|
|
|
|
Nododd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid bod adroddiad
Comisiwn Archwilio Cymru ynglyn â Chynllniau Rheoli Asedau yn
amlinellu'n gryno y sefyllfa ar draws awdurdodau Cymru o ran
cyflawni cynnydd mewn perthynas â pharatoi Cynlluniau Rheoli
Asedau, a'i fod yn gosod y cyd-destun yn glir ac yn gytbwys.Bu i'r
Pennaeth Gwasanaeth (Eiddo) adrodd i'r Pwyllgor Archwilio yn ei
gyfarfod ar 19 Ebrill ei fod yn disgwyl y byddid wedi cwblhau'r
Cynllun Rheoli Asedau ar gyfer yr Awdurdod ym Môn erbyn Medi,
2005; mae adroddiad Comisiwn Archwilio Cymru yn dangos fod y
cynnydd ar waith rheoli asedau wedi bod yn araf mewn nifer o
awdurdodau yng Nghymru a bod cryn waith eto i'w wneud yn y maes
hwn.Fodd bynnag, noda'r adroddiad hefyd fod y mwyafrif o awdurdodau
wedi bwrw ati o ddifrif gyda'r gwaith o reoli asedau yn y flwyddyn
ddiwethaf ac wedi sicrhau ei fod yn cael ei sbarduno ar lefel
briodol gydag ymrwymiad corfforaethol clir iddo, ynghyd â
chyfranogiad swyddogion ac aelodau.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Penderfynwyd derbyn adroddiad Comisiwn Archwilio
Cymru - Crynodeb Rheoli Asedau 2005 a nodi ei
gynnwys.
|
|
|
|
|
|
|
|
4.2
|
Yn unol â phenderfyniad y Pwyllgor yn ei gyfarfod
blaenorol, cyflwynwyd - Adroddiad gan y Pennaeth Gwasanaeth
(Cyllid) yn amlinellu'r sefyllfa ddiweddaraf mewn perthynas â
materion yn ymwneud â hawliadau Cymhorthdal
Budd-dal.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Nododd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid y bu i'r Deilydd
Portffolio Cyllid a Thechnoleg Gwybodaeth esbonio i'r Pwyllgor
Archwilio yn ei gyfarfod ar 19 Ebrill y rhesymau am yr oedi cyn
cyflwyno Hawliadau Cymhorthdal Tai a Chymhorthdal Budd-daliadau Tai
2003/04 i'r Cynulliad Cenedlaethol a'r Adran Waith a Phensiynau, ac
i'w harchwilio o fewn amser penodol.Codwyd nifer o gwestiynau ar
faterion yn gysylltiedig â'r Hawliadau Cymhorthdal Budd-dal
gan gynnwys diffygion y meddalwedd ar gyfer cynhyrchu hawliadau
budd-dal a'r cytundeb ar ei gyfer, grwp defnyddwyr y meddalwedd hwn
ynghyd â sefyllfa Môn o'i chymharu ag aelodau eraill
o'r grwp defnyddwyr, a chyflwynir diweddariad ar y materion hyn
isod:
|
|
|
|
|
|
|
|
Ÿ
|
y sefyllfa ddiweddaraf yw bod ymgynghorydd o'r cwmni
meddalwedd wedi ail-osod y meddalwedd ac wedi adnabod rhai
problemau.Bu'n hyfforddi nifer o staff y gwasanaeth budd-dal ac
eisteddodd gydag hwy wrth baratoi'r ffigyrau i hawliad
2003/04;
|
|
|
|
|
Ÿ
|
mae'r Hawliad Cymhorthdal Tai bellach wedi'i gyflwyno i'r
Cynulliad ac i'w harchwilio a'r ffurflen Cymhorthdal Budd-daliadau
Tai wedi ei chwblhau; ac os na gyfyd unrhyw broblemau caiff ei
hanfon i'r Adran Waith a Phensiynau yn y dyddiau nesaf;
|
|
|
|
|
Ÿ
|
mae gwaith sylweddol eisoes wedi ei wneud ar hawliadau
2004/05 ac fe ddylent cael eu cyflwyno yn ystod mis Gorffennaf; mae
hawliad 2002/03 wedi cael ei arwyddo gan yr archwilwyr gyda rhai
