PWYLLGOR ARCHWILIO |
|
Cofnodion y cyfarfod arbennig a gynhaliwyd ar 29 Mai, 2009 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
|||
|
|||
|
|||
|
|||
|
|||
|
|||
|
|||
|
|||
|
|||
|
|||
Fel cyflwyniad, mae’r adroddiad yn rhoi’r cefndir i’r awdurdod statudol i dalu costau teithio a chynhaliaeth geir yn rheoliadau Awdurdod Lleol (Lwfansau i Aelodau Cymru) 2007 ac fe geir dyfyniadau o’r Ddeddf honno yn Atodiad 1, a chynllun y Cyngor ei hun ac fe ddyfynnir o hwnnw o dan Atodiad 2. Mae lwfansau’n daladwy am ddyletswyddau cydnabyddedig yn unig ac nid am bob siwrnai y gallai aelodau ei chymryd mewn cysylltiad â’u rôl fel cynghorwyr. |
|||
|
|||
Mae Paragraff 6.5.3 o gynllun y Cyngor yn rhoi amlinelliad o’r hyn sy’n cael ei ddiffinio fel “dyletswyddau cydnabyddedig”, sef i raddau helaeth cyfarfodydd pwyllgorau, digwyddiadau eraill a drefnir gan yr Awdurdod a chyfarfodydd cyrff allanol y cafodd yr aelodau eu hapwyntio’n ffurfiol iddynt gan yr Awdurdod. Mae’r ffaith bod cyfarfodydd o’r fath yn cael eu galw, gyda’r aelodau’n derbyn gwys i fynychu, yn cael ei dderbyn fel arfer fel tystiolaeth i gefnogi talu lwfansau. |
|||
|
|||
Mae’r trydydd pwynt bwlet o dan baragraff 6.5.3 yn gymal a luniwyd i gydnabod y ffaith y gall aelodau weithiau gael eu galw i gyfarfodydd ad-hoc y tu allan i strwythur y pwyllgorau ffurfiol ond sydd er hynny’n bwysig i fusnes y Cyngor. Mae hyn yn caniatáu i’r Rheolwr-gyfarwyddwr, Cyfarwyddwr Corfforaethol neu unrhyw Bennaeth Gwasanaeth dystio eu bod wedi gwahodd yr aelodau, h.y. i gadarnhau ei bod yn “ddyletswydd gymeradwy” . Lluniwyd ffurflen i’r pwrpas hwn gyda’r bwriad iddi gael ei harwyddo gan swyddog yn y cyfarfod perthnasol, a’i chyflwyno wedi hynny wrth hawlio costau teithio. Lle bo aelodau’n hawlio am siwrneiau na ellir eu dilysu o ddyddlyfr y Cyngor na’u cefnogi trwy gwblhau’r ffurflenni hyn, yna bydd y swyddog yn y Gwasanaethau Corfforaethol fel arfer yn ceisio cael dilysiad bod y siwrneiau hyn yn wir wedi’u hawdurdodi trwy gysylltu gyda swyddogion y gellir disgwyl iddynt fod wedi gwahodd yr aelodau, neu wybod am y siwrneiau i’w hawdurdodi. |
|||
|
|||
Mae paragraff 6.5.4 o’r cynllun yn rhestru siwrneiau lle na ellir hawlio costau teithio. Mae paragraff 6.6.2 o’r cynllun yn awdurdodi talu costau cynhaliaeth lle bo costau teithio hefyd yn daladwy, ond yn amodol ar amodau eraill. Anogir aelodau i gwblhau ffurflenni hawlio costau teithio yn fisol, gyda’r ddealltwriaeth na fydd costau sy’n fwy na thri mis oed, yn cael eu talu, efallai. Nid pob aelod sydd yn cyflwyno’r costau yn brydlon bob amser ac fe ellir llacio rheol y tri mis. Golyga hyn nad yw’r costau teithio a hawlir ac a delir bob amser yn gyfredol. |
|||
|
|||
