Meeting documents

1

DATGAN DIDDORDEB

Ni dderbyniwyd unrhyw ddatganiad o ddiddordeb.

2

COFNODION

Cyflwynwyd ac arwyddwyd fel rhai cywir, cofnodion cyfarfodydd y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar :

2.1

27 Ebrill, 2006 yn amodol ar nodi fod y Cynghorydd John Roberts wedi cyflwyno ymddiheuriad am absenoldeb ar gyfer y cyfarfod. (tud 40 - 46 y Gyfrol hon)

2.2

2 Mai, 2006. (tud 55 y Gyfrol hon)

3

ADRODDIAD GWAITH ARCHWILIO MEWNOL

Cyflwynwyd - Adroddiad y Pennaeth Gwasanaeth (Archwilio Mewnol) yn amlinellu gwaith yr Adain am y cyfnod o 1 Ebrill i 9 Mehefin, 2006.

Cyfeiriodd y Pennaeth Gwasanaeth (Archwilio Mewnol) at y prif bwyntiau fel a ganlyn :

Ÿ

bod cymhariaeth rhwng y dyddiau a gynlluniwyd i bob categori o waith gyda'r dyddiau a gofnodwyd yn erbyn pob categori dros gyfnod yr adroddiad yn dangos bod 403 o ddyddiau gwirioneddol wedi'u cofnodi yn erbyn 400 o ddyddiau a gynlluniwyd, sef gwahaniaeth bychan iawn;

Ÿ

cwblhawyd gwaith ar 8 archwiliad yn ystod y cyfnod, ac fe gyhoeddwyd adroddiad terfynol ym mhob achos.Mae gwaith ar 11 archwiliad yn mynd trwy'r cyfnod drafft ac mae gwaith ar 34 archwiliad pellach wedi'i ddechrau;

Ÿ

gwelwyd gwelliant yn y raddfa o'r gwaith archwilio cynt yn achos 5 archwiliad y cwblhawyd y gwaith arnynt, a dim newid yn y raddfa mewn achos 2 archwiliad.Roedd un arall o'r archwiliadau yn dod o dan y categori hwnnw lle nad oedd graddfa i'r gwaith archwilio cynt neu hwn oedd yr archwiliad cyntaf yn y maes;

Ÿ

mae'r Pwyllgor Archwilio wedi gofyn am i adroddiad gael ei gyflwyno iddo mewn achosion lle nad oes ymateb wedi'i dderbyn cyn pen 3 mis i gyhoeddi adroddiad drafft neu adroddiad drafft diwygiedig.Ar hyn o bryd nid oes yr un uned o waith archwilio yn dod o dan y categori yma;

Ÿ

gwelir o'r adroddiad fod 11 unedau o waith archwilio wedi'u dechrau dros 6 mis yn ôl a gwaith yn dal i fynd yn ei flaen.Y nod yw cwblhau y profion archwilio y tu mewn i gyfnod o 6 mis ar ôl dechrau, ond deuir ar draws rhai anawsterau sy'n rhwystro'r adain rhag cyrraedd y targed hwn bob tro.Esbonir yn yr adroddiad paham mae gwaith ar yr 11 archwiliad wedi cymryd mwy o amser nag a fwriadwyd i'w gwblhau;

Ÿ

yn ychwanegol at y gwaith archwilio ffurffiol uchod, daeth dau contract cyfalaf i'r Adain Archwilio rhwng 1 Ebrill a 9 mehefin, 2006 ac fe gwblhawyd y gwaith archwilio arnynt a dychwelwyd y ffeiliau i'r adran berthnasol;

Ÿ

yng nghyswllt gwaith archwilio arbenning y gofynnir i'r Adain Archwilio ymgymryd ag ef, canfu adran bod contractwr oedd yn gwneud gwaith iddi wedi cyflwyno anfonebau oedd eisoes wedi'u talu a'u prosesu.Ar ôl gwneud gwaith seicio, gwelwyd nad oedd yr holl waith anfonebu wedi ei wneud.Mae'r adran dan sylw wedi cyflwyno camau siecio cadarn i sicrhau nad yw hyn yn digwydd eto.Rhoddwyd gwybod am y mater i'r Gwasanaeth Archwilio Mewnol a gwnaed ymholiadau.Mae sylw yn cael ei roddi i'r camau byddir yn eu cymrwyd yng nhyswllt y mater hwn. Ymhelaethwyd ar yr achos mewn ymateb i gwestiwn gan aelod;

