Meeting documents

1

DATGAN DIDDORDEB

Ni chafwyd yr un datganiad.

2

COFNODION

Cyflwynwyd a llofnodwyd fel rhai cywir gofnodion y cyfarfod cynt o'r Pwyllgor Archwilio a gafwyd ar 27 Gorffennaf 2006.  (Cyfrol y Cyngor 19.09.2006, TUD 184 - 187)

3

ARCHWILIO MEWNOL

3.1

Cyflwynwyd - Adroddiad gan y Rheolwr Archwilio ar waith yr Adain Archwilio Mewnol dros y cyfnod 30 Mehefin - 31 Awst 2006.

Dywedwyd -

Ÿ

bod cymhariaeth rhwng y dyddiau a gynlluniwyd i bob categori o waith gyda'r dyddiau a gofnodwyd yn erbyn pob categori dros gyfnod yr adroddiad yn dangos fod 563 o ddyddiau gwirioneddol wedi eu cofnodi yn erbyn 592 o ddyddiau a gynlluniwyd, sef gwahaniaeth o 29 diwrnod;

Ÿ

cwblhawyd gwaith ar 9 archwiliad yn ystod y cyfnod 10 Mehefin - 31 Awst 2006 a chyhoeddwyd adroddiad ym mhob achos.  Cyhoeddwyd adroddiadau drafft ar 17 archwiliad a'r gwaith yn dal i fynd yn ei flaen ar 34 o archwiliadau eraill.  Yn achos y 9 uned o waith archwilio a gwblhawyd gwelwyd gwelliant, ar raddfa'r archwiliadau cynt mewn tri achos, nid oedd y raddfa wedi newid mewn 5 achos ac mewn un achos gwelwyd gostyngiad yn y raddfa;  

Ÿ

yng nghyswllt yr unedau o waith archwilio na chafwyd ymateb iddynt cyn pen 3 mis i gyhoeddi fersiwn ddrafft neu fersiwn ddrafft ddiwygiedig, roedd dwy uned yn perthyn i'r categori hwn - Pryd ar Glyd a Cymunedau'n Gyntaf.  Yn yr adroddiad hwn cyflwynir adroddiad ar y sefyllfa ddiweddaraf ac ar y cynnydd gyda'r ddwy uned o archwiliad.

Ÿ

mae'r data am unedau o waith archwilio oedd heb eu cwblhau ar 31 Awst yn dangos bod 6 uned wedi dechrau dros 6 mis yn ôl ond bod y gwaith yn dal i gael ei wneud arnynt.  Y nod i'r gwasanaeth yw cwblhau profion archwilio cyn pen 6 mis i ddyddiad cychwyn; fodd bynnag, mae achosion o oedi yn rhwystr rhag cyflawni'r nod.  Yn y chwe achos hwn roedd y gwaith maes wedi ei gwblhau a threfniadau mewn llaw i gytuno ar y canfyddiadau gyda'r adrannau perthnasol a chyhoeddi adroddiad drafft;

Ÿ

yn ystod y flwyddyn mae'r Adain Archwilio Mewnol yn gorfod gwneud gwaith ar faterion sy'n dod i'r fei yn ystod gwaith archwilio cynlluniedig neu oherwydd materion a ddygir i sylw'r Adain gan Adrannau eraill a gwaith hefyd mae adrannau eraill yn gofyn i'r Adain Archwilio Mewnol ei wneud.  Hefyd mae'n bosib y bydd yr Archwiliwr Dosbarth yn gofyn iddynt am wybodaeth neu am gymorth i ddarparu gwybodaeth.  Ers cyfarfod diwethaf y Pwyllgor Archwilio gwnaed ymholiadau i ddilysrwydd hawliad teithio un swyddog a hynny ar ôl derbyn haeriadau nad oedd y swyddog mewn gwirionedd wedi mynd ar y teithiau a honnwyd.  Canfu'r Uned Archwilio ddigon o dystiolaeth i ddelio gyda'r mater dan Weithdrefn Ddisgyblu'r Awdurdod a chymerwyd camau disgyblu yn unol â'r Weithdrefn honno.

