|
|
|
Ÿ
|
17 Ebrill 2008 (Tudalen 76 Cyfrol Cofnodion Chwarterol mis
Mai, 2008)
|
|
|
|
|
|
Nododd y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) nad oedd yr un
o aelodau presennol y Pwyllgor Archwilio yn y cyfarfod blaenorol
o'r Pwyllgor ar 17 Ebrill ac o'r herwydd heb fod mewn sefyllfa i
gynnig cofnodion y cyfarfod hwnnw fel rhai cywir. Ond
ychwanegodd ei fod ef ei hun yn bresennol yn y cyfarfod ac y gallai
ddatgan, yn ei farn ef, fod y cofnodion yn gywir.
|
|
|
|
|
|
Roedd yr aelodau yn fodlon derbyn sicrwydd y Cyfarwyddwr
Corfforaethol (Cyllid) ynghylch cywirdeb y cofnodion ac yn
seiliedig ar hynny derbyniwyd cofnodion y cyfarfod o'r Pwyllgor
Archwilio a gynhaliwyd ar 17 Ebrill 2008 fel cofnod cywir o'r
cyfarfod hwnnw.
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Cyflwynwyd a chadarnhawyd yn gywir - cofnodion y Pwyllgor
Archwilio a gynhaliwyd ar 16 Mai 2008.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3.1
|
Cyflwynwyd a chadarnhawyd - cofnodion y cyfarfod o'r
Is-Bwyllgor Canolbwyntio ar y Cwsmer a gafwyd ar 13 Mehefin
2008.
|
|
|
|
|
|
Yma dygodd y Cyfreithiwr i'r Swyddog Monitro sylw'r
aelodau at eitem 7 y cofnodion yng nghyswllt y Weithdrefn Gwynion
Gorfforaethol a nododd iddo grybwyll yng nghyfarfod yr Is-Bwyllgor
ar 13 Mehefin nad oedd y Pwyllgor Gwaith wedi cymeradwyo cyllid i
swydd newydd y Swyddog Cwynion Corfforaethol a bod cyfarfod mewnol
yn cael ei drefnu i benderfynu ar aelod(-au) presennol o'r staff a
allai o bosib ymgymryd â'r swyddogaeth am gyfnod arbrofol.
Ychwanegodd bod dau aelod o'r staff wedi awgrymu eu bod yn
barod i gymryd y gwaith am gyfnod arbrofol pryd y daw'n amlwg beth
fydd goblygiadau'r swyddogaeth. Roedd y Weithdrefn Gwynion
Gorfforaethol yn y Broses o gael ei diwygio a hyd oni fydd y broses
honno wedi ei chwblhau a pheth sicrwydd ynghylch goblygiadau
gweinyddol y weithdrefn, nid yw'r aelodau uchod o staff mewn
sefyllfa i wneud ymrwymiad i'r gwaith ac ni fuasai'r awdurdod yn
gofyn iddynt wneud hynny. Bydd manyleb swydd i swydd Swyddog
Cwynion Corfforaethol yn cael ei llunio unwaith y bydd y Weithdrefn
wedi ei chwblhau ac yn ei lle. Yn y cyfamser bydd Swyddogion
Cwynion Adrannol yn parhau i weinyddu cwynion dan y system
bresennol. Wedyn cafwyd sylw gan y Cyfreithiwr i'r Swyddog
Monitro mai'r bwriad oedd cyflwyno adroddiad ar y Weithdrefn
Gwynion Gorfforaethol i'r Cyngor Sir yn ei gyfarfod ar 16 Medi gan
ddod â'r holl newidiadau a wnaed at ei gilydd a'r pryd hwnnw
bydd y Weithdrefn unai yn cael ei chymeradwyo gan y Cyngor neu ar y
llaw arall gall y Cyngor ddiwygio rhagor arni. Prun bynnag ni
fydd y fanyleb i'r swydd yn cael ei llunio hyd oni fydd y broses
hon wedi'i chwblhau.
|
|
|
|
|
|
Roedd yr aelodau'n pryderu dipyn oherwydd yr amser a
gymerwyd i sefydlu'r Weithdrefn Gwynion Corfforaethol ac yn
arbennig felly ar ôl clywed na fydd y Weithdrefn yn gwbl
barod tan o leiaf mis Medi. Awgrymwyd bod y materion a godwyd
gan yr Is-Bwyllgor Canolbwyntio ar y Cwsmer yng nghyswllt y
Weithdrefn Gwynion ac fel cafodd y rheini eu hadlewyrchu yn y
cofnodion i'r cyfarfod, yn rhai gweinyddol yn bennaf ac o'r herwydd
gofynnwyd a oedd modd cyflymu'r broses.
|
|
|
|
|
|
Yma atgoffwyd yr aelodau gan y Cyfreithiwr i'r Swyddog
Monitro bod unrhyw newidiadau i Gyfansoddiad y Cyngor, ac mae'r
Weithdrefn Gwynion Gorfforaethol yn rhan o hwnnw, yn gyfrifoldeb
i'r Cyngor Sir a rhaid glynu wrth y broses honno. Fodd
bynnag, rhagwelwyd y buasai'r Weithdrefn Gwynion yn ei lle ac yn
gweithio yn fuan ar ôl cyfarfod y Cyngor ym Medi.
|
|
|
|
|
3.2
|
Ystyriwyd rhaglenni gwaith y ddau Is-Bwyllgor sy'n adrodd
i'r Pwyllgor Archwilio - yr Is-Bwyllgor Canolbwyntio ar y Cwsmer
a'r Is-Bwyllgor Llywodraethu a Rheoli Risg.
|
|
|
|
|
|
Dywedodd y Cydlynydd Perfformiad a Gwella wrth yr aelodau
bod y Rheolwr-gyfarwyddwr yn bwriadu adrodd i'r Pwyllgor ar yr
eitem hon ond cyflwynodd ei ymddiheuriad am fethu â bod yn
bresennol. Fodd bynnag, gofynnodd am hysbysu'r Pwyllgor
Archwilio o awgrymiadau yr hoffai eu cyflwyno ynghylch y ffordd
ymlaen i'r ddau Is-Bwyllgor. Roedd y Rheolwr-gyfarwyddwr yn
awyddus i gael cyfarfod gyda Chadeiryddion y ddau Is-Bwyllgor
(unwaith y cânt eu penodi) i drafod rhaglen waith am y
flwyddyn. Awgrymwyd bod materion yn ymwneud â Gofal
Cwsmer yn mynd i fod yn bethau amlwg ar Raglen Waith yr Is-Bwyllgor
Canolbwyntio ar y Cwsmer a hefyd roedd modd ychwanegu rheoli
cysylltiadau â'r cwsmeriaid. Hefyd gallai'r Pwyllgor
roddi sylw i dalu biliau ar lein a sut y mae modd hwyluso hynny er
budd y Cyngor a'i glientiau. Yng nghyswllt yr Is-Bwyllgor
Llywodraethu a Rheoli Risg efallai bod y gwaith ar foderneiddio
cynllun dirprwyo'r Cyngor yn rhywbeth y gallai ei wneud gyda
phwrpas a symud ymlaen gyda'r gwaith o lunio cofrestr o risgiau i'r
Cyngor. Hefyd credai'r Rheolwr-gyfarwyddwr y buasai o fantais
i Gadeiryddion y ddau Is-Bwyllgor ymweld ag awdurdod arall i gael
gweld sut y mae hwnnw'n rheoli cysylltiadau gyda chwsmeriaid,
boddhad cwsmeriaid a materion eraill yng nghyswllt
llywodraethu.
|
|
|
|
|
|
Ychwanegodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) bod
cyfarfod wedi ei gynnal gydag Adain Bolisi'r Awdurdod i drafod
materion y gellid eu rhoddi ar raglenni gwaith y ddau Is-Bwyllgor o
gofio pwysigrwydd sicrhau bod rhaglenni gwaith Is-Bwyllgorau a
Phwyllgorau'r Cyngor yn cael eu diffinio'n glir a sicrhau na
fyddant yn gorgyffwrdd. Yn y gorffennol bu peth dryswch
ynghylch beth oedd swyddogaethau a chyfrifoldebau manwl
pwyllgorau'r Cyngor ac yn enwedig felly yn achos Sgriwtini ac
Archwilio, a hefyd cafwyd beirniadaeth ynghylch dyblygu gwaith heb
fod raid.
|
|
|
|
|
|
Yng nghyswllt yr Is-Bwyllgor Canolbwyntio ar y Cwsmer bydd
monitro Gweithdrefn Gwynion Gorfforaethol y Cyngor yn fater o bwys
ar raglen waith yr Is-Bwyllgor am y flwyddyn. Yng nghyswllt
yr Is-Bwyllgor Llywodraethu a Rheoli Risg bydd y datganiad ar
reolaethau mewnol, mater y bydd y Pwyllgor hwn yn ei ystyried yn
hwyrach ymlaen yn y cyfarfod hwn, gyda hyn yn cael ei ddisodli gan
Ddatganiad Llywodraethu a bydd y Datganiad olaf hwn yn cael ei
fabwysiadu ar ôl adolygu'n drylwyr holl drefniadau
llywodraethu mewnol yr awdurdod sy'n cynnwys rheoli risg, rheolaeth
fewnol, y broses o wneud penderfyniadau a materion eraill.
