
|
|
|
|
|
|
|
|
Fel a ddywedwyd yn Adroddiad SAS 610 yr Archwiliwr
Penodedig ni cheir unrhyw wendidau sylweddol y mae angen dwyn
sylw'r aelodau atynt yn y systemau ariannol. Ond bu cynnydd
yn y llithriad cyfalaf yn 2005/06 a bydd raid i'r Cyngor barhau i
fonitro'r rhaglen gyfalaf yn ofalus iawn i sicrhau bod gweithiau
sy'n dibynnu ar grantiau cyfalaf sy'n dod i ben ar ddyddiadau
penodol yn cael eu cwblhlau erbyn y dyddiadau hynny.
|
|
|
|
|
|
|
3.1.5
|
Iechyd/Cadernid Ariannol
|
|
|
|
Bu cwymp o £1.2m yng nghyfanswm arian wrth gefn yr
Awdurdod yn ystod y flwyddyn - sef o £18.4m ar 31 Mawrth,
2004 i £17.2m ar 31 Mawrth, 2005. Fodd bynnag, roedd
arian wrth gefn y gronfa gyffredinol yn dal i fod yn 3.7% o arian
gwariant refeniw blynyddol yr Awdurdod, a'r Awdurdod yn cymharu'n
ffafriol gydag awdurdodau eraill Cymru yng nghyswllt cyfanswm ei
arian wrth gefn clustnodedig a'i arian wrth gefn cyffredinol fel
canran o'r gwariant gweithredol net. Mae'r Cyngor yn dal i
wynebu pwysau wrth geisio cwrdd â galwadau'r gronfa bensiwn
ac wrth gyllido gwelliannau i'r Stoc Dai ac mae'n rhaid gwneud
hynny er mwyn cyrraedd Safon Ansawdd Tai Cymru. Nodwyd fodd
bynnag, fod y materion hyn yn gyffredin i sawl awdurdod arall yng
Nghymru.
|
|
|
|
|
3.1.6
|
Datganiadau Ariannol
|
|
|
|
Mae trefniadau'r Awdurdod i bwrpas cynhyrchu cyfrifon
ariannol yn dda ac unwaith eto paratowyd cyfrifon o safon uchel ac
mewn pryd. Mae'r Archwilydd Penodedig yn bwriadu cyhoeddi
barn ddiamod ar y cyfrifon, ond, gan ddilyn patrymau'r blynyddoedd
cynt, nid oedd modd rhyddhau tystysgrif i'r cyfrifon oherwydd bod
ynddynt ddau fater heb eu datrys ac yn y broses o gael sylw gan
Swyddfa Archwilio Cymru. Roedd y materion hyn yn perthyn i'r
cyfnod pan oedd Comisiwn Archwilio Cymru yn archwilwyr penodedig
i'r Awdurdod.
|
|
|
|
|
|
Roedd yr amserlen i bwrpas cau cyfrifon 2005/06 yn fwy
caeth na rhai y blynyddoedd cynt a bellach roedd angen eu
cymeradwyo erbyn 31 Gorffennaf, 2006.
|
|
|
|
|
3.2
|
Diolchodd yr Aelodau i Mr Alan Morris a Mr Ian Howse am
gyflwyniad cryno a chlir ar y prif faterion oedd yn haeddu sylw ac
yn codi o'r Llythyr Blynyddol ac o'r Llythyr Archwilio a gwnaed y
pwyntiau a ganlyn yn seiliedig ar yr wybodaeth a gyflwynwyd
-
|
|
|
|
|
3.2.1
|
Cyfeiriwyd at lefelau arian wrth gefn yr Awdurdod a'r
aelodau'n pryderu'n arbennig yng nghyswllt llithriad cyfalaf sy'n
dal i fod yn boen wirioneddol. Nodwyd fodd bynnag nad oedd y
Llythyr Archwilio yn gwneud sylwadau ar lefel buddsoddiadau ac
adneuon cyffredinol yr Awdurdod sydd, yn ôl y wybodaeth a
gyflwynwyd, yn ymddangos yn rhy uchel i Awdurdod o'r maint hwn.
Gofynnwyd a oedd raid ymrwymo cymaint o adnoddau'r Cyngor yn
y ffordd hon. Awgrymwyd bod angen edrych o'r newydd ar yr
agwedd hon o strategaeth ariannol yr Awdurdod ac yn enwedig felly
dan amgylchiadau lle roedd tystiolaeth i'r angen am gyllid a hefyd
o gofio cyd-destun y cynnydd o flwyddyn i flwyddyn yn y Dreth
Gyngor i bwrpas cynnal y gwasanaethau a'u gwella.
|
|
|
|
|
|
Mewn ymateb dywedodd Mr Ian Howse bod adneuon a
buddsoddiadau yn faterion cymhleth iawn a bob amser dan ddylanwad
nifer o ffactorau. Buasai'n well i'r Awdurdod, wrth iddo
asesu ei iechyd ariannol a'i ddulliau rheoli ariannol, roddi sylw i
lefelau yr arian wrth gefn clustnodedig, ac ystyried hefyd a oedd
angen priodol amdanynt, ac ystyried lefel yr arian wrth gefn
cyffredinol, ac a oedd y lefel yn ddigonol ai peidio.