Ÿ

mae'r Adain Archwilio Mewnol yn rhoddi cyngor ar reolau, systemau a rheoliadau mewn ymateb i geisiadau yr adrannau ond yn achos y rhan fwyaf o'r gwaith ni pharatoir adroddiad.  Y prif feysydd y rhoddwyd sylw iddynt yn y cyfnod 10 Mehefin - 31 Awst 2006 oedd cynghori ar drefniadau tendro am gontractau a darparu cyngor cyffredinol ar nifer o faterion i'r adrannau'n gyffredinol;

Ÿ

ni wnaed gwaith newydd dilyn-i-fyny yn y cyfnod hwn ond derbyniwyd ymatebion boddhaol i geisiadau am wybodaeth y rhoddwyd gwybod amdanynt i gyfarfodydd blaenorol o'r Pwyllgor Archwilio a hynny yng nghyswllt gwaith archwilio ar weithiau strydoedd preifat ac adneuon cod blaen-ddaliadau, rhenti unedau diwydiannol ac incwm arforol.

Ÿ

yng nghyswllt gwaith anghynhyrchiol/gwaith heb fod yn waith archwilio dygwyd sylw at nifer sylweddol o ddyddiau a briodolwyd i swyddi gweigion (91.5) a chan dderbyn bod staff yn gadael yr awdurdod am resymau amryfal nodwyd hefyd y dylai'r awdurdod geisio cadw staff cymwys a hyfforddedig er mwyn sicrhau cysondeb a pharhad; o'r herwydd awgrymwyd y dylai'r Adain Archwilio Mewnol gynnal cyfweliadau gadael gyda'r staff oedd ar fin gadael yr Adain.  Hefyd nodwyd bod yr adroddiad monitro cyllidebol a gyflwynwyd i'r Pwyllgor Gwaith ar 25 Medi yn dangos tanwariant sylweddol ar staff.  Awgrymwyd bod angen edrych ar nifer y swyddi ar y sefydliad - rhai y clustnodwyd cyllid ar eu cyfer ond heb fod yn cael eu defnyddio angenrheidrwydd - er mwyn sicrhau bod defnydd effeithiol yn cael ei wneud o arian ond hefyd i osgoi'n argraff fod yma danwariant neu orddarparu cyllid dan y pennawd cyllidebol.

Mewn ymateb dywedodd Mr. Patrick Green o Bentley Jennison nad oedd y cwmni wedi sylwi ar drosiant staff yn ystod y cyfnod dan sylw.  Roedd y ffigyrau yn yr adroddiad cyllidebol a ddangosai y buasai'r Rheolwr Archwilio yn y swyddfa am 5 niwrnod yr wythnos heb fod yn ddarlun cywir - mewn gwirionedd bydd yn y swyddfa am 3 diwrnod gan adael 2 ddiwrnod yn wag.  Fodd bynnag roedd y pwynt ynghylch trosiant y staff yn un dilys - roedd yn yr Adain nifer dda o staff hyfforddedig a chymwys a siom fuasai gweld neb yn gadael oherwydd pwysigrwydd hanfodol sicrhau swyddogaeth archwilio barhaol a chryf.  Pe gwelid bod trosiant yn digwydd ymhlith staff yna rhoddir sylw i gynnal cyfweliadau gadael.

Gan y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) cafwyd sylw bod yr adroddiad ar fonitro'r gyllideb a fu gerbron y Pwyllgor Gwaith ar 27 Medi yn dangos patrwm ymddangosiadol o danwario ar staff yn ystod y flwyddyn a hynny i'w briodoli'n rhannol i'r diwrnod o weithredu diwydiannol ym Mawrth a hefyd i swyddi gweigion heb eu llenwi.  NId oedd trosiant ymhlith y staff o angenrheidrwydd y beth drwg oherwydd bod symudiad o'r fath yn denu talent newydd i gymryd lle y staff sy'n gadael.  Ond un nodwedd a barai bryder yw'r amser a gymer i benodi i swyddi gweigion a hynny'n golygu fod llai o waith yn cael ei wneud, ac edrychir ar y mater hwn eto yn fanylach.