Er hwylustod gweinyddol, fe all rhai costau gael eu talu’n uniongyrchol gan yr Awdurdod yn hytrach na chael eu hawlio gan yr aelod. Gyda theithio ar drên, mae’r Awdurdod yn gweithredu system o dalebau trên. Gellir gofyn am y rhain gan yr Adain Gwasanaethau Corfforaethol ar ffurf archebion am siwrneiau i wahanol lefydd a dyddiadau. Gellir cyfnewid y talebau yn y stesion am y tocynnau perthnasol ac yna caiff y Cyngor fil am y tocynnau a roddwyd. Cyfeirir at dalebau trên ym mharagraff 6.5.1 y cynllun lwfansau. Does dim awdurdod statudol ar gyfer rhoi talebau trên; yr unig bwer sydd gan y Cyngor i wneud y gwariant hwn yw ei bwer i dalu costau teithio, felly byddai’r rheolau cymhwyster yr un rhai ag ar gyfer talu costau teithio’n ôl yn uniongyrchol. |
|||
|
|||
Mae’r honiadau a wnaed yn cyfeirio at ddwy siwrnai, yr un i Gaerdydd ar 15 Ionawr, 2009 a’r llall i’r Barri ar 6 Chwefror, 2009. Yn y ddau achos, fe wariwyd arian trwy ddefnyddio talebau trên a thrwy hawlio treuliau gan rai aelodau. Mae’r ymchwiliad yn ymwneud â dilysrwydd y gwariant a wnaed ac unrhyw wariant tebygol wneir gan aelodau eraill yn y dyfodol. Fel rhan o’r ymchwiliad, ac oherwydd anhwylder yr Arweinydd ar y pryd, fe gynhaliwyd cyfweliad gyda’r Is-Arweinydd ar 20 Ebrill a chyfweliad pellach gydag ef a’r Arweinydd newydd ar 6 Mai. |
|||
|
|||
Y Siwrnai i Gaerdydd ar 15 Ionawr, 2009 |
|||
|
|||
Amgylchiadau a rhesymau am y siwrnai |
|||
Mae’r adroddiad yn sôn mewn manylder am amgylchiadau a manylion y siwrnai. Yn gryno, fe aeth 5 o aelodau’r Pwyllgor Gwaith gan gynnwys yr Arweinydd ar y pryd, yr Is-Arweinydd, y Deilydd Portffolio Priffyrdd ar y pryd, y Deilydd Portffolio Eiddo a’r Deilydd Portffolio Llywodraethu Corfforaethol i Gaerdydd, er mwyn cyfarfod Prif Swyddog y WLGA (CLlLC) i gael cyngor cyfrinachol ynglyn â’r Rheolwr-gyfarwyddwr ac yn benodol ynglyn â’r opsiynau i ddod â’i gontract i ben. Cyfanswm treuliau’r daith oedd £617.80 sef, pedwar tocyn i Gaerdydd, dosbarth cyntaf dwy ffordd (dau gyda cherdyn trên) a ffêr tacsi. Roedd pedwar o’r aelodau wedi cael taleb trên a theithio ar y trên tra roedd y pumed aelod wedi gwneud ei drefniadau ei hun i deithio i Gaerdydd ac nid yw wedi cyflwyno cais am gostau hyd yn hyn. Y rheswm a roddwyd dros bresenoldeb y pum aelod o’r Pwyllgor Gwaith yn y cyfarfod yng Nghaerdydd oedd bod trefniadau wnaed gyda Phrif Swyddog y CLlLC i gyfarfod â’r holl Bwyllgor Gwaith ar Ynys Môn wedi bod yn amhosibl; y teimlad oedd y dylai cymaint o aelodau ag a oedd yn bosibl oedd â chysylltiad gyda’r mater fynychu’r cyfarfod yng Nghaerdydd i dderbyn y cyngor. Eglurodd yr Is-Arweinydd eu bod wedi teithio yn y dosbarth cyntaf fel y gallai’r aelodau fanteisio ar y pryd o fwyd am ddim oedd ar gael ac na fyddai raid iddynt hawlio costau bwyd. A chaniatáu am ddefnyddio cerdyn trên, roedd cost ychwanegol teithio’n ddosbarth cyntaf yn £346.90 tra y byddai graddfa tâl am fwyd i’r pedwar aelod wedi costio £112. Roedd yr Is-Arweinydd wedi pwysleisio yn ei gyfweliad bod y cyfarfod yn bendant yn ymwneud â busnes y Cyngor ac nad oedd neb wedi ceisio cael awdurdod i wneud y siwrneiau ymlaen llaw a hynny oherwydd natur ddelicet y testun. Dywedodd bod yr aelodau wedi dewis peidio teithio ar eu cost eu hunain gan y byddai hynny’n gwneud pethau’n fwy dirgel na theithio’n agored ar fusnes y Cyngor, ac roedd yr aelodau wedi cytuno rhyngddynt ei gilydd ar y pryd (yng nghyswllt y ddwy siwrnai) y byddent yn barod i dalu’r gost eu hunain pe deuid i’r casgliad yn ddiweddarach nad oedd y siwrnai yn cyfateb i ddefnydd dilys o arian y Cyngor. |