Dros y flwyddyn nesaf bydd raid cynnal arolwg ar drefniadau
llywodraethu'r awdurdod ar lefel swyddogion ac mae yma swydogaeth
i'r Is-Bwyllgor gyfrannu at y gwaith hwn. Felly yn ychwanegol
at yr eitemau a awgrymwyd gan y Rheolwr-gyfarwyddwr yng nghyswllt y
cynllun dirprwyo a datblygu cofrestr risgiau - sydd yn syrthio'n
naturiol dan bennawd llywodraethu - bydd edrych ar y Datganiad
Llywodraethu yn dasg enfawr a hi fydd yr elfen fwyaf yn rhaglen
waith yr Is-Bwyllgor am y flwyddyn. Pan fydd y Datganiad
Cyfrifon, sy'n cynnwys Datganiad Llywodraethu, yn cael ei gyflwyno
i'r Pwyllgor Archwilio y flwyddyn nesaf bydd y gwaith paratoi sy'n
arwain at y drafodaeth hon wedi ei wneud gan yr
Is-Bwyllgor.
|
|
|
|
|
|
Nododd yr aelodau bod cyfarfod o'r Is-Bwyllgor
Canolbwyntio ar y Cwsmer wedi ei gynnal ar 13 Mehefin ond nad oedd
yr Is-Bwyllgor Llywodraethu a Rheoli Risg wedi cyfarfod unwaith
eleni ac nid oedd Cadeirydd wedi'i benodi. Oherwydd natur y
gwaith y disgwylir i'r Is-Bwyllgor hwn ei wneud, fel a grybwyllir
uchod, awgrymwyd y dylid cael cyfarfod cychwynnol cyn gwyliau'r
Haf.
|
|
|
|
|
|
|
Penderfynwyd nodi'r rhaglenni gwaith
amlinellol ac arfaethedig i'r Is-Bwyllgor Canolbwyntio ar y Cwsmer
a'r Is-Bwyllgor Llywodraethu a Rheoli Risg yn ôl yr
adroddiadau llafar uchod a gyflwynwyd ar y materion hyn.
|
|
|
|
4
|
ASESU'R SYSTEM RHEOLAETHAU MEWNOL
|
|
|
|
|
|
Cyflwynwyd - Adroddiad y Cyfarwyddwr Corfforaethol
(Cyllid) ar arolwg o effeithiolrwydd y rheolaethau
mewnol.
|
|
|
|
|
|
Dygwyd sylw'r Pwyllgor at yr ystyriaethau a ganlyn
-
|
|
|
|
|
4.1
|
Dan Reoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2005, rhaid
i'r holl Ddatganiadau Cyfrifon o 2005-06 ymlaen gynnwys Datganiad
ar Reolaethau Mewnol.
|
|
|
4.2
|
Mae cwmpas Datganiad Rheolaethau Mewnol yn eang ac yn
cynnwys y cyfan o drefniadau'r awdurdod ar gyfer cyflawni ei
amcanion a rheoli risgiau. Rhaid i'r Datganiad Rheolaethau
Mewnol gael ei lofnodi gan swyddog uchaf y Cyngor a chan aelod
uchaf y Cyngor a hynny'n pwysleisio'r cwmpas eang. Cyn gwneud
Datganiad Rheolaethau Mewnol rhaid adolygu effeithiolrwydd
rheolaethau mewnol, gan gynnwys trefniadau llywodraethu a
threfniadau i reoli risg. Rhoddwyd y cyfrifoldeb am yr arolwg
hwn i'r Pwyllgor Archwilio.
|
|
|
4.3
|
Dylai llunio'r Datganiad o Reolaeth Fewnol ddilyn
adolygiad o effeithiolrwydd rheolaeth fewnol, gan gynnwys
trefniadau llywodraethu a'r trefniadau i reoli risg. Y
Pwyllgor Archwilio sy'n gyfrifol am yr adolygiad hwn.
|
|
|
4.4
|
Rhaid i arolwg o'r rheolaethau mewnol fod yn seiliedig ar
asesiad onest
o holl drefniadau'r awdurdod i gyflawni ei
amcanion a rheoli risg. Mae llawer o ganllawiau proffesiynol
ar gael yng nghyswllt disgwyliadau'r Datganiad Rheolaethau Mewnol,
ac ynddynt manylir ar yr arferion gorau a fydd yn sicrhau
cydymffurfiad. I gydymffurfio gyda'r canllawiau mae'n rhaid
trin yr amryfal faterion a godir trwy ddull gweithio sy'n ffurfiol,
yn systematig ac yn cynnwys y cyfan o'r awdurdod. Credir bod
ceisio gweithredu ar y cyfan o'r arferion gorau hyn yn ormod o
waith gweinyddol i awdurdod bychan megis Cyngor Sir Ynys Môn.
Mewn awdurdod bychan rhaid dibynnu mwy ar wybodaeth ac ar
broffesiynoldeb unigolion allweddol, pobl sydd, rhyngddynt, â
gwybodaeth am y cyfan o weithgareddau'r awdurdod.
|
|
|
4.5
|
Yn yr Atodiad ynghlwm wrth yr adroddiad dechreuir asesu
effeithiolrwydd rheolaethau mewnol. Mae'r asesiad hwn yn tynnu ar
waith archwilio mewnol, gwaith rheoleiddwyr ac asesiad risg y
cynllun gwella. Does dim yma sydd heb gael ei ystyried mewn
cyswllt arall. Mae'r Datganiad Rheolaethau Mewnol yn y
Datganiad Cyfrifon yn adlewyrchu'r asesiad hwn.
|
|
|
4.6
|
Mae'r Datganiad Rheolaethau gwirioneddol a gyflwynwyd yn
amlinellu'r risgiau a nodir yn y Cynllun Gwella am 2007/08 fel
risgiau rheolaethau mewnol sylweddol ac yn cynnwys materion yng
nghyswllt Technoleg Gwybodaeth; Rheoli Prosiectau; Arfarnu Swyddi -
Adolygu Cyflogau a Graddfeydd; Materion Adnoddau Dynol; Rheoli
Perfformiad; Colli Adnoddau a Gwrthdaro rhwng Aelodau.
|
|
|
4.7
|
Roedd gwahoddiad i'r Pwyllgor Archwilio ystyried y
materion a godwyd a dod i gasgliadau ei hun ynghylch
effeithiolrwydd rheolaethau mewnol ac er bod yr arolwg hwn, yn ei
hanfod, yn ymwneud â'r systemau, nid digwyddiadau, dygwyd
sylw'r Pwyllgor at y ffaith y buasai, o bosib, yn dymuno rhoi sylw
i'r materion a ganlyn -
|
|
|
|
|
Ÿ
|
enghreifftiau gwirioneddol o'r awdurdod yn methu â
chyflawni amcanion - pa wendidau yn y rheolaethau mewnol y
mae hyn yn ei awgrymu ?
|
|
|
Ÿ
|
"bron â methu" - achlysuron ble mae'r awdurdod wedi
adnabod y risg neu broblem bosib ac wedi cymryd camau i'w chywiro;
buasai proses o'r fath yn dystiolaeth bod y rheolaethau
mewnol ar waith.
|
|
|
Ÿ
|
digwyddiadau gafodd gyhoeddusrwydd yng nghyswllt
methiannau mewn awdurdodau cyhoeddus eraill - a allent ddigwydd yma
?
|
|
|
|
|
Roedd angen adlewyrchu casgliadau'r Pwyllgor
yn y Datganiad Rheolaethau Mewnol ac yn y Datganiad
Cyfrifon........
|
|
|
|
4.8
Dyma'r flwyddyn olaf i Ddatganiad Rheolaethau
Mewnol gael ei gynnwys yn y Datganiad Cyfrifon. Cymerir ei le
gan y Datganiad Llywodraethu sydd yn cynnwys rheolaeth fewnol,
rheoli risg a materion eraill. Dylai datblygiad y datganiad
yma fod ar raglen waith yr Is-Bwyllgor Rheoli Risg a Llywodraethu.