Ÿ

mynegwyd pryderon ynghylch nifer yr adroddiadau archwilio oedd ar y gweill a chyfeiriwyd yn arbennig at y gwaith archwilio ar grantiau i sefydliadau gwirfoddol ac i Gymunedau'n Gyntaf - y ddau fater yn creu goblygiadau i'r Pwyllgor hwn o ran siecio a sicrhau fod defnydd effeithiol a phriodol yn cael ei wneud o arian y Cyngor ac yn achos Cymunedau'n Gyntaf yn arbennig oherwydd bod y symiau yn rhai sylweddol.  Wedyn gofynnwyd cwestiynau am y meini prawf a ddefnyddir i benderfynu pryd y bydd gwasanaeth yn cael ei ailarchwilio gan fod yr adroddiad yn dangos na chafodd ambell faes ei archwilio ers 2001 tra oedd rhai eraill wedi eu harchwilio mor ddiweddar â 2004 ac yn awr yn ymddangos ar restr i gael eu harchwilio unwaith eto.

Mewn ymateb dywedodd Mr. Patrick Green bod adroddiadau terfynol wedi eu cyhoeddi i 9 uned o waith archwilio; adroddiadau drafft wedi eu cyhoeddi i 17 o unedau a hynny'n golygu bod yr ymgynghori yn parhau gyda'r sawl sy'n cael ei archwilio ac y bydd adroddiadau terfynol ar gael yn y man.  Yn achos y gwaith archwilio ar y mannau hynny lle dywedir bod y gwaith yn mynd yn ei flaen, cyhoeddir adroddiadau ar adegau gwahanol gan adlewyrchu'r cynllun archwilio o ran y meysydd gwasanaeth hynny a raglennwyd i bwrpas eu harchwilio yn ystod amserlen y cynllun.  Gwneir gwaith archwilio yn ôl proses archwilio sy'n seiliedig ar Strategaeth Archwilio 3-5 mlynedd; y strategaeth hon sy'n penderfynu pa mor aml y bydd gwaith archwilio'n cael ei wneud a hynny'n seilieidg ar asesu risg y maes gwasanaeth penodol - os rhoddir graddfa dda i wasanaeth mae hynny'n golygu fod y risg yn isel a chânt mo'u harchwilio am ddwy flynedd o bosib tra bo gwasanaethau eraill sy'n cael graddfa isel, yn dangos bod y risg yn uwch, angen eu harchwilio yn gynt.    Bydd Bentley Jennison yn paratoi cynllun newydd am y cyfnod o 2007 ymlaen a thrafodir y broses gynllunio gyda'r holl benaethiaid adrannol gyda golwg ar gyrraedd cytundeb ar y proffil risg.

Yng nghyswllt y gwaith archwilio oedd heb ei gwblhau roedd paragraff 3.3 yr adroddiad yn cyflwyno gwybodaeth ffeithiol am y sefyllfa; mae'r 4 uned archwilio dros 6 mis oed a'r ddwy uned archwilio dros 12 mis oed dan y categori gwaith yn parhau yn cynrychioli gwaith a wnaed ac y dylid fod wedi paratoi adroddiadau arno.  Mater i'r Uned Archwilio Mewnol yw hwn a gwneir yr ymholiadau angenrheidiol gyda golwg ar ddatrys pethau erbyn cyfarfod nesaf y Pwyllgor.  Roedd cydnabyddiaeth i bwysigrwydd cael protocolau yn eu lle yng nghyswllt y gwaith archwilio a wneir ac yng nghyswllt yr amser a gymerir i baratoi adroddiadau terfynol.   Roedd yr adroddiad ar y cynllun Cymunedau'n Gyntaf wedi'i gyhoeddi mewn ffurf ddrafft a bydd yn cael ei gwblhau cyn gynted ag y bo'n bosib.  

Dygodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) sylw'r Pwyllgor at y ffaith bod rhai materion wedi codi ynghylch un o'r partneriaid y tu mewn i'r cynllun Cymunedau'n Gyntaf a hwnnw'n faes lle mae ymchwil ac ymholiadau yn cael ei wneud iddo ac efallai yn cael dylanwad ar yr adroddiad archwilio mewnol, ac efallai hefyd bod yma reswm dros ohirio cyhoeddi'r adroddiad hwnnw.

Roedd yr aelodau'n ymwybodol o'r amser a gymer i hel gwybodaeth angenrheidiol at ei gilydd ond credent y dylai'r Pwyllgor, cyn gynted ag y bo'n bosib, ystyried y gwaith  archwilio ar grantiau i'r sector gwirfoddol ac yn arbennig y gwaith archwilio ar Cymunedau'n Gyntaf ac awgrymwyd y dylid cael cyfarfod arall cyn pen y mis.  Onid oedd hynny'n bosib roedd angen penderfynu ar amserlen i gwblhau'r adroddiad ac wedyn ei gyflwyno i'r Pwyllgor.

Dywedodd Mr. Patrick Green y buasai'n canfod beth yw'r sefyllfa ynghylch yr adroddiad archwilio ar Cymunedau'n Gyntaf a hefyd y buasai'n ymgynghori gyda'r Cadeirydd a'r Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) ynghylch y trefniadau i gael cyfarfod arall o'r Pwyllgor Archwilio.

Ÿ

Hefyd cyfeiriwyd at yr adroddiad archwilio ar Renti Tai - mater y cyflwynwyd crynodeb gweithredol ohono i'r Pwyllgor a chyfeiriwyd yn benodol at y ffaith nad oedd modd dod o hyd i gytundeb tenantiaeth i 6 o'r 20 cyfrif oedd mewn dyled.  Heb gytundeb o fath yn y byd roedd  goblygiadau i'r awdurdod o ran hawlio rhent dyledus yn ôl ond hefyd o ran ailfeddiannu'r ty.  Gofynnwyd a oedd camau wedi eu cymryd i gywiro'r sefyllfa.

Mewn ymateb roedd Mr. Patrick Green yn cydnabod y pwynt a hefyd yn derbyn bod sicrhau cytundebau tenantiaeth yn ddarpariaeth hanfodol.  O ran gwaith yr Uned Archwilio Mewnol roedd y gwall hwn wedi ei nodi a dygwyd sylw y sawl a archwiliwyd at bwysigrwydd sicrhau fod cytundeb tenantiaeth yn ei le pryd bynnag y gosodir ty.  Roedd y gwendid hwn wedi ei nodi yn y rheolaethau mewnol ac wedi bod yn destun adroddiad a bydd rhagor o waith yn cael ei wneud ar y mater i sicrhau y bydd y camau priodol yn cael eu cymryd yn ei gylch.

Ÿ

Nodwyd rhai pethau hefyd ynghylch yr archwiliad ar Ganolfan Byw'n y Gymuned Ucheldre a chafwyd sylwadau gan y Cadeirydd y bydd y sylwadau yn cael sylw yng nghyfarfod nesaf y Pwyllgor.

3.1.1

Derbyn yr adroddiad cynnydd ar waith yr Adain Archwilio Mewnol am y cyfnod 10 Mehefin - 31 Awst 2006 a nodi'r cynnwys.

3.1.2

Nodi cais y Pwyllgor i gael cyfarfod arall yn fuan i ystyried yr adroddiad archwilio ar Cymunedau'n Gyntaf ac y bydd Bentley Jennison yn rhoddi sylw i'r cais mewn ymgynghoriad gyda'r Cyfarwyddwr Cyllid a hefyd gyda Chadeirydd y Pwyllgor hwn.