amodau, ac mae'n debygol y bydd yr Adran Gwaith a Phensiynau yn
gofyn iddynt wneud mwy o waith;
|
|
|
|
|
Ÿ
|
o ran y cytundeb meddalwedd a'r grwp defnyddwyr, prynwyd y
system bresennol gan y cyn Gynor Bwrdeistref a chafodd ei
huwchraddio gryn dipyn dros y blynyddoedd. Oherwydd problemau creu
hawliadau cymhorthdal a gwybodaeth perfformiad, cafodd bid
llwyddiannus ei wneud gan gyngor unigol ar ran y grwp defnyddwyr i
Gronfa Cymorth yr Adran Waith a Phensiynau am arian i ddatblygu a
gwella cyfleusterau adrodd gwybodaeth;
|
|
|
|
|
Ÿ
|
bu'r cyfleusterau newydd hyn ar gael yn ystod y flwyddyn
ddiwethaf ac maent yn cynnwys dull pwerus o adrodd gwybodaeth a
gwelliannau sylweddol yn y ffordd y mae gwybodaeth yn cael ei chadw
a'i chwestiynu.Nid yw'r cyflenwr bellach yn marchnata'r system hon
ac o ganlyniad i hyn ac i adolygiad o'r systemau cyllidol, mae'r
adran yn bwriadu newid y system yn ystod y dair mlynedd
nesaf;
|
|
|
|
|
Ÿ
|
mae yna broblemau o fathau gwahanol gyda'r holl systemau
refeniw a Budd-dal gan eu bod yn systemau cymhleth iawn neu sy'n
cael eu newid yn barhaus o ganlyniad i ddeddfwriaeth ac arweiniad
newydd;
|
|
|
|
|
Ÿ
|
o ran cymhariaeth ag awdurdodau eraill, deëllir fod
bron pob un o ddefnyddwyr y system arbennig hon wedi cael problemau
mawr wrth roi'r hawliad at ei gilydd y flwyddyn ddiwethaf, ond bod
bron pawb wedi cyflwyno eu hawliad;
|
|
|
|
|
Ÿ
|
mae'r Adran Waith a Phensiynau yn ymwybodol o'r sefyllfa
ynglyn â systemau amrywiol ac mae'r Awdurdod wedi bod mewn
cyswllt gyda'r Adran mewn perthynas â'r mater hwn.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Penderfynwyd derbyn diweddariad y Pennaeth Gwasanaeth
(Cyllid) ynglyn â'r sefyllfa mewn perthynas â materion
yn gysylltiedig â Hawliadau Cymhorthdal Budd-dal a nodi ei
gynnwys.
|
|
|
|
|
|
|
|
5
|
ADRODDIAD GWAITH ARCHWILIAD MEWNOL
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Cyflwynwyd - Adroddiad y Pennaeth Gwasanaeth (Archwilio
Mewnol) ar waith yr Adain am y cyfnod o 1 Ebrill, 2005 hyd at 10
Mehefin, 2005.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Cyfeiriodd y Pennaeth Gwasanaeth (Archwilio Mewnol) at y
prif ystyriaethau fel a ganlyn:
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ÿ
|
cyhoeddwyd 14 o adroddiadau archwilio terfynol yn ystod y
cyfnod a chyhoeddwyd adroddiadau drafft mewn perthynas
â 19 archwiliad arall.Yn ei gyfarfod ar 19 Ebrill, bu i'r
Pwyllgor Archwilio nodi ei fod yn disgwyl i adrannau ymateb i
adroddiadau archwilio mewnol o fewn 3 mis ac yn ystod y cyfnod hwn
gwnaethpwyd cryn waith ar 13 o archwiliadau a oedd yn disgyn tu
allan i'r amserlen honno.Mae'r cyfanswm o archwiliadau na
dderbyniwyd ymateb iddynt o fewn 3 mis bellach wedi gostwng i 4 ac
mae gwaith eisoes yn mynd rhagddo ar 2 ohonynt;
|
|
|
|
|
Ÿ
|
gwelwyd gwelliant yn y raddfa o'r gwaith archwilio
blaenorol yn achos 3 o'r archwiliadau; nid oedd newid yn y raddfa
mewn achos 6 o'r archwiliadau; bu gostyngiad yn y raddfa mewn achos