|
|
|
|
Yn y drafodaeth ar yr
adroddiad gwnaed y pwyntiau a ganlyn -
|
|
|
|
Ÿ
|
Yng nghyswllt y gwendidau a nodwyd yng Nghynllun
Gwella 2007/08 a'u dynodi yn risg rheolaeth fewnol sylweddol yn y
Datganiad Rheolaeth Fewnol gofynnwyd a fuasai'r safonau hyn yn
codi'n sylweddol yn 2008/09.
|
|
|
|
|
|
Mewn ymateb dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid)
nad oedd modd gwarantu i ba raddau y gellid gwella'r meysydd risg a
nodwyd yn y Datganiad ond bydd yr awdurdod, ar ôl nodi'r
gwendidau hyn, yn ceisio'u gwella. Fodd bynnag, roedd yn
rhaid cofio bod nodi risgiau a'u rheoli yr un mor bwysig â'u
dileu a'u hosgoi.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Cyfeiriodd un aelod at safbwynt a fynegwyd yn yr
adroddiad, sef na all Cyngor Sir Ynys Môn, fel awdurdod
bychan, weithredu ar yr holl ymarferion da sy'n cael eu cefnogi gan
y cyfarwyddyd proffesiynol ar ddisgwyliadau yng nghyswllt y
Datganiad Rheolaeth Fewnol, a gofynnwyd pa drefniadau oedd gan
Gyngor Sir Ynys Môn i weithredu ar arferion da, ac a allai
weithredu ar arferion o'r fath a chysidro ei fod mor
fychan.
|
|
|
|
|
|
Yn ei ymateb dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid)
bod y gwerthusiad cychwynnol ar reolaeth fewnol yn yr Atodiad
ynghlwm wrth yr adroddiad yn gofyn cwestiynau yng nghyswllt ymarfer
da a hynny yng nghyd-destun effeithiolrwydd trefniadau'r rheolaeth
mewnol. Roedd cyfarwyddyd proffesiynol yn seiliedig yn bennaf
ar y model delfrydol o awdurdod, un a chanddo lefel o
fiwrocratiaeth nad yw'n ymarferol i awdurdod bychan fel Ynys
Môn. Er nad yw'n bosib i Gyngor Sir Ynys Môn,
oherwydd ei faint, weithredu'n gyflawn ar yr holl feysydd hynny a
nodir gan ganllawiau proffesiynol ac arferion da mae llawer yn cael
ei gyflawni yn yr awdurdod trwy broses o gysylltiadau anffurfiol yn
hytrach na gweithdrefnau ffurfiol. Fodd bynnag, roedd presenoldeb
gwendidau mewn system reolau sy'n dibynnu cymaint ar arbenigedd
unigolion ac ar weithdrefnau yn cael ei gydnabod a'i gadw bob
amser dan oruchwyliaeth.
|
|
|
|
|
|
Wedyn nododd Mr. Ian Howse, Pricewaterhouse Coopers y bydd
yr archwilwyr allanol mae'n debyg, yn parhau i argymell mwy o
reolaethau canoledig y tu mewn i'r awdurdod ond er hynny roedd y
dystiolaeth o adroddiadau rheoleiddio megis, er enghraifft, rhai
Addysg a Gwasanaethau Cymdeithasol, yn awgrymu, er gwaethaf rhai
rheolaethau y buasai rhywun yn ei ddisgwyl mewn awdurdodau mawrion
ac sy'n angenrheidiol iddynt, mae'r awdurdod hwn yn parhau i
ddarparu gwasanaethau da.
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Cyfeiriodd un aelod at y Datganiad Rheolaethau
Mewnol ac i'r disgwyliad ynddo ei bod hi'n ddyletswydd ar y Cyngor
Sir dan Ddeddf Llywodraeth Leol 1999 i " wneud trefniadau i sicrhau
gwelliannau parhaol yn y ffordd mae’n gweithredu, gan
ystyried economi, effeithiolrwydd ac effeithlonrwydd," a gofynnwyd
a oedd unrhyw sylw wedi ei roddi i hwyluso gwelliannau trwy system
o anogaethau i staff berfformio'n well. Awgrymwyd bod yn rhaid i'r
syniad o welliannau parhaol ymwreiddio yn niwylliant y Cyngor ac y
buasai o fantais i'r Cyngor, o bosib, petai'n gweithredu yn
ôl yr egwyddor o gael pethau'n iawn y tro cyntaf.
Awgrymwyd bod syniad gan y cyhoedd fel corff sy'n gwneud yr
un camgymeriadau drosodd a throsodd, a bod angen newid ffordd o
feddwl tu mewn i'r Cyngor drwyddo draw fel bod gwelliannau yn tyfu
i fod yn fater o agwedd.
|
|
|
|
|
|
Mewn ymateb dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid)
bod y testun y cyfeiriwyd ato uchod yn dod o Ddeddf Llywodraeth
Leol 1999 a than y dyletswyddau statudol y manylir arnynt yno, mae
sawl disgwyliad ynghylch gwerth gorau, megis bod raid paratoi
Cynllun Gwella. Disgwylir i'r Awdurdod gyflawni'r
dyletswyddau hyn yn ôl y canllawiau datganedig; ond y tu mewn
i'r fframwaith gyffredinol mae sawl swyddogaeth y gellid dadlau nad
trwy un dull cyffredinol y mae eu cyflawni orau. Fodd bynnag,
fel rhan o'r trefniadau canolog mae cyfres o gyfarfodydd chwarterol
yn adolygu perfformiad y rheini yn adrodd yn ôl i'r Prif
Bwyllgor Sgriwtini - hon yw'r broses sy'n cynnwys trefniadau'r
Cyngor i gyflwyno gwelliannau parhaus.
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Er bod yr adroddiad yn cael ei dderbyn fel
gwerthusiad teg o sefyllfa'r Cyngor yng nghyswllt effeithiolrwydd
ei drefniadau ar gyfer rheolaethau mewnol roedd aelod arall yn
cefnogi'r syniad bod y Cyngor yn ceisio newid ei ddiwylliant, a pha
mor amhosib bynnag oedd cyflawni hynny, ni fuasai'n beth drwg i'r
Awdurdod amcanu at "y byd perffaith" er mwyn osgoi llaesu dwylo a
gostwng nifer y cwynion. Hefyd cafwyd sylwadau bod safon
gwaith y Cyngor yn gyson ond bod angen rhyw fath o adnewyddiad o
ran agweddau a bod raid i hyn ddigwydd yn gyson o flwyddyn i
flwyddyn. Er bod gwelliannau'n cael eu cyflwyno teimlwyd mai
bychain oedd y rheini ac awgrymwyd bod llawer o waith i'w wneud eto
er mwyn gwella trefniadau rheoli perfformiad. Cyfeiriwyd at y
trefniadau dros dro i gyflogi Swyddog Solace a ddaeth at y Cyngor i
gryfhau ac i ddarparu cyfeiriad i swyddogaeth sgriwtini'r awdurdod
ac i'r trefniadau llywodraethu a chafwyd y sylw y buasai'n
werthfawr derbyn adroddiad ar beth a gyflawnodd yr unigolyn hwn.
Hefyd cyfeiriwyd at baragraff 2 yr Atodiad ynghlwm wrth yr
adroddiad a'r gwendid posib a nodir yno, sef bod fformat cynlluniau
busnes y gwasanaethau yn amrywio, y safon yn amrywio a'r amseriadau
yn amrywio ac nad oedd y system gwerthuso staff wedi ei chyflwyno'n
llawn eto. Mynegwyd pryderon am nad oedd fframwaith amser
cytunedig i'r cylch busnes a hefyd am nad oedd y system gwerthuso
wedi ei chyflwyno'n llawn ac yn gyson ar draws y Cyngor.
Cynigiwyd, gyda chefnogaeth, bod y ddwy eitem yn cael eu
hychwanegu at y rhestr o reolaethau mewnol sylweddol dan baragraff
5 y Datganiad Rheolaethau Mewnol.