3.2

Gan Mr. Patrick Green, Bentley Jennison cafwyd amlinelliad ar lafar o'r gwaith a wnaed ers penodi'r cwmni a chrybwyllodd hefyd y datblygiadau posib yn y dyfodol fel a ganlyn -

Ÿ

ers penodi'r cwmni mae Bentley Jennison wedi bod yn cynefino gyda'r gweithdrefnau a'r trefniadau yn yr Adain Archwilio Mewnol.  Yn gyffredinol mae'r cwmni yn falch iawn o'r croeso a gafodd fel man cychwyn i'w waith gyda'r Awdurdod.  Hefyd roedd y cwmni yn hapus yn gyffredinol gydag ansawdd y staff Archwilio y mae'n gweithio gyda nhw - mae gan yr unigolion yn yr Adain y lefel sgiliau y gall y cwmni weithio gyda nhw;

Ÿ

roedd angen gwella dulliau gweithio'r Adain Archwilio Mewnol ac yn enwedig o ran cyflwyno model unffurf fel bod yr holl staff wedyn yn gweithio yn ôl yr un model â'i gilydd.  Ar hyn o bryd roedd y staff yn gweithio fel unigolion a hynny yn ei dro yn arwain at anghysonderau yn y broses.  Cred Bentley Jennison fod modd codi effeithiolrwydd yr Adain o ran y gwaith a wneir, sut y gwneir hwnnw ac yn benodol trwy ryddhau Archwilwyr o'r gwaith gweinyddol a thrwy hynny ganolbwyntio ar waith archwilio'n unig.  Y bwriad oedd cyflwyno system bapur awtomatig y cwmni ei hun i'r Adain a rhoddi hyfforddiant i staff Archwilio Mewnol - hyfforddiant ar ddulliau gweithio gyda golwg ar sefydlu methodoleg cadarn gan arwain at roddi mwy o bwyslais ar y gwaith penodol a wneir a'r un pryd godi effeithiolrwydd;

Ÿ

ar hyn o bryd roedd y broses archwilio drwyddi draw yn rhy hir - roedd angen cyflwyno protocolau i reoli'r gwaith cynllunio, y gwaith maes, y gwaith ymgynghori a'r gwaith o gyhoeddi fersiynau drafft a fersiynau terfynol o unedau o waith archwilio a thrwy hynny sicrhau fod pob Pennaeth Adran yn gwybod beth ddylai ei wneud ac yn gwybod yn iawn am yr amserlenni perthnasol; wedyn bydd modd nodi'r targedau hynny a fethir yn gynt;

Ÿ

er bod Bentley Jennison yn bwriadu glynu wrth y system o ddyfarnu graddau i'r adroddiadau mae'n teimlo bod y drefn bresennol a'r dull yn rhy oddrychol.  Roedd gan y cwmni ei gynllun graddio ei hun a ffiniau pendant yn perthyn i hwnnw - mae'n anelu at weithio yn ôl y matrics lle mae darn o waith yn cael gradd a'r radd honno wedyn yn cael ei chynnal gan resymeg.  Safbwynt yr unigolyn oedd y sylfaen i'r system bresennol o raddio ac o'r herwydd roedd hi'n anodd iawn tynnu cymhariaeth rhwng y naill flwyddyn â'r llall.  Bydd Bently Jennison yn ceisio cyflwyno adroddiadau i'r Pwyllgor Archwilio sydd yn ystyrlon ac yn llawn gwybodaeth yng nghyswllt perfformiad a deilliannau - bwriada gyflwyno adroddiadau i gyfarfod nesaf y Pwyllgor hwn yn ôl ei ddymuniadau ei hun ac o'r herwydd gall y Pwyllgor benderfynu a ydyw'r dull yn un derbyniol ai peidio.  Gan fod y gwaith yn dal i fynd yn ei flaen hanner ffordd drwy'r flwyddyn ariannol bresennol nid yw'n bosib cyflwyno newidiadau dros nos; o'r herwydd rhaid derbyn y bydd eleni yn flwyddyn drosiannol a'r cwmni o'r herwydd yn amcanu at gyflwyno dulliau newydd yn llawn o Ebrill 2007 ymlaen.  Cred y cwmni bod tîm o ansawdd dda yn yr Adain Archwilio Mewnol a bod modd cyflwyno newidiadau er gwell i'r arferion presennol.  Ond fe gymer amser i ddarbwyllo pobl bod raid i waith archwilio fod ar amser a bod angen iddo fod yn berthnasol.