|
|
|
|
|
3.2.2
|
Roedd pryderon hefyd ynghylch gwendidau a ganfuwyd yn
nhrefniadau monitro'r awdurdod ac roedd cydnabyddiaeth i'r ffaith
nad oedd swyddogaeth sgriwtini'r Cyngor yn gweithio mor effeithiol
ac mor gadarn ag y dylai. Nodwyd bod sefydlu Panel
Perfformiad ochr yn ochr gyda sgriwtini a'r cyfrifoldeb am
berfformiad yn cael ei gymryd gan y Pwyllgor Gwaith yn tueddu i
gymhlethu yn hytrach na symleiddio llinellau atebolrwydd.
Awgrymwyd y dylai monitro'r perfformiad fod yn swyddogaeth
sgriwtini yn hytrach na bod yn rhan o gyfrifoldeb y Pwyllgor
Gwaith.
|
|
|
|
|
|
Wedyn ychwanegodd Mr Alan Morris y bydd strwythurau
democrataidd yr Awdurdod ac effeithiolrwydd y rheini yn bwnc arolwg
yn ystod 2006. Bu ceisio datblygu swyddogaeth sgriwtini gref
a phwrpasol yn broblem i sawl awdurdod ac nad oedd wedi tyfu a
datblygu fel y dylai yn Ynys Môn. Hefyd, fel rhan o'r
arolwg, câi swyddogaeth y Panel Perfformio yng nghyswllt
Pwyllgorau eraill yr Awdurdod ei hasesu hefyd.
|
|
|
|
|
|
|
3.2.3
|
Cyfeiriwyd at ddiffygion yn y Gronfa Bensiwn a gofynnwyd
pa gamau yr oeddid yn bwriadu eu cymryd i gywiro pethau.
|
|
|
|
|
|
Dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) wrth aelodau
bod asesiad Actiwarial yn argymell lefel benodol o gynnydd
blynyddol yng nghyfraniad y cyflogwr, a dim llai na'r lefel honno,
i'r gronfa bensiwn gyda fframwaith o godiadau graddol bob blwyddyn.
Hefyd roedd yr Awdurodd yn cael ei annog i gyflwyno
cyfraniadau ychwanegol i'r gronfa yn y tymor hir. Roedd
£100,000 wedi'i nodi yn y gyllideb i gwrdd â chostau
cyflogau ond er cydnabod bod angen cyfrannu mwy i'r gronfa bensiwn,
nid oedd y swm hwn wedi'i
|
|
|
|
|
|
glustnodi'n benodol ac yn llwyr i'r diben hwnnw gan fod yr
Awdurdod hefyd yn ymwybodol o ofynion yr ymarferiad Arfarnu
Swyddi.
|
|
|
|
|
3.2.4
|
Nodwyd bod balansau'r ysgolion wedi codi £0.43m a
chyrraedd cyfanswm £2.44m i'r holl ysgolion ar 31 Mawrth,
2005, a bod y cyfanswm hwn, fel canran o'r holl wariant ar addysg,
yr uchaf yng Nghymru. Roedd amheuon ynghylch yr angen am
lefel mor uchel ac awgrymwyd y dylai Penaethiaid Ysgolion yr Ynys
a'r llywodraethwyr ysgolion ymgynghori gyda'i gilydd ar ddull o
ddefnyddio'r balansau er lles cyffredinol addysg y Sir.
|
|
|
|
|
|
Mewn ymateb atgoffwyd yr aelodau gan y Cyfarwyddwr Cyllid
Corfforaethol mai cyfanswm balansau'r ysgolion yw'r £2.44m
ond bod rhaid cydnabod bod rhai ysgolion gyda balansau sylweddol a
rhai eraill mewn diffyg. Adnoddau i'r ysgolion unigol
benderfynu arnynt yw'r balansau trwy'r corff llywodraethol, ac nid
ydynt ar gael i bawb. Awgrymwyd bod balansau'r ysgolion yn
bwnc defnyddiol i'r Pwyllgor Archwilio edrych mwy arno.
|
|
|
|
|
|
Cyfeiriodd Mr Alan Morris at adroddiad archwiliad Estyn ar
wasanaethau mynediad a chynhwysiad yr Awdurdod Addysg a'r pwyslais
ynddo ar bwysigrwydd rhoddi sylw i leoedd sbâr yn yr
ysgolion. Dygodd yr adroddiad hwn sylw at nifer o faterion
oedd angen ystyriaeth ac y gellid eu cynnwys fel rhan o drafodaeth
gyffredinol y Pwyllgor Archwilio ar falansau'r ysgolion.