|||
|
|||
Ystyriaethau Perthnasol |
|||
|
|||
|
|||
|
|||
|
|||
|
|||
|
|
|||
|
|||
|
|||
Y Siwrnai i’r Barri ar 6 Chwefror, 2009 |
|||
|
|||
Amgylchiadau a rhesymau am y siwrnai |
|||
|
|||
Roedd yr adroddiad yn manylu ar amgylchiadau y siwrnai uchod. Yn gryno, fe deithiodd pump o aelodau’r Pwyllgor Gwaith gan gynnwys yr Arweinydd ar y pryd, yr Is-Arweinydd, y Deilydd Portffolio Priffyrdd ar y pryd, y Deilydd Portffolio Eiddo a’r Deilydd Portffolio Datblygu Economaidd i’r Barri i gael barn Arweinydd ac Is-Arweinydd Cyngor Bwrdeistref Sirol Bro Morgannwg ar gyngor a roddwyd gan Is-Swyddog Monitro’r Cyngor Sir yn ei lythyr ar 3 Chwefror 2009 oedd wedi’i anfon i bob aelod o’r Pwyllgor. Cyfanswm treuliau’r daith oedd £654.20, sef pum tocyn i Gaerdydd a chost am deithio 30 milltir mewn car. Roedd y pump aelod wedi teithio ar y trên gyda chost pum tocyn dosbarth cyntaf wedi’i hawlio i’r awdurdod heb gerdyn trên (oherwydd nad oedd y clerc yn barod i roddi disgownt cerdyn trên ar y tocynnau oedd yn cael eu prynu gyda thaleb, sef £642.20. Mae’r rhesymau a roddwyd dros ddefnyddio’r dosbarth cyntaf, nifer y Cynghorwyr a theithio ar gost y Cyngor yr un fath â’r rhai a roddwyd am y siwrnai ar 15 Ionawr. Pe bai’r aelodau wedi teithio yn yr ail ddosbarth, byddai’r gost wedi bod £281.70 yn llai na’r swm a dalwyd a byddai graddfa tâl bwyd i’r pump wedi costio £140. |
|||
|
|||
Ystyriaethau Perthnasol |
|||
|
|||
|
|||
|
|||
|
|||
|
|||
|
|||
|
|||
|
|||
|
|||
|
|||
|
|||
i Gloi |
|||
|
|||
Doedd yr un o’r siwrneiau yn ddyletswydd gydnabyddedig fel a ddiffinnir yng nghynllun y Cyngor. Am y rhesymau a roddwyd argymhellir bod costau y siwrnai ar 15 Ionawr, sef cyfanswm o £617.80 ynghyd ag unrhyw hawliadau sydd ar ôl yng nghyswllt yr un siwrnai, yn cael eu cymeradwyo’n ôl-ddyddiol gan y Cyngor. Gwahoddwyd y Pwyllgor Archwilio i fynegi barn ar yr argymhelliad hwn. |
|||
|
|||
Argymhellir bod costau’r siwrnai ar 6 Chwefror sydd eisoes wedi’u talu neu eu hymrwymo, sef cyfanswm o £654.20, yn cael eu hadennill yn ôl o lwfansau’r aelodau perthnasol, ac na ddylai unrhyw hawliadau sydd ar ôl yng nghyswllt y siwrnai hon gael eu talu. Wrth ymateb i ddrafft o’r adroddiad uchod, mae’r aelodau perthnasol wedi dweud eu bod yn barod i dalu yn ôl i’r awdurdod unrhyw gostau nad oeddent yn gymwys ac nad ydynt yn bwriadu cyflwyno hawliadau pellach. |
|||
|
|||
Mae’r Cynllun Archwilio Mewnol ar gyfer y flwyddyn hon eisoes yn cynnwys archwiliad o lwfansau aelodau. Argymhellir y dylai sgôp yr archwiliad hwnnw hefyd gynnwys archwiliad o’r system ar gyfer hawlio lwfansau teithio a bwyd, a hefyd am roi talebau trên, gyda golwg ar leihau’r cyfleon i wneud camgymeriadau fel a ddigwyddodd yma. |
|||
|
|||