Ÿ

bu i'r adran hefyd ymgymryd â gwaith cynghori ar drefniadau tendro ar gyfer amryfal gontractau, darparu hyforddiant i benaethiaid newydd ar sut i gynnal archwiliad mewnol ar ysgolion ynghyd â darparu cyngor cyffredinol ar nifer o faterion i'r adrannau'n gyffredinol;

Ÿ

ni wnaed gwaith newydd dilyn i fyny yn y cyfnod hwn ond parheir i ddisgwyl ymateb i rai ceisiadau am wybodaeth dilyn i fyny - sef materion yr adroddwyd amdanynt i gyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio - mewn achos 3 archwiliad.O ran yr archwiliad o'r sustem costau teithio a chynhaliaeth, mae Pennaeth y Gwasanaethau Corfforaethol wedi nodi na chymerwyd camau yng nghyswlllt yr argymhellion oherwydd blaenoriaethau gwaith eraill.

Diolchwyd i'r Pennaeth Gwasanaeth (Archwilio Mewnol) am y wybodaeth a chodwyd y pwyntiau canlynol gan aelodau -

Ÿ

byddai'n ddefnyddiol petai graddfa'r archwiliad blaenorol yn cael ei nodi hefyd yn achos yr archwiliadau hynny mae gwaith arnynt wedi dechrau er mwyn gwybod sut oedd y gwasanaeth wedi gwneud y tro cynt, ac er mwyn cael rhyw fath o ffon fesur ar gyfer yr archwiliad sy'n cael ei gynnal y tro hwn;

Ÿ

dygwyd sylw at y ffaith nad oedd yn yr adroddiad unrhyw gyfeiriad at faterion Iechyd a Diogelwch yn arbennig yng ngoleuni'r gwendidau sydd wedi'u hamlygu yn nhrefniadaeth y Cyngor yn y maes hwn gan gan yr Arolygwyr Iechyd a Diogelwch;

Ÿ

cyfeiriwyd at y rhesymau a roddir yn yr adroddiad i esbonio paham nad yw 11 unedau o waith archwilio wedi'u cwblhau ar ôl 6 mis, ac yn benodol at 3 achos lle bu i'r archwilydd oedd yn gyfrifol am yr archwiliadau hyn gymeryd swydd dros dro tu allan i'r Gwasanaeth Archwilio gyda'r canlyniad na chaiff gwaith ar yr archwiliadau hyn ei gwblhau tan fydd yr  archwilydd yn dychwelyd i'r Adain. Ar gael gwybod mai yn yr Adran Gyllid roedd swydd dros dro yr archwilydd, mynegwyd consyrn nad oedd yn ymddangos bod gwaith archwilio mewnol yn derbyn y flaenoriaeth mae'n ei deilyngu, a mynegwyd y farn na ddylid tynnu staff oddi ar yr adain os yw'n golygu fod gwaith archwilio mewnol yn disgyn o'r herwydd;

Ÿ

cyfeiriwyd at ddiffyg ymateb yr Adran berthnasol yng nghyswllt y 3 archwiliad mewn perthynas â gwaith strydoedd preifat ac adneuon APC; incwm morwrol a rhent unedau diwydannol a gofynnwyd beth yw sefyllfa ddiweddaraf y gwaith hwn;

Ÿ

cyfeiriwyd gydag anfodlonrwydd hefyd at y ffaith na dderbyniwyd ymateb gan yr Adain Gwasanaethau Corfforaethol yng nghyswllt yr archwiliad o'r sustem costau teithio a chynhliaeth oherwydd blaenoriaethau eraill - pryderwyd y rhoddir i'r dasg o ymateb i waith arcwhilio mewnol llai o flaenoriaeth na gwaith arall. Nodwyd y dylai'r Pwyllgor hwn dderbyn sicrhâd y bydd y gwaith yma wedi'i gwblhau erbyn cyfarfod chwarterol nesaf y Pwyllgor.