|
|
|
|
|
3.2.5
|
Nodwyd nad oedd sôn yn y cynigion cyllidebol am
unrhyw ddarpariaeth i godi safon stoc y Cyngor i lefel safon
ansawdd newydd erbyn 2012 yn unol â gofynion y Cynulliad, a
gofynnwyd a oedd yr Awdurdod wedi paratoi'n ddigonol ar gyfer y
mater hwn ai peidio.
|
|
|
|
|
|
Nododd y Cyfarwyddwr Cyllid Corfforaethol mai cynigion
cyllidebol ar gyfer eleni yn unig oedd y rhain heb ddarpariaeth ar
gyfer gwella stoc y cyngor - mae gwella stoc y Cyngor yn fater
tymor hir. Mae'n rhaid i'r Awdurdod baratoi cynllun busnes ac
roedd y gwaith eisoes wedi dechrau arno a'r cynnydd yn cael ei
adolygu gan banel o'r Pwyllgor Gwaith.
|
|
|
|
|
Cafwyd y sylwadau a ganlyn gan y Cyfarwyddwr
Cyllid Corfforaethol mewn ymateb i faterion yn codi o'r Llythyr
Blynyddol ac o'r Llythyr Archwilio -
|
|
|
|
Ÿ
|
siom nad oedd yr Awdurdod wedi gwneud cymaint o gynnydd ag
y dylai yn ystod y flwyddyn ddiwethaf a bod nifer o ddangosyddion
wedi gostwng mewn perfformiad. Oherwydd y llu galwadau
gwahanol ar yr Awdurdod - gofynion allanol a rhai rheolaethol -
mae'n anodd blaenoriaethu heb fod yn oruchelgeisiol. Ar hyn o
bryd roedd yr Awdurdod yn blaenoriaethu materion a nodwyd fel rhai
risg uchel ac yn ceisio rhoddi sylw i'r cyfryw faterion yn
gyntaf;
|
|
|
Ÿ
|
yng nghyswllt y Panel Perfformiad, roedd nifer o arolygon
yn cadarnhau mai peth da oedd i'r Awdurdod ei sefydlu i geisio
sicrhau bod perfformiad yn cael ei fonitro'n effeithiol. O
ystyried y swyddogaeth sgriwtini roedd yr Awdurdod hefyd yn
ymwybodol o'r posibilrwydd y gallai rhai pethau gael eu gwneud
ddwywaith a hynny yn creu negeseuon croes i'w gilydd yng nghyswllt
perfformiad yr Awdurdod. O'r herwydd bydd swyddogaeth y Panel
Perfformiad a chyfraniad hwnnw i'r broses o fonitro perfformiad yn
cael ei adolygu;
|
|
|
Ÿ
|
mae'r gofynion i sicrhau cymeradwyaeth i'r cyfrifon
ariannol erbyn 31 Gorffennaf yn her i'r Awdurdod. Gwnaed
cynnydd wrth geisio dod â'r gwaith yn ei flaen a bydd yr
Awdurdod yn ceisio cydymffurfio gyda'r amserlen newydd i gau'r
cyfrifon a hynny trwy gydweithio gyda'r Archwiliwr a chyda'r
Pwyllgor hwn;
|
|
|
|
|
Ÿ
|
yng nghyswllt arian wrth gefn yr Awdurdod, roedd yna rai
gwahaniaethau rhwng yr arian wrth gefn ar y naill law a'r adneuon
ar y llaw arall; roedd yr arian wrth gefn yn adlewyrchiad cywirach
o bwer gwario ac o ymrwymiadau'r awdurdod ac yn destun arolwg tra
bod yr adneuon, ar y llaw arall, yn digwydd yn sgil cynlluniau ac
yn dibynnu ar y dull o gyllido'r Awdurdod. Nid yw arian wrth
gefn yr Awdurdod yn cynyddu o'r naill flwyddyn i'r llall; roedd
cynigion cyllidebol 2006/07 yn tynnu rhywfaint o adnoddau o'r arian
wrth gefn a chredir bod modd dangos bod gan yr Awdurdod lefel
ddoeth o adnoddau a'r rheini, beth bynnag, yn destun
arolwg.
|
|
|
|
|
Roedd yr aelodau'n derbyn y Llythyr Blynyddol
a'r Llythyr Archwilio am 2004/05 ond yn siomedig bod yr Awdurdod
wedi gwneud llai o gynnydd nag a ddisgwylid ar y Rhaglen Wella a
hefyd bod nifer o'r Dangosyddion Perfformio wedi gostwng yn eu
perfformiad o'i gymharu gyda'r flwyddyn cynt.
|
|
|
|
Penderfynwyd -
|
|
|
|
3.3
|
Derbyn Llythyr Blynyddol y Rheolwr Perthynas a
Llythyr yr Archwiliwr Penodedig am 2004/05 a nodi'u
cynnwys.
|
|
|
3.4
|
Rhoddi sylw i falansau'r ysgolion mewn cyfarfod o'r
Pwyllgor Archwilio yn y dyfodol.
|
|
|
|
|
|
|
G O PARRY, MBE
|
|
CADEIRYDD
|