|
|
|
|
|
|
4
|
ADRODDIAD BLYNYDDOL AR ARCHWILIO MEWNOL
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Cyflwynwyd - Yr Adroddiad Blynyddol ar Archwilio Mewnol
gan grynhoi’r gwaith a wnaed gan yr Adain Archwilio Mewnol yn
ystod 2005/06.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Cyfeiriodd y Pennaeth Gwasanaeth (Archwilio Mewnol) at y
prif ystyriaethau fel a ganlyn :-
|
|
|
|
|
|
|
|
4.1
|
Roedd cymhariaeth rhwng yr holl waith archwilio
cynlluniedig (1,231 diwrnod) am y flwyddyn gyda’r gwaith
gwirioneddol a wnaed (1,235.9 diwrnod) yn dangos gwahaniaeth o 4.9
diwrnod.
|
|
|
|
|
4.2
|
Roedd dadansoddiad o’r gwaith archwilio cynlluniedig
a’r gwaith archwilio gwirioneddol a wnaed yn ystod 2005/06
fel yr ymddangosodd y dadansoddiad hwnnw yn nhabl 3.1 yr adroddiad,
yn dangos fod cyfanswm o 96 o unedau archwilio wedi eu cynllunio ar
y cychwyn, ac wedyn wedi ei ddiwygio i 98; cwblhawyd 106 uned
o waith archwilio erbyn 31 Mawrth 2006 a pharatowyd adroddiad
drafft i 13 arall; roedd gwaith yn mynd rhagddo ar 22 o
unedau eraill erbyn 31 Mawrth 2006 a’r gwaith heb ddechrau ar
4 uned archwilio erbyn diwedd yr un cyfnod. Roedd cyfanswm o 28 o
unedau archwilio a gwblhawyd neu rai yn y cyfnod drafft neu rai o
dan sylw yn ymwneud â gwaith cynlluniedig 2004/05 tra bod 12
uned arall oedd wedi eu cwblhau neu mewn diwyg drafft yn ymwneud
â gwaith cynlluniedig yn perthyn i’r cyfnod cyn
2004/05; hefyd roedd 7 o archwiliadau contract o 2004/05 wedi eu
cwblhau erbyn 31 Mawrth, 2006.
|
|
|
|
|
4.3
|
Er bod gwaith yn cael ei gynllunio ar gyfer blynyddoedd
penodol yn y cynlluniau strategol a blynyddol mae unedau o waith yn
cael eu trosglwyddo o’r naill flwyddyn i’r llall, yn
enwedig felly yr unedau archwilio mawrion neu unedau y mae gwaith
yn dechrau arnynt tua diwedd y flwyddyn ariannol. Mae hyn yn
cyfrif am y 47 o unedau archwilio yng nghyswllt cynlluniau y
blynyddoedd cynt a drosglwyddwyd ymlaen i 2005/06 a’r 39 o
unedau gwaith a gwblhawyd yn 2006/07 (13 wedi cyrraedd lefel
ddrafft, 22 yn y broses o gael sylw a 4 heb ddechrau
eto).
|
|
|
|
|
4.4
|
Roedd angen 170 o ddiwrnodau yn 2005/06 i gwblhau unedau
archwilio a ddygwyd ymlaen o’r blynyddoedd cynt ac
amcangyfrifir y bydd angen 150 o ddiwrnodau i gwblhau unedau heb eu
cwblhau yng nghyswllt 2005/06 yn 2006/07.
|
|
|
|
|
4.5
|
Yn ystod y flwyddyn diwygiwyd y cynllun archwilio ac
ychwanegwyd dwy uned archwilio cynlluniedig arall at y cynllun.
Ni ddechreuwyd ar 4 uned archwilio a’r 4 yn cyfrif am
70 diwrnod o waith archwilio cynlluniedig. Ni ddechreuwyd ar
yr unedau hyn am fod unedau archwilio eraill wedi cymryd mwy o
amser na’r disgwyl i’w cwblhau.
|
|
|
|
|
4.6
|
Gwnaed lwfans am lithriad adeg llunio cynllun strategol
2006-2010 ac felly bydd y gwaith yn cael ei wneud yn ystod oes y
cynllun yn unol â’r asesiad risg;
|
|
|
|
|
4.7
|
Yn ystod 2005/06 cyhoeddwyd 65 o adroddiadau archwilio
ffurfiol a gwnaed 462 o argymhellion a derbyniwyd y cyfan ac
eithrio 2 ohonynt.
