Meeting documents

1

DATGANIAD O DDIDDORDEB

Gwnaeth y Cynghorydd G. O. Parry MBE ddatganiad o ddiddordeb yng nghyswllt unrhyw fater a allai godi oherwydd cyflogaeth ei ddwy ferch yn yr Adran Gyllid.  Hefyd mynegodd anfodlonrwydd ynghylch dosbarthu rhaglen y cyfarfod hwn o'r Pwyllgor Archwilio fesul darn ac er bod eglurhad wedi ei gyflwyno nododd nad oedd ef yn credu fod y broses yn dderbyniol.

2

COFNODION

Cyflwynwyd cofnodion y Pwyllgorau Archwilio a gafwyd ar y dyddiadau a ganlyn a chawsant eu llofnodi fel rhai cywir -

Ÿ

19 Ebrill 2007 (tud 28 - 30 y Cofnodion hyn)

Ÿ

1 Mai 2007(tud 36 y Cofnodion hyn)

Ÿ

20 Mehefin, 2007 (cyfarfod arbennig) (tud 90 - 98 y Cofnodion hyn).

3

STRATEGAETH ARCHWILIO 2007-08 HYD AT 2009-10

Cyflwynwyd - Strategaeth Archwilio Mewnol Cyngor Sir Ynys Môn am y cyfnod 2007/08 hyd at 2009/10 ac a baratowyd gan Bentley Jennson Risk Management Ltd.  (Yn y cyfarfod cyflwynwyd y fersiwn ddiweddaraf o'r Strategaeth yn cynnwys mân newidiadau).

3.1

Crybwyllodd y Rheolwr Archwilio brif bwyntiau'r Strategaeth fel a ganlyn :

Ÿ

Diben archwilio mewnol yw rhoi barn annibynnol a gwrthrychol i'r Awdurdod, trwy'r Pwyllgor Archwilio a Phrif Swyddog Cyllid y Cyngor, ynglyn â llywodraethu a rheoli risg ac effeithiolrwydd a hynny o ran cyflawni amcanion cytunedig yr Awdurdod.  Mae'r farn a roddir yn rhan o'r fframwaith o sicrwydd a roddir i'r Awdurdod ac y mae'n gyfraniad at yr wybodaeth sydd yn y Datganiad ar Reolaeth Fewnol flynyddol.   Hefyd mae gan yr Adain Archwilio Mewnol rôl ymgynghorol annibynnol a gwrthrychol i helpu rheolwyr llinell i wella llywodraethu a rheoli risg.

Ÿ

Diben y ddogfen uchod yw rhoi strategaeth archwilio fewnol i'r Awdurdod yn seiliedig ar asesiad o'i anghenion archwilio.  Bydd yr Asesiad Anghenion Archwilio yn cael ei ddefnyddio i gyfeirio adnoddau archwilio mewnol at yr agweddau o'r Awdurdod lle mae'r asesiad yn dangos fod y risg fwyaf o safbwynt cyflawni amcanion yr Awdurdod.  

Ÿ

Mae Asesiad Anghenion Archwilio wedi ei baratoi gan Bentley Jennison ar gyfer sylw rheolwyr ac aelodau yn unol â Chod Ymarfer Cipfa ar gyfer Archwilio Mewnol mewn Llywodraeth Leol.  Mae'r cynllun strategol, a oedd wedi ei amgau yn gyflawn dan Atodiad A yr adroddiad, yn cwmpasu'r cyfnod 2007-08 hyd at 2009-10 a nodir ynddo pa feysydd fydd yn cael eu harchwilio dan benawdau adrannol a gwasanaethau a nodir hefyd pryd y bydd y gwaith archwilio'n cael ei wneud, nodir y categori risg ynghlwm wrth bob maes a archwilir, a nodir hefyd faint o ddiwrnodau a neilltuir i'r gwaith archwilio.

Ÿ

Dylai asesiad o anghenion archwilio alluogi swyddogion ac aelodau i farnu effaith unrhyw benderfyniadau a wnânt ynglyn â chwmpas neu adnoddau'r archwiliad.  Mae'n galluogi'r Archwilwyr Mewnol i edrych ar systemau gan roi'r pwyslais priodol ar y risg gymharol, eu perthnasedd, eu sefyllfa y tu mewn i'r awdurdod a'r berthynas rhyngddynt.  Dylid penderfynu ar yr anghenion archwilio damcaniaethol heb feddwl am unrhyw gyfyngiadau - rhai megis amser ac adnoddau y bydd y Cyngor yn eu darparu o bosib.