Safbwynt y Pwyllgor Archwilio |
|||
|
|||
Gofynnodd y Cynghorydd J V Owen o le yr oedd yr honiadau ynglyn â’r ddwy siwrnai wedi dod ac a oeddynt wedi’u gwneud gan swyddogion, aelodau neu aelodau’r cyhoedd. Roedd yn arbennig eisiau cadarnhad os oedd unrhyw aelod oedd yn y cyfarfod heddiw o’r Pwyllgor Awdit wedi lleisio pryderon ac a oedd, felly, yn awr mewn sefyllfa i fod yn rhoi barn ar y mater. Gofynnodd y Cynghorydd Owen ymhellach os oedd yna unrhyw ymdrech wedi’i wneud gan yr aelodau dan sylw i guddio’r siwrneiau gan gofio bod y Pwyllgor Gwaith ac wedi hynny y Cyngor Sir wedi trafod mater y cyntaf o’r ddwy siwrnai mewn cyfarfodydd a gynhaliwyd ar 26 a 27 Mawrth. |
|||
|
|||
Atebodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid gan ddweud y byddai’n well ganddo beidio enwi neb, ond y gallai ddweud ei fod wedi clywed y stori gan aelodau a swyddogion. Yn fwy na hynny, roedd yn credu nad oedd y termau y gofynnwyd y cwestiynau yn ddigon manwl i rwystro i unrhyw unigolyn gymryd rhan mewn trafodaeth ar y mater. O safbwynt yr ail gwestiwn, roedd o’r farn bod yna dystiolaeth i awgrymu bod aelodau’r Pwyllgor Gwaith wedi ceisio cuddio’r ail siwrnai ar 6 Chwefror yn y ffordd y manylir ar hynny ym mharagraff 4.14 yr adroddiad h.y. nad oedd yr Arweinydd na’r Is-Arweinydd yn y cyfarfod o’r Bwrdd Partneriaeth Gogledd Cymru oherwydd eu bod yn cyfarfod gyda’r CLlLC yng Nghaerdydd. Yn wir, roedd ganddo e-bost yn dangos mai dyma a ddywedwyd wrth y Rheolwr-gyfarwyddwr. Fe ddaeth ef ei hun i ddeall yn fuan ar ôl y digwyddiad nad oedd yr Arweinydd ar y pryd na’i Is-Arweinydd wedi bod i gyfarfod gyda’r CLlLC fel y tybiwyd, a dyna un o’r rhesymau paham yr oedd wedi penderfynu ymchwilio i mewn i’r mater fel siwrnai a allai fod â goblygiadau difrifol. |
|||
Cafwyd sylw gan y Cynghorydd Barrie Durkin mai’r hyn oedd yn cael ei ddweud, felly, oedd fod yma ymdrech uniongyrchol i ddal gwybodaeth yn ôl. Yng ngoleuni hyn roedd am gynnig bod unrhyw ystyriaeth o’r mater hwn yn cael ei gohirio tan ddyddiad yn y dyfodol hyd nes y ceid tystiolaeth bendant i’r Pwyllgor hwn i gefnogi’r hawl. Yn bersonol, ni allai weld unrhyw beth o fewn yr adroddiad oedd yn dangos bod yma ymdrech i guddio dim byd, ac roedd y Cynghorydd Selwyn Williams yn cefnogi’r safiad hwn. |
|||
|
|||
Daeth y Cynghorydd H Eifion Jones a sylw’r Pwyllgor yn ôl at y mater mewn llaw fel oedd yn cael ei amlinellu yn yr adroddiad a phwysleisiodd y dylai’r Pwyllgor fod yn mynd i’r afael â’r mater o ba mor ddilys oedd yr hawliadau yn hytrach na mynd ar ôl pethau oedd yn tueddu i dynnu sylw oddi ar hyn. |
|||
Mewn ymateb i gynnig y Cynghorydd Durkin i ohirio, eglurodd y Swyddog Monitro bod y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid mewn sefyllfa i ddarparu tystiolaeth i gefnogi’r datganiad a wneir ym mharagraff 4.14 yr adroddiad sef bod y Rheolwr-gyfarwyddwr wedi clywed bod yr Arweinydd ar y pryd a’r Is-Arweinydd yn methu bod yn y cyfarfod o’r Bwrdd Partneriaeth Gogledd Cymru oherwydd eu bod mewn cyfarfod gyda’r CLlLC yng Nghaerdydd. Oherwydd bod y dystiolaeth hon ar ffurf neges e-bost mewnol, ei chyngor i’r Pwyllgor oedd y dylai dderbyn y wybodaeth hon mewn sesiwn breifat gan bod yr e-bost yn datgelu pwy oedd y ddau aelod arall o’r staff. |