Ymatebwyd i'r materion a godwyd fel a ganlyn -

Ÿ

yng nghyswllt materion Iechyd a Diogelwch nododd y Pennaeth Gwasnaeth (Archwilio Mewnol) na chynhaliwyd archwiliad o'r ddarpariaeth Iechyd a Diogelwch am nad oes gan yr Adain Archwilio Mewnol arbenigedd yn y maes.Y bwriad yw fod yr Adain yn cefnogi'r Weithredaeth Iechyd a Diogelwch i fonitro cydymffurfiaeth adrannau'r Cyngor gyda'r gofynion unwaith y bydd y materion hynny a adnabyddwyd fel gwendidau wedi derbyn sylw. O ran y 3 archwiliad nad oes ymateb i gais am wybodaeth dilyn i fyny yn eu cylch wedi'i dderbyn gan yr adran, esboniodd y Pennaeth Gwasanaeth (Archwilio Mewnol) yr adroddwyd am ddiffyg ymateb ynghylch yr archwiliadau hyn i gyfarfod y Pwyllgor Archwilio ym mis Ebrill fel rhan o'r wybodaeth am waith dilyn i fyny.Cysylltwyd â'r adran drachefn cyn y cyfarfod hwn o'r Pwyllgor ond nid oes ymateb wedi'i dderbyn.Petai graddfa'r archwiliadau wedi bod ychydig yn is na'r hyn a ddyfarnwyd, yna'r drefn fyddai cynnal archwiliad dilyn i fyny i ganfod a oes unrhyw weithredu wedi bod ar argymhellion yr archwiliadau gwreiddiol.

Mewn ymateb i'r wybodaeth uchod, nododd aelodau nad oedd y sefyllfa hon yn dderbyniol a chytunwyd bod y Pwyllgor yn gofyn am ymateb ffurfol gan Adran yr Amgylchedd a Gwasanaethau Technegol yn achos y 3 archwiliad a nodwyd.

Ÿ

yng nghyswllt staff o'r adain archwilio mewnol yn ymgymryd â gwaith yn yr Adran Gyllid, nododd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid bod ymdrech yn cael ei gwneud i hyrwyddo datblygiad gyrfa staff yn yr Adran Gyllid a'r Adain Archwilio Mewnol fel ei gilydd, a bod yna gyfnewid staff y ddwy ffordd  er mwyn ehangu profiad aelodau staff unigol yn y ddwy adran ac er mwyn lles y Cyngor Sir yn y pen draw.

Ar derfyn y drafodaeth diolchwyd i'r Pennaeth Gwasanaeth (Archwilio Mewnol) am ei waith yn ystod ei amser yn y swydd a dymunwyd yn dda iddo yn ei swydd newydd fel Rheolwr y Cyfrifwyr yn yr Adran Gyllid.

Penderfynwyd -

3.1

Derbyn adroddiad y Pennaeth Gwasanaeth (Archwilio Mewnol) ynglyn â gwaith yr adain yn ystod y cyfnod o 1 Ebrill, 2006 i 9 Mehefin, 2006 a nodi'r cynnwys.

3.2

Bod graddfa'r archwiliad cynt lle bo hynny'n berthnasol, yn cael ei nodi fel rhan o'r wybodaeth am archwiliadau mae gwaith arnynt wedi dechrau mewn adroddiadau cynnydd i'r dyfodol.

3.3

Gofyn i'r Adran Amgylchedd a Gwasanaethau Technegol ymateb yn ffurfiol i'r cais am wybodaeth dilyn i fyny yn achos yr archwiliadau ynglyn â gwaith strydoedd preifat ac adneuon APC; incwm morwrol, a rhent unedau diwydiannol.

3.4

Bod y Pwyllgor yn awyddus i dderbyn ymateb gan Bennaeth y Gwasanaethau Corfforaethol i'r archwiliad ar y sustem costau teithio a chynhaliaeth erbyn cyfarfod chwarterol nesaf y Pwyllgor Archwilio.