Ÿ

Mae'r dull o archwilio a nodir yn y Strategaeth yn seiliedig ar risg.  Er mwyn adnabod y meysydd hynny y mae angen rhoddi sylw archwilio mewnol iddynt, mae'n rhaid deall y risgiau sy'n wynebu'r sefydliad.  Roedd eglurhad ar y broses asesu risg yn ymddangos yn Atodiad B ynghlwm wrth yr adroddiad ac yno nodir pa ffactorau a ddefnyddiwyd dan y model i asesu risgiau i bob maes a nodwyd gan gynnwys risgiau busnes, risgiau rheoli a risgiau hanesyddol.

Ÿ

Mae amseriad gwaith archwilio, h.y. pa mor fuan y byddant yn cael eu cynnal yn y cylch archwilio, yn dibynnu ar nifer o ffactorau gan gynnwys y flaenoriaeth a roddir i bob maes y rhoddir sylw archwilio mewnol iddo o safbwynt lefelau risg i'r sefydliad, pa bryd y cynhaliwyd yr archwiliad diwethaf o'r maes hwnnw a beth oedd y canlyniad, a oedd pryderon gan reolwyr ynglyn â'r maes hwnnw a hefyd a fu unrhyw newidiadau sylweddol ai peidio yn y systemau, yn y staff neu yn y drefniadaeth ers yr archwiliad diwethaf.

Ÿ

Yn ystod cyfnod y Strategaeth Archwilio Mewnol gellir newid amlder neu flaenoriaeth y gwaith archwilio mewn ymateb i newid yn yr asesiad anghenion archwilio ac asesiad risg yn dilyn newidiadau y tu mewn i'r sefydliad.  Bob blwyddyn byddir yn diweddaru hyn yn ffurfiol fel bod y wybodaeth ar gael ar gyfer pob cynllun blynyddol.  Ond mae'n bosib y bydd angen newid o fewn y flwyddyn hefyd a bydd y newidiadau hynny yn cael eu trafod gyda'r bobl yr ydym mewn cysylltiad â hwy ac yn cael eu dwyn gerbron y Pwyllgor Archwilio i gael eu cymeradwyo.

Ÿ

Y mae hefyd yn bwysig adolygu'r cynlluniau a gynigir, yng nghyd-destun y strategaethau a'r prosesau rheoli risg sy'n cael eu datblygu gan y Cyngor.  Mae'n hanfodol fod y cynlluniau archwilio mewnol yn adlewyrchu, ac yn cydymffurfio gyda Strategaeth Rheoli Risg ac Asesu Risg yr Awdurdod.

Ÿ

Mae Bentley Jennison, trwy ddefnyddio eu barn broffesiynol, wedi asesu lefel yr adnoddau sy'n angenrheidiol ar gyfer yr archwiliadau a nodir yn y cylch strategol.  Mae lefel yr adnoddau yn seiliedig ar gymhlethdod y system sy'n bodoli, ffactorau megis nifer y lleoliadau a nifer y trafodion a/neu amlder y trafodion, y sicrwydd y gellir ei ddwyn ymlaen o archwiliadau'r flwyddyn gynt, a'r math o archwiliadau a wnaethpwyd.  Roedd yr ystod a'r mathau o ddulliau archwilio a fabwysiedir wedi eu rhestru yn Atodiad C ynghlwm wrth yr adroddiad.

Ÿ

Pwrpas yr asesiad o anghenion archwilio yw penderfynu ar flaenoriaethau a sefydlu'r ffordd fwyaf cost-effeithiol o gyflawni amcanion archwilio; cynorthwyo i gyfeirio a rheoli pob gwaith archwilio a sicrhau, hefyd, y rhoddir sylw digonol i agweddau allweddol ar waith archwilio.

Ÿ

Mae'r asesiad anghenion archwilio a'r cynllun strategol cysylltiedig wedi eu dylunio i adlewyrchu amcanion yr awdurdod, fel y  nodir hwynt yn y gwahanol gynlluniau cyhoeddedig.  Mae archwilio mewnol yn ymwneud â rheoli risg.  Diffinnir y risg fel y tebygolrwydd o beidio â chyflawni amcanion, neu o gyflawni canlyniadau annymunol.  Dyna pam mae cysylltiad holl bwysig rhwng cynlluniau busnes a chynlluniau archwilio mewnol.

Ÿ

Trwy adolygu'r gwahanol ddogfennau, cynnal trafodaethau gyda'r Rheolwr-gyfarwyddwr a Phenaethiaid Gwasanaeth a chyda'r Cyfarwyddwyr, ac ar sail y wybodaeth sydd gan Bentley Jennison yn barod ynglyn â'r Awdurdod, paratowyd cynllun strategol archwilio mewnol y mae'r cwmni yn credu ei fod yn berthnasol iawn i anghenion presennol y Cyngor. Mae'r cynllun hwn nid yn unig yn adlewyrchu'r newidiadau sydd wedi digwydd o fewn yr Awdurdod, ond hefyd y newidiadau sydd wedi digwydd ym mhroffesiwn archwilio mewnol.  Yn benodol, cydnabyddir erbyn hyn bod gan archwilio mewnol swyddogaeth bwysig mewn darparu sicrwydd ar draws yr ystod lawn o systemau sy'n weithredol y  tu mewn i sefydliad.