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Cyfeiriodd un aelod at baragraff 4 yr Atodiad
ynghlwm wrth yr adroddiad lle nodir un gwendid posib, sef mai
ychydig iawn o dystiolaeth sydd bod dull cyffredin ar draws yr
awdurdod yng nghyswllt trefniadau prynu, a gofynnwyd a oedd
rhywbeth yn cael ei wneud i ddatrys y mater hwn.
|
|
|
|
|
|
Yn ei ymateb dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid)
bod yr awdurdod hwn yn gweithio yn ôl dulliau dirprwyo cryf a
phendant, a'r dull hanesyddol o weithio oedd un o ryddid i'r
graddau bod rheolwyr gwasanaethau yn rhydd i wneud eu trefniadau
prynu eu hunain. Fodd bynnag, pan edrychwyd at y system o
brynu pethau, canfuwyd bod y dulliau yn amrywio'n fawr ac efallai
bod mwy o ganoli yn y maes hwn yn beth dymunol. Nid oedd gan
yr Awdurdod unrhyw system a oedd yn diffinio beth oedd trefniadau
prynu. Fodd bynnag, roedd y system wedi ei chryfhau yn ystod
y flwyddyn ddiwethaf pryd y penodwyd Swyddog Prynu a chymerwyd
camau, ond nid digon i fedru dweud bod gan yr Awdurdod system
ganolog i bwrpas prynu.
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Gan ddal ati i drafod y pwnc prynu, awgrymodd un
aelod y buasai'n dderbyniol iawn derbyn gwybodaeth am faint y mae'r
Swyddog Caffael newydd wedi ei arbed i'r Cyngor hyd yma.
Hefyd ynghlwm wrth y pwnc caffael rhaid ystyried y pwnc
lleol, a deallwyd bod yr arbedion a gyflawnwyd gan y Swyddog
Caffael newydd wedi ei gyflawni trwy beidio â phrynu'n lleol
- awgrymwyd y dylid datblygu polisi ar y mater hwn.
|
|
|
|
|
|
Yn ei ymateb dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid)
bod contractau bellach yn eu lle ac o'r herwydd bod modd sicrhau
arbedion ar brynu, ond bod hynny, o bosib, ar draul busnesau lleol.
Dan gyfreithiau masnachu teg Ewrop mae'n rhaid i'r Awdurdod
hwn sicrhau y pris gorau a'r ansawdd gorau wrth brynu. Ond
roedd yr asesiad yn y Datganiad Rheolaethau Mewnol a'r absenoldeb
dull prynu cyffredin ar draws yr Awdurdod yn dal i fod yn wir a bod
modd cyffredinoli trwy ddweud nad oes dull eto ar draws yr awdurdod
yn ei le i brynu popeth er bod y Swyddog Prynu newydd wedi dechrau
rhoddi sylw i'r mater hwn.
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Cafwyd sylw gan un aelod bod aniddigrwydd cryf
ymhlith busnesau lleol gan fod trefniadau sy'n mynd yn fwy ac yn
fwy canoledig yn ei rhwystro rhag cyflenwi i'r Cyngor. Mae
busnesau lleol wedi gofyn am gyfarfodydd gyda'r Awdurdod ac
awgrymwyd y dylai'r cyfle fod yna iddynt.
|
|
|
|
|
Roedd y Deilydd Portffolio Cyllid yn
croesawu'r cyfraniadau i'r drafodaeth ar y Datganiad Rheolaethau
Mewnol ac yn arbennig am bod rhai o'r rheini yn seiliedig ar
brofiad aelodau mewn meysydd arbenigol eraill. Awgrymodd bod
y syniad o newid diwylliant ac agweddau'r Awdurdod yn bwnc priodol
i Bwyllgorau Eraill ei ystyried. Yng nghyswllt y drafodaeth
ar brynu, nododd bod llawer o'r gwaith mae'r Awdurdod yn ei wneud
yn y maes hwn yn waith a wneir dan ddylanwad deddfwriaeth Ewrop.
Yng nghyswllt presenoldeb aelodau roedd hefyd yn rhannu
pryderon y Pwyllgor ynghylch y nifer isel yn y cyfarfod hwn a hynny
o gofio pwysigrwydd y materion gerbron.
|
|
|
|
Penderfynwyd -
|
|
|
|
Ÿ
|
Mabwysiadu'r Datganiad Rheolaethau Mewnol;
|
|
|
Ÿ
|
Trin fel y risgiau y ffaith nad oedd cynlluniau
busnes y gwasanaethau o fformat cyson, o safon gyson ac yn cael ei
gyflwyno ar wahanol adegau a'r ffaith nad oedd y system gwerthuso
staff bellach wedi ei chyflwyno'n llawn a chynnwys y materion hyn
yn y rhestr o faterion rheolaethol mewnol o bwys dan baragraff 5 y
Datganiad Rheolaethau Mewnol.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5
|
DATGANIAD CYFRIFON 2007/08
|
|
|
|
|
Cyflwynwyd i'w fabwysiadu
- y fersiwn ddrafft o'r Datganiad Cyfrifon ar gyfer
2007/08.
|
|
|
|
Ymddiheurodd y Cyfarwyddwr
Corfforaethol (Cyllid) i'r Pwyllgor am nad oedd cyfieithiad Cymraeg
o'r Datganiad Cyfrifon ar gael ac eglurodd bod y gwaith a'r
cyfrifon wedi parhau bron tan amser y cyfarfod hwn, a dyna paham yr
oedd yr adroddiad yn hwyr. Mae'r gwaith o gymeradwyo'r
Datganiad Cyfrifon wedi ei ddirprwyo i'r Pwyllgor Archwilio a rhaid
gwneud hynny erbyn 30 Mehefin a wedyn bydd yn mynd yn destun
archwiliad cyhoeddus a phroses o archwilio. Petai unrhyw
fater o bwys mawr yn codi o'r broses, yna bydd yn cael ei gyflwyno
i'r Pwyllgor Archwilio yn y man. Dygwyd sylw'r aelodau at y
ffaith bod raid paratoi a chyflwyno Datganiad Cyfrifon mewn llai a
llai o amser yn y blynyddoedd diwethaf a dygwyd y dyddiad cyhoeddi
ymlaen 3 mis i ddiwedd Mehefin. Mae'r Datganiad Cyfrifon yn
ddogfen hynod dechnegol ac o'r herwydd nid yw'n hawdd ei darllen (i
raddau helaeth mae fformat y gwaith yn gorfod dilyn arferion a
argymhellir); nid hwn chwaith yw'r unig ffordd i'r Awdurdod adrodd
ar berfformiad cyllidol - cyflwynir adroddiadau chwarterol ar y
cyllidebau cyfalaf a refeniw i'r Pwyllgor Gwaith a chyflwynwyd
adroddiad ar gau cyfrifon i'r Pwyllgor Gwaith ar 23 Mehefin.
|
|
|
|
Gan na chafodd aelodau
lawer o amser i ddarllen y papur uchod aeth y Cyfarwyddwr
Corfforaethol (Cyllid) i egluro'r prif elfennau yn y Datganiad;
crynhowyd y sefyllfa'n gyffredinol fel a ganlyn :
|
|
|
|
Ÿ
|
Roedd cyllideb refeniw 2007/08 yn adlewyrchu arbedion
effeithlonrwydd a chynlluniau creu incwm ym mhob gwasanaeth ac
ambell ddatblygiad i wasanaethau. Cyllidwyd y gyllideb drwy
grantiau o'r Cynulliad Cenedlaethol a thrwy gynydd o 4.9% ym Mand D
Treth Gyngor.
|
|
|
Ÿ
|
Dangosodd all-dro'r flwyddyn batrwm cyffredinol o
danwariant gydag mwyafrif o wasanaethau'r Cyngor yn gwario o fewn
eu cyllideb. Y prif eithriad i hyn oedd y gwasanaethau
cymdeithasol, ble roedd gorwariant o £1.1m yn y gyllideb.
Adlewyrchwyd trefniadau newydd gwaredu gwastraff yn y
cynnydd o £2m yn y gyllideb Refeniw. Fodd bynnag,
oherwydd fod cynlluniau ailgylchu wedi ehangu, roedd lleihad
sylweddol yn y tunelleddau a gyfeirwyd i safle tirlenwi, ac o
ganlyniad dychwelwyd £0.48m o'r gyllideb ychwanegol i
falansau cyffredinol Cronfa'r Cyngor a £0.67 miliwn tuag at y
gronfa wrth gefn clustnodedig.
|
|
|
Ÿ
|
Yn ystod y flwyddyn oherwydd gwariant net yr ysgolion bu
cynnydd yn arian wrth gefn yr ysgolion (yn ei gyfanrwydd) o
£0.585 miliwn i £3.194 miliwn. Mae cyfanswm arian wrth
gefn yr ysgolion yn parhau'n uchel o'i gymharu ag Awdurdodau
Cymreig eraill. Cyfyngir rhain i'w defnyddio gan yr ysgolion
unigol ac mae sefyllfa'r ysgolion unigol yn amrywio. Roedd
gan dair ysgol ddiffyg ar ddiwedd y flwyddyn ariannol.