|||
|
Atgoffodd y Cadeirydd yr aelodau o’r hyn yr oedd wedi’i ddarllen allan ynghynt yn y cyfarfod yng nghyswllt yr angen i aelodau roi sylw i unrhyw gyngor perthnasol ddarperid gan swyddogion yr Awdurdod, sef ar yr achlysur hwn, Swyddog Monitro’r Awdurdod. Penderfynodd y Pwyllgor, felly, yn y fan hon i gau allan y wasg a’r cyhoedd o’r cyfarfod er mwyn caniatáu i’r Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid allu dweud cynnwys y neges e-bost ac oherwydd ei fod yn cynnwys gwybodaeth fyddai, os byddai’n cael ei datgelu, yn datgelu pwy oedd yr aelodau staff arall. |
|||
|
|||
Aeth y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid wedyn yn ei flaen i ddarllen y neges e-bost, dyddiedig 6 Chwefror, oedd yn ei farn ef yn rhoi tystiolaeth bod y Rheolwr-gyfarwyddwr wedi cael ei arwain i gredu nad oedd yr Arweinydd ar y pryd a’r Is-Arweinydd mewn cyfarfod o Fwrdd Partneriaeth Gogledd Cymru ar y diwrnod hwnnw oherwydd eu bod yng Nghaerdydd mewn cyfarfod gyda’r CLlLC. |
|||
|
|||
Yn ôl y Cynghorydd J V Owen nid oedd y neges e-bost a ddarllenwyd ond yn adlewyrchu barn neu dybiaeth nad oedd yr Arweinydd na’r Is-Arweinydd yng Nghaerdydd ar y diwrnod arbennig ac nid oedd yn darparu tystiolaeth gadarn bod unrhyw un wedi dweud wrth y Rheolwr-gyfarwyddwr mai dyna lle yr oeddynt. |
|||
|
|||
Ar y pwynt hwn, fe aeth y Pwyllgor yn ôl i fod yn Bwyllgor cyhoeddus. |
|||
|
|||
Dywedodd y Cynghorydd H Eifion Jones mai’r prif fater gerbron, oedd nid p’run a oedd y Rheolwr-gyfarwyddwr wedi’i gamarwain ynglyn â lle yn union yr oedd yr Arweinydd a’r Is-Arweinydd ar 6 Chwefror; ond diddordeb cyhoeddus o fynd i waelod mater yr hawlio costau. Dywedodd wrth y Pwyllgor ei fod yn dymuno lleisio nifer o safbwyntiau ynglyn â’r mater fel a ganlyn - |
|||
|
|||
|
|||
|
|||
|
|||
|
|||
|
|||
|
|||
|
|||
|
|||
|
|||
|
|||
|
|||
|
|||
Sôn wnaeth y Cynghorydd C L Everett am y dyddiadau, yn arbennig yng nghyd-destun y cyfarfod o’r Pwyllgor Archwilio ar 29 Ionawr, 2009 pan oedd ef fel Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio ar y pryd yn ceisio trefnu cyfarfodydd gyda’r Tîm Rheoli a’r Pwyllgor Gwaith i ddatrys materion a godwyd yn y Llythyr Blynyddol, a dywedodd pan fu iddo drafod y mater gyda’r Arweinydd ar y pryd iddo nodi ei fod yn hapus gyda’r hyn yr oedd y Pwyllgor Archwilio yn ceisio ei gyflawni ac ni roddodd unrhyw awgrym mai ei fwriad oedd teithio i’r Barri i geisio cael cyngor gan y ddau aelod Cyngor. Mae’r cyfarwyddyd yn y llythyr gan y Swyddog o’r CLlLC yn dweud yn glir ei bod yn bwysig mewn materion fel hyn bod y mater yn cael ei drafod yn fewnol yn yr awdurdod. Fodd bynnag, roedd aelodau’r Pwyllgor Gwaith wedi penderfynu defnyddio arian y Cyngor i geisio cael cyngor yn rhywle arall