3.2

Cyfeiriodd Mr. Patrick Green o Bentley Jennison at bryderon a fynegwyd gan aelodau yng nghyfarfodydd y Pwyllgor Archwilio ynghylch a oedd yr adnoddau staff yn yr Adain Archwilio Mewnol yn ddigonol i gwrdd â'r gofynion ac yng nghyd-destun y sylwadau hynny rhoes wybod i'r Pwyllgor am ddatblygiad arall ar y sefydliad staff - sef y bydd y Rheolwr Archwilio presennol, Mr. Jim Pierce, gyda hyn, yn gadael y swydd.  Ond er gwaethaf pwysau'r flwyddyn ddiwethaf dywedodd fod Bentley Jennison wedi cyflawni'r amcanion yn llwyddiannus o ran y gwaith a wnaeth y cwmni mewn meysydd cyllidol allweddol ac ni chanfuwyd unrhyw wendidau o bwys ar ôl gwneud y gwaith hwn, ac mae PWC wedi derbyn y ffeiliau papur gweithredol i bwrpas eu harchwilio.  Yng nghyswllt symud ymlaen, roedd rhai materion y bydd raid rhoddi sylw brys iddynt yng nghyswllt gweithredu ar y strategaeth uchod yn seiliedig ar sefydliad staff o 6 aelod a chan gofio hefyd y bydd raid sicrhau'r gymhareb gywir o ran ansawdd yr unigolion i wneud y gwaith.  Ond pwysleisiwyd na ddylai'r aelodau bryderu'n ormodol ynghylch y sefyllfa ar hyn o bryd; ar y cyd gyda'r Adran Gyllid roedd Bentley Jennison yn gweithio ar y strategaeth fydd yn rhoddi sylw i'r anghenion yn y tymor byr, y tymor canolig a'r tymor hir.  Yn ddelfrydol buasai'n dda medru cynyddu capasiti yr Adain Archwilio o ran nifer y staff a'u safon ond roedd trefniadau mewn llaw i reoli'r sefyllfa ac i roddi sylw i bwnc yr adnoddau.  Roedd Bentley Jennison yn gwbl ymrwymedig i reoli'r broses er mwyn darparu'r sicrwydd cywir a'r deilliannau cywir i'r awdurdod.  

Diolchodd y Cadeirydd i Mr. Jim Pierce, y Rheolwr Archwilio ac i Mr. Patrick Green, o Bentley Jennison am gyflwyno'r Strategaeth Archwilio ond ar ôl llongyfarch Mr. Pierce ar ei benodiad i'w swydd newydd, roeddent, yr un pryd, yn pryderu fod yr Awdurdod yn colli gwasanaethau ac arbenigedd swyddog profiadol iawn.  Wedyn gwahoddodd y Cadeirydd yr aelodau i gyflwyno sylwadau ar y Strategaeth ac yn y drafodaeth a ddilynodd cafwyd y pwyntiau a ganlyn :

Ÿ

Pryderon ynghylch y staff Archwilio Mewnol - yn gyffredinol a hefyd yng nghyswllt colli swyddog profiadol a hynny, yn anorfod, yn arwain at gyfnod o addasu i'r sawl a benodir yn ei le.  Hefyd gofynnwyd a oedd Bentley Jennison mewn sefyllfa i gyflawni'r dyletswyddau contract gyda'r Awdurdod.

Mewn ymateb rhoes Mr. Patrick Green o Bentley Jennison sicrwydd i'r aelodau y bydd y cwmni, dan y contract, yn darparu gwasanaeth i'r Cyngor Sir yn yr un modd yn union ag y rhoes y gwasanaeth hwnnw dros y flwyddyn ddiwethaf.  Roedd y swyddi gweigion yn yr Adain Archwilio yn rhengoedd gweithwyr llawn amser y Cyngor ei hun ac nid oedd hynny yn rhan o ymrwymiad contract Bentley Jennison.  Ac er bod y cwmni yn fodlon cynorthwyo yn y sefyllfa roedd contract y cwmni yn ymwneud â darparu Pennaeth Archwilio Mewnol a bydd yn parhau i gyflawni'r swyddogaeth hon.  Yn yr Adain Archwilio Mewnol ei hun roedd y swyddi gweigion a'r cwestiwn yw hwn - sut y gellir gweithredu'n ymarferol ar y Strategaeth Archwilio Mewnol heb adnoddau staff llawn yn eu lle gan Gyngor Sir Ynys Môn.  Roedd adnoddau, ymrwymiad a chontract Bentley Jennison i gyd yn eu lleoedd ac yn ddealladwy; ac nid mater o Bentley Jennison yn methu â chyflawni ymrwymiadau contract gyda'r Cyngor yw hwn.