|
|
|
Ÿ
|
Mae'r eitemau pennaf yn y gyllideb cyfalaf yn
ymddangos isod. Y cynllun mwyaf yw ail-leoli Ysgol y Graig,
Llangefni. Dechreuwyd ar y gwaith adeiladu yn ystod y
flwyddyn a disgwylir i'r cynllun gael ei gwblhau erbyn yr hydref yn
2008. Mae'r Cynllun Adfywio Canol Tref Caergybi, a gyllidir
gan grantiau yn cynnwys Cyllid Amcan Un, wedi ei gwblhau'n
sylweddol bellach, a mae'r holl gynlluniau'n ymwneud â'r
Rhaglen Amcan Un yn cael eu cwblhau yn awr.
|
|
|
Ÿ
|
Cychwynnwyd ar y rhan fwyaf o'r cynlluniau yn 2006/07 ond
roedd y cynlluniau a gychwynodd yn ystod y flwyddyn yn cynnwys
Oriel Syr Kyffin Williams - estyniad i Oriel Ynys Môn i
arddangos gwaith Syr Kyffin Williams RA, a chynllun mawr amddiffyn
yr arfordir yn Nhrearddur. Yn ystod y flwyddyn
cwblhawyd dwy elfen o'r Cynllun Ail-leoli Campws Mona : Gweithdy
Mona a Chanolfan Dydd Haulfre.
|
|
|
Ÿ
|
Cyllidwyd y Gyllideb Cyfalaf gan gymysgedd o grantiau gan
gyllidwyr allanol, benthyciadau, adnoddau refeniw a derbyniadau
cyfalaf. Mae Angen Cyllid Cyfalaf ar ddiwedd y flwyddyn yn is
nag a ragwelwyd pan osodwyd y gyllideb ar gyfer y flwyddyn.
Parhaodd dyled allanol ar lefel tebyg gan orffen y flwyddyn ar
£90.1 miliwn ac ad-drefnwyd neu ad-dalwyd nifer o
fenthyciadau - cyfanswm o £21.0 miliwn yn ystod y
flwyddyn.
|
|
|
Ÿ
|
Mae gwerth net yr Awdurdod, fel dangosir ar y fantolen,
wedi cynyddu i £12.4 miliwn, yn bennaf oherwydd newid yn
ail-brisio asedau sefydlog yn ystod y flwyddyn a newid mewn
rhwymedigaeth Pensiwn net y Cyngor. Mae'r datganiad yn dangos
amcangyfrif ymrwymiad net o £41.7 miliwn yn ymwneud â
phensiynau, wedi ei leihau o £51.3 miliwn ar 31 Mawrth
2007.
|
|
|
Ÿ
|
Yr asesiad gorau o gadernid cyllidol yw'r graddau mae'r
awdurdod wedi gwneud darpariaethau ar gyfer ymrwymiadau gwybyddus a
faint o arian wrth gefn dosbarthadwy sydd ar gael ar gyfer risgiau
eraill. Mae'r Cyngor wedi gwneud darpariaethau ar gyfer
ymrwymiadau gwybyddus ac wedi sefydlu arian wrth gefn lle mae'n
ofynnol drwy'r gyfraith, lle mae wedi ei glustnodi drwy
gynlluniau'r Cyngor, neu lle mae'n ochelgar ar gyfer risg neu
ansicrwydd. Mae cyfanswm o £1.47 miliwn wedi cael ei
neilltuo ar gyfer costau yn codi o'r Statws Sengl ac Arfarnu
Swyddi, er nad yw hyn yn amcangyfrif unrhyw rwymedigaeth
gwirioneddol. Ar ddiwedd y flwyddyn, roedd £3.194
miliwn yn arian wrth gefn yr ysgolion, £1.89 miliwn yn Cyfrif
Refeniw Tai a £6.43 miliwn yn y Balansau Cyffredinol.
Mae cyfanswm o'r arian wrth gefn clustnodedig wedi cynyddu o
£4.9 miliwn, yn bennaf fel canlyniad o greu cronfa wrth gefn
safle tirlenwi gwastraff Penhesgyn, a chynnydd i'r arian wrth
gefn Arfarnu Swyddi, arian wrth gefn ail-gylchu gwastraff a'r
arian wrth gefn Gwariant Cyfalaf.
|
|
|
|
|
|
Roedd y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) o'r farn fod
sefyllfa gyllidol gyffredinol yr Awdurdod, fel yr adlewyrchir honno
yn y cyfrifon, yn gyffredinol yn gadarn. Ond roedd y
gorwariant a'r gyllideb gwasanaethau cymdeithasol yn creu pryder ac
er bod sefyllfa ariannol y Cyngor yn ddigon cryf i gymryd
gorwariant yn y tymor byr, nid yw'r sefyllfa yn gynaliadwy yn y
tymor hir.
|
|
|
|
|
|
Cododd yr Aelodau sawl cwestiwn ar fanylion yn y Datganiad
yng nghyswllt y gwerth a roddwyd ar asedion y Cyngor; hefyd
ynghylch y Dreth Gyngor a hawlio dyledion dan y Dreth Gyngor (ac ar
y mater hwn roedd aelod yn nodi bod cais wedi ei gyflwyno am
adroddiad manylach mewn cyfarfod o'r Prif Bwyllgor Sgriwtini yn
gynharach yn yr wythnos); casglu rhent a'r cynnydd yn y dyledion
rhent a hefyd sut y bydd asedion Cwmni Gwastraff Môn/Arfon yn
cael eu rhannu ar ôl dirwyn y cwmni i ben ac yng nghyswllt y
pethau hyn cafwyd eglurhad gan y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid)
a'r Pennaeth Gwasanaeth (Cyllid).
|
|
|
|
|
|
Wedyn cafwyd trafodaeth fanylach ar y gorwariant
datganedig £1.1m dan gyllideb y Gwasanaethau Cymdeithasol a
gwnaed y pwyntiau a ganlyn yng nghyswllt yr eitem hon -
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Roedd maint y gorwariant dan gyllideb y
Gwasanaethau Cymdeithasol wedi peri syndod ac anesmwythyd i rai
aelodau ac yn arbennig oherwydd bod adroddiadau i'r Pwyllgor Gwaith
yn ystod y flwyddyn wedi dangos fod graddfa'r gorwariant yn llai a
bod gan yr Adran gynlluniau i gyflwyno arbedion
effeithiolrwydd er mwyn gwneud iawn am orwariant. Ond hefyd
roedd y Weinyddiaeth gynt wedi rhoddi Grant Cymell Perfformiad i'r
Adran ac o'r herwydd gofynnwyd am eglurhad ar pam fod y sefyllfa
wedi dirywio.
|
|
|
|
|
|
Mewn ymateb dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid)
bod staff Rheoli Gwasanaethau Cymdeithasol wedi bod yn effro i'r
posibilrwydd o orwario ar rai meysydd o'r gyllideb yn gynnar iawn
yn y broses o gynllunio'r gyllideb a bod yr ymwybyddiaeth hon yn
cael ei hadlewyrchu gan rai ffigyrau. Mae'r diffyg terfynol
yn uwch na'r amcangyfrif gan fod y broses o gau'r cyfrifon yn
gorfod bod yn broses drylwyr a manwl iawn a lefel y cywirdeb yn
mynd y tu draw i beth sydd raid wrtho yn yr adroddiadau ar
fonitro'r gyllideb. Roedd rhai, nid y cyfan o'r mesurau
effeithiolrwydd a gynlluniwyd gan yr Adran Gwasanaethau
Cymdeithasol, wedi eu cyflwyno. Roedd trafodaethau yn y
broses o gael eu cynnal ar ganfod atebion a chytunwyd yn y
trafodaethau hyn i gynnal arolwg allanol ar y meysydd hynny yng
nghyllideb yr Adran sy'n peri'r pryder mwyaf. Roedd y Grant
Cymell Perfformiad ar gael i wario eleni, 2008/09.
|
|
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Ond ychwanegu at bryderon yr aelodau oedd y bwriad
i gyflogi ymgynghorwyr allanol ar gost ychwanegol i fynd i'r afael
â phroblem gorwariant yr Adran Gwasanaethau Cymdeithasol.