trwy fynd ar daith oedd yn ei hanfod yn “jolly”. Roedd yn fodlon cydnabod bod angen cael cyngor gyda mater fel terfynu contract y Rheolwr-gyfarwyddwr ond doedd dim angen ond i’r Arweinydd a’r Dirprwy Arweinydd fynd ar y daith - doedd dim rhaid i gymaint â phump o aelodau fynd i Gaerdydd, ac yn arbennig aelodau portffolio heb fod ag unrhyw gyswllt gyda mater o bwysigrwydd corfforaethol fel yr un oedd angen ei drafod. Nododd nad oedd y Deilydd Portffolio Cyllid, yn bresennol un y byddai disgwyl iddo fod yno, ac roedd sefyllfa o’r fath yn codi’r cwestiwn bod yna gnewyllyn yn rheoli - “pwyllgor gwaith” o fewn y Pwyllgor Gwaith. Roedd am awgrymu ei bod yn amserol ac yn briodol ymchwilio i mewn i dreuliau aelodau’r Pwyllgor Gwaith ers Mai, 2008. Roedd y mater hwn wedi tanseilio ei ymddiriedaeth ef yn bersonol yn y Pwyllgor Gwaith ac roedd yn fater digon difrifol i’r aelodau perthnasol fod yn dwys ystyried eu safle o fewn y Pwyllgor Gwaith. |
|||
|
|||
Eglurodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid bod trefn y digwyddiadau o ddydd Llun, 2 Chwefror i ddydd Gwener, 6 Chwefror yn dangos na fyddai aelodau’r Pwyllgor Gwaith yn gwybod ar 29 Ionawr eu bod yn mynd i deithio i’r Barri pan gafwyd y drafodaeth gyda’r Cynghorydd Everett yr wythnos cynt ynglyn â’r cyfarfod o’r Pwyllgor Archwilio ar 29 Ionawr, a hynny oherwydd nad oedd cyngor y Dirprwy Swyddog Monitro wedi’i roi bryd hynny. Dyddiad llythyr y CLlLC yw 17 Chwefror, ond roedd wedi’i ddehongli fel pe bai’n cadarnhau cyngor a roddwyd yn llafar cyn hynny er nad yw yn gyfredol gyda’r digwyddiadau uchod. |
|||
|
|||
Dywedodd y Cynghorydd Everett bod yr Arweinydd wedi gwneud y datganiad cyhoeddus pan gafodd gyngor gan y Dirprwy Swyddog Monitro i beidio a mynd i gyfarfod o’r Pwyllgor Archwilio i drafod y cyngor yr oedd wedi’i gael ac yntau’n gwybod yn iawn ei fod wedi trefnu i fynd i gyfarfod i’r Barri i’w drafod. |
|||
|
|||
Cyfeiriodd y Cynghorydd Barrie Durkin drachefn at y cysylltiad trwy e-bost yr oedd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid wedi’i ddarllen allan i’r Pwyllgor a dywedodd mai dim ond dehongliad y cyn Reolwr-gyfarwyddwr ydoedd, ac nad oedd yn ddilys awgrymu i bethau gael eu cuddio ar sail dehongliad yn unig. Gofynnodd felly i’r Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid dynnu ei haeriad yn ôl. Dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid bod yr e-bost yn dystiolaeth gefnogol i’r datganiad a wneir ym mharagraff 4.14 o’r adroddiad sef “dywedwyd wrth y Rheolwr-gyfarwyddwr bod yr Arweinydd a’r Is-Arweinydd yn cyfarfod gyda’r CLlLC yng Nghaerdydd” [yn hytrach na mynd i gyfarfod o Fwrdd Partneriaeth Gogledd Cymru]. Wrth ddweud ei fod yn credu bod yma ymdrech i guddio’r siwrnai ar 6 Chwefror fel y dywed yr e-bost, nid oedd ond yn ateb y cwestiwn ofynnwyd gan y Cynghorydd J V Owen yn holi a fu unrhyw ymgais ai peidio gan yr aelodau i guddio’r siwrneiau. |
|||
|
|||