2 o'r archwiliad ac mewn achos 3 arall ni roddwyd graddfa i'r
gwaith blaenorol neu hwn oedd y gwaith archwilio cyntaf yn y
maes;
|
|
|
|
|
Ÿ
|
yn nghyswllt gwaith ymchwilio arbennig a ymgymerir gan yr
Adain Archwilio mewnol ym mis Mai, 2005 yn dilyn gwaith siecio
arferol a balansio incwm cinio ysgol gan yr Adran Gyllid, nodwyd
anghysonderau gyda bancio incwm cinio ysgol yn un o ysgolion y
Cyngor ac fe gyfeiriwyd y mater i'r Adain Archwilio mewnol i'w
ymchwilio ymhellach.Datryswyd y cwestiynau a godwyd ond fe
arweiniodd hyn at ymchwiliad pellach gan yr Archwiliwyr i
gamddefnyddio posibl ar arian o gronfa answyddogol oedd yn cael ei
gweithredu gan yr ysgol.Yn dilyn cwblhau'r archwiliad,
penderfynwyd, yn unol â Rheolau Gweithdrefnau Ariannol y
Cyngor ac mewn ymgynghoriad â Chadeirydd Llywodraethwyr yr
ysgol, i gyfeirio'r mater at yr Heddlu i'w ymchwilio
ymhellach.Gellir adrodd yn awr bod aelod o staff yr ysgol wedi
ymddangos gerbron y Llys ar gyhuddiad o gymeryd arian o'r Gronfa
Gynilo a gynhelir gan yr ysgol.
|
|
|
|
|
Ÿ
|
ni ymgymerwyd ag unrhyw waith dilyn i fyny yn ystod y
cyfnod ac fe adroddwyd i'r Pwyllgor yn ei gyfarfod ar 19 Ebrill nad
oedd ymatebion wedi eu derbyn i rai adroddiadau archwilio penodol.
Gellir cadarnhau fod ymatebion bellach wedi'u derbyn yn achos yr
archwiliadau mewn perthynas â gwerthu tai cyngor; Ysgol
Llanbedrgoch; Ysgol y Morswyn ac Ysgol Parc y Bont.Tra parheir i
ddisgwyl ymateb ffurfiol i'r adroddiad archwiliad ynglyn â
Chanolfan J.E.O'Toole deëllir gan y Pennaeth Gwasanaeth Tai
fod 5 allan o'r 7 argymhellion wedi cael eu gweithredu.O ran
yr archwiliad mewn perthynas â gwerthu tai cyngor, nid oedd
taliad gwasanaeth wedi cael ei godi yng nghyswllt fflatiau oedd
wedi cael eu gwerthu ac er bydd y taliad hwn yn cael ei gyflwyno yn
Ebrill 2006, mae trafodaethau yn parhau ynglyn ag ad-ennill y
taliadau nas codwyd dros y blynyddoedd.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Cyfeiriodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid at yr achos
yn ymwneud â Chronfa Gynilo yr ysgol unigol a grybwyllwyd
uchod a rhoddodd wybod i'r Pwyllgor mai trefniant answyddogol gan
yr ysgol oedd y Gronfa nad oedd wedi cael ei gymeradwyo gan y
Cyngor; felly nid yw'r Cyngor Sir yn atebol yn ei gylch.Fodd
bynnag, mae trafodaethau yn cael eu cynnal ynglyn â'r
posibilrwydd o ddigolledu'r unigolion sydd wedi cyfrannu at y
Gronfa ac sydd wedi colli eu harian, trwy bolisi yswiriant y Cyngor
Sir.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Mynegodd yr aelodau eu gwerthfawrogiad i staff yr Adain
Archwilio ac i'r Cyngor yn gyffredinol am eu hymdrechion yng
nghyswllt yr achos uchod a gofynnwyd a oes yna bolisi ffurfiol
ynglyn â gweithredu cronfeydd o'r fath mewn
ysgolion.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Nododd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid y credir na
