Meeting documents

1

DATGAN DIDDORDEB

Datganodd Mr.Marc Jones, Pennaeth Gwasanaeth (Archwilio Mewnol) ddiddordeb yn eitem 4.3 yng nghyswllt swyddogaeth ei dad-yng-nghyfraith fel Cadeirydd Llywodraethwyr Ysgol Gynradd Talwrn.

Datganodd y Cynghorydd David D.Evans ddiddordeb cyffredinol mewn unrhyw fater a allai ymwneud â chyflogaeth ei wraig yn y Gyfadran Tai a Gwasanaethau Cymdeithasol, a hefyd mewn perthynas ag eitem 4.3 yn rhinwedd ei swyddogaeth fel llywodraethwr Ysgol y Bont.

Datganodd y Cynghorydd Dr.J.B.Hughes ddiddordeb yn eitem 4.3 yn rhinwedd ei swyddogaeth fel llywodraethwr Ysgol Gynradd Goronwy Owen.

Datganodd y Cynghorydd Robert Ll.Hughes ddiddordeb cyffredinol mewn unrhyw fater a allai ymwneud â chyflogaeth ei fab yn y Gyfadran Priffyrdd, Trafnidiaeth ac Eiddo.

Datganodd y Cynghorydd W.T.Roberts ddiddordeb yn eitem 4.3 yn rhinwedd ei swyddogaeth fel llywodraethwr Ysgol Gynradd Llandrygarn.

Datganodd y Cynghorydd John Williams ddiddordeb yn eitem 4.3 yn rhinwedd ei swyddogaeth fel llywodraethwr Ysgol Gynradd Cemaes.

2

COFNODION

Cyflwynwyd a chadarnhawyd fel rhai cywir, gofnodion cyfarfodydd y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar y dyddiadau canlynol:

2.1

21 Tachwedd, 2002 (Tudalen 145 yng Nghyfrol Gofnodion y Cyngor Sir, 10 Rhagfyr, 2002)

2.2

23 Rhagfyr, 2002 (Tudalen 60 yng Nghyfrol Gofnodion y Cyngor Sir, 4 Mawrth, 2003)

2.3

6 Mai, 2003 (Tudalen 18 o'r Gyfrol hon)

3

ARCHWILIAD ALLANOL

Cyflwynwyd - Crynhoad o Gynllun Gwasanaeth Archwilio Pricewaterhouse Coopers ar gyfer 2002/04.

Nododd Mr.Gareth Jones yr Archwiliwr, y penodwyd PricewaterhouseCoopers fel archwilwyr allanol Cyngor Sir Ynys Môn o 1 Tachwedd, 2002, a bu'n amcan gan yr archwilwyr ers eu penodiad i sicrhau fod y broses o drosglwyddo cyfrifoldebau archwilio o'r Archwiliwr Dosbarth, sef cyn archwilwyr y Cyngor iddynt hwy yn cael ei gweithredu mor esmwyth a di-dor â phosibl.Paratowyd y Cynllun Gwasanaeth Archwilio uchod er mwyn rhoi gwybod i swyddogion ac aelodau'r Cyngor am gyfrifoldebau'r cwmni fel archwilwyr allanol y Cyngor o dan y Côd Ymarfer Archwilio, a'r ffordd y bwriadai eu cyflawni.

Isod, crynhoir prif nodweddion y Cynllun Gwasanaeth Archwilio a gyflwynwyd gerbron:

3.1

Prif amcan Pricewaterhouse Coopers yw cynnal archwiliad yn unol â Chod Ymarfer Archwilio'r Comisiwn Archwilio.Mae ei gyfrifoldebau o dan y Côd yn ei gwneud yn ofynnol iddo oruchwylio gweithrediadau'r Cyngor o dan y tri penawdau archwilio allweddol, sef Cyfrifon, Rheolaeth a Pherfformiad.Golyga hyn:

3.1.1

Rhoi barn am y cyfrifon;

3.1.2

Adolygu agweddau ariannol trefniadau rheoli corfforaethol yr Awdurdod a chyflwyno adroddiad arnynt i sicrhau cyfreithlondeb trafodion allanol; fod sefyllfa ariannol yr Awdurdod yn gadarn; fod ganddo systemau cadarn o reolaeth ariannol fewnol ynghyd â safonau priodol o ymddygiad ariannol ac atal a chanfod twyll a llygredd.