Ar bwynt a wnaed gan aelod arall ei bod yn rhesymol disgwyl cael adroddiad yn ôl o gyfarfodydd fel y rhai a gafwyd ar 15 Ionawr a 6 Chwefror oherwydd eu bod yn defnyddio arian cyhoeddus, gofynnodd y Cynghorydd Barrie Durkin os cafwyd adroddiad yn ôl ar y cyfarfod cyntaf ar 15 Ionawr ac o ddeall gan y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid nad oedd wedi cael unrhyw adroddiad, fe dynnodd y Cynghorydd Durkin sylw at y ffaith nad oedd darparu adroddiad felly’n bwysig oherwydd bod y siwrnai gyntaf yn cael ei derbyn fel un oedd yn bona fide. Eglurodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid iddo gyfyngu ei sylwadau i’r hyn a ganiateir yng Nghynllun Lwfansau’r Aelodau ac nad oes unrhyw gyfeiriad yn y cynllun at unrhyw angen i aelodau roi adroddiadau ar gyfarfodydd yr aethant iddynt. |
|||
|
|||
Roedd y Cynghorydd Selwyn Williams o’r farn bod y ddwy siwrnai a’r cyfarfodydd yn angenrheidiol a hynny oherwydd natur sensitif y materion o dan ystyriaeth. Roedd y Cynghorydd Eric Jones hefyd yn teimlo bod y siwrneiau yn rhesymol ac yn angenrheidiol i ddelio gyda mater difrifol contract y Rheolwr-gyfarwyddwr, ac nad oeddynt yn “jollys”. Nid oedd unrhyw adroddiadau wedi’u rhoi allan ar gais y partïon a hynny oherwydd cyfrinachedd y mater; roedd yn teimlo felly i’r aelodau ddelio’n ddoeth gyda’r holl fater. Roedd y Cynghorydd J V Owen hefyd o’r farn bod y ddwy siwrnai yn angenrheidiol a bod yr ail siwrnai yn deillio o’r gyntaf. Roedd y sefyllfa’n anodd o fewn yr Awdurdod ar y pryd, ac roedd yr holl bartïon yn gwneud eu gorau yn yr amgylchiadau; roedd am gynnig felly bod y Pwyllgor Archwilio yn derbyn bod y ddwy siwrnai wedi’u gwneud er lles gorau yr Awdurdod ac roedd yn argymell bod y costau’n cael eu cymeradwyo’n ôl-ddyddiol gan y Cyngor. Eiliwyd y cynnig hwn gan y Cynghorydd Eric Jones. |
|||
|
|||
Pwysleisiodd y Cadeirydd bod y penderfyniad oedd i’w wneud yn un pwysig a phwysleisiodd bod y ffaith bod cyhoeddusrwydd wedi’i roi yn ddiweddar i dreuliau ar lefel uwch o wleidyddiaeth yn gofyn am fod yn dryloyw gyda’r mater hwn a bod hefyd angen gwneud safiad pan fydd aelodau’n teimlo bod unrhyw weithgaredd yn un anghywir ac fe ddylai’r aelodau i gyd ddod at yr achos hwn fel unigolion a barnu arno fel unigolion ac nid fel aelod o unrhyw grwp arbennig, gan ddod i benderfyniad yn seiliedig ar nodweddion yr amgylchiadau’n unig a chan roi sylw hefyd i les y cyhoedd ac i gyngor swyddogion. |
|||
|
|||
Nid oedd y Cynghorwyr Selwyn Williams ac Eric Jones yn credu bod y gymhariaeth a wnaed rhwng y sefyllfa oedd yn cael ei thrafod ar sefyllfa ar lefel genedlaethol yn briodol oherwydd bod y mater hwn yn ymwneud â busnes dilys y Cyngor ac nid gydag unrhyw elwa personol. Dywedodd y Cadeirydd bod yr adroddiad yn dweud nad oedd yr un o’r siwrneiau na’r cyfarfodydd yn rhai oedd yn ddyletswyddau cydnabyddedig fel sy’n cael ei ddiffinio yng nghynllun y Cyngor ei hun. |
|
|||
