Meeting documents

Governance and Audit Committee
Thursday, 26th October, 2006

PWYLLGOR ARCHWILIO

 

Cofnodion y cyfarfod arbennig a gynhaliwyd ar   26 Hydref 2006

 

YN BRESENNOL:

 

Y Cynghorydd G. O. Parry MBE - Cadeirydd

 

Y Cynghorwyr W. I. Hughes, J. Arthur Jones, J. Arwel Roberts.

 

 

 

WRTH LAW:

 

Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid)

Pennaeth Gwasanaeth (Cyllid)

Mr. Gareth Jones, Archwiliwr (PriceWaterhouseCoopers),

Swyddog Pwyllgor (MEH)

 

 

 

YMDDIHEURIADAU:

 

Y Cynghorwyr C. Ll. Everett, Aled M. Jones, Bob Parry OBE,

W. T. Roberts, E. Schofield.

 

 

 

HEFYD YN BRESENNOL:

 

Y Cynghorydd John Roberts (Deilydd Portffolio Cyllid a Thechnoleg Gwybodaeth)

 

Cyfeiriodd y Cadeirydd at y ffaith bod y Cynghorydd E. Schofield heb fod yn dda ar hyn o bryd a mynegodd ei ddymuniadau gorau i'r Cynghorydd Schofield am adferiad buan.

 

1

DATGANIAD O DDIDDORDEB

 

Ni dderbyniwyd unrhyw ddatganiad o ddiddordeb.

 

2

DATGANIAD O GYFRIFON 2005/2006

 

Cyflwynwyd - cyfrifon 2005/2006 wedi eu harchwilio gan PriceWaterhouseCoopers.

 

Dywedodd Mr. Gareth Jones, yr Archwiliwr Penodedig - PriceWaterhouseCoopers, fod paratoi'r Datganiad Cyfrifon yn broses hanfodol yn stiwardiaeth yr Awdurdod.  Yn dilyn cyflwyno'r cyfrifon newydd ar y Rheoliadau Archwilio 2005, fe welodd blwyddyn ariannol 2005/2006 gyflwyno amseroedd cau cynharach ac roedd gofyn i awdurdodau gynhyrchu cyfres o gyfrifon erbyn 31 Gorffennaf, sydd ddau fis yn gynharach nag mewn blynyddoedd blaenorol.  Nododd fod cyfrifon yr awdurdod ar gyfer y flwyddyn yn diweddu 31 Mawrth 2006 wedi eu paratoi erbyn yr amser cau.  Nododd ymhellach eu bod wedi archwilio'r datganiadau ariannol yn unol â safonau archwilio cymeradwy a'u bod ar hyn o bryd yn gwneud y gweithdrefnau archwilio terfynol cyn rhoi allan eu barn archwilio.

 

Er mwyn cydymffurfio gyda'r Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio, mae angen i awdurdodau lleol lunio Datganiad Rheolaeth Fewnol (SIC) am y tro cyntaf yn 2005/2006.  Mae'r SIC wedi ei adolygu ac mae'n cyfarfod â'r gofynion geir yn y cyfarwyddyd gan CIPFA ac y mae hefyd yn cyd-fynd ag adnabyddiaeth PriceWaterhouseCoopers o'r Awdurdod.  Mae'r Awdurdod wedi nodi nifer o faterion yn ymwneud â rheolaeth o fewn y SIC a bydd angen iddo fonitro'r rhain yn barhaus.

 

Nododd Mr. Jones ymhellach fod ISA 260 yn dweud -

 

'Dylai Archwilwyr gyfathrebu materion archwilio o ddiddordeb llywodraethol sy'n codi o archwilio'r datganiadau ariannol gyda'r rhai y rhoddwyd iddynt y dasg o lywodraethu unrhyw entiti'.
 

 
 

Ceir cyfarwyddyd hefyd yn yr ISA ar faterion archwilio penodol, ac y dylid eu cyfathrebu i'r personau y rhoddwyd iddynt y gwaith o lywodraethu, ac roedd y rhain yn cynnwys :-
 

 
 

Ÿ

diwygiadau ddisgwylir i adroddiad yr archwiliwr.
 

Ÿ

camddatganiadau heb eu newid h.y. y cam ddatganiadau a nodir fel rhan o'r archwiliad y mae rheolwyr wedi dewis peidio â'u newid.
 

Ÿ

gwendidau o bwys yn y system reoli fewnol ac archwilio a nodwyd yn ystod yr archwiliad.
 

 
 

Ÿ

safbwyntiau ynglyn ag agweddau ansoddol ymarferion cyfrifo'r Awdurdod a'u hadroddiadau ariannol.
 

 
 

Ÿ

materion y gofynnir yn benodol amdanynt gan gyfarwyddyd ISA arall (y DU ac Iwerddon) i'w cyfathrebu gyda rhai sydd â dyletswydd i lywodraethu.
 