Ÿ

Mae osgoi twyll a llygredd yn treiddio i holl weithgareddau'r Cyngor ac nid yw'n bosib rhoddi darlun cyflawn mewn adroddiad o'r fath.  Yn hytrach, rhoddwyd y pwyslais yn yr adroddiad ar nifer o gamau penodol ac o ddigwyddiadau sy'n dangos yn fras y dull cyffredinol o fynd i'r afael â'r maes.

Ÿ

Mae'r adroddiad yn dilyn yr egwyddorion allweddol hynny a gyflwynwyd yn y polisi gwrth-dwyll sef:- Lleihau'r Cyfleon, Atal, Rhwystro, Datgelu ac Ymchwilio, Erlyn a Hawlio'n Ôl - a'r egwyddorion yn seiliedig ar Ddiwylliant ac Ymwybyddiaeth - mae'r adroddiad hwn yn seiliedig ar waith yr Adain Archwilio Mewnol a gwaith yr adain Gwrth-dwyll Budd-daliadau Tai, a rhywfaint o waith y Swyddog Monitro a llawer o waith ailadroddus yng nghyswllt gweinyddu cyllidol.

Ÿ

Y gwaith pwysicaf - nid o angenrheidrwydd yr un mwyaf diddorol - yw'r broses o fabwysiadu systemau a threfniadau dibynadwy sy'n ei gwneud hi'n anodd i unigolion dwyllo neu ddilyn arferion llwgr a hefyd sy'n hwyluso'r dasg o ganfod arferion o'r fath.  Y neges lywodraethol yw bod atal yn broses llawer mwy economaidd.

Ÿ

Y prif egwyddorion sydd wrth wraidd Rheolau Gweithdrefn Ariannol y Cyngor, Rheolau Gweithdrefn Contractau'r Cyngor a'r gweithdrefnau'n gyffredinol yw'r rhai a ganlyn:- gwirio gwybodaeth allweddol; gwahanu dyletswyddau - i sicrhau na fydd un swyddog yn unig yn      awdurdodi, yn cyflawni ac yn cofnodi un gweithred ariannol sengl; gwaith gwirio mewnol - cyflwynwyd, yn yr adroddiad, enghreifftiau o'r egwyddorion hyn ar waith lle llwyddwyd i atal twyll neu i ganfod.

Ÿ

Yn barhaus mae gwaith ymchwil yn cael ei wneud i haeriadau ac i amheuon ond yn aml nid oes sail i'r cyfryw bethau.  Dan Weithdrefn Ariannol y Cyngor mae'n rhaid dod ag unrhyw anghysondeb a amheuir ac sy'n cyffwrdd ag arian y Cyngor, i sylw'r Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid).  Hwn yw man cychwyn nifer o'r ymholiadau, ac eraill yn deillio o anghysondeb a welwyd ac a ganfuwyd dan y system weinyddol; fel arfer mae'r rhain yn cael eu trosglwyddo i'r Adain Archwilio Mewnol ymchwilio iddynt.  Mae'r adain Gwrth-Dwyll Budd-daliadau yn rheolaidd yn ymchwilio i achosion budd-daliadau.  Yn yr adroddiad cafwyd enghreifftiau o wneud gwaith erlyn llwyddiannus trwy'r llysoedd ar ôl canfod anghysonderau, ar ôl cymharu data gweinyddol cyrff cyhoeddus ac ar ôl cydweithio gyda chyrff eraill.