|
|
|
|
|
4.8
|
I bwrpas mesur perfformiad yr Adain Archwilio Mewnol
pennwyd set o ddangosyddion perfformiad y cytunwyd arnynt yn y
Pwyllgor Archwilio fel mesur o berfformiad yr Adain. Dengys y
dangosyddion perfformiad am 2005/06, fel y ceir nhw yn nhabl 4.1 yr
adroddiad fod costau yr Adain Archwilio Mewnol yn dal i fod dan
reolaeth dda ac yn is na meincnod cyfartaleddog CIPFA i awdurdodau
cyffelyb.
|
|
|
|
|
4.9
|
Gwelwyd gwelliant yn lefel deilliannau 2005/06 a’r
dyddiau y codwyd amdanynt ar gyfer pob archwiliwr, nifer yr unedau
archwilio cynlluniedig a gwblhawyd a nifer yr unedau archwilio a
gwblhawyd y tu mewn i’r amser cynlluniedig i gyd yn uwch na
chanlyniadau 2004/05. Ond roedd canran yr unedau archwilio
cynlluniedig a gwblhawyd (75%) a chanran yr unedau archwilio a
gwblhawyd y tu mewn i’r amser cynlluniedig (64%) yn dal i fod
yn is na’r nod y penderfynwyd arno (83% a 71% i’r ddau
gategori) a bydd y gwaith yn parhau yn ystod 2006/07 ar
ddiwygio’r gweithdrefnau gyda’r nod o gyrraedd y
targedau a bennwyd.
|
|
|
|
|
4.10
|
Er bod y canlyniadau yn deillio o’r holiaduron
ansawdd a roddwyd i glientau yn dal i fod yn uwch na thargedau a
bennwyd, mae’r perfformiad wedi syrthio o lefel 2004/05.
O edrych yn fanwl ar yr holiaduron gwelwyd fod gwasanaethau
wedi mynegi pryderon, mewn rhai meysydd, ynghylch agweddau ar y
gwaith archwilio a ddarparwyd. Mae trafodaethau yn cael eu
cynnal gyda gwasanaethau a fynegodd bryderon ac adolygir y
gweithdrefnau mewn ymateb i’r pryderon hynny.
|
|
|
|
|
4.11
|
Yn deillio o’r argymhellion yn yr unedau archwilio
ceir 4 prif ganlyniad - gwella mesurau rheoli mewnol a
hynny’n arwain at ostwng y perygl o gamgymeriadau neu dwyll;
gwella trefniadau gweithio ac effeithlonrwydd; gwella trefniadau
casglu incwm a chywiro camgymeriadau a ganfuwyd yn ystod y gwaith
archwilio ac adennill arian yn sgil archwiliadau o dwyll. Yn
ystod gwaith archwilio 2005/06 cafwyd cyfanswm o £26,275 yn
cynnwys posibilrwydd dwyn/twyll, talu gormod a dim digon i
staff/aelodau, incwm heb ei gasglu, taliadau dyblygol/anghywir a
chywiro cyfrifon terfynol contractau. Adenillwyd
£17,256 ac mae cyfanswm o £9,019 yn dal i fod yn
ddyledus.
|
|
|
|
|
4.12
|
Mae pob uned o waith archwilio yn cael gradd o A (yn
dangos na chafwyd gwendid yn y rheolau mewnol na chamgymeriadau
wrth brofi samplau) i E (yn dangos fod y system o reolau mewnol yn
gwbl annigonol hyn wedi arwain at risg uchel o gamgymeriadau neu o
dwyll i’r awdurdod). Yng nghyswllt y 65 o unedau o
waith archwilio a wnaed ac a gwblhawyd yn ystod 2005/06 rhoddwyd
gradd A i 4, gradd B i 42, gradd C i 16, gradd D i 1 a gradd E i un
arall. Nid oedd modd rhoddi gradd yn achos un uned o waith
archwilio.
|
|
|
|
|
4.13
|
Y raddfa gyffredinol yn seiliedig ar yr holl waith a wnaed
yn ystod y flwyddyn yw B, sef risg fechan i’r awdurdod.