Ond pwysleisiwyd bod y Gwasanaethau Cymdeithasol yn wasanaeth
sy'n gorfod ymateb i'r anghenion a chan fod y cyfryw anghenion yn
aml yn ddwys ac yn gymhleth, mae'r gwasanaeth, yn anorfod, yn un
drud. Awgrymwyd bod rhywfaint o'r pwysau i'w briodoli i
fewnfudiad o bobl hyn i'r ardal sy'n dod â lefelau amrywiol o
anghenion gyda nhw a rheini yn peri costau sylweddol i'r
ddarpariaeth. Yma crybwyllwyd yr angen i gynllunio ymlaen a
nodwyd, pa mor anodd bynnag yw'r dasg, bod rai yn ymdrechu mwy er
mwyn ceisio rhagamcan lefelau angen ymlaen llaw. Ond yn groes
i hyn dywedodd aelod arall fod y ddarpariaeth ar gyfer unrhyw
gynnydd ym mhoblogaeth yr henoed eisoes yn y gyllideb i'r
Gwasanaethau Cymdeithasol a bod raid i'r holl wasanaethau weithio y
tu mewn i'w hadnoddau. O gael un gwasanaeth yn gorwario yn
sylweddol roedd hynny yn anheg i'r gwasanaethau eraill a oedd yn
byw y tu mewn i'r cyllidebau.
|
|
|
|
|
|
Mewn ymateb dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid)
mae un o'r brif feysydd y gorwario (tua £600k) yw'r
Gwasanaeth Anawsterau Dysgu a hynny i'w briodoli i'r ffaith bod
unigolion gydag anawsterau dysgu yn byw yn hwy oherwydd y gwelliant
yn y triniaethau iechyd. Rhieni sy'n gofalu am lawer o'r
unigolion hyn ond wrth i'r rhieni fynd yn hyn a methu â
rhoddi yr un lefel o ofal, mae'r unigolion wedyn angen cefnogaeth o
le arall. Felly er nad yw nifer yr unigolion gydag anawsterau
dysgu ddim wedi cynyddu'n fawr gwelwyd y cynnydd yn nifer y rhai
mewn unedau preswylio cefnogol - ond nid oedd hyn yn egluro y cyfan
o orwariant yr Adran a dyna pam mae'r trafodaethau'n
parhau.
|
|
|
|
|
Penderfynwyd mabwysiadu'r fersiwn drafft
o'r Datganiad Cyfrifon am 2007/08 ar gyfer y broses archwilio ac
i'w darllen gan y cyhoedd.
|
|
|
|
6 ADRODDIAD BLYNYDDOL ARCHWILIO MEWNOL
2007/08
|
|
|
|
Cyflwynwyd - Adroddiad
Blynyddol Archwilio Mewnol 2007/08 yn adolygu gwaith yr Adain am y
flwyddyn.
|
|
|
|
Nododd yr Uwch Archwiliwr
y pwyntiau a ganlyn -
|
|
|
|
6.1
Mae'r gymhariaeth rhwng y gwaith archwilio
gwirioneddol a'r gwaith cynlluniedig yn 2007/08 (1,336 a 1,722 yn y
drefn hon) yn dangos bod 386 o ddyddiau wedi'u colli yn y 12 mis
o'r flwyddyn a hynny i'w priodoli i swyddi gweigion yn y Tîm
Archwilio ac roedd cyfanswm y rheini yn y cyfnod dan sylw yn 578
diwrnod. Er mwyn gwneud iawn am y dyddiau hyn a gollwyd
trefnwyd i gael 135 diwrnod o waith archwilio mewnol gan RSM
Bentley-Jennison.
|
|
6.2
Mae ymrwymiad Tîm Archwilio Mewnol Ynys
Môn a defnyddio RSM Bentley-Jennison wedi caniatáu i
gynllun a flaenoriaethwyd gael ei orffen ar gyfer y flwyddyn, sydd
hefyd yn cynnwys gofynion Swyddog Adran 151 a’r Archwilydd
Allanol am y cyfnod. Mae’r cynllun hwn yn canolbwyntio
ar y systemau rheoli ariannol seiliol ac mae hyn wedi golygu bod yn
rhaid i ni ohirio nifer o adolygiadau, a drefnwyd ar y systemau
gweithredol, hyd 2008-09.
|
|
6.3
Mae’r swydd Archwiliwr Mewnol ddaeth yn
wag oherwydd i ddeilydd y swydd honno gael ei apwyntio i’r
swydd Uchel Archwiliwr Mewnol, wedi’i llenwi.
Mae’r apwyntiad wedi sicrhau bod y Tîm yn llawn
ar gyfer 2008-09.
|
|
6.4
Er bod cymhariaeth rhwng y dyddiau
gwirioneddol a’r dyddiau a gynlluniwyd yn dangos yn fras sut
y treuliwyd amser staff yn ystod y flwyddyn nid yw’n dangos
faint o waith a wnaed (h.y. sawl archwiliad wnaed).
Mae’r tabl canlynol yn rhoddi cymhariaeth rhwng nifer
yr archwiliadau a gynlluniwyd a’r archwiliadau a wnaed mewn
gwirionedd. Yn ystod y flwyddyn bu angen diwygio’r
cynllun archwilio oherwydd nifer o bethau gwahanol trwy gydol y
flwyddyn. Roedd y rhain gan mwyaf yn ymwneud â swyddi
gwag parhaol yn ystod y cyfnod.
|
|
6.5
Cwblhawyd 37 adroddiad archwilio ffurfiol yn
ystod 2007/2008, o’u cymharu â 60 yn y flwyddyn
flaenorol. Rhoddwyd y rhesymau am hyn ym mhob Pwyllgor
Archwilio trwy’r flwyddyn ac mae’n ymwneud â
llefydd gwag ymhlith staff ac absenoldeb mamolaeth o fewn y
Tîm Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod. Er mai dim ond
41% o’r adolygiadau a wnaed fe gafodd y gwaith hwn ei
flaenoriaethu mewn cyswllt â’r Swyddog Adran 151
a’r Archwilydd Allanol. Mae’r cyfan o’r
adolygiadau ariannol allweddol yn y cynllun wedi’u
cwblhau.
|
|
6.6
Er bod gwaith wedi’i gynllunio ar gyfer
blynyddoedd unigol o fewn y cynlluniau strategol a blynyddol, fe
geir peth gwaith unigol yn cario ymlaen o un flwyddyn i’r
llall, yn arbennig gwaith archwilio mawr neu archwiliadau
sy’n dechrau’n agos i ddiwedd y flwyddyn ariannol.
Adlewyrchir hyn yn y ffaith fod 2 adolygiad o fewn y cyfnod
adroddiad drafft ar ddiwedd y cyfnod ac un lle'r oedd gwaith yn
parhau cyn i adroddiad drafft gael ei ddosbarthu.
|
|
6.7
Fe gymerwyd y llithriad yng Nghynllun
Gweithredol Archwilio Mewnol 2007-08 i ystyriaeth wrth
lunio’r Cynllun Strategol Archwilio Mewnol 2008 – 2011
ac felly mae rhai o’r adolygiadau na wnaed yn 2007-08 yn awr
yn ymddangos mewn blynyddoedd i ddod yn y Cynllun
Strategol.
|
|
6.8
Mae tabl 4.1 yr Adroddiad Blynyddol yn dangos
perfformiad yr Adain Archwilio Mewnol yn erbyn cyfres o
ddangosyddion y cytunwyd arnynt gan y Pwyllgor Archwilio. Y
tabl yn dangos :
|
|
|
|
Ÿ
|
yng nghyswllt mewnbwn, bod costau'r Gwasanaeth Archwilio
Mewnol dan reolaeth dda a'r costau o brynu contractwyr i wneud
gwaith cynlluniedig yn mynd yn erbyn arbedion a swyddi gweigion yn
ystod y cyfnod. Roedd gwariant cyllidebol gwirioneddol yn
erbyn yr amcangyfrif (94.4%) yn is na tharged CIPFA ar gyfer
awdurdodau tebyg;
|
|
|
Ÿ
|
yng nghyswllt allbynau, roedd ffigyrau 2007/08 yn
cymharu'n ffafriol gyda thargedau CIPFA a WCIAG ond nid oedd y
deilliannau canlynol yn cymharu'n ffafriol -
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Cost daladwy yn ôl diwrnod Archwilio : mae’r
ffigwr hwn yn uchel (£353) oherwydd defnyddio staff contract
a cholli dyddiau taladwy oherwydd llefydd gwag;
|
|
|
Ÿ
|
Mae cost yn ôl gweithiwr amser llawn yn llai
na’r cyfartaledd (£26330) yn bennaf oherwydd llefydd
gwag mewn swyddi uwch yn ystod y cyfnod;
|
|
|
Ÿ
|
% o archwiliadau cynlluniedig a gwblhawyd; mae’r
ffigwr hwn yn isel ar 41% ac yn ganlyniad uniongyrchol o gael
swyddi gwag ac absenoldeb mamolaeth o fewn yr Adain trwy gydol y
cyfnod.
|
|
|
|
|
Y prif wahaniaeth yma yw’r canran o
archwiliadau cynlluniedig a gwblhawyd ac a nodwyd yn gynnar yn y
broses gyda Chynllun Gweithredu Archwilio Mewnol diwygiedig yn cael
ei lunio i wneud y mwyaf o’r adnoddau pris.