3.1.3

Adolygu trefniadau'r Awdurdod a chyflwyno adroddiad arnynt o ran sicrhau darbodaeth, effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd wrth ddefnyddio adnoddau ynghyd â pharatoi a chyhoeddi gwybodaeth benodol am berfformiad, a sicrhau fod yna gydymffurfio â gofynion statudol o ran cynllun gwella'r Awdurdod.

3.2

O ran cylch cynllunio'r archwiliad, bu i'r Comisiwn Archwilio newid y flwyddyn archwilio i gyfateb â blwyddyn ariannol cyrff iechyd a chyrff llywodraeth leol.O ganlyniad, mae'r Cynllun gwasanaeth uchod yn cwmpasu cyfnod hwy na'r arferol o fis Tachwedd, 2002 hyd at fis Mawrth, 2004, ac yn cynnwys y ddwy flwyddyn archwilio, 2002/03 a 2003/04.Yn yr amgylchedd deinamig y gweithreda'r Cyngor ynddo, efallai bydd y risgiau mae'n eu hwynebu yn newid yn ystod y cyfnod 17 mis hwn, ac er mwyn bodloni ei gyfrifoldebau statudol mewn perthynas â'r Côd Archwilio, bydd y risgiau a adnabyddir o fewn y Cynllun yn cael eu hadolygu ym mis Mehefin/Gorffennaf 2003 er mwyn sicrhau eu bod yn briodol o hyd. Ymhellach, bu i'r Comisiwn Archwilio benodi Rheolwr Perthynas i gynorthwyo'r Cyngor dderbyn gwasanaeth llyfn wedi'i deilwra, a gaiff ei integreiddio gyda gwaith arolygiaethau eraill, ac a fydd yn cydlynu'r broses o ddarparu'r gwaith a chyflwyno adroddiadau arno.

3.3

Mae Llywodraeth Leol yn gweithredu o fewn amgylchedd sy'n newid yn barhaus, ac mae'n wynebu amrywiaeth eang o ddatblygiadau newydd.Mae Cynulliad Cenedlaethol Cymru wedi cyflwyno rhaglen radical gogyfer moderneiddio llywodraeth leol a darparu gwell gwasanethau, gan gynnwys cyflwyno'r fframwaith moesegol, cynllunio yn y gymuned a phartneriaethau yn y gymuned a'r cynigion ar gyfer Rhaglen Gwella Cymru.Cyflwyna'r holl newidiadau yma heriau a sialensau newydd ynghyd â risgiau busnes sylweddol.Yn erbyn y cefndir hwn felly, mae ymagwedd archwilio Pricewaterhouse Coopers yn rhoi rhagor o bwyslais ar y ffordd y mae'r Cyngor yn rheoli ystod y prif risgiau sy'n effeithio ei weithrediadau tra'n parhau hefyd i ganolbwyntio ar effaith y risgiau hyn ar amcanion y Côd.

3.4

Er mwyn pennu natur a graddau'r gwaith archwilio craidd sydd ei angen, mae Pricewaterhouse Coopers wedi ystyried pob maes gweithredu ac wedi asesu i ba raddau y cred fod yna risgiau busnes a risgiau archwilio posibl sy'n gysylltiedig ac un neu fwy o amcanion y Côd.Yna ystyriwyd ei ddealltwriaeth o'r ffordd mae'r gweithdrefnau rheoli yn lleihau'r risgiau hyn ac ar sail yr asesiad hwn, targedwyd gwaith craidd y cwmni ym mhob un o'r meysydd yma.Rhoddir crynhoad o'r risgiau ariannol a gweithredol sylweddol sy'n wynebu'r Cyngor yn y Cynllun Gwasanaeth gerbron ac fe ymhelaethir arnynt mewn asesiad risg archwilio manwl ar wahân a ddosbarthwyd i'r swyddogion.