Gofynnodd y Cynghorydd C L Everett tybed a fyddai’r Pwyllgor Archwilio mewn ffordd yn torri’r Cod Ymddygiad yn dechnegol pe bai’n cefnogi unrhyw weithgaredd nad yw wedi’i ddiffinio yng nghynllun y Cyngor ei hun fel dyletswydd gydnabyddedig. Cadarnhaodd y Swyddog Monitro na fyddai’r Pwyllgor yn mynd yn groes i’r Cod Ymddygiad gan bod y penderfyniad yn gorwedd gyda’r Cyngor Sir. |
|||
|
|||
Roedd y Cynghorydd Barrie Durkin am dynnu sylw at baragraff 2 (d) o Reoliadau Awdurdodau Lleol (Lwfansau Aelodau) (Cymru) 2007 oedd yn cynnwys fel dyletswydd gydnabyddedig, unrhyw waith wneir i bwrpas, neu mewn cyswllt â swyddogaethau Pwyllgor Gwaith lle mae awdurdod yn gweithredu o fewn ystyr Rhan III o Ddeddf 2000. Sylw’r Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid oedd - yn wahanol i gynllun y Cyngor nid yw’r rheoliad y cyfeiriwyd ato yn nodi sut y caiff y caniatâd ei roi. Ymhellach, o safbwynt y daith ar 15 Ionawr, mae terfynu contract y Rheolwr-gyfarwyddwr yn cael ei wahardd rhag bod yn un o swyddogaethau’r Pwyllgor Gwaith. |
|||
|
|||
Dywedodd y Cynghorydd Barrie Durkin ei fod yn credu i’r ddwy daith fod wedi cael eu gwneud gyda’r bwriadu gorau ac mewn ysbryd teg ac er lles y Cyngor ac Ynys Môn. |
|||
|
|||
Dywedodd y Cynghorwyr C L Everett ac H Eifion Jones y byddent yn gofyn am bleidlais wedi’i chofnodi ar y mater. Cynigiodd y Cynghorydd H Eifion Jones nad oedd y Pwyllgor yn cefnogi talu am yr un o’r ddwy siwrnai ac yn argymell ymhellach bod teithiau trên i aelodau yn y dyfodol yn cael eu cyfyngu i’r ail ddosbarth. |
|||
Cafwyd cyngor gan y Swyddog Monitro nad oedd y gwelliant a roddwyd gerbron gan y Cynghorydd H Eifion Jones yn un ellid ei ganiatáu oherwydd ei fod yn negyddu’r cynnig gwreiddiol. Cytunwyd wedyn y dylai’r cymal ychwanegol ynglyn â theithio yn ail ddosbarth gael ei roi gerbron y Cyngor llawn. |
|||
|
|||
Yn unol â darpariaethau paragraff 4.1.18.5 o’r Cyfansoddiad, gofynnodd 3 o aelodau’r Pwyllgor (y Cynghorwyr C L Everett, H Eifion Jones a R Llewelyn Jones) am bleidlais wedi’i chofnodi ar y mater. |
|||
|
|||
Roedd y bleidlais wedi’i chofnodi fel a ganlyn - |
|||
|
|||
O blaid y cynnig gan y Cynghorydd J V Owen bod y Pwyllgor Archwilio yn derbyn bod y ddwy siwrnai ar 15 Ionawr a 6 Chwefror, 2009 gan aelodau’r Pwyllgor Gwaith fel eu henwyd wedi’u gwneud er lles gorau’r Awdurdod, a’i fod yn argymell bod costau’r ddwy daith yn cael eu caniatáu’n ôl-ddyddiol gan y Cyngor - Y Cynghorwyr Barrie Durkin, Jim Evans, Eric Jones, J V Owen, Selwyn Williams. |
|||
|
|||
Cyfanswm - 5 |
|||
|
|||
Yn erbyn - y Cynghorwyr C L Everett, H Eifion Jones, R Llewelyn Jones. |
|||
|
|||
Cyfanswm - 3 |
|||
|
|||
Atal pleidlais - y Cynghorydd Lewis Davies |
|||
|
|||
Penderfynwyd felly bod y Pwyllgor Archwilio yn derbyn bod y ddwy siwrnai ar 15 Ionawr a 6 Chwefror, 2009 gan aelodau’r Pwyllgor Gwaith fel eu henwyd wedi’u gwneud ers lles gorau’r Awdurdod, a’i fod yn argymell bod costau’r ddwy siwrnai’n cael eu cymeradwyo’n ôl-ddyddiol gan y Cyngor. |
|||
|
|||
|
|||
|
|||
|
|||
|
|||
Y Cynghorydd R Llewelyn Jones |
|||
Cadeirydd |
|||
|
|||
|
|||
|
|||
|
|||
|
|||
|
|||
|
|||
|
|||
|