4

RHEOLAETH ARCHWILIO MEWNOL

Cyflwynwyd - Llythyr gan y Rheolwr Gyfarwyddwr a anfonwyd at holl aelodau'r Cyngor Sir mewn ymateb i gais gan y Pwyllgor Trosolwg Polisi Datblygu, Isadeiladwaith ac Adnoddau yn ei gyfarfod ar 24 Mai, 2006, yn esbonio'r cefndir i'r gwahoddiad am fynegiant o ddiddordeb yn rheolaeth y gwasanaeth archwilio mewnol.

Adroddodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid bod penodiad deilydd y swydd Pennaeth Gwasanaeth (Archwilio Mewnol) i swydd Rheolwr y Cyfrifwyr yn yr Adran Gyllid yn rhoi cyfle i ddatblygu opsiwn arall ar gyfer llenwi swydd wag y Pennaeth Gwasanaeth (Archwilio Mewnol), sef penodi cwmni allanol o archwilwyr proffesiynol i fod yn ben ar y gwasanaeth archwilio mewnol. Roedd hi'n bwysig gwneud penodiad buan i swydd Rheolwr y Cyfrifwyr oherwydd y pwysau eleni i gau'r cyfrifon erbyn 31 Gorffennaf fel ag a adroddwyd yn flaenorol i'r Pwyllgor hwn. Mae angen hefyd symud ymlaen yn ddi-oed i lenwi swydd wag y Pennaeth Gwasanaeth (Archwiliol Mewnol) ac fe ystyriwyd yr opsiwn a amlinellir yn y llythyr uchod yn ngoleuni'r angen yma, a hefyd yn gyson â'r disgwyliad i ymgynghori gydag aelodau. Ymgynghorwyd ynglyn â'r mater gyda Chadeirydd ac Is-Gadeirydd y Pwyllgor Archwilio, y Deilydd Portffolio Cyllid a'r Deilydd Portffolio Llywodraethu Corfforaethol ar y sail mai trwy gymryd y camau uchod y bwriedir symud ymlaen am mai dyma ystyrir y ffordd orau o weithredu. Ni fynegodd yr aelodau yr ymgynghorwyd â hwy unrhyw bryder  ynghylch y ffordd yma o weithredu ar y pryd. Bu i'r Pwyllgor Trosolwg Polisi Datblygu godi'r mater yn ei gyfarfod ar 24 Mai, ac anfonwyd y llythyr uchod i aelodau yn sgîl hynny.O ganlyniad i'r pryder a fynegwyd, penderfynwyd cyflwyno'r mater gerbron y Pwyllgor Archwilio. Parheir i ystyried mai dyma'r ffordd orau o weithredu er mwyn llenwi'r bwlch cyn gynted â phosibl, ac oherwydd ei fod yn cynnig mynediad at  amrediad ehangach o wybodusrwydd archwilio arbenigol nag a geir mewn un person, ynghyd â sicrwydd o annibynniaeth. Am y rhesymau hyn mae'r trefniant yn cael ei gynnig.

Bu i aelodau'r Pwyllgor Archwilio fynegi dau safbwynt ar y mater hwn. Ar y naill law croesawyd y trefniant fel ffordd flaengar o weithredu ond gofynnwyd paham nad oedd y gwasanaeth cyfan yn cael ei allanoli.

Ar y llaw arall, mynegwyd amheuaeth ynglyn â'r ffordd hon o weithredu a hynny am y rhesymau canlynol -

Ÿ

bod penodi archwilwyr allanol i fod yn ben ar y gwasanaeth archwilio mewnol yn cynrychioli newid sylfaneol yn nhrefniadaeth weinyddol yr Awdurdod ac oherwydd hynny, dylai gael ei benderfynu gan y Pwyllgor Gwaith a thrwy adroddiad o'r pwyllgor hwnnw, i'r Cyngor Sir. Codwyd cwestiwn ynglyn ag awdurdod Cadeirydd ac Is-Gadeirydd y Pwyllgor Archwilio i fod yn rhan o'r broses o ddethol cwmni;