ddylid ymagweddu'n rhy llawdrwm tuag at gronfeydd o'r fath oherwydd
fod iddynt yn eu hanfod werth lleol.Yn yr achos dan sylw, roedd y
llôg o'r Gronfa yn cael ei ddefnyddio er budd yr ysgol ac mae
cronfeydd o'r fath yn debyg i Gronfa Ysgol sydd yn lled
swyddogol.Yn achos y rhain mae'r Pennaeth Gwasanaeth (Archwilio
Mewnol) a'i staff yn sicrhau fod person annibynnol yn eu
harchwilio ac yn adrodd yn ôl at gorff llywodraethu'r
ysgol.Rhaid ystyried a ddylid ymestyn y trefniant hwn i gynnwys y
cyfan o'r cronfeydd sydd yn cael eu cynnal mewn
ysgolion.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Penderfynwyd derbyn adroddiad y Pennaeth Gwasanaeth
(Archwilio Mewnol) ar waith yr Adain am y cyfnod o 1 Ebrill, 2005
hyd at 10 Mehefin, 2005, a nodi ei gynnwys.
|
|
|
|
|
|
|
|
6
|
ADRODDIAD CYNNYDD ARCHWILIAD ALLANOL
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Bu i Mr.Ian Howse, Rheolwr Archwilio
PricewaterhouseCoopers ddiweddaru'r Pwyllgor ar lafar ynglyn
â'r cynnydd mewn perthynas â rhai prosiectau cyfredol
mae archwiliwyr PWC yn ymgymryd â hwy fel a
ganlyn:
|
|
|
|
|
|
|
|
Ÿ
|
cwblhawyd yr asesiad risg mewn perthynas â Gemau'r
Ynysoedd ac mae fersiwn derfynol hwnnw ar y gweill;
|
|
|
|
|
Ÿ
|
cwblhawyd dau ddarn o waith arwyddocaol yn ymwneud â
rheoli prosiectau a rheoli perfformiad ac mae'r rhain wedi cael eu
cyflwyno i'r Panel Perfformiad.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Roedd aelodau'r Pwyllgor o'r farn y byddai wedi bod
yn ddefnyddiol iddynt petai'r adroddiadau uchod wedi bod ar gael
iddynt yn y cyfarfod hwn yn arbennig gan fod oblygiadau cyllidol
sylweddol i Gemau'r Ynysoedd ac i werthuso swyddi fel rhan o reoli
perfformiad.Roedd y materion hyn felly o ddiddordeb penodol i'r
Pwyllgor Archwilio.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Nododd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid bod y rhaniad
rhwng cyfrifoldebau'r archwiliwyr allanol a chyfrifoldebau'r
Pwyllgor Archwilio wedi bod yn destun trafod yn y gorffennol.Mae
ffocws gwaith y Pwyllgor Archwilio yn fwy ar faterion cyllidol
traddodiadol yn ymwneud â rheolaethau mewnol tra mae PWC yn
ymgymryd â gwaith rheoli perfformiad yn ogystal â
gwaith archwilio cyllidol.Mae'r cyfrifoldeb ar gyfer rheoli
perfformiad yn disgyn yn bennaf ar y Pwyllgor Gwaith ac nid yw'r
adroddiadau a gynhyrchir yn y maes hwn felly o reidrwydd yn cael eu
cyflwyno er sylw'r Pwyllgor Archwilio.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Nododd Rheolwr Archwilio PWC ei fod yn barod i grynhoi
cynnwys yr adroddiad yn ymwneud â Gemau'r Ynysoedd ynghyd
â'r adroddiad ar reoli perfformiad gogyfer y Pwyllgor
Archwilio a bu i'r Pwyllgor gytuno i hynny.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Penderfynwyd nodi'r diweddariad a gyflwynwyd gan
Rheolwr Archwilio PWC ynglyn â'r cynnydd ar waith
cyfredol.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Cynghorydd G.O.Parry, MBE
|
|
|
|
|
|
|
|