Gweler yr eglurhad yn 3.2 os gwelwch yn dda.
|
|
|
|
Ÿ
|
Yng nghyswllt ansawdd, mae canlyniadau’r holebau
ansawdd client yn parhau i fod yn uwch na’r targedau a
osodwyd, gyda’r perfformiad yn 2007/08 yn 100% bodlonrwydd a
67% gyda chyfartaleddol ‘Da’ neu uwch.
|
|
|
|
|
6.9
Mae'r tablau ym mharagraff 5 yn dangos
cyfanswm nifer yr archwiliadau ar gyfer pob gradd archwilio i bob
un o’r prif feysydd archwilio. Mae’r crynodeb hwn
yn rhoi syniad o safon cyffredinol y rheolaethau mewnol ymhob maes
a archwiliwyd. Mae tabl 1 yn dangos yr adolygiadau systemau a
gyflawnwyd lle cafwyd barn oedd naill ai’n sylweddol, digonol
neu sicrwydd cyfyngedig. O'r cyfanswm o 28 o unedau
archwilio, cafodd 7 ohonynt sicrwydd sylweddol, 21 yn cael sicrwydd
digonol ac ni roddwyd sicrwydd cyfyngedig i'r un uned o waith
archwilio. Fe ddengys Tabl 2 y graddfeydd a roddwyd i archwiliadau
sefydliadau yn y cyfnod. Ar gyfer adolygiadau ar Sefydliadau
mae pob archwiliad yn cael ei raddio o A i E er mwyn dangos safon y
rheolaethau mewnol ac A yn cynrychioli dim gwendidau yn y
rheolaethau mewnol ac E yn dangos system hollol annigonol o
reolaethau mewnol yn achosi camgymeriadau sylweddol. O'r 10 o
unedau archwilio cafodd 4 ohonynt raddfa B a 6 yn derbyn
C.
|
|
6.10
Y radd gyffredinol
i’r holl waith a wnaed ar adolygiadau sefydliadau yw C lle
cafwyd gradd B yn 2006-07 ar yr holl systemau a archwiliwyd.
Bu i rannu adolygiadau systemau ac adolygiadau sefydliadol yn
2007-08 olygu na allwyd gwneud cymhariaeth uniongyrchol y flwyddyn
hon ond fe ellir gwneud hynny o 2008-09 ymlaen.
|
|
6.11
Mae’r radd gyffredinol Digonol ar gyfer
adolygiadau system a C ar gyfer yr archwiliadau sefydliadol yn
golygu bod risg ganolig i isel i’r Awdurdod. Yn
seiliedig ar sgôp y gwaith a wnaed, ac i’r gweithredu a
argymhellir i reolwyr gael ei wneud a’r systemau hynny yn
parhau i weithredu fel a fwriadwyd, ni wnaeth yr archwiliwr nodi
unrhyw wendid arwyddocaol cyffredinol mewn rheolaethau
fyddai’n rhwystro’r Cyngor rhag gallu dibynnu yn
rhesymol ar y system o reolaethau mewnol yng nghyswllt y systemau
hynny a archwiliwyd yn ystod y flwyddyn.
|
|
6.12
Dylid nodi na all unrhyw system o reolaethau
mewnol ond darparu sicrwydd rhesymol, ac nid hollol, yn erbyn
camddatganiadau sylweddol neu golled. Ni wnaeth y gwaith
archwilio a wnaed ac a gwblhawyd nodi unrhyw feysydd sydd o gonsyrn
ac sy’n cael eu hystyried yn arwyddocaol neu a oedd yn
gritigol i fusnes y Cyngor yn gyffredinol.
|
|
6.13
Mae canlyniad yr holl adroddiadau Archwilio
Mewnol a gwblheir yn destun adroddiad i’r Pwyllgor Archwilio
drwy adroddiadau Cynnydd Archwilio Mewnol Chwarterol y Rheolwr
Archwilio. Byddir yn adrodd mewn manylder i’r Pwyllgor
Archwilio ar unrhyw adolygiad system sy’n derbyn barn
sicrwydd ‘Cyfyngedig’ neu adolygiad sefydliad fydd yn
derbyn gradd ‘D’ neu ‘E’. Yn 2007-08 ni
chafwyd unrhyw ganlyniad sydd wedi adlewyrchu’n niweidiol ar
farn y fframwaith rheolaeth fewnol a ddatganwyd yn y Datganiad o
Reolaeth Fewnol.
|
|
|
|
Diolchodd yr aelodau i'r Uchel Archwiliwr
Mewnol am ein tywys trwy'r adroddiad a hefyd diolchwyd i'r holl
Adain Archwilio Mewnol am y gwaith a wnaethpwyd yn ystod blwyddyn a
oedd ar adegau'n anodd. Er mwyn y rheini oedd yn newydd ar y
Pwyllgor Archwilio eglurodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid)
natur y trefniant rhwng yr awdurdod ac RSM Bentley Jennison, y
cwmni a gyflogwyd i reoli a goruchwylio swyddogaeth archwilio
mewnol yr Awdurdod.
|
|
|
|
Nododd un aelod mai'r raddfa gyffredinol a
roddwyd i'r holl waith a wnaed yn ystod y flwyddyn ar yr arolygon
sefydliad oedd C a hynny'n cymharu gyda B yn 2006/07, ac ofnai bod
hyn yn arwydd o safonau is.
|
|
|
|
Mewn ymateb dywedodd yr Uchel Archwiliwr
Mewnol bod graddfeydd B ac C, mewn termau archwilio, yn ganlyniadau
da ac yn dangos risg fechan iawn neu risg fechan i'r Awdurdod yng
nghyswllt y sefydliadau hynny gafodd y graddfeydd hyn.
|
|
|
|
Penderfynwyd derbyn yr Adroddiad
Blynyddol Archwilio Mewnol 2006/07 a nodi ei gynnwys.
|
|
|
|
7
|
ADRODDIAD GWAITH ARCHWILIO MEWNOL
|
|
|
|
|
Cyflwynwyd - Adroddiad y
Rheolwr Archwilio yn crynhoi y gwaith a wnaeth yr Adain Archwilio
Mewnol yn ystod y cyfnod 1 Ebrill hyd at 31 Mai 2008 yng nghyswllt
arolygon ar y systemau ac ar y sefydliad yn ystod y
cyfnod.
|
|
|
|
Y rhain yw'r prif bwyntiau
yr adroddodd yr Uchel Archwiliwr Mewnol arnynt -
|
|
|
|
Ÿ
|
Mae arolwg ar y system yn cyffwrdd â phob agwedd a
phob cyfnod o’r pwnc a archwilir, ond y tu mewn i’r
sgôp archwilio y cytunwyd arno. Mae’n ymwneud ag
adolygu dyluniad a gweithrediad rheolaethau. Mewn arolwg ar y
system asesir, cofnodir a rhoddir prawf ar y rheolaethau
gwirioneddol sydd yn eu lle yn y system a hynny er mwyn sicrhau bod
system gadarn fewnol yn ei lle a bod y rheolaethau hynny yn cael eu
defnyddio’n gyson ar draws cyfnod yr arolwg.
|
|
|
Ÿ
|
Mewn arolygon ar y sefydliad archwilir sefydliadau unigol
y Cyngor (Ysgolion, Cartrefi Henoed a Phlant, Canolfannau Gofal
Dydd, Canolfannau Hamdden, Llyfrgelloedd, Amgueddfeydd etc).
Mae’r unedau archwilio hyn yn dilyn rhaglen
safonol o waith archwilio a ddatblygwyd i bob sefydliad unigol.