Ÿ

gofynnwyd pa drefn a ddilynwyd yn y broses uchod a dygwyd sylw at y ffaith fod gan yr Awdurdod gwmni archwilio allanol yn barod;

Ÿ

mynegwyd pryder ynglyn â pherthynas y cwmni a benodir gyda staff yr Adain Archwilio Mewnol yn nhermau lleoliad ac yn nhermau awdurdod ac atebolrwydd;

Ÿ

holwyd ynglyn ag a roddwyd sylw i'r ystyriaethau personél ac ystyriaethau yswiriant yng nhyswllt y cynnig hwn;

Ÿ

gofynnwyd beth fyddai hawliau'r Cadeirydd a'r Is-Gadeirydd yn y broses benodi ac a fyddai ganddynt hawl pleidleisio;

Ÿ

cynigiwyd bod yna ohirio gwneud penderfyniad ynghylch y mater a bod yna wneud trefniadau dros dro os bydd raid, hyd nes fod rhagor o wybodaeth yn cael ei gyflwyno a bod yna gyfle i drafod yr ystyriaethau yn llawn, ynghyd â dewisiadau eraill megis y posibilrwydd o ddod i drefniant ar y cyd gydag awdurdod lleol arall.

Ymatebodd y Cyfarwyddwr  Corfforaethol Cyllid i'r pwyntiau a godwyd fel a ganlyn -

Ÿ

bod dyletswydd proffesiynol ganddo fel prif swyddog ariannol y Cyngor dros y gwasanaeth archwlio mewnol a'i fod yn dibynnu ar y gwasanaeth  yn ei swyddogaeth o sicrhau effeithiolrwydd gweinyddiaeth ariannol y Cyngor - mae felly yn hanfodol bwysig bod pob ymdrech yn cael ei wneud i sicrhau allbwn ac ansawdd y gwasanaeth;

Ÿ

byddai allanoli'r gwasanaeth archwilio mewnol yn ei gyfanrwydd yn gofyn am drafodaethau llawer ehangach yn cynnwys yr Undebau. Fodd bynnag, mae'r llythur uchod yn cydnabod y gall y datblygiad hwn fod yn gam tuag at gyd-weithio gyda'r sector annibynnol sydd yn drefniant mae llywodraeth leol yn cael ei annog i wneud;

Ÿ

rhoddwyd ystyriaeth ofalus i'r trefniadau gweinyddol a chyfansoddiadol o fod yn gweithredu yn y ffordd hon; yng nghyswllt yr hawl i weithredu, mae'r symudiad hwn yn gam ar y cyd rhwng y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cyllid a'r Rheolwr Gyfarwyddwr. Mae gan swyddogion yr hawl i benodi staff a chwmniau os yw hynny'n digwydd o fewn eu cyllidebau.Mae'r trefniant a amlinellir yn y llythyr uchod yn cael ei wneud trwy ddefnyddio'r gyllideb bresennol ac felly mae'r swyddogion yn gweithredu yn unol â'r hawliau arferol. Mae'r hawl yma yn ddarostyngedig i ymgynghori gyda'r aelodau perthnasol a chredir bod yr ymgynghoriad hwnnw wedi digwydd;

Ÿ

o ran y drefn a ddilynwyd, hysbysebwyd am fynegiant o ddiddordeb ac yn dilyn derbyn rhain  fe anfonwyd tendr allan gyda'r bwriad o wneud penodiad yn fuan wedyn.Er mai gyda'r swyddogion mae'r hawl i benodi, byddir yn amcanu tuag at sicrhau consensws gyda Chadeirydd ac Is-Cadeirydd y Pwyllgor Arcwhilio ;

Ÿ

disgwylir bydd y cwmni a benodir yn cynnal presenoldeb yn y swyddfeydd am rhan o'r amser ond bydd y cytundeb hefyd yn caniatau i'r Awdurdod alw ar y cwmni i ddarparu arbenigedd yn ôl yr angen ac i fod yn atebol am reoli'r gwasanaeth.Bydd staff yr adain archwilio mewnol yn ymarferol o dan reolaeth y cwmni i bwrpas materion dydd i ddydd ond bydd materion megis disgyblaeth yn parhau i fod yn fater i'r Cyngor a bydd yn cael ei eithrio o'r gytundeb.Fel rhan o'r tendr gofynnwyd am yswiriant indemniad proffesiynol a bydd hwnnw yn cael ei osod mewn lle;