Yn ei ymateb dywedodd y  Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) bod newidiadau staff a throsiant staff yn risg barhaol i'r Awdurdod.  Ond yng nghyswllt perthynas yr Awdurdod gyda Bentley Jennison roedd gan y Cyngor gontract gyda'r cwmni, nid gyda'r unigolyn, i ddarparu gwasanaeth a bydd trafodaethau'n cael eu cynnal yng nghyswllt sut y bydd y gwasanaeth hwn yn cael ei ddarparu yn y dyfodol.  Roedd y Pwyllgor yn cael gwybod am ymadawiad y Rheolwr Archwilio er mwyn cael sicrwydd bod trefniadau yn eu lle i roi sylw i'r sefyllfa.  Y bwriad oedd defnyddio'r Strategaeth Archwilio Mewnol ar y naill law i bennu'r adnoddau fydd yn anghenrheidiol o ran y dyddiau a glustnodir i unedau archwilio unigol, ond hefyd i asesu ansawdd yr adnoddau sy'n angenrheidiol o ran lefelau'r staff.  Buasai wedi bod yn ddymunol medru ailasesu strwythur staffio'r adain yng nghyd-destun gofynion y Strategaeth Archwilio, a hwn yw'r bwriad o hyd ar gyfer y dyfodol.  Yn y cyfamser mae'r adnoddau dros ben yn yr Adain Archwilio Mewnol - adnoddau yn codi o'r swyddi gweigion - wedi'u defnyddio i brynu rhagor o waith gan Bentley Jennison.

Er eu bod yn ddiolchgar iawn am yr eglurhad ar swyddogaeth Bentley Jennison, roedd yr aelodau yn dal i bryderu a chafwyd awgrym ganddynt fod penodi staff parhaol i'r Adain Archwilio yn ddull mwy cost-effeithiol na chomisiynu gwaith o ffynhonnell allanol.  

Yn gyffredinol roedd y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) yn cytuno gyda'r farn hon - sef y buasai'n well i staff yr Awdurdod ei hun wneud y gwaith yn hytrach na phrynu o ffynhonnell allanol.  Ond, gyda'r achosion diweddar, mae'r Awdurdod wedi peidio â hysbysebu y ddwy swydd barhaol sy'n wag yn yr Adain (hysbysebwyd 1 swydd dros dro) hyd nes cwblhau'r broses o gynllunio'r gwaith archwilio a'r bwriad oedd defnyddio canlyniadau'r broses i sicrhau fod pwy bynnag a benodir yn y dyfodol ar y lefel gywir i'r gwaith y bydd gofyn iddynt eu gwneud.  

Oherwydd pwysigrwydd y mater hwn a hefyd yng nghyd-destun teimladau'r aelodau awgrymodd y Cadeirydd fod y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) yn edrych, ar fyrder, ar sefyllfa'r staff archwilio mewnol a chyflwyno adroddiad i gyfarfod nesaf y Pwyllgor Archwilio yng nghyswllt y camau sy'n cael eu cymryd i  ddelio gyda'r materion yn codi.

Ÿ

cafwyd cwestiynau ynghylch y gwaith archwilio yng nghyd-destun monitro gwaeledd a'r Côd Ymddygiad - yn yr achos cyntaf roedd cwestiynau ynghylch neilltuo 3 diwrnod archwilio yn unig i'r gwaith, ac yn yr ail achos gofynnwyd ar bwy yr oedd y gwaith yn cael ei wneud - ar aelodau ynteu y swyddogion.  Wedyn gofynnwyd a oedd unrhyw arwyddocâd yn perthyn i'r ffaith fod cyfanswm y dyddiau archwilio cynlluniedig ar gyfer 2008/09 yn llai na chyfanswm 2007/08.  

Mewn ymateb i'r ffigyrau yn y strategaeth dywedwyd am beidio eu dehongli fel pethau digyfnewid - maent wedi eu hidlo allan o'r broses asesu risg fel meysydd a fydd yn cael eu harchwilio.  Mae'n bosib y bydd trafodaethau gyda'r Penaethiaid Gwasanaeth yn dangos y bydd meysydd eraill angen sylw.  Golwg gyffredinol iawn y mae'r strategaeth yn ei chymryd ar anghenion archwilio ac adolygir y sefyllfa wrth i'r anghenion newid ac wrth i faterion newydd godi; ailgyflwynir y ddogfen i'r Pwyllgor Archwilio y flwyddyn nesaf pan fydd y rhagolygon wedi newid.  Yng nghyswllt monitro a rheoli gwaeledd yn benodol, roedd gwaith sylweddol wedi ei wneud ar y maes hwn ac ni fydd yn cael sylw llawn eto eleni.  Roedd y Penaethiaid Gwasanaeth yn ymwybodol o faterion yn codi o waith monitro ac archwilio gwaeledd ac yn rhoddi sylw i'r maes.  Y bwriad yw gwneud gwaith dilyn i fyny yn y maes hwn yn hwyrach eleni a dyna pam y neilltuwyd tri o ddiwrnodau gwaith yn unig i'r maes archwilio penodol hwn.  Nodwyd yr angen i archwilio y maes Côd Ymddygiad yn sgil trafodaethau gydag aelodau a swyddogion; ond nid oedd penderfyniad eto wedi ei wneud ar y cylch gorchwyl manwl.  