3.5

Amlinellir yn y Cynllun hefyd, amserlen a chynnyrch yr archwiliad yn y flwyddyn ariannol 2002/03.Yn ogystal, gosodir allan amlinelliad bras o gyllideb a ffioedd yr archwiliad.£195,000 yw'r ffioedd ar gyfer archwiliad Côd Ymarfer 2002/03 (heb gynnwys TAW a cheisiadau am grantiau).Gellir dadansoddi'r ffi fel a ganlyn:

                                                          2002/03                 Ffi fynegol 2003/04

4

4.2

Rhoddodd Mr.Justin Crowley, y Rheolwr Archwilio ddiweddariad o ran y gwaith a wnaed gan yr archwiliwyr hyd yma a nododd y bu'r cwmni yn ymgyfarwyddo'n drwyadl gyda phrosesau a threfniadau gwaith y Cyngor trwy gynnal cyfarfodydd gyda'r Rheolwr Gyfarwyddwr a swyddogion allweddol. Eisoes, cynhyrchwyd asesiad risg manwl a bydd y ddogfen hon yn greiddiol i'r broses o gynllunio'r archwiliad.Cytunwyd ar brotocol grantiau gyda'r Pennaeth Gwasanaeth (Cyllid) gyda golwg ar ddatrys rhai materion mewn perthynas â'r broses hawlio grantiau gan Lywodraeth Cynulliad Cymru.Un o ddyletswyddau'r archwiliwyr yw cadarnhau fod y grantiau sydd yn cael eu hawlio gan yr Awdurdod yn cydymffurfio â'r amodau perthnasol a osodir gan y Cynulliad.Hefyd cynhaliwyd adolygiad o'r systemau gogyfer rheolaeth ariannol fewnol ac archwilio mewnol y Cyngor, a byddid yn trafod yr adroddiadau drafft gyda'r swyddogion perthnasol.Gwnaethpwyd gwaith ar faterion deddfwriaethol a chynhyrchwyd adroddiad drafft mewn perthynas â phwrcasu.O ran y Côd Ymarfer Archwilio yn ymwneud â Pherfformiad, mae cyfran helaeth o'r gwaith yn cael ei wneud o dan Gynllun Gwella Cymru, ac mae angen i aelodau a chyfarwyddwyr ddod i gytundeb ar risgiau corfforaethol.Fodd bynnag, mae'r asesiadau risg sydd wedi cael eu cynnal ar wasanaethau o safon uchel.

Nododd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid ei fod yn fodlon iawn gyda'r ffordd y cawsai'r broses o drosglwyddo cyfrifoldebau o'r Archwiliwr Dosbarth i Pricewaterhouse Coopers ei rheoli a'i fod wedi'i galonogi gan ymagwedd archwilio yr archwilwyr newydd.Roedd y risgiau gweithredol a'r risgiau archwilio a adnabyddwyd gan yr archwilwyr allanol yn rhai yr oedd yr Awdurdod yn eu cydnabod, ac nid oedd gan yr Awdurdod unrhyw ddadl yn eu cylch.O ran y broses hawlio grantiau gan y Cynulliad, mae gan yr Awdurdod bryder ynghylch y maes hwn ac mae wedi datblygu protocol mewnol mewn ymateb i hynny.Byddir yn edrych ar asio hwn gyda'r gwaith mae'r archwilwyr hefyd yn ei wneud yn y maes hwn yn benodol.

Penderfynwyd fod y Pwyllgor Archwilio yn mabwysiadu Cynllun Gwasanaeth Archwilio Pricewaterhouse Coopers am 2002/04 fel ag a gyflwynir uchod.

5

ARCHWILIAD MEWNOL

5.1

Y Broses Archwilio

Yn unol â chais a wnaed yng nghyfarfod y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 21 Tachwedd, 2002, rhoddodd y Pennaeth Gwasanaeth (Archwilio Mewnol) gyflwyniad yn amlinellu prif agweddau y broses archwilio mewnol, gan gyfeirio hefyd at y Protocol ar gyfer cynnal archwiliadau mewnol.

Cyfeiriodd y Pennaeth Gwasanaeth (Archwilio Mewnol) at brif gamau'r broses fel a ganlyn:

5.1.1

Bu'r Adain Archwilio mewnol yn gweithio ar ddatblygu protocol ar gyfer cynnal archwiliadau mewnol ers blwyddyn gyda golwg ar wella'r cyd-weithrediad rhwng adrannau'r Cyngor a'r adain ynghyd ag egluro'r swyddogaethau a'r disgwyliadau. Gwelwyd o ymgynghori gydag adrannau nad oeddent yn glir eu meddwl ynglyn â phwrpas archwiliadau, ac fel rhan o'r broses byddid yn trafod ac yn cytuno ar amodau gorchwyl unrhyw archwiliad a gynhelir ar faes penodol gyda'r adran berthnasol.