Ÿ

mae gan yr Awdurdod gwmni yn gweithredu fel archwiliwr allanol iddo ond mae swyddogaeth archwilio allanol ac archwilio mewnol yn wahanol.Er mai cwmni allanol y cyfeirir ato yn y cyswllt hwn, bydd ganddo'r un swyddogaeth â'r gwasanaeth archwilio mewnol presennol a bydd yn gweithredu trwy staff y gwasanaeth yn y swyddfa;

Ÿ

bod y model hwn mewn lle mewn rhai awdurdodau lleol a chyrff statudol eraill. Yn sir y Fflint lle mae trefniant o'r fath yn weithredol, bu adolygiad ohono gan y Comisiwn Archwilio yn gadarnhaol yn gyffredinol, ac mae'r sir wedi penderfynu parhau gyda'r trefniant yma fel ffordd o ddarparu gwasanaeth archwilio o ansawdd;

Ÿ

byddai gohirio symud ymlaen i lenwi swydd y Pennaeth Gwasanaeth (Archwilio Mewnol) yn peri pryder oherwydd fod rhaid parhau i sicrhau ansawdd y gwasanaeth, ac mewn amgylchiadau o'r fath byddai gofyn gwneud penodiad allanol dros dro.

5

DATGANIAD O REOLAETH MEWNOL

Ÿ

dan reoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2005, rhaid i'r holl Ddatganiadau Cyfrifon o  2005/06 ymlaen gynnwys Datganiad ar Reolaethau Mewnol.Yn y blynyddoedd a fu roedd yn rhaid paratoi Datganiad Rheolaethau Cyllidol Menwol a sicrhau llofnod y Prif Swyddog Cyllid arno.Roedd y Datganiad wedi'i seilio ar ganlyniadau arolygon archwilio mewnol ac allanol ac ar dystiolaeth oedd ar gael i'r Prif Swyddog Cyllid;

Ÿ

mae cwmpas y Datganiad Rheolaethu Mewnol yn fwy eang ac yn cynnwys y cyfan o drefniadau'r Awdurdod ar gyfer cyflawni ei amcanion a rheoli ei risgiau.Hefyd rhaid i'r Datganiad Rheolaethau Mewnol gael ei lofnodi gan Swyddog uchaf y Cyngor a chan Aelod uchaf y Cyngor sydd yn pwysleisio ei gwmpas ehangach;

Ÿ

rhaid i arolwg o'r rheolaethau mewnol fod yn seiliedig ar asesiad onest o holl drefniadau'r Awdurdod i gyflawni ei amcanion a rheoli risg;

Ÿ

mae Atodiad 1 i'r adroddiad yn cynnwys ymdriniaeth ragarweiniol o effeithiolrwydd rheolaethau mewnol.Yn Atodiad 2 ceir fersiwn ddrafft gyntaf o Ddatganiad Rheolaethau Mewnol sy'n adlewyrchu'r asesiad uchod;

Ÿ

yn y cyfarfod hwn gwahoddir y Pwyllgor Arcwhilio i adolygu'r system o reolaethau mewnol a chyflwyno ei sylwadau ar y fersiwn ddrafft o Ddatganiad Rheolaethau Mewnol;

Ÿ

bydd y Datganiad wedyn yn cael ei drafod gyda'r Archwiliwr Allanol a bydd fersiwn ddiwygiedig yn cael ei roi ynghlwm wrth y Datganiad Cyfrifon pan gaiff ei gyflwyno i'w fabwysiadu gan y Pwyllgor Archwilio. Rhaid i'r Datganiad Rheolaethau Mewnol fod yn deg ac yn onest.Bydd yr Archwiliwr Allanol yn rhoddi sylw iddo wrth gyflwyno barn ar y cyfrifon ac ar drefniadau'r Awdurdod i sicrhau gwerth am arian.