Credai'r Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) bod yma gyfle i'r Pwyllgor sicrhau mewnbwn i'r gwaith archwilio arfaethedig ar y Côd Ymddygiad; bellach mae cylch gorchwyl estynedig y Pwyllgor yn cynnwys cyfrifoldeb am gynnal archwiliad blynyddol ar gofrestr diddordebau yr aelodau a'r swyddogion a hefyd ar y lletygarwch a dderbyniwyd; wrth wneud y gwaith hwn mae'n bosib y ceir rhai syniadau y gellir eu defnyddio i lunio brîff ar gyfer y gwaith archwilio ar y Côd Ymddygiad.  

Cafwyd cynnig gan y Cadeirydd fod y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) yn gwneud trefniadau i aelodau'r Pwyllgor Archwilio gael golwg ar y cofrestrau uchod.

3.3

Mabwysiadu'r Strategaeth Archwilio Mewnol am 2007/08 hyd at 2009/10 fel y cafodd ei chyflwyno.

3.4

Gofyn i'r Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) -

Ÿ

Edrych ar sefyllfa staff yr Adain Archwilio Mewnol ar frys a chyflwyno adroddiad i gyfarfod nesaf y Pwyllgor Archwilio yng nghyswllt y camau a gymerwyd i gywiro unrhyw faterion yn codi;

Ÿ

Gwneud trefniadau i aelodau'r Pwyllgor Archwilio gael golwg ar gofrestrau o ddiddordebau ac o letygarwch aelodau a swyddogion yn unol â chylch gorchwyl estynedig newydd y Pwyllgor.

Ÿ

Er bod y gymhariaeth rhwng y gwaith gwirioneddol a'r gwaith a gynlluniwyd o ran dyddiau (2,008 a 1,873) yn rhoi syniad bras sut y treuliodd y staff eu hamser yn ystod  y flwyddyn, nid yw'n dangos faint o waith a wnaed (h.y. faint o archwiliadau a wnaed).  Roedd y dadansoddiad o'r gwaith archwilio cynlluniedig a gwaith archwilio gwirioneddol a wnaed yn ystod 2006/07 dan baragraff 3.1 yr adroddiad yn dangos fod 60 o adroddiadau archwilio ffurfiol wedi eu cyhoeddi yn ystod 2006/07 a hynny'n cymharu gyda 65 y flwyddyn cynt, a chafodd 98% o'r argymhellion eu derbyn.  Cyflawnwyd hyn yn ystod blwyddyn pryd y gwelwyd newid yn rheolwyr y Gwasanaeth Archwilio a hynny yn dilyn penderfyniad i weithio mewn partneriaeth gyda Bentley Jennison.

Ÿ

Er mai'r bwriad yw gwneud y gwaith mewn blynyddoedd penodol yn y cynlluniau strategol a blynyddol, mae gwaith unigol yn cael ei gario ymlaen o'r naill flwyddyn i'r llall, yn arbennig felly y gwaith archwilio mwyaf neu'r gwaith archwilio hwnnw sy'n dechrau yn agos i ddiwedd y flwyddyn ariannol.  Enghraifft o'r math hwn o waith yw hwnnw a wnaed ar systemau cyllido allweddol i archwilio allanol.  Fel rhan o'r gwaith hwn roedd yn rhaid seilio profion archwilio mewnol ar drafodion blwyddyn ariannol gyfan ac o'r herwydd roedd yn rhaid cyflawni'r dasg hon yn ystod Ebrill a Mai.  Dim ond yn ddiweddar iawn y cwblhawyd y gwaith archwilio mewnol a'r system gyllidol ac ni chanfuwyd unrhyw wendidau.  Ond mae amseru'r gwaith hwn wedi golygu na fu'n bosib, hyd at y cyfnod hwyr hwn, i'r Cyfarwyddwr Cyllid ystyried deilliannau y gwaith sicrwydd hwn pan oedd yn cwblhau'r datganiad ar Reolaeth Fewnol.  Yn y dyfodol bydd raid i'r Adain Archwilio Mewnol wneud y gwaith hwn yn gynharach yn y flwyddyn.  

Ÿ

Cadwyd y llithriad mewn cof wrth lunio cynllun strategol 2007-2011 ac, o'r herwydd, bydd y gwaith yn cael ei wneud yn ystod oes y cynllun hwn yn unol â'r asesiad risg.  