5.1.2

Mae archwiliadau mewnol yn deillio o'r Cynllun Archwilio Blynyddol, ac mae pob archwiliad yn torri i lawr yn 3 rhan sef archwiliad o systemau/cydymffurfio/contract refeniw; archwiliad o drafodion neu archwiliad sefydliad.O ran trefnu'r archwiliad, cytunir ar ddyddiad yr ymweliad gyda Phennaeth y Sefydliad yng nghyswllt archwiliad sefydliad; cytunir ar y profion fydd yn cael eu cynnal os mai archwiliad o drafodion a gynhelir a chytunir ar gylch gorchwyl yr archwiliad mewn perthynas ag archwiliad systemau/cydymffurfio, a chontract refeniw.

5.1.3

Bydd amseriad rhai archwiliadau yn cael eu cytuno yn ystod y borses cynllunio.Bydd yr amserlen gogyfer cynnal y gweddill yn cael ei phenderfynu gan y Pennaeth Archwilio mewn ymgynghoriad â'r adain briodol.

5.1.4

Mae'r broses o gynnal yr archwiliad yn golygu edrych ar ddogfennaeth a gwaith papur a chynnal cyfweliadau gyda staff.Rhan olaf y cam hwn yw trafod canlyniadau'r gwaith gyda'r cleient, ac mewn achos o archwilio cyfundrefn o faint, bydd y drafodaeth honno yn cael ei chynnal yn ffurfiol gyda'r Pennaeth Gwasanaeth.Trwy wneud hynny, gobeithir dod i gytundeb ar gynnwys yr adroddiad drafft a sicrhau ei fod yn eglur ac yn ddealladwy.

5.1.5

Cylchredir yr adroddiad drafft i'r Pennaeth Gwasanaeth perthnasol a'r swyddogion a rheolwyr hynny bu'n ymwneud â'r archwiliad ac a chawsant eu henwi yn yr amodau gorchwyl.Caiff yr adran gyfle i ymateb yn ffurfiol i'r adroddiad drafft, gan drafod unrhyw bwyntiau a godir gyda'r Archwiliwr a fydd wedyn yn cyhoeddi ail-ddrafft cytunedig.Os nad yw'r Adran yn gallu cytuno gyda'r cynnwys, nodir fod yna anghytundeb yn yr adroddiad, y Crynodeb Gweithredol a'r Cynllun Gweithredu.

5.1.6

Cyhoeddir yr adroddiad terfynol mewn tair rhan - prif adroddiad, crynodeb gweithredol a chynllun gweithredu ac fe'i anfonir at y rheolwyr perthnasol, y Pennaeth Gwasanaeth, y Cyfarwyddwr Corfforaethol, y Cyfarwyddwr Cyllid a'r Pennaeth Gwasanaeth (Cyllid).Cyflwynir y crynodeb gweithredol i'r Rheolwr Gyfarwyddwr a'r Pwyllgor Archwilio.

5.1.7

Mae rhan olaf y broses yn ymwneud â gwaith dilyn i fyny i sicrhau fod yna weithredu wedi bod ar yr argymhellion a wnaed ar ddiwedd yr archwiliad yn yr adroddiad terfynol.Fe all hyn olygu ysgrifennu at y sefydliad dan sylw neu gynnal haparchwiliad byr.Bydd y canlyniadau wedyn yn bwydo yn ôl i'r asesiad risg a'r Cynllun Archwilio Blynyddol.

5.2

Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol 2002/03

5.2.1

Mae cymhariaeth rhwng y gwaith gwirioneddol a gynhaliwyd yn erbyn y gwaith a gynlluniwyd am  flwyddyn yn dangos diffyg o 79 diwrnod.Gellid priodoli hyn yn rhannol i absenoldebau staff ac i'r angen i hyfforddi staff newydd a olygai nad oedd gwaith archwilio yn cael ei gynnal ar yr adegau hyn a diwrnodau yn cael eu colli.

5.2.2

Er mai'r bwriad yw gwneud y gwaith mewn blynyddoedd penodol yn y cynlluniau strategol a blynyddol, mae gwaith unigol yn cael ei gario ymlaen o un flwyddyn i'r nesaf, yn arbennig felly y gwaith archwilio mwyaf neu waith archwilio sy'n dechrau yn agos at ddiwedd y flwyddyn ariannol.Mae hyn yn cyfrif am y 26 o archwiliadau sy'n ymwneud â chynllun 2001/02 a gwblhawyd yn 2002/03 a'r 30 o archwiliadau a fydd wedi'u cwblhau yn 2003/04.