Ÿ

Pan fo gwaith ymholi llwyddiannus yn sefydlu bod arian wedi'i golli o'r cronfeydd cyhoeddus, yna rhaid cyflwyno mesurau cadarn a dibynadwy i adennill colledion yn y dull cyflymaf a mwyaf cost-effeithiol bosib.  Ar ôl canfod unrhyw golledion cymerir camau wedyn, yn otomatig, i adennill y symiau perthnasol. Gall yr Awdurdod ddefnyddio sawl ffordd i adennill arian sy'n ddyledus iddo ac yn eu plith mae modd codi biliau dyledwr, adennill o fudd-daliadau sy'n cael eu talu, adennill o fudd-daliadau i drydydd parti, camau trwy'r Llys Sirol a'r Uchel Lys a defnyddio cwmnïau casglu/dyledion a dulliau methdaliad/ansolfent.

Ÿ

I bwrpas hwyluso'r broses o hawlio Budd-daliadau Tai a ordalwyd yn ôl yn effeithiol mae'r Awdurdod yn defnyddio system gyflym i fynd â dyledwyr Budd-daliadau Tai i'r Llys Sirol - pan fo wedi methu ag adennill trwy ddulliau eraill.  At hyn mae gan yr Awdurdod Gytundeb Lefel Gwasanaeth gydag Adain Rheoli Dyledion yr Adran Gwaith a Phensiynau.

Ÿ

Mae'n rhaid i'r Cyngor feithrin diwylliant lle na fydd twyll na llygredd yn cael ei oddef. Yng nghyswllt Budd-daliadau Tai, bellach un o ofynion safonau perfformiad yr Adran Gwaith a Phensiynau yw bod polisïau cynefino staff yn cynnwys cyfarwyddyd ar faterion twyll a sicrhau bod y system yn ddiogel.  Dan y safonau hyn mae'n rhaid i staff sy'n ymwneud â gweinyddu Budd-daliadau Tai dderbyn hyfforddiant diweddaru blynyddol yng nghyswllt ymwybyddiaeth twyll.  

Ÿ

Ond mae yr un mor bwysig sicrhau bod y cyhoedd yn gyffredinol yn medru dwyn sylw, yn ddirwystr ac yn rhwydd, at unrhyw amheuon a fo ganddynt bod twyll yn digwydd yn erbyn yr Awdurdod.  Ym mis Ionawr 2006, sefydlwyd llinell gymorth twyll gan yr Adain Refeniw a Budd-daliadau fel bod y cyhoedd yn gyffredinol yn medru  wrth yr Adain Gwrth-dwyll dweud am unrhyw amheuon a fo ganddynt am unrhyw dwyll uniongyrchol.

Ÿ

Un rhan bwysig o'r polisi gwrth-dwyll yw sicrhau'r cyhoeddusrwydd mwyaf bosib i gamau erlyn llwyddiannus a gymerir trwy'r Llys yn erbyn twyllwyr a hynny yn ei dro yn ddigon i ddarbwyllo rhai eraill rhag cyflawni twyll yn erbyn yr Awdurdod.  Wrth gwrs mae'r Awdurdod hwn yn gwneud ei orau i gael cyhoeddusrwydd yn y wasg leol i unrhyw erlyniadau llwyddiannus er mwyn dangos bod dulliau canfod ac atal yn llwyddo.

Ÿ

Dros y misoedd nesaf bydd Bentley Jennison yn adolygu polisïau gwrth-dwyll yr Awdurdod yn gyffredinol i sicrhau eu bod yn dal i fod yn briodol ac yn ymarfer da.