Ÿ

I bwrpas mesur perfformiad yr Adain Archwilio Mewnol penderfynodd y Pwyllgor Archwilio ar set o ddangosyddion perfformio (gweler tabl 4.1 yr adroddiad) fel mesur o berfformiad yr Adain. Am 2006/07 dengys y dangosyddion hyn fod costau'r gwasanaeth archwilio mewnol yn cael eu rheoli'n dda ac yn is na'r Meincnod Cyfartaleddog CIPFA ar gyfer Awdurdodau cyffelyb.  O ran deilliannau mae ffigyrau 2006/07, yn gyffredinol, yn cymharu'n ffafriol gyda thargedau CIPFA a WCIAG ac yng nghyswllt ansawdd y gwasanaeth mae canlyniadau'r holiaduron ansawdd a rannwyd ymhlith clientiau yn dal i fod yn uwch na'r targedau a bennwyd - gyda pherfformiad 06/07 yn dangos boddhad 96%.

Ÿ

Mae pob uned o waith archwilio wedi ei graddio o A i E a hynny i nodi safon y rheolaeth fewnol ac A yn dangos na chafwyd gwendid yn y rheolau mewnol, ac E, yn y pegwn arall, yn dangos fod y system o reolau mewnol yn gwbl annigonol.  B yw'r raddfa gyffredinol yn seiliedig ar yr holl waith a wnaed yn ystod y flwyddyn, sef risg fechan i'r Awdurdod.  Yn seiliedig ar sgôp y gwaith a wnaed, a chyda'r amod fod rheolwyr yn gweithredu ar yr argymhellion a'r systemau yn parhau i weithio fel y maent ar hyn o bryd, ni welai'r archwilwyr unrhyw wendidau mawr yn y trefniadau rheoli a fyddai'n rhwystro'r Cyngor rhag dibynnu, o fewn rheswm, ar y systemau rheoli mewnol yng nghyswllt y rheini a adolygwyd yn ystod y flwyddyn.  Dylid nodi mai dim ond sicrwydd o fewn rheswm yn hytrach na sicrwydd pendant y gall unrhyw system reoli fewnol ei rhoi yn erbyn colledion sylweddol neu ffeithiau a gofnodwyd yn anghywir.  Yn y gwaith archwilio a wnaed ni welwyd yr un maes oedd yn peri pryder mawr na risg busnes o bwys i'r Cyngor yn gyffredinol.

Dygodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) sylw'r aelodau at y ddau bwynt a ganlyn -

Ÿ

Dibynnwyd ar y fersiwn ddrafft o Adroddiad Blynyddol wrth baratoi y Datganiad ar Reolaeth Fewnol ac a gyflwynwyd i gyfarfod o'r Pwyllgor hwn ar 20 Mehefin - ni fu unrhyw newidiadau o bwys i'r fersiwn swyddogol o'r Adroddiad Blynyddol ac o'r herwydd nid yw'n cael effaith ar y Datganiad ar Reolaeth Fewnol;

Ÿ

yng nghyswllt yr holiaduron ansawdd a rannwyd ymhlith clientau dim ond ar gyfer 50% o'r adroddiadau terfynol a dderbyniwyd (30 o unedau archwilio) y cafwyd holiaduron yn ôl wedi eu llenwi yng nghyswllt boddhad.  Awgrymir y dylid mabwysiadu amcan yn y dyfodol i wella lefelau'r ymateb i'r holiaduron fel bod modd sicrhau ymateb llawnach ar draws holl feysydd y gwaith archwilio.

5

DATGANIAD CYFRIFON 2006/07

Ÿ

Mewn llywodraeth leol mae gofyn i'r Cyngor fabwysiadu y fersiwn ddrafft o'r Datganiad Cyfrifon cyn ei archwilio, ac yn y maes cyhoeddus.  Wedyn bydd y rhain yn wynebu cyfnod o archwilio cyhoeddus a dyma pryd y dechreua gwaith yr archwiliwr ar y Datganiad Cyfrifon.  Ar ôl derbyn barn yr archwiliwr ar y cyfrifon, mae'r cyfrifon archwiliedig yn cael eu cyhoeddi'n ffurfiol.   Hefyd mae'n bosib y bydd raid adrodd yn ôl i'r Cyngor ar unrhyw newidiadau sylweddol i'r Datganiad Cyfrifon ers cyflwyno'r fersiwn ddrafft.

Ÿ

Dan y rheoliadau nid yw'n bosib dirprwyo'r Datganiad Cyfrifon i'r Pwyllgor Gwaith ei gymeradwyo.  Mae'r Cyngor wedi dirprwyo hyn i'r Pwyllgor Archwilio.