5.2.3

Roedd angen 166 o ddyddiau yn 2002/03 i gwblhau'r gwaith archwilio a ddygwyd ymlaen o'r flwyddyn gynt ac amcangyfrifir y bydd angen 150 o ddyddiau i gwblhau'r archwiliadau sy'n parhau i ddisgwyl sylw yn 2003/04.

5.2.4

Diwygiwyd y Cynllun Archwilio yn ystod y flwyddyn o 111 o archwiliadau a gynlluniwyd i lawr i 95, a gohiriwyd gwneud 6 archwiliad oherwydd bod llai na 79 o ddiwrnodau ar gael i waith archwilio cytunedig.Ni ddechreuwyd gweithio ar 7 archwiliad yn cyfateb i 80 diwrnod o waith archwilio cytunedig.Ni ddechreuwyd ar y gwaith oherwydd fod archwiliadau eraill wedi cymryd mwy o amser nag a fwriadwyd.Cadwyd y llithriad mewn cof wrth lunio cynllun strategol 2003/07 ac o'r herwydd, bydd y gwaith yn cael ei wneud yn ystod oes y cynllun hwn yn unol â'r asesiad risg.

5.2.5

Cyhoeddwyd cyfanswm o 58 o adroddiadau yn ystod 2002/03 ac roedd ynddynt gyfanswm o 335 o argymhellion, ac o'r rheiny cafodd 329 eu derbyn.

5.2.6

Caiff perfformiad yr Adain Archwilio Mewnol ei fesur yn unol â chyfres o ddangosyddion penodol a sefydlwyd i'r perwyl mewn blynyddoedd cynt.Dengys yr ystadegau diweddaraf fod gwaith yr Adran wedi aros ar lefel gyson o'i gymharu â'r blynyddoedd cynt gyda gostyngiad bychan (1%) yn nifer yr archwiliadau a gynlluniwyd ac a gwblhawyd yn ystod y flwyddyn a chynnydd bychan (1%) yn nifer yr archwiliadau a gynlluniwyd na ddechreuwyd arnynt.Bu cynnydd o 6% o'r flwyddyn gynt yn nifer yr archwiliadau a gwblhawyd y tu mewn i nifer y dyddiau a gynlluniwyd.

5.2.7

Yng Nghynllun Gwella 2002/03 ar gyfer Archwilio Mewnol pennwyd targedau i'w cwblhau erbyn 31 Mawrth, 2003 yn cynnwys paratoi holiadur boddhad y cleient; coladu'r ymatebion a datblygu dangosyddion perfformiad lleol.Cwblhawyd yr holiadaur ac fe'i rhoddir i'r Cleient Adran ar ôl cwblhau pob archwiliad.Gan ddefnyddio'r wybodaeth a gasglwyd ynghyd â gwybodaeth arall a gasglwyd gan Grwp Meincnodi CIPFA a Grwp Prif Archwiliwyr Mewnol Cymru, datblygwyd set o ddangosyddion perfformiad lleol ac fe fanylir ar y rhain yn yr adroddiad.Bwriedir defnyddio'r set newydd yma i gyflwyno adroddiadau yn y dyfodol.

5.2.8

Caiff pob gwaith archwilio ei raddio o A i E i nodi safon y rheolaeth fewnol lle mae A yn dynodi dim gwendid yn y rheolau mewnol ac E yn dynodi fod y system o reolau mewnol yn gwbl annigonol.B/C yw'r raddfa gyffredinol yn seiliedig ar yr holl waith a wnaed yn ystod y flwyddyn, sy'n cynrychioli risg bychan i'r Awdurdod.Yn seiliedig ar sgôp y gwaith a wnaed, a chyda'r amod bod rheolwyr yn gweithredu ar yr argymhellion a'r systemau yn parhau i weithredu fel ag y maent ar hyn o bryd, ni welodd yr Archwiliwr unrhyw wendidau mawr yn y trefniadau rheoli a fyddai'n rhwystro'r Cyngor rhag dibynnu, o fewn rheswm, ar y systemau rheoli mewnol yng nghyswllt y systemau hynny a adolygwyd yn ystod y flwyddyn.Dylid nodi fodd bynnag, mai dim ond sicrwydd o fewn rheswm yn hytrach na sicrwydd pendant y gall unrhyw system reoli fewnol ei rhoi yn erbyn colled sylweddol neu ffeithiau a gofnodwyd yn anghywir.