Yn 2008-09 glynwyd wrth y system raddio “A-E” i
arolygon y sefydliad gan fod y staff yn fwy cyfarwydd
â’r system hon a hefyd rydym o’r farn ei bod yn
fwy priodol i’r math hwn o arolwg.
|
|
|
Ÿ
|
Cytunwyd ar Gynllun Gweithredol 2008-09 yn y Pwyllgor
Archwilio a gafwyd ar 17 Ebrill 2008. Paratowyd y Cynllun
mewn ymgynghoriad gyda’r Archwiliwr Allanol, gyda’r
Swyddog Adran 151 a chafwyd cyfarfodydd a gohebiaeth gyda’r
Penaethiaid Gwasanaeth.
|
|
|
Ÿ
|
Mae Tabl 1 ym mharagraff 2.2 yr adroddiad yn dangos
cynnydd yn erbyn yr arolygiadau hynny sy’n weddill ar Gynllun
Gwaith 2007-08. Yn ychwanegol at y wybodaeth yn y tabl,
cyflwynwyd dau adroddiad drafft ar archwilio Rhenti Tai a
Mân-ddyledwyr. Yn y Pwyllgor Archwilio diwethaf
cytunwyd i gadw'r gwahaniaeth yn y graddfeydd rhwng arolygon
systemau ac arolygon sefydliad oherwydd eu bod yn adlewyrchu'r
gwahaniaeth rhwng y ddau gategori. Ond er mwyn hwyluso'r
broses o ddehongli'r tabl gwaith eleni mae'n cael ei rannu rhwng yr
arolygon systemau a'r arolygon sefydliad. Felly mae Tabl 2 yn
dangos y cynnydd ar yr arolygon systemau cynlluniedig a Tabl 3 yn
dangos y cynnydd yn erbyn arolygon sefydliad
cynlluniedig.
|
|
|
Ÿ
|
y gymhariaeth rhwng y dyddiau cynlluniedig i bob
categori o waith yn erbyn y dyddiau
gwirioneddol a gofnodwyd yn erbyn pob categori yn y Tabl dan baragraff 2.4 yr adroddiad dangosir y
cymhariaeth rhwng y dyddiau cynlluniedig i bob categori o waith
archwilio yn erbyn y dyddiau gwirioneddol a gofnodir yn erbyn pob
categori. Sefydlwyd Cynllun Gwaith yr Adain Archwilio Mewnol am
2008-09 ar adnoddau staff llawn Chwarter 2 y flwyddyn.
Mae’r dadansoddiad uchod o’r diwrnodau yn
seiliedig ar broffil o 12 dyraniad bob mis. Mae hyn yn
gorbwysleisio y diffyg yn nifer y dyddiau ar waith archwilio a
raglennwyd am y cyfnod hwn. Yn y cyfnod hwn cafwyd dau
Bwyllgor Archwilio a dyrannwyd amser i gynllunio ac i weinyddu
gwaith archwilio er mwyn creu amserlen i’r gwaith archwilio
am flwyddyn gron. Mae’r diffyg cyffredinol o 42.5 diwrnod
dros y cyfnod i’w briodoli’n bennaf i absenoldeb
mamolaeth sy’n parhau ac i'r ffaith na ddechreuodd yr
Archwilydd Mewnol newydd yn ei swydd hyn 9 Mehefin 2008.
|
|
|
Ÿ
|
Ar ôl penodi i swydd yr Archwiliwr Mewnol ac ar
ôl i'r Arweinydd Tîm ddychwelyd o absenoldeb mamolaeth
ym mis Mehefin, bydd sefydliad staff llawn i'r gwasanaeth am y tro
cyntaf mewn 12 mis. Felly y gobaith yw y bydd y Cynllun
Gwaith Archwilio Mewnol am 2008/09 yn cael ei gwblhau'n derfynol.
At hyn gan fod hyfforddai graddedig yn cael ei roddi i'r
gwasanaeth bydd modd gwneud gwaith adolygu ar ddilyn i fyny yr
argymhellion a wnaed yn 2007/08 ac wedyn bydd modd cyflwyno barn ar
berfformiad gwasanaeth perthnasol yng nghyswllt gweithredu ar yr
argymhellion hynny.
|
|
|
Ÿ
|
Mae'r Pwyllgor, yn y gorffennol, wedi penderfynu y bydd
adroddiad yn cael ei gyflwyno iddo pan fo ymateb heb ei dderbyn cyn
pen 3 mis i gyhoeddi adroddiad drafft neu adroddiad drafft
diwygiedig.
|
|
|
Ÿ
|
Ers y Pwyllgor Archwilio diwethaf rydym wedi cyhoeddi 6 o
adroddiadau o Gynllun Gwaith Archwilio Mewnol 2007-08. Ni
chyhoeddwyd yr un adroddiad dan gynllun 2008-09 yn y cyfnod. Mae
crynodeb o'r graddfeydd yn ymddangos yn y tabl isod. Yn y
cyfnod doedd yr un adroddiad wedi derbyn graddfa "D" na graddfa "E"
na ‘run adroddiad system wedi derbyn "sicrwydd
cyfyngedig".
|
|
|
Ÿ
|
Yng nghyswllt gwaith ymchwilio arbennig ar faterion sy'n
dod i'r fei yn ystod y flwyddyn mae'r Adain Archwilio Mewnol yn
gorfod gwneud gwaith ar faterion sy'n dod i'r fei yn ystod gwaith
archwilio cynlluniedig neu oherwydd materion a ddygir i sylw'r
Adain gan Adrannau eraill a gwaith hefyd mae adrannau eraill yn
gofyn i'r Adain Archwilio Mewnol ei wneud, adroddwyd yn y Pwyllgor
Archwilio diwethaf dywedwyd bod yr Adain Archwilio Mewnol wedi
ymchwilio i ymgais i dwyllo gyda sieciau. Y banc a ddaeth ar
draws y twyll ac o’r herwydd nid oedd yma unrhyw golled
i’r Cyngor. Trosglwyddwyd canlyniadau’r
archwiliad i’r Heddlu ac maent hwy gyda’r pwerau i
symud ymlaen gyda’r ymchwiliadau. Fodd bynnag,
mae’r Heddlu wedi gofyn i’r Cyngor wneud rhagor o waith
ymchwil ac o’r herwydd mae hwnnw’n parhau.
|
|
|
Ÿ
|
Ni wnaeth unrhyw waith dilyn-i-fyny ffisegol hyd yma.
Ond dan gytundeb a wnaed gyda’r Adain Gyllid, cytunwyd
y buasai’r Adain Archwilio Mewnol yn cael hyfforddai
graddedig ym Medi 2008. Bwriedir defnyddio’r unigolyn
hwn, ar y cyd gyda’r ddarpariaeth a gafwyd gan RSM
Bentley-Jennison i olrhain argymhellion, i ddilyn camau rheolwyr ar
argymhellion yn deillio o adroddiadau archwilio - argymhellion sydd
wedi cyrraedd neu wedi mynd heibio y dyddiad targed i bwrpas
gweithredu. Bydd y gwaith a wneir yng nghyswllt gweithredu ar
holl argymhellion y ddarpariaeth dracio yn destun adroddiad dan
eitem sefydlog ymhlith yr adroddiadau ar gynnydd i’r Pwyllgor
Archwilio o fis Medi 2008 ymlaen.
|
|
|
|
|
Bydd y cynnydd gyda'r broses o weithredu ar yr
holl argymhellion ar y cyfleuster tracio yn cael eu hadrodd fel
eitem sefydlog yn yr adroddiadau cynnydd i'r Pwyllgor Archwilio o
fis Medi 2008 ymlaen. Roedd yr Aelodau'n pryderu oherwydd yr
oedi ar ran Rheolwyr y Gwasanaethau Cymdeithasol i ymateb i
adroddiad archwilio drafft a gyhoeddwyd ar y Gwasanaethau Pryd ar
Glyd ac yn arbennig felly gan fod prif argymhellion y gwaith hwnnw
yn awgrymu ffordd bosib o arbed arian ac o weithio yn fwy
effeithiol - peth a allai fod o gymorth mawr i sefyllfa ariannol y
Gwasanaethau Cymdeithasol fel yr adroddwyd ar hynny dan yr eitem
flaenorol. Dan yr amgylchiadau roedd yr aelodau yn anfodol
oherwydd y diffyg ymateb a gofynnwyd am adroddiad ar y mater i
gyfarfod nesaf y Pwyllgor Archwilio.
|
|
|
|
Yma dygodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol
(Cyllid) sylw at y ffaith bod argymhellion yr adroddiad archwilio i
symud oddi wrth y taliadau arian parod i daliadau debyd
uniongyrchol am y Gwasanaeth Pryd ar Glyd yn newid yn radical ac yn
golygu newid yn llwyr yr arferion presennol yn ogystal â
newid y systemau.
|
|
|
|
Penderfynwyd -
|
|
|
|
Ÿ
|
Derbyn yr adroddiad cynnydd ar Archwilio Mewnol am y
cyfnod 1 Ebrill hyd at 31 Mai 2008 a nodi ei gynnwys;
|
|
|
Ÿ
|
Bod adroddiad yn cael ei gyflwyno i gyfarfod nesaf y
Pwyllgor Archwilio ar ymateb rheolwyr y Gwasanaethau Cymdeithasol
i'r adroddiad archwilio drafft ar y Gwasanaeth Pryd ar
Glyd.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Y Cynghorydd Jim Evans
|
|
Is-Gadeirydd
|
|
(yn y Gadair)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|