Ÿ

Mae'r amserlen statudol wedi'i dwyn ymlaen fel ein bod eleni, am y tro cyntaf, yn cyhoeddi cyfrifon 2006-07 erbyn 30 Mehefin a chael y farn archwilio dri mis yn ddiweddarach. Mae hynny dri mis yn gynharach na'r dyddiadau cyfatebol yn 2005.

Ÿ

Rhaid pwysleisio nad y Datganiad Cyfrifon yw'r dull pennaf o roi gwybod i aelodau'r Cyngor am ganlyniadau cyllidol y flwyddyn.  Yn rheolaidd mae'r Adran Gyllid yn cyflwyno adroddiadau i'r Pwyllgor Gwaith ar fonitro'r gyllideb, ac  wedi paratoi adroddiadau ar gau cyfrifon, (a'r gofynion yn mynd yn fwyfwy caeth yng nghyswllt manylion a sicrwydd) ym Mai a Mehefin eleni.  Bydd adroddiad arall yn cael ei gyflwyno ym mis Gorffennaf.  Mae'r adroddiadau hyn yn y maes cyhoeddus.  Yr unig beth a wna y Datganiad Cyfrifon yw cadarnhau'r canlyniadau hyn ond mewn ffordd ffurfiol a chydnabyddedig.

Ÿ

Cyfeiria'r adroddiad at newidiadau a wnaed i'r Datganiad Arferion a Argymhellir yn 2006 a'u goblygiadau; yn ogystal mae yn y Datganiad Cyfrifon am eleni nifer o ddatganiadau cyfrifo newydd a gyflwynwyd dan y Côd Ymarfer newydd.

Ÿ

Mae'r Datganiad Cyfrifon yn fwy dyrys i'r darllenydd lleyg na'r rhelyw o'r adroddiadau cyllidol.  Gan fod raid dilyn y Datganiad o Arferion a Argymhellir, mae Datganiad Cyfrifon pob awdurdod yn debyg iawn i'w gilydd a'r cyfan ohonynt yn defnyddio yr un jargon.  Wrth gwrs mae hyn yn hwyluso'r broses o gymharu ond nid yw'n ychwanegu at eglurder.

Ÿ

Wrth i'r Pwyllgor Archwilio sgriwtineiddio'r Datganiad Cyfrifon mae'n cael cyfle i ofyn cwestiynau ar faterion na fuasent, fel arall, yn dod i'w sylw.  Gan fod Datganiad Cyfrifon yn adroddiad ar ffeithiau hanesyddol ac yn gorfod cydymffurfio gyda fformat cydnabyddedig, dyw'r Pwyllgor yn cael fawr ddim cyfle i newid y Datganiad Cyfrifon cyn ei gymeradwyo.

Ÿ

Mae rhannau o'r fersiwn ddrafft o'r Datganiad a rannwyd yn wreiddiol yn anghyflawn - mae'r rhain bellach wedi eu cwblhau ac wedi eu cynnwys fel rhan o'r fersiwn a gyflwynwyd ar ddechrau'r cyfarfod.  Mae'r rhan fwyaf o'r wybodaeth y mae'r Pwyllgor Archwilio yn debyg o fod ei hangen eisoes wedi ei chynnwys yn y fersiwn ddrafft.

Ÿ

Mae Datganiad Cyfrifon yn cynnwys y Datganiad o Reolaeth Fewnol a chafodd ei adolygu mewn drafft yn y cyfarfod diwethaf o'r Pwyllogr Archwilio ar 20 Mehefin - mae rhai mân-newidiadau wedi eu gwneud ers hynny.

Ÿ

Mewn termau cyllidol mae'r Datganiad a gyflwynwyd yn adlewyrchu blwyddyn ddigyffro.  Yng nghyswllt sefyllfa ariannol y Cyngor ar 31 Mawrth 2007 roedd gwerth net yr Awdurdod fel y cafodd hynny ei ddatgelu ar y fantolen wedi codi i £145m a hynny i'w briodoli'n bennaf i ailbrisio asedau sefydlog yn ystod y flwyddyn ac i'r newid yn ymrwymiadau pensiynau'r Cyngor.  Mae'r Datganiad yn dangos fod yr amcangyfrif net i'r ymrwymiad yn £53.1m ar gyfer pensiynau - sef gostyngiad o £61.7m ar 31 Mawrth 2006.

Ÿ

Gwahoddwyd y Pwyllgor Archwilio i gymeradwyo'r fersiwn ddrafft o'r Datganiad Cyfrifon i bwrpas ei gyflwyno ar gyfer y broses archwilio allanol ac archwiliad gan y cyhoedd, ond yn amodol ar roddi'r awdurdod i'r Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) gwblhau unrhyw waith sydd heb ei orffen a gwneud unrhyw newidiadau angenrheidiol.