Ÿ

stiwardiaeth arian cyhoeddus yw conglfaen busnes y sector cyhoeddus ac mae'n dilyn bod rhaid i awdurdodau lleol sefydlu trefnidau er mwyn cynnal safonau cywir o ymddygiad ariannol ac atal a chanfod colledion yn sgil twyll a llygredd;

Ÿ

mae gan Archwilwyr Allanol ddiddordeb, yn benodol, mewn gweithredodd a all arwain at gamddatganiad sylweddol yn y datganiadau ariannol a than y Safonau Archwilio mae'n ofynnol i'r cwmni archwilio ddatgan ei ddull o drin twyll a deall safbwyntiau'r Pwyllgor Archwilio ar dwyll;

Ÿ

Yn yr adroddiad cyflwynir diffiniad o beth yw twyll, sef gweithred fwriadol sydd, fel arfer, yn gysylltiedig â chuddio ffeithiau'n fwriadol.  Hefyd, yn yr adroddiad, dygir sylw at rai mathau o dwyll ac at rai ffeithiau ynghylch twyll.  Y rhain yw'r pwyntiau a nodwyd :

Ÿ

fel arfer mae twyll a ddigwydd yn sgil camddatganiadau cyllidol sylweddol yn cael eu cyflawni gan uwch reolwyr 90% o'r amser;

Ÿ

twyll lle mae rheolwyr yn diystyru rheolaethau sydd fwyaf tebygol o gael yr effaith ariannol fwyaf ar ddatganiadau ariannol;

Ÿ

dim ond sicrwydd rhesymol a roddir gan yr Archwilydd y bydd camddatganiadau sylweddol o ganlyniad i dwyll yn cael eu canfod oherwydd natur y twyll (cuddio, cydgynllunio, camddefnyddio, anwirio ac ati).

Ÿ

camddatganiadau sy'n deillio o adroddiadau ariannol twyllodrus a rhai'n deillio o gamddefnyddio asedau;

Ÿ

arferion gorau llywodraethu y Pwyllgor Archwilio a'r rheini'n cynnwys deall y risgiau sy'n wynebu'r busnes ac ymateb rheolwyr;  rhannu ei farn ar risgiau sy'n gysylltiedig â thwyll a bod yn ymwybodol o unrhyw dwyll neu unrhyw achos o dwyll a amheuir, cymryd golwg gyffredinol ar y camau gweithredu yng nghyswllt gwaith gwrth-dwyll a bod â'r cyfrifoldeb am leoliadau chwythwyr chwiban ee. llinellau cymorth;

Ÿ

hefyd mae'r adroddiad yn codi ymwybyddiaeth o'r amgylchiadau hynny lle cyfyd twyll gan gynnwys bod â chymhelliad neu fod dan bwysau;  amgylchiadau arbennig ynghyd â rheolaeth aneffeithiol neu absenoldeb llwyr unrhyw reolaeth a hynny'n creu cyfleon, neu ddiwylliant sy'n galluogi rheolwyr i gyfiawnhau'r twyll;

Ÿ

yn yr adroddiad hefyd amlinellwyd trefniadau PWC i atal twyll a delio gyda'r twyll a hynny'n cynnwys holi rheolwyr a swyddogion eraill; ystyried canlyniadau gweithdrefnau dadansoddol; bod yn ymwybodol o'r amodau cyffredinol pan fo twyll yn gallu digwydd ac asesu'r rhaglenni a'r rheolaethau a fo gan reolwyr i ddelio gyda thwyll, archwilio ac adolygu data a gwybodaeth ac ychwanegu elfen nad oes modd i neb ei rhagweld yn y gweithdrefnau archwilio;

Ÿ

mae PWC wedi ymrwymo i hysbysu'r Pwyllgor o unrhyw dwyll gan uwch reolwyr,  a bod yn neffro bob amser i risg o dwyll a deall disgwyliadau'r aelodau mewn perthynas ag achosion o gamddefnyddio arian gan weithwyr ar gyflogau isel er efallai fod yr achosion hynny yn llai sylweddol mewn termau ariannol.