Yn seiliedig ar sgôp y gwaith a wnaed, a chyda’r
amod bod rheolwyr yn gweithredu ar yr argymhellion ac os
ydyw’r system yn parhau i weithio fel y bwriadwyd hi i
weithio ni welodd yr Archwiliwr unrhyw wendidau mawr yn y
trefniadau rheoli a fyddai’n rhwystro’r Cyngor rhag
dibynnu, o fewn rheswm, ar y systemau rheoli mewnol a adolygwyd yn
ystod y flwyddyn. Dylid nodi mai dim ond sicrwydd o fewn
rheswm yn hytrach na sicrwydd pendant, y gall unrhyw system reoli
fewnol ei rhoi yn erbyn colled sylweddol neu ffeithiau a gofnodwyd
yn anghywir.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Mewn ymateb cyfeiriodd un aelod at y swm a gollwyd
oherwydd dwyn neu dwyll, sef cyfanswm o £10,019 ac yn
arbennig mai dim ond £1,000 ohono a adenillwyd.
Gofynnwyd a oedd rhagor o gamau’n cael eu cymryd i
adennill yr arian oedd yn dal i fod ar ôl.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Mewn ymateb rhoddwyd gwybod i’r Pwyllgor bod yr
arian hwn yn ymwneud ag achos penodol y cyflwynwyd adroddiad arno
i’r Pwyllgor Archwilio yn y gorffennol a’r gwaith wedi
arwain at gael unigolyn yn euog o ddwyn, a gwnaed gorchymyn Llys i
ad-dalu £10,019 ac roedd £1,000 ohono eisoes wedi ei
dalu’n ôl. Y llys felly, yn hytrach na’r
awdurdod, sy’n gyfrifol am sicrhau y bydd gweddill yr arian
yn cael ei ad-dalu.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Penderfynwyd derbyn yr adroddiad blynyddol ar
Archwilio Mewnol 2005/06 a nodi cynnwys yr adroddiad.
|
|
|
|
|
|
|
|
5
|
ADRODDIAD GWAITH AR ARCHWILIO MEWNOL
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Cyflwynwyd - Adroddiad y Pennaeth Gwasanaeth (Archwilio
Mewnol) ar waith yr Adain dros y cyfnod 1 Ebrill, 2005 hyd at 31
Mawrth, 2006.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Cafwyd adroddiad gan y Pennaeth Gwasanaeth (Archwilio
Mewnol) ar y prif ystyriaethau fel a ganlyn:
|
|
|
|
|
|
|
|
5.1
|
Yn ystod y cyfnod 19 Medi 2005 hyd at 23 Mawrth 2006
gwnaed gwaith ar 33 o unedau archwilio ac ym mhob achos cyflwynwyd
adroddiad terfynol; roedd gwaith ar 11 o unedau wedi cyrraedd y
lefel ddrafft, a’r gwaith yn mynd rhagddo ar 22 o unedau
archwilio eraill. Yn achos y 33 o unedau archwilio y
cyhoeddwyd adroddiad ffurfiol arnynt, rhoddwyd graddfeydd A i 3,
graddfeydd B i 21 a graddfeydd C i 7. Y raddfa i waith
archwilio Ysgol Rhoscolyn oedd E, a chyflwynwyd adroddiad llawn ar
y gwaith i sylw aelodau’r Pwyllgor. O dynnu cymhariaeth
gyda gwaith archwilio y gorffennol gwelwyd bod gwelliant yn y
raddfa yn achos 11 o achosion, y raddfa wedi aros yn ei hunfan yn
achos 16 o unedau, y raddfa wedi mynd i lawr yn achos 2 ac yng
nghyswllt y 4 uned arall o waith archwilio hwn oedd y gwaith
archwilio cyntaf a wnaed yn y meysydd penodol hynny neu fel arall
nid oedd y gwaith blaenorol wedi ei raddio.
|
|
|
|
|
5.2
|
Roedd y gwaith anorffenedig ar y 33 o unedau archwilio
eraill, ar 31 Mawrth 2006, wedi cyrraedd cyfnodau amrywiol - roedd
y Pwyllgor eisoes wedi penderfynu y dylai gael adroddiad ar bob
achos lle na chafwyd unrhyw ymateb cyn pen 3 mis i ryddhau fersiwn
ddrafft neu ddiwygiedig. Nid oedd yr un uned o waith
archwilio yn perthyn i’r categori hwn.
|
|
|
|
|
5.3
|
Yn ychwanegol at y gwaith ffurfiol hwn daeth 19 o
gontractau cyfalaf i’r Adain Archwilio rhwng 19 Medi 2005 a
31 Mawrth 2006. Cwblhawyd y gwaith archwilio ar 17 ohonynt a
dychwelwyd y ffeiliau i’r adrannau perthnasol. Roeddid
yn dal i weithio ar y ddau gontract arall.
|
|
|
|
|
5.4
|
Yn ystod y flwyddyn mae’r Adain Archwilio Mewnol yn
gorfod gwneud gwaith ar faterion sy’n dod i’r fei yn
ystod gwaith archwilio cynlluniedig neu oherwydd materion a ddygir
i sylw’r Adain gan Adrannau eraill a gwaith hefyd y mae
Adrannau eraill yn gofyn i’r Adain Archwilio Mewnol ei wneud.