Diolchodd y Cadeirydd i'r Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) am yr adroddiad ac am ei gyflwyniad i'r adroddiad a dygodd sylw'r aelodau at nodyn 39 ar dudalennau 41/42 y Datganiad; nodyn oedd hwn ar fuddiannau'r Awdurdod mewn cwmnïau eraill, sef Cwmni Gwastraff Môn-Arfon Cyf.; Cwmni Cynnal Cyf.; WJEC/CBAC Limited, a Menter Môn Cyfyngedig.  Awgrymodd y buasai'n fuddiol i'r Prif Bwyllgor Sgriwtini edrych ar waith y cyrff hyn a sefydlu pa ddefnydd a wnânt o'r arian, a ydynt yn rhoddi gwerth am arian ac yn y blaen a hynny fel bod aelodau'n dawel eu meddyliau fod y defnydd gorau yn cael ei wneud o adnoddau.  Hefyd crybwyllodd y posibilrwydd yr hoffai'r Prif Bwyllgor Sgriwtini wadd rhai o gyfarwyddwyr y cyrff hyn i annerch y Pwyllgor.

Fel Cadeirydd y Prif Bwyllgor Sgriwtini rhoes y Cynghorydd C. L. Everett wybod i'r aelodau bod y Pwyllgor, yn y gorffennol, wedi defnyddio ei swyddogaeth sgriwtini i edrych ar weithgareddau cyrff allanol sy'n derbyn cymorth ariannol yr Awdurdod, ond nid oedd yr ymarferiad hwn wedi cynnwys yr un o'r cyrff hynny a enwir uchod.  Er nad oedd yn gwrthwynebu edrych yn fanylach, fel Pwyllgor Sgriwtini, ar y cyrff hyn roedd ganddo rai amheuon os oedd yma amcan i archwilio'r cyrff dan sylw o safbwynt cyllidol penodol o gofio bod y rhain yn wynebu archwiliadau cyllidol annibynnol; yn ail credai y buasai'n fwy priodol i'r Pwyllgor Archwilio gymryd arno'r ddyletswydd benodol hon oherwydd bod hwnnw yn medru troi at swyddogion cyllidol proffesiynol.

Wedyn rhoes y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) gyngor i'r aelodau yng nghyswllt y pwyllgor mwyaf priodol i wneud y gwaith hwn a bod hynny'n dibynnu ar beth yn hollol sy'n cael ei archwilio.  Os mai'r bwriad oedd sefydlu a oedd yr awdurdod yn cael gwerth am arian ai peidio gan y cyrff hyn ac a oedd gwneud contract gyda nhw yn beth priodol i wneud yna buasai materion o'r fath yn rhai priodol i'r Prif Bwyllgor Sgriwtini edrych arnynt.  Ar y llaw arall os oedd eisiau ystyried a oedd ymwneud  â'r cwmnïau hyn yn peri risg ariannol i'r Awdurdod, a oedd yn llwyddiant neu'n fethiant yn nhrefniadau Llywodraeth Gorfforaethol yr Awdurdod neu a oedd yn codi unrhyw faterion cydymffurfiaeth yna buasai'r dasg yn un briodol i gylch gorchwyl y Pwyllgor Archwilio.  Yn gyntaf roedd yn rhaid i'r aelodau benderfynu pa faterion yr oeddent yn dymuno eu trafod yng nghyswllt y cyrff hyn; wedyn gellid penderfynu i ba Bwyllgor y dylid trosglwyddo'r materion hynny a gofalu, felly, nad yw unrhyw waith yn cael ei ddyblygu.  

Ar ôl trafodaeth ar y mater hwn ac ar sut orau i ddelio ag ef aeth y Cyfarwyddwr Corfforaethol (Cyllid) yn ei flaen i ddweud bod y cwmnïau a grybwyllir uchod yn cael eu henwi yn y Datganiad Cyfrifon am eu bod yn gyrff cysylltiol ac felly mae eu cyfrifon yn rhan o gyfrifon yr Awdurdod hwn.  Awgrymodd y posibilrwydd o yrru gwybodaeth sy'n cael ei dal am gyfrifon/datganiadau ariannol y cwmnïau hyn at aelodau'r Pwyllgor Archwilio fel bod sylw'n cael ei roddi i faterion penodol sy'n codi ynghylch y stiwardiaeth etc. o'r wybodaeth honno.

Cyfeiriwyd at nodyn 32 ar dudalen 36 y Datganiad yng nghyswllt Lwfansau Aelodau a nodwyd nad oedd y rhybudd cyhoeddus o'r cyfarfodydd a fynychwyd na'r lwfansau yr oedd aelodau wedi eu hawlio yn dangos bod aelodau yn mynychu nifer o gyfarfodydd heb hawlio unrhyw lwfans am wneud hynny; teimlwyd y dylai'r rhybudd cyhoeddus gynnwys geiriad i adlewyrchu hyn.

Penderfynwyd -