 
 

Ÿ

unrhyw fater arall perthnasol o ddiddordeb llywodraethol.
 

 
 

Yn ystod y gwaith archwilio ar ddatganiadau ariannol 2005/2006 fe nodwyd y materion canlynol :
 

 
 

Ÿ

pedwar mater wedi eu codi o ganlyniad i'r gwaith archwilio a heb eu newid yn y cyfrifon terfynol.  Ni fyddai effaith net y gwahaniaethau hyn nas newidiwyd (£12,000) yn cael effaith o bwys ar Gyfrif Refeniw Cyfunol.
 

 
 

Ÿ

nodwyd nifer fychan o gam-ddatganiadau eraill yn y cyfrifon gyflwynwyd i'w harchwilio.  Mae'r rhain wedi eu trafod gyda'r Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) ac mae'r cam-ddatganiadau hyn wedi eu newid yn y cyfrifon drafft.
 

 
 

Ÿ

mewn blynyddoedd ariannol blaenorol, mae'r Awdurdod wedi paratoi cyfrif refeniw grwp a mantolen grwp, yn cynnwys yr asedau, cyfrifoldebau, incwm a gwariant Cwmni Gwastraff Môn/ Arfon Cyf - cwmni y mae gan yr Awdurdod 50% o gyfranddaliad ynddo.  Nid yw'r Awdurdod wedi paratoi cyfrifon grwp yn 2005/2006 oherwydd nad yw'r Awdurdod yn ymarfer na gyda'r hawl i fod â dylanwad dominyddol dros weithgareddau'r cwmni.  Fe drafodwyd y driniaeth hon yn y cyfarfod clirio ac mae'r rheolwyr ar ôl hynny wedi paratoi tystiolaeth ychwanegol i gadarnhau'r penderfyniad i beidio â chynhyrchu cyfrifon grwp.
 

 
 

Ÿ

mae nifer o newidiadau naratif ac ailddosbarthiad eraill wedi eu nodi yn ystod y gwaith archwilio wnaed hyd yma.  Mae'r cyfrifon drafft wedi eu newid ar gyfer y materion hyn.
 

 
 

Roedd yr Archwiliwr Penodedig yn dymuno mynegi ei werthfawrogiad am y cymorth y bu iddynt ei dderbyn gan reolwyr a staff yr Awdurdod yn ystod cwrs y gwaith ymchwil a wnaed.
 

 
 

Cyflwynwyd adroddiad y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) i'r cyfarfod.  Dywedodd fod y gwaith archwilio manwl wedi ei gwblhau fel a amlinellwyd yn adroddiad yr Archwiliwr Allanol.  Roedd yr Archwiliwr unwaith yn rhagor wedi cydnabod safon uchel y cyfrifon drafft a gyflwynwyd iddynt i'w harchwilio.  Ers mis Gorffennaf, mae staff y Gwasanaeth Cyllid wedi darganfod rhai cam-ddatganiadau neu gamgymeriadau ac mae'r Archwilwyr wedi nodi nifer o gywiriadau a gwelliannau.  Mae'r mwyafrif o'r rhain yn newidiadau naratif neu yn ddiweddariadau, eraill yn faterion technegol.  Does ond dau eitem sydd yn cael effaith ar 'werth net' y fantolen.  Roedd ynewidiadau wedi eu rhestru yn Atodiad A oedd ynghlwm i'r adroddiad, a'r prif newidiadau yw :
 

 
 

Ÿ

egluro'r polisi mewn perthynas â Chyfrifon Grwp;
 

Ÿ

ychwanegu i'r fantolen werth, ased sy'n cael ei adeiladu o £705k a'r swm sy'n cyfateb i'r cyfrif Ail Ddatganiad Ased Parhaol;
 

Ÿ

Cynyddu gwariant y Gwasanaethau Cymdeithasol yn y Cyfrif Refeniw Cyfun o £156k a lleihau'r Arian wrth gefn Gwasanaeth o'r un faint;
 

Ÿ

ail ddosbarthu credydwyr a dyledwyr yn y fantolen.
 

 
 

Fel mewn blynyddoedd blaenorol, roedd ychydig o eitemau wedi eu nodi gan yr Archwilwyr Allanol lle penderfynwyd i beidio diwygio'r cyfrifon, naill ai oherwydd bod y newid yn un dyrys neu oherwydd ei fod yn fater o amseru'r rhagamcanion wnaed wrth gau'r cyfrifon.  Roedd y rhain wedi eu rhestru yn Atodiad B oedd ynghlwm i'r adroddiad.
 

 
 

PENDERFYNWYD derbyn y cyfrifon am 2005/2006 yn dilyn eu harchwilio a'u cyflwyno ac i dderbyn yr eglurhad dros beidio newid y cyfrifon fel a nodwyd yn Atodiad B.
 

 
 

 
 

Y CYNGHORYDD G. O. PARRY MBE
 

CADEIRYDD