Hefyd mae’n bosib y bydd yr Archwiliwr Allanol yn gofyn
iddynt am wybodaeth neu am gymorth i ddarparu gwybodaeth yn sgil
rhai o’r ymchwiliadau cyn cyhoeddi adroddiadau archwilio
ffurfiol ond efallai na fydd adroddiadau yn dilyn rhai ymchwiliadau
yn yr adroddiad. Cyflwynwyd, yn yr adroddiad, wybodaeth am waith
ymchwil arbenigol a wnaeth yr Adain Archwilio Mewnol yn ystod y
cyfnod a hefyd y canlyniadau.
|
|
|
|
|
5.5
|
Hefyd mae’r Adain Archwilio Mewnol yn darparu cyngor
ar reolau, systemau a rheoliadau ac mae’r gwaith a gofnodwyd
dan y categori hwn yn waith a wnaed ar gais Adrannau ac fel arfer
yn cyfateb i gyngor ar reolau cyllidol, ar reolau sefydlog i
gontractau ac ar drefniadau tendro, ar y rheolau mewnol sy’n
angenrheidiol i systemau newydd neu yn ymwneud â
thrafodaethau i newid systemau. Dros gyfnod yr adroddiad hwn
rhoes yr Adain Archwilio Mewnol gyngor ar drefniadau tendro yng
nghyswllt contractau amrywiol, cyngor hefyd ynghylch hyfforddi
prifathrawon newydd yn y broses o wneud gwaith archwilio mewnol
mewn ysgolion a rhoddwyd cyngor cyffredinol ar faterion amrywiol
i’r Adrannau.
|
|
|
|
|
5.6
|
Gwnaed gwaith dilyn-i-fyny ar 33 o adroddiadau archwilio a
gyhoeddwyd rhwng 1 Mawrth 2005 a 31 Awst 2005 a chafwyd, gan y
mwyafrif o’r adrannau/gwasanaethau, ymateb boddhaol.
Bellach roedd modd dweud hefyd am yr ymateb boddhaol
o’r Adran Addysg a Hamdden ynghylch archwilio incwm a
gwariant cludiant ysgol.
|
|
|
|
|
|
|
Wedyn cafwyd trafodaeth ar adroddiad archwilio
Ysgol Rhoscolyn a'r radd E. Er bod sail gadarn i faterion
cyllidol yr ysgol a’r swrplws cyllidebol £34,951 yn
cyfateb i 12.5% o'i chylllideb roedd casgliadau archwilio yn
crybwyll nifer o wendidau sylweddol yng ngweinyddiaeth yr ysgol.
Roedd cyfran dda o’r gwendidau hyn hefyd wedi ei nodi
yn y ddau adroddiad archwilio cynt ond methodd yr ysgol â
gweithredu ar yr argymhellion a wnaed. Mae’n ofynnol
i'r ysgol fabwysiadu a gweithredu canllawiau’r awdurdod a
rhai’r Adran Addysg i bwrpas gweinyddu busnes yr ysgol a
hefyd i bwrpas lleihau risg o gamgymeriadau neu o dwyll.
|
|
|
|
|
|
Cafwyd sylwadau gan yr aelodau ar lefelau
uchel yr arian wrth gefn yn yr ysgol a gofynnwyd am sicrwydd nad
oedd y gwendidau gweinyddol a ddaeth i’r amlwg trwy’r
gwaith archwilio yn arwydd o wendidau mwy difrifol o’r
golwg.
|
|
|
|
|
|
Mewn ymateb dywedodd y Pennaeth Gwasanaeth
(Archwilio Mewnol) nad oedd yr ymholiadau archwilio wedi dod o hyd
i unrhyw beth amhriodol iawn ac eithrio methiant systemataidd i
weithredu’n iawn ar reolaethau gweinyddol ac ar weithdrefnau
gweithredol mewn ysgolion cynradd i reoli a chofnodi gweithgareddau
megis incwm prydau ysgol, archebu nwyddau a gwasanaethau a thalu
amdanynt, casglu incwm yr ysgol a’i fancio, ffioedd
hyfforddiant miwsig ac yn y blaen. Roedd yr archwiliad wedi
dyfarnu graddfa E oherwydd amred a nifer y gwendidau gweinyddol a
ganfuwyd ac oherwydd methu â rhoddi sylw iddynt yn sgil
archwiliadau blaenorol.
|
|
|
|
|
|
Er bod cronfeydd wrth gefn Ysgol Rhoscolyn yn
uchel yng nghyd-destun cyllideb yr ysgol dywedodd y
Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) nad oeddent yn anarferol yng
nghyd-destun ysgolion cynradd Môn ac roedd y Pwyllgor
Archwilio eisoes wedi penderfynu edrych ar y mater hwn yn un
o’i gyfarfodydd yn y dyfodol. Canfu’r Adain
Archwilio Mewnol bod lefelau gweinyddol yn amrywio o’r naill
ysgol i’r llall, ac er nad yw diffygion o angenrheidrwydd yn
golygu bod twyll yn digwydd, rhaid cofio bod gwendidau yn y system
weinyddol yn ychwanegu at risgiau o gamgymeriadau neu o dwyll.
Y pryder pennaf gydag Ysgol Rhoscolyn yw’r methiant i
symud ymlaen i weithredu ar argymhellion yn deillio o waith
archwilio’r gorffennol; ac mewn cyfnod pan fo ysgolion yn
cael mwy a mwy o annibyniaeth mae’r hyn y gall yr Awdurdod
hwn ei wneud yn gyfyngedig yn achos yr ysgolion hynny sy’n
methu â chydymffurfio gyda gweithdrefnau ac yn methu â
gweithredu ar gyfarwyddyd - yr unig beth, mewn gwirionedd, y gall
ei wneud yw rhyddhau adroddiad graddfa E. Gyda’r
cefndir hwn gofynnwyd i’r Pwyllgor yrru llythyr i’r
ysgol yn dweud bod methiant yr ysgol i weithredu ar argymhellion
gwaith archwilio mewnol y gorffennol yn annerbyniol.
|
|
|
|
|
|
Roedd aelodau’r Pwyllgor yn gefnogol
i’r awgrym hwn a chytunwyd i yrru llythyr at y corff
llywodraethol yn mynegi pryderon y Pwyllgor Archwilio oherwydd
methiant yr ysgol i weithredu ar argymhellion i unioni gwendidau a
ganfuwyd mewn dau archwiliad blaenorol. Fodd bynnag, roedd y
Pwyllgor yn fodlon, a nodwyd hynny, bod y methiannau a ganfuwyd yn
Ysgol Rhoscolyn yn sgil y gwaith archwilio yn rhai o natur
weinyddol yn unig.
|
|
|
|
|
|
Diolchodd y Cadeirydd i’r Pennaeth
Gwasanaeth (Archwilio Mewnol) a’i staff am y gwaith ac am yr
adroddiad manwl iawn a gyflwynwyd dan yr eitem hon a hefyd am yr
adroddiadau a gyflwynwyd dan y ddwy eitem flaenorol.
|
|
|
|
|
|
Penderfynwyd -
|
|
|
|
|
|
|
5.7
|
Derbyn adroddiad y Pennaeth Gwasanaeth (Archwilio
Mewnol) ar waith yr Adain yng nghyswllt y cyfnod o 1 Ebrill 2005
hyd at 31 Mawrth 2006 a nodi’i gynnwys.
|
|
|
|
|
5.8
|
Gyrru llythyr at Gorff Llywodraethol Ysgol Rhoscolyn
yn mynegi bod y Pwyllgor yn anfodlon gyda’r gwendidau hynny
sy’n dal i fod ym mhrosesau gweinyddol yr ysgol a siom hefyd
am na weithredwyd ar argymhellion mewn dau archwiliad
blaenorol i unioni’r gwendidau hyn.
|
|
|
|
|
5.9
|
Diolch i’r Pennaeth Gwasanaeth (Archwilio
Mewnol) a’i staff am eu gwaith.
|
|
|
|
|
|
|
|
6
|
ARCHWILIO ALLANOL - CYNLLUN RHEOLEIDDIOL
2005/06
|
|
|
|
|
|
|
Cyflwynwyd - Cynllun
Rheoleiddiol 2005/06 i Gyngor Sir Ynys Mon.
|
|
|
|
|
|
Dygodd Mr. Ian Howse, Uwch
Reolwr Archwilio, PricewaterhouseCoopers sylw’r aelodau at y
pwyntiau hynny yn y cynllun oedd yn berthnasol i’r Pwyllgor
Archwilio fel a ganlyn :
|
|
|
|
|
|
|
6.1
|
Mae'r cynllunio rheoleiddiol uchod yn ymwneud â
gwaith PWC fel archwilwyr allanol yr awdurdod ar y naill law a
hefyd yn cyffwrdd â gwaith Swyddfa Archwilio Cymru o ran
gwaith honno ar archwilio perfformiad a hefyd mae'n ymwneud â
chyrff archwilio eraill megis Arolygiaeth Gwasanaethau Cymdeithasol
Cymru (SSIW) ac Estyn. Daw'r cynllun â'r holl waith
rheoleiddio ac archwilio ynghyd mewn un dogfen - sef y gwaith a
fydd yn cael ei wneud yn ystod blwyddyn archwilio 2005/06.
Mae'r rhan honno o'r Cynllun sy'n ymwneud yn benodol â
gwaith PWC yn ymddangos ym mharagraffau 13 - 18 ac Arddangosyn 2
lle yr amlinellir y gwaith perfformiad ar feysydd risg am y
flwyddyn.
|
|
|
|
|
6.2
|
Mae rhan PWC o'r cynllun cyffredinol yn ymrannu'n ddwy,
sef
|
|
|
|
|
|
|
|
6.2.1
|
Archwilio Cyfrifon Ariannol - mae hyn yn cyfateb i
archwiliad traddodiadol o ddatganiad ariannol y Cyngor. Er
mwyn cyhoeddi'r adroddiad archwilio a barn ar y datganiadau
ariannol, yn unol â'r rolau a'r cyfrifoldebau a nodwyd yn
Atodiad 2, mae'n rhaid i'r archwilydd apwyntiedig sicrhau fod yr
holl risgiau archwilio sy'n gysylltiedig â'r uchod yn cael eu
dynodi ac yn cael sylw. Mae asesiad cychwynnol o risgiau wedi
ei wneud ac isod cyflwynir crynodeb o'r canlyniadau -
|
|
|
|
|
|
|
|
Ÿ
|
cydymffurfio â rheoliadau cyfrifon ac archwilio -
mae llawer o newidiadau i'r prosesau cyfrifo sy'n deillio o'r
rheoliadau newydd ynghylch cyfrifon ac archwilio. Y prif
newid yw bod Cyfrifon ar gyfer 2005/06 angen eu cymeradwyo erbyn 31
Gorffennaf yn hytrach nag erbyn 31 Medi fel yr oedd pethau y
llynedd. Hefyd mae'n rhaid iddynt gael eu llofnodi a'u dyddio
gan Gadeirydd y Pwyllgor sy'n cymeradwyo neu gan Gadeirydd y
Cyngor. Yn yr un modd mae'r dyddiad cau i'r gwaith archwilio
wedi ei ddwyn ymlaen i 30 Hydref yn hytrach na 31 Rhagfyr fel yr
oedd pethau y llynedd;
|
|
|
|
|
Ÿ
|
cyfrifon Llywodraeth Gyfan Cymru - bwriedir i'r set gyntaf
o Gyfrifon y Llywodraeth Gyfan i Gymru gael eu cynhyrchu ar gyfer
2005/06. Bydd yr archwilwyr yn trafod, gyda'r awdurdod,
drefniadau'r awdurdod i ddarparu'r wybodaeth angenrheidiol ar gyfer
y broses hon;
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Cyfrifon Grwp - erbyn 2005/06 gweithredir yn llawn ar
Gyfrifon Grwp mewn Llywodraeth Leol. Mae'r awdurdod hwn wedi
bod yn darparu Cyfrifon Grwp ers blynyddoedd ac mae mewn sefyllfa
gref i symud ymlaen yn y maes hwn. Bydd yr archwilwyr yn
gweithio gyda'r Awdurdod i sicrhau gweithrediad llawn a llyfn
eleni.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Bydd yr archwilydd apwyntiedig yn diweddaru'r asesiad risg
yn ystod y flwyddyn ac yn cynhyrchu Cynllun Cyfrifon Ariannol mwy
manwl cyn cwblhau unrhyw waith.
|
|
|
|
|
|
|
|
6.2.2
|
Gwaith Perfformiad - yr hen enw arno oedd gwaith gwerth am
arian a'r archwilwyr yn edrych ar feysydd penodol o wasanaeth i
benderfynu a oedd gwasanaeth yn rhoddi gwerth am arian ai peidio a
phennu hefyd a oedd y dulliau rheoli angenrheidiol yn eu lle ac
ystyried ym mha fodd i wella'r gwasanaeth. Bydd prif ffocws
gwaith yr archwilydd apwyntiedig yng nghyswllt y cyfrifoldeb hwn yn
parhau i fod ar adolygu trefniadau rheoli perfformiad a rheolaeth
gyllidol gorfforaethol allweddol y mae'n rhaid i'r Awdurdod eu
cyflwyno, fel rhan o system rheoli mewnol yr Awdurdod fel bod modd
iddo sicrhau economi, effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd wrth
ddefnyddio ei adnoddau ac fel y manylir ar y materion hyn ym
mharagraffau 48 a 52 y Côd Archwilio ac Ymarfer Arolygu a
manylir mwy arnynt yn Atodiad 2 yr adroddiad. Bydd casgliad
yr archwilydd apwyntiedig yn seiliedig, yn bennaf, ar dystiolaeth a
gafwyd fel rhan o'i waith archwilio Côd arferol, ac ar
ddatganiadau ariannol blynyddol yr Awdurdod ac ar ffynonellau
perthnasol eraill o dystiolaeth, megis gwaith archwilio ac arolygu
perfformiad a wnaed yn ystod y flwyddyn. Yn achos Cynllun
Gwella'r awdurdod mae gofyn i'r archwilydd hefyd gynnal archwiliad
a chyhoeddi adroddiad, fel yr amlinellir hyn yn Atodiad 2 ynghlwm
wrth yr adroddiad uchod.
|
|
|
|
|
6.2.3
|
Mae'r meysydd y gwneir gwaith archwilio perfformiad arnynt
eleni ac, a grynhoir uchod, wedi eu dewis a'u dethol ar
ôl gwneud asesiad risg yn sgil cynnal cyfweliadau gyda
chyfarwyddwyr y gwasanaethau, ac ar ôl dadansoddi gwybodaeth
DP a gwybodaeth arall am y sefydliad oedd ar gael i'r archwilydd ac
yn gymorth i benderfynu ar y meysydd i ganolbwyntio arnynt
:-
|
|
|
|
|
|
|
|
6.2.3.1
|
Astudiaethau Archwilio Perfformiad Lleol
|
|
|
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Rheolaeth Cynllunio a Datblygu - bydd yr archwiliwr yn
adolygu'r prosesau gwneud penderfyniadau cynllunio ac yn benodol y
rhesymau dros y nifer sylweddol o'r penderfyniadau sy'n tynnu'n
groes i'r Cynllun Datblygu Unedol.
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Cyfathrebu Gwybodaeth a Thechnoleg (ICT) - bydd yr
archwiliwr yn asesu buddsoddiad yr awdurdod mewn ICT ac yn ystyried
yn arbennig lefel y buddsoddiad a wnaed i ganfod y meysydd hynny
ble mae ICT, o bosib, yn methu â chefnogi blaenoriaethau a
busnes yr Awdurdod.
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Dilyn i fyny y gwaith a wnaed yn y blynyddoedd a fu - bydd
yr archwiliwr yn dilyn i fyny y cynnydd y mae'r Awdurdod wedi'i
wneud mewn gweithredu'r argymhellion yn dilyn o waith perfformiad
yr archwiliwr yn y blynyddoedd a fu.
|
|
|
|
|
6.2.3.2
|
Trefniadau - rheolaeth ariannol
|
|
|
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Prynu - bydd yr archwiliwr yn asesu strategaeth prynu'r
Awdurdod ac yn ystyried y prosesau er mwyn ystyried a oes cyfle ai
peidio i gyflawni mwy o arbedion.
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Cyllideb Addysg - bydd yr archwiliwr yn cynnal adolygiad
fel cymorth i'r Adran ddynodi pa feysydd posib y bydd modd cyflawni
arbedion effeithlonrwydd ynddynt.
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Defnyddio adnoddau : casgliad gwerth am arian - bydd yr
archwiliwr yn paratoi casgliad ynghylch a ydyw'r awdurdod wedi
gosod trefniadau digonol ai peidio yn eu lle i sicrhau gwerth am
arian yn ei ddefnydd o adnoddau. (ond ni fydd yn penderfynu a
ydyw'r trefniadau yn effeithiol yn ymarferol).
|
|
|
|
|
Ÿ
|
Rhaglen Cymru ar gyfer Gwella - bydd yr archwiliwr yn
gorffen y gwaith hwnnw sy'n angenrheidiol i ddarparu barn ar
Gynllun Gwella'r Awdurdod am 2006/07.
|
|
|
|
|
|
|
|
6.2.4
|
Ar dudalen 10 yr adroddiad cyflwynir y ffioedd archwilio
fesul maes Côd.
|
|
|
|
|
|
|
Diolchodd yr aelodau i Mr. Ian Howse am ei
grynodeb o'r materion allweddol ac yn y drafodaeth dygwyd sylw at
bwysigrwydd rhoi cyfle i aelodau gael mewnbwn adeg penderfynu ar y
meysydd gwasanaeth fydd yn cael eu harchwilio a hefyd fewnbwn yn
ystod y cyfnod casglu gwybodaeth ar gyfer archwiliad; cyfeiriwyd yn
arbennig at yr astudiaeth o faterion cynllunio a rheoli datblygu.
Mynegwyd pryderon hefyd ynghylch cyfyngu, yng nghyswllt
gwaith archwilio ar y defnydd a wneir o adnoddau, i gyflwyno barn
ar a ydyw'r awdurdod gyda'r trefniadau angenrheidiol yn eu lle ai
peidio i sicrhau gwerth am arian yn hytrach na barn ar a ydyw
trefniadau hynny'n effeithiol ai peidio - teimlwyd mai ychydig o
wrth fuasai i waith o'r fath o ran cynorthwyo'r awdurdod i gyflwyno
gwelliannau.
|
|
|
|
|
|
Yng nghyswllt rôl yr archwiliwr yn
gwneud dim rhagor na rhoddi casgliad ar a oes gan yr awdurdod
drefniadau digonol yn eu lle ai peidio i sicrhau gwerth am arian a
pheidio â chyflwyno sylwadau ar a ydyw'r trefniadau hynny'n
effeithlon ai peidio, eglurwyd bod yr archwilwyr yn cael eu
cyllido'n benodol i asesu a rhoddi barn ar a ydyw'r trefniadau yn
eu lle ai peidio. Wrth fynd y tu draw i'r cylch gorchwyl hwn
mae'n bosib y buasai'n rhaid i'r archwiliwr gymryd darnau sylweddol
iawn o waith a mynd i gostau sylweddol. Yng nghyswllt ymwneud
yr aelodau dywedwyd fod cylch gorchwyl nifer o astudiaethau
archwilio, fel y cafwyd nhw yn Arddangosydd 2, yn y broses o gael
eu llunio; gan gyfeirio'n benodol at yr astudiaeth ar gynllunio a
rheoli datblygu nodwyd yn barod y bydd angen cael mewnbwn yr
aelodau. O ran yr astudiaethau eraill sy'n cael eu paratoi yn
ystod 2005/06 gofynnir i'r aelodau am eu mewnbwn pryd bynnag y
credir bod hynny'n berthnasol. Yng nghyswllt mewnbwn yr
aelodau'n gyffredinol, un o sylfeini eraill y cynllun rheoleiddio
yw'r cydasesiad risg sy'n cael ei gynnal y tu mewn i'r awdurdod ac
yn cyfrannu tuag at y Cynllun Gwella. Yn y cydasesiad risg
roedd gan yr aelodau gyfraniad pwysig yng nghyswllt edrych ar y
risgiau ym mhob maes gwasanaeth unigol a bwydo'r gwaith wedyn i'r
Cynllun Rheoleiddio - felly mae cyfraniad yr aelodau i'r cydasesiad
risg a hefyd i'r Cynllun Gwella yn rhan annatod o'r broses sy'n
penderfynu ar y rhaglen waith a nodir yn y Cynllun
Rheolaethol.
|
|
|
|
|
|
Yng nghyswllt y risgiau hynny a nodwyd
yng nghyd-destun yr Archwiliad Cyfrifon Cyllidol dywedodd y
Cyfarwyddwr Cyllid Corfforaethol, gan gydnabod bod peth cynnydd
wedi ei wneud, bod yr her sydd yn ymhlyg wrth ddwyn yr amserlen yn
ei blaen i bwrpas cau'r cyfrifon ar 31 Gorffennaf yn her
wirioneddol galed i'r awdurdod a rhagwelai ef anawsterau. Mae'r
sefyllfa yn anos oherwydd y ffaith fod swydd y Rheolwr Cyfrifeg
sydd yn swydd allweddol yn y broses o baratoi'r cyfrifon yn wag yn
bresennol. Yng nghyswllt cyfrifon grwp roedd gan yr awdurdod
brofiad o baratoi cyfrifon o'r fath dan y rheoliadau blaenorol ond
bellach mae'r gofynion yn drymach ac yn fanylach.
|
|
|
|
|
|
Penderfynwyd nodi Cynllun Rheoleiddiol
2005/06 fel yr oedd yn ymwneud â'r Pwyllgor